[Indsæt billede fra image Shopperen] RAPPORT VEDRØRENDE ANALYSE OG ANBEFALINGER TIL DEN FAG- LIGE STYRING PÅ SOCIALOMRÅDET FOR VOKSNE Albertslund Kommune Februar 2019
INDHOLD 1. Indledning 2 2. Deskresearceh 3 3. Sagsgennemgang 5 3.1 Indledning 5 3.2 Resultater af sagsgennemgangen 5 Faglige kompetencer 5 Styringsperspektiv 5 Økonomiperspektiv 6 Borgerperspektiv 6 4. Konklusion 7 4.1 Indledning 7 4.2 Sagsbehandlingsprocesserne 7 4.3 Indsatsniveauerne 8 5. Anbefalinger 9 5.1 På det overordnede niveau 9 5.2 På sagsbehandlingsniveau 9
1. INDLEDNING Albertslund kommune oplever stigende omkostninger og øget tilgang til sociale ydelser efter serviceloven og har ønsket en ekstern analyse vedrørende om sagsbehandlingen understøtter hensigtsmæssig faglig og økonomisk styring på socialområdet samt på om indsatsniveauet kan være mindre omkostningstungt. BDO har gennemført en analyse på både børne- og voksenområdet. Analysen har omfattet gennemgang og vurdering af rammesætningen for sagsbehandlingen, herunder serviceniveaubeskrivelser, procedurer mm. samt gennemgang af 80 sager fordelt med 50 sager på børneområdet og 30 sager på voksenområdet. Resultaterne i rapporten er baseret på skriftlige kilder, det vil primært sige ved gennemlæsning af dokumenter i de sociale sager. BDO s konklusion bygger således på de handlinger, der er dokumenteret i sagerne, hvilket betyder, at praksis kan afvige herfra i det omfang handlingerne ikke er dokumenteret. Dette kan eksempelvis gøre sig gælde i forhold til, at der i hverdagens praksis oplyses at være større økonomifokus, end det fremgår af sagerne. Denne rapport omhandler voksenområdet og foruden denne rapport er der udleveret og gennemgået et besøgsnotat, der uddyber resultaterne af sagsgennemgangen. Endvidere er der udleveret korte notater for hver enkelt sag, der er gennemgået og endelig er der udleveret et notat om rammesætningen for sagsbehandlingen. Nedenfor følger et afsnit med overskriften deskresearch, som dækker over BDO s gennemgang og vurdering af det udleverede materiale, der beskriver rammesætningen for sagsbehandlingen. Herefter følger et afsnit, der redegør for resultaterne af sagsgennemgangen og efterfølgende kommer konklusionen på analysen. Afslutningsvis kommer afsnittet om fremadrettede anbefalinger. 2
2. DESKRESEARCEH BDO har modtaget nedenstående materiale til brug for deskresearchen vedrørende voksenområdet: Kvalitetsstandard 2018 Organisationsdiagram Mål for sager i Voksne med Særlige Behov og VUM Kompetenceplan Faglig vurdering i sager Ansøgningsskema om særlige ressourcer Afgørelse om egenbetaling BDO har gennemgået dokumenterne og har tidligere i forløbet fremlagt en vurdering af de enkelte materialer. Nedenfor gives et sammendrag af de temaer, der findes relevante for BDO s konklusion og anbefalinger i herværende rapport. Albertslund kommunes vejledende kvalitetsstandard for Voksne med særlige behov 2018 BDO vurderer, at der er tale om en systematisk og fin sammenhængende standard, som tydeliggør grundlaget for både sagsbehandling og ydelser. Det ses, at der lægges vægt på inddragelse af civilsamfundet og anvendelse af frivillige og uvisiterede tilbud, hvilket i et fagligt og økonomisk perspektiv synes hensigtsmæssigt. BDO finder det endvidere hensigtsmæssigt, at kvalitetsstandarden angiver principper for service og indsatser således, at både borgere og forvaltning har fælles forståelse af de bagvedliggende hensyn, der som udgangspunkt indgår i ydelsestildelingen. Det drejer sig om: Der tilbydes den mindst indgribende foranstaltning, der løser borgerens behov Der tilbydes som udgangspunkt lokale løsninger, for at styrke netværket for den enkelte Valg af indsats/tilbud skal være fagligt og økonomisk begrundet Borgeren inddrages i sagsbehandlingen Vedr. 85 (socialpædagogisk støtte) bemærker BDO, at det giver rigtig god mening, at der i vurdering af borgerens behov for socialpædagogisk støtte fokuseres på at skelne mellem ting, borgene selv kan, ting som borgeren kan gøre ved hjælp af sit netværk og det borgeren kan gøre ved hjælp af professionelle bostøtter. Dette knytter ydelsestildelingen op på noget konkret og bidrager til at gøre afgørelser mere forståelige for borgerne og bidrager endvidere til, at tydeliggøre netværkets betydning. Overordnet set finder BDO det også hensigtsmæssigt og relevant i både et fagligt og økonomisk perspektiv, at der anvendes målstyring frem for timeintervaller ved 85-støtte. Dette fordrer naturligvis, at der sættes klare mål i forhold til de indsatser, der iværksættes. Endvidere finder BDO det også relevant at anvende VUM kategoriseringer for angivelse af målgruppen. Den beskrevne vejledende kategorisering i forhold til ydelser finder BDO relevant og denne understøtter, at det er de rette borgere, der som udgangspunkt visiteres til de rette ydelser. Kategoriseringerne svarer langt hen ad vejen til det, BDO ser i andre kommuner. BDO har drøftet nogle få nuancer med ledelsen og disse fremgår af særskilt notat om administrationsgrundlaget. BDO bemærker, at det er formuleret, at der som minimum skal følges op en gang om året på bostøtte og midlertidige botilbud. Dette svarer til mange andre kommuners niveau, men BDO vurderer, at det som udgangspunkt kunne være formuleret anderledes, nemlig at der som udgangspunkt følges op hver ½ år - dog vil der være nogen indsatser, hvor det vurderes, at niveauet ikke skal ændres det første /næste ½ år. Mål for sager i Voksne med Særlige Behov og VUM Ledelsen har udformet et dokument, som skal være retningsgivende og støttende for rådgiverne. BDO finder, at dette er et meget brugbart dokument, som understøtter faglig kvalitet og fokuseret udredning 3
samt hensigtsmæssig styring i både et fagligt og økonomisk perspektiv. Eksempelvis står der, at der skal være fokus på tæt opfølgning, hvis der er særtakster og at der skal være særlig begrundelse, hvis der stiles mod ekstern leverandør. Det bemærkes også, at der ikke blot er fokus på det rent styringsmæssige, men også på borgerinddragelse, idet det blandt andet er fremhævet, at rådgiver skal spørge ind til borgerens egen forståelse af problemet og løsningsforslag. Dette hænger meget fint sammen med grundlaget for kvalitetsstandarderne, hvori det er beskrevet, at der lægges vægt på rehabiliterende tilgang. Kompetenceplan BDO finder kompetenceplanen tydelig og i et økonomiperspektiv er det hensigtsmæssigt, at alle afgørelser om tilbud træffes i visitationsudvalget, ligesom opfølgninger også forelægges visitationsudvalget. Herved sikres konstant overblik over, hvilke udgifter der bevilget, ligesom det sikres, at der er et ensartet bevillingsniveau. Faglig vurdering i sager Et lille skema der tydeliggør, hvad der forventes af den faglige vurdering, ligesom der er tekst til inspiration til formulering af formål og indsatsmål. BDO vurderer, at dette lille skema er en meget hensigtsmæssig kort tekst under relevante overskrifter, i forhold til at understøtte de faglige vurderinger, som BDO har erfaring med let kan blive uklare. Ansøgningsskema om særlige ressourcer Skemaet er særdeles relevant til brug for stillingtagen til, om der kan ydes ekstra ressourcer i forbindelse med en indsats, som ligger uden for standardrammen for tilbuddet. Dog kunne det skærpes ved at tilbuddet tydeliggør hvilken udvikling, der skal ske for borgeren helt konkret kunne der stilles følgende spørgsmål: hvad der skal opnås i kraft af ressourcetilførslen?. Afgørelse om egenbetaling Relevant at have et fortrykt skema, som også angiver det politiske vedtagne rådighedsbeløb. Organisationsdiagram Hensigtsmæssigt med myndighed og udfører under det samme område, men ledet i tre forskellige søjler med overskrifterne myndighed, støtte i dagtimerne og døgnstøtte. Rådgiverne på handicapområdet har ansvaret for ca. 70 borgersager og rådgivere på socialpsykiatriområdet ca. 50 borgersager. Umiddelbart vurderer BDO, at dette ser fornuftigt ud, men en specifik vurdering gives ikke her, da sagstallet ikke i sig selv siger noget om sagsbelastningen, da der kan være mange støttende funktioner eller mangel på samme, som spiller ind på sagsbelastningen og dette har BDO ikke afdækket i denne analyse. 4
3. SAGSGENNEMGANG 3.1 INDLEDNING Der er gennemgået 30 sager på voksenområdet. Det blev aftalt, at sagerne skulle omhandle botilbud og botilbudslignende indsatser og at der skulle være bredde i typer af funktionsnedsættelser. Funktionsnedsættelserne har omhandler autisme, psykiske lidelser og hjerneskadeområdet. Udvælgelsen er foregået efter en aftalt fordelingsnøgle, hvor sagerne er tilfældigt udvalgt indenfor de enkelte kategorier og indsatstyper. Sagerne er gennemgået efter en fastlagt model tilpasset Albertslund Kommunes serviceniveauer. Resultaterne af sagsgennemgangen for hver enkelt sag er overleveret til Socialenheden for Voksne og for hver enkelt sag, er det derfor muligt at se BDO s vurdering af sagens aktuelle tilstand, ligesom BDO har skrevet opmærksomhedspunkter for de enkelte sager, som kan bruges i den kommende opfølgning på sagen. BDO har endvidere lavet et besøgsnotat, som redegør for gennemgangen og henviser heri til konkrete sager. Besøgsnotatet er drøftet med Leder af Socialenheden for Voksne og BDO har medtaget dennes forklaringer mm. i de følgende afsnit. Nedenfor gives en opsamling på BDO s fund og vurderinger af sagsbehandlingen. Gennemgangen har omhandlet borgere i 107 botilbud og i botilbudslignende tilbud med 85 støtte og som nævnte indledningsvist, har borgerne forskellige former for funktionsnedsættelse. BDO finder ikke anledning til at opdele afrapportering i underkategorier, da billedet samlet set for alle sager er meget entydigt og der er ikke enkelte kategorier, der skiller sig ud, bortset fra et enkelt tema og det redegøres der for i den aktuelle kontekst. 3.2 RESULTATER AF SAGSGENNEMGANGEN Faglige kompetencer BDO får indtryk af fagligt kompetente rådgivere i Socialenheden for Voksne. Dels ser BDO fine socialfaglige vurderinger og godt borgerperspektiv og dels ser BDO gode administrative færdigheder i sagsstyringen. Styringsperspektiv Der er god systematik både i de enkelte sager og for det samlede antal sager, som BDO har gennemgået. Det er nemt og enkelt at finde rundt i sagerne og danne sig overblik over status i sagen og hvor sagen bevæger sig henad. Der er ganske få sager, hvor dette ikke er tilfældet. Bortset fra 3-4 sager Er alle sager aktuelt tilstrækkeligt oplyste Er der relevant opfølgning i sagerne Er der aktuelle indsatsmål i sagerne Dog kniber det med at sætte tidsperspektiver for forventet indsatsperiode især for sagerne med borgere i 107 tilbud. Her er der otte sager, hvori tidsperspektivet ikke fremgår. Handleplaner og opfølgning Kvalitetsstandarderne lægger op til, at der ikke skal bestilles timer hos udfører, men at indsatserne styres efter mål. Derfor er det særligt vigtigt, at indsatsmålene er tydelige med henblik på, hvilken foran- 5
dring, der skal ske for borgeren. Mange af de mål, som BDO har set i handleplanerne, er ikke tilstrækkelige i denne styringskontekst og målene er ikke målbare i mange sager. Ofte er målene beskrevet som midlet, det vil sige, at der som mål står, at borgeren skal have støtte af personalet til xx og støtte til zz. BDO har også set sager med målbare mål og BDO er oplyst om, at der er stort fokus på at få lavet målbare mål i alle sager og at afdelingen er i gang med en proces, som endnu ikke er tilendebragt i denne henseende. Generelt er der fine referater fra opfølgningsmøder og det er tydeligt, hvad opfølgningsmøderne afstedkommer. Dagbeskæftigelse / -tilbud BDO bemærker positivt, at der i mange sager er fokus - ikke blot på botilbuddet med også på dagbeskæftigelsen / aktivitetstilbuddet. Det er dog ikke alle 103 indsatser, der følges op en gang årligt, som det beskrives i kvalitetsstandarderne. Opfølgningen følges typisk med opfølgningen på botilbuddet. Økonomiperspektiv Der fremgår takst / pris af alle sager bortset fra tre sager og BDO har også set eksempler på, at der er taget tilstrækkelig økonomiske hensyn i relation til den valgte løsning, men det fremgår dog ikke af ret mange sager, at der har været økonomiske overvejelser ved valg af et botilbud frem for et andet. I de fleste sager med tilbud, hvor der er takstdifferentiering, kan man ikke læse, hvorfor det ene takstniveau er valgt frem for det andet. Med hensyn til valg af eksternt tilbud frem for kommunens egne tilbud, er BDO enig i stort set alle valg af eksterne tilbud úd fra den betragtning, at der er specialiseret behandlingsbehov, som kommunes egne tilbud ikke kan rumme. Kvalitetstandarderne Det fremgår, at man skal være skrevet op til en bolig hos to boligselskaber. Dette er kravet til borgere, der visiteres til 107-tilbud, men det ses i meget få sager, at dette er noteret. Samlet set vurderer BDO, at ydelserne gives indenfor kvalitetsstandardernes ramme bortset fra to sager hvor man er i tvivl, om det er VUM scoringerne eller omlægninger af indsatstype, der kan forklare afvigelsen. Endelig finder BDO indsatsniveauet hensigtsmæssigt i økonomisk henseende i langt de fleste sager dog er der uklarheder grundet utilstrækkelige oplysninger / dokumentation i få sager, der gør, at BDO ikke kan svare entydigt på spørgsmålet, men samlet set finder BDO ikke, at der er besparelsespotentiale på det specialiserede voksenområde. Borgerperspektiv BDO finder, at der er et fint borgerperspektiv i sagsbehandlingen. Anvendelsen af Voksenudredningsmetoden lægger op til borgerinddragelse og dette lever Socialenheden for Voksne op til i de fleste sager. Sagerne er VUM kategoriserede og der ligger oftest fine socialfaglige vurderinger til grund for indsatser og handlinger, som har et godt borgerperspektiv. Endvidere finder BDO indsatsniveauet hensigtsmæssigt i fagligt henseende i sagerne bortset fra to sager, hvor der er uklarheder grundet manglende tydeliggørelse i sagerne. 6
4. KONKLUSION 4.1 INDLEDNING Af tilbuddet fra BDO til Albertslund kommune fremgår det, at Albertslund kommune får en ekstern vurdering af muligheder for opstramning i sagsbehandlingen med henblik på nedbringelse af udgifterne, dels hvad angår sagsbehandlingsprocesserne og dels hvad angår indsatsniveauerne. I tilbuddet står der således: 1. Sagsbehandlingsprocesserne Formålet med en analyse af sagsbehandlingen er, at Albertslund Kommune får en ekstern vurdering af, om sagsstyringen forløber så hensigtsmæssigt som muligt især i forhold til visitation og opfølgning i relation til opmærksomhed på både økonomiske og faglige hensyn. I forlængelse heraf er formålet, at Albertslund Kommune få en oversigt over, hvor der er muligheder for ændret praksis i sagsstyringen med henblik på at styrke budgetoverholdelse 2. Indsatsniveauerne Formålet med analyse af sagsbehandlingen er endvidere at få en ekstern vurdering af, om indsatsniveauet følger kommunens vedtagne serviceniveauer og om indsatserne generelt er på et hensigtsmæssigt niveau samt om der ses muligheder for eventuel nedbringelse. I forlængelse heraf er formålet, at Albertslund Kommune får en oversigt over, hvor BDO vurderer, der er muligheder for at nedbringe indsatsniveauet - om muligt Den helt overordnede konklusion på voksenområdet er, at sagsbehandlingen samlet set foregår meget hensigtsmæssigt. Der er ensartet sagsbehandling og god systematik i sagerne og sagerne behandles overordnet set lovmedholdeligt. Endvidere finder BDO, at serviceniveauerne overholdes og at der er et hensigtsmæssigt ydelsesniveau. Nedenfor uddybes denne helt overordnede konklusion. 4.2 SAGSBEHANDLINGSPROCESSERNE BDO konkluderer, at sagsbehandlingen forløber systematisk, lovmedholdeligt og med god faglig kvalitet og et godt borgerinddragende blik. BDO konkluderer endvidere, at der er udarbejdet hensigtsmæssigt og relevant grundlag for den daglige drift, som ser ud til at blive fulgt i praksis. I forhold til at sikre, at afgørelser træffes ud fra både faglige og økonomiske hensyn, savner BDO dokumentation for, at de økonomiske hensyn indgår i afgørelser om botilbud eller ved valg af tilbud med flere takstniveauer. I forhold til målstyringen af den socialpædagogiske støtte har BDO har set sager med meget konkrete og operationelle mål, som udførerne kan planlægge og styre indsatsen efter og som myndigheden i forlængelse heraf kan følge op på i forhold til, om borgeren udvikler sig hensigtsmæssigt i tilbuddet. BDO har dog også set en del sager, hvor målene ikke er tilstrækkeligt skarpe og det kan få stor betydning for myndighedens vurdering af, hvornår ydelsen har opfyldt sit formål og dermed kan afsluttes. Overordnet set finder BDO det hensigtsmæssigt og relevant i både et fagligt og økonomisk perspektiv, at der anvendes målstyring frem for timeintervaller ved 85-støtte, men det fordrer, at der sættes klare mål i forhold til de indsatser, der iværksættes. Endvidere savner BDO større opmærksomhed på, at der angives forventede tidsperspektiver i forhold til målopnåelse, således at der sker en forventningsafstemning i forhold til de midlertidige indsatser. 7
4.3 INDSATSNIVEAUERNE Sagerne har generelt en kvalitet, som gør det muligt for en ekstern part at vurdere indsatsniveauet i sagerne. BDO vurderer, at serviceniveauerne følges der er kun enkelte mindre administrative tiltag, der skal rettes op på i få af de sager, som BDO har gennemgået. Ligeledes er BDO overordnet set enig i de indsatstyper, der er valgt, dog kan man jf. ovenfor blive bedre til at tydeliggøre forventet varighed i indsatserne. BDO finder således ikke umiddelbart, at der er besparelsespotentiale på voksenområdet. 8
5. ANBEFALINGER 5.1 PÅ DET OVERORDNEDE NIVEAU På det overordnede niveau anbefaler BDO, at der laves en retningslinje eller indarbejdes en praksis, der understøtter, at der i højere grad både fremgår faglig og økonomiske hensyn ved indstillinger til visitationsudvalget og i afgørelsen, der blev truffet på visitationsudvalget. Herved sikres det, at der er gennemsigtighed i de valg, der træffes og det sikres ligeledes, at der er et let tilgængeligt grundlag til brug for opfølgningerne, hvor også det økonomiske aspekt bør revurderes. I forhold til serviceniveauerne er det formuleret, at der som minimum skal følges op en gang om året på bostøtte og midlertidige botilbud. BDO foreslår, at denne retningslinje nuanceres således, at der i forhold til de omkostningstunge sager følges op hver ½ år med henblik på at sikre, at indsatsen og indsatsniveauet fortsat opfylder sit formål. I gennemgangen af de 30 sager er BDO stødt på tre sager, som ikke har et tilfredsstillende niveau. BDO forslår, at der laves et overblik over, om der er flere sager, der skal bringes op på et hensigtsmæssigt niveau og at der i givet fald laves en plan for genopretning af disse. 5.2 PÅ SAGSBEHANDLINGSNIVEAU På sagsbehandlingsniveau har BDO kun få anbefalinger. Disse omhandler, at det fremadrettet tydeliggøres, hvilket forventet tidsperspektiv der er for målopnåelse. Endvidere foreslår BDO, at der i handleplanerne bliver bedre opmærksomhed på, at indsatsmålene skal fokusere på, hvilken forandring, der skal ses hos borgeren, som følge af den konkrete indsats. Det kan således være relevant fortsat at have stort fokus på at arbejde med SMART-mål. 9
KONTAKT HELENE TØRSLEFF Senior manager m: 41 89 04 26 e: htf@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt 64.000 medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr. 20 22 26 70. www.bdo.dk