Kontrakt om Drift, Videreudvikling, Vedligeholdelse og Support af tilskuds- og kontroladministrative systemer m.fl. Bilag 9 Dokumentation 16. marts 2018 Version 1.0 Side 1/8
[Vejledning til tilbudsgiver: Bilaget er i sin helhed at betragte som et mindstekrav (MK). Bilaget skal ikke udfyldes af tilbudsgiver.] Side 2/8
Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING (MK)... 4 2. GENERELT TIL DOKUMENTATION (MK)... 5 3. DOKUMENTATIONSTYPER (MK)... 7 Side 3/8
1. INDLEDNING (MK) Dette bilag angiver Kundens krav i forhold til Dokumentation i relation til de leverede Ydelser under Kontrakten. Kravene til Dokumentation, der er beskrevet i dette bilag, gælder tilsvarende for Ydelser, der leveres på baggrund af proceduren i bilag 12 Change Management, medmindre andet aftales skriftligt med Kunden. Dokumentationen vil skulle bruges i forbindelse med bl.a. en overdragelse af Systemerne til Kunden og/eller Tredjepart. Eksisterende Dokumentation fra før igangsættelsen af Kontrakten, som ved Kontraktens begyndelse vil være tilgængelig for Leverandøren, er angivet i underbilag 2b Eksisterende Dokumentation inden overtagelsen. Side 4/8
2. GENERELT TIL DOKUMENTATION (MK) 2.1 Dokumenter omfattet af Dokumentation. Leverandøren vedligeholder og løbende opdaterer de dokumenter og dokumenttyper, som er blevet stillet til rådighed for prækvalificerede tilbudsgivere i et datarum på Kundens adresse, jf. underbilag 2B Eksisterende dokumentation inden overtagelse. Ejerskab og vilkår omkring Dokumentationen fremgår af Kontraktens punkt 9. Leverandøren udarbejder derudover dokumentationselementer, som Parterne måtte blive enige om. 2.2 Sprog. Dokumentationen skal være på dansk. 2.3 Dokumentationen skal leveres elektronisk. Dokumentationen skal overdrages til Kunden og/eller en af Kunden udpeget anden relevant myndighed eller Tredjepart (herunder i forbindelse med Kontraktens ophør) i søge- og redigerbart elektronisk filformat. I tilfælde hvor Dokumentation stilles til rådighed for Kunden på flere medier, skal Leverandøren sikre, at medierne er synkrone. 2.4 Kundens adgang til Dokumentation. Al Dokumentation skal være tilgængeligt for Kunden. Leverandøren skal medvirke til at sikre, at Kunden på en enkel, let tilgængelig og overskuelig måde kan søge i Dokumentationen på Kundens dokumentationssystem. 2.5 Adgang til og sikker håndtering af kildekoden. Udover deponering af kildekoden, skal Kunden til enhver tid kunne tilgå kildekoden på den tekniske infrastruktur. Kildekoden og den tilhørende Dokumentation skal lagres i særlige biblioteker, hvortil personale skal gives specifik autoriseret adgang. Udskrifter af kildekode skal opbevares sikkert. Vedligeholdelse og kopiering af kildekode skal følge nedskrevne procedurer for Change Management. Al kildekode og Dokumentation heraf skal således til stadighed håndteres sikkert og være tilgængelig for Kunden, som til enhver tid skal kunne tilgå kildekoden. 2.6 Versionsstyring af Dokumentation og Programmel. Leverandøren skal have formelle metodikker for versionsstyring af Dokumentation og Programmel. 2.7 Historik omkring Versioner. Leverandøren skal opbevare ældre Versioner af Systemet sammen med den dertilhørende Dokumentation. Leverandøren skal opbevare mindst to Versioner bagud 2.8 Sporbarhed. Ændringer i Dokumentation skal være sporbare. Med sporbare forstås at Leverandøren skal sikre, at hvert dokument indeholder en versionstabel med som Side 5/8
minimum: Versionsnummer, versionsdato og forfatter/rolle. 2.9 Levering af Dokumentation sammen med Releases og patches. Leverandøren skal aflevere Dokumentation til Kunden sammen med Releases og patches af det relevante Programmel og senest forud for den planlagte idriftsættelse af Ydelsen, som Dokumentationen vedrører. 2.10 Godkendelse af Dokumentationen. Kunden skal godkende Leverandørens Dokumentation af vedligeholdelses- og videreudviklingsydelser samt eventuelle opdateringer af driftsdokumentation umiddelbart efter Idriftsættelsesdagen. 2.11 Opbevaring af Dokumentation. Leverandøren skal opbevare Dokumentationen på Kundens matrikel. Side 6/8
3. DOKUMENTATIONSTYPER (MK) I nedenstående tabel beskrives de typer af Dokumentation, som skal vedligeholdes og løbende opdateres som en del af nærværende Kontrakt. Dokumentationen skal til enhver tid fremstå som et hele. Det medfører, at Ændringer (Changes) til Programmel mv. beskrives gennem opdatering af eksisterende Dokumentation. Dokumentationstype Primær målgruppe Beskrivelse Brugerdokumentation Systemdokumentation Datadokumentation System- og dataejere, kravsstillere, forretningsspecialister, supportmedarbejdere, medarbejdere med testfunktioner, sagsbehandlere og andre slutbrugere af Systemerne, m.fl. Udviklere, arkitekter, rådgivere m.fl. Udviklere, arkitekter, rådgivere m.fl. Opdaterede beskrivelser rettet mod Brugerne af funktionalitet i Systemerne. Systemdokumentation af Systemerne (jf. Underbilag 2B Eksisterende Dokumentation inden overtagelse ). En løbende vedligeholdt fysisk og logisk datamodel (tegning samt feltbeskrivelse). Projektdokumentation Kundens projektledelse. Release-indhold (beskrivelse af indhold i den enkelte Release, der leveres til Kunden). Ændringslog (løbende opdateret log med aftalte Ændringer). Detailleveranceplan (fælles detaljeret aktivitetsplan mellem Kunde og Leverandør). Referater fra projekt- og styregruppemøder. Side 7/8
Release-dokumentation Testdokumentation Driftsdokumentation Overblikstegning Tabel 1 Kundens projektledelse samt test- og driftsorganisation. Kundens projektledelse samt test- og supportorganisation. Kundens leverandørstyringsorganisation. Kundens leverandørstyringsorganisation Dokumentpakke, der beskriver en given Leverance fra Leverandøren, herunder Leverancens implementering hos Kunden samt tidsplan herfor. Dokumenter, der beskriver de gennemførte test af leveret Programmel samt resultatet heraf, for eksempel testplaner, Testcases og testrapporter. En opdatering af bestående Dokumentation af, hvorledes Systemerne installeres, opsættes og driftsafvikles. Endvidere skal Driftsdokumentationen indeholde en driftsplan - forstået som en samlet kalenderplan, der viser, hvor de forskellige driftsaktiviteter finder sted. Driftsdokumentationen skal også indeholde vejledning til installation og optimal konfiguration af Tredjeparts software, som Leverandøren baserer sine Leverancer på. Leverandøren skal vedligeholde en overblikstegning over alle Systemets komponenter, grænseflader og tilgrænsende systemer (evt. Visio-format). Side 8/8