Kravspecifikation Daglig bankforretning og kapitalforvaltning
Indholdsfortegnelse 1 Kommunens kontostruktur... 2 1.1 Kommunens nuværende kontostruktur... 2 1.2 Krav til fremtidig kontostruktur... 2 2 Likviditetsforhold samt ind- og udbetalinger... 2 2.1 Likviditetsforhold... 2 2.2 Ind- og udbetalinger i 2018... 2 2.3 Trækningsret og forrentning... 2 2.4 Validering... 3 2.5 Gebyrer og øvrige vederlag... 3 2.6 Dispositionsret... 4 3 Serviceydelser... 4 4 IT-løsning... 4 5 Kontante ind- og udbetalinger... 5 6 Oprettelse af Nemkonti... 5 7 Kapitalforvaltning... 5 Side 1 af 5
1 Kommunens kontostruktur 1.1 Kommunens nuværende kontostruktur Tilbudsgiver skal kunne håndtere kommunens nuværende kontostruktur. Kontostrukturen består på tidspunktet for udbuddet af én hovedkonto, 70 driftskonti tilknyttet de forskellige kommunale institutioner (biblioteker, skoler, daginstitutioner mv.). Til disse konti er der tilknyttet ca. 60 Mastercard Business Debit-kort. Dertil kommer ca. 15 konti til administrativt brug. Det kan være deponeringskonti, fonde mv. 1.2 Krav til fremtidig kontostruktur Tilbudsgiver skal tilbyde kommunen et fleksibelt kontosystem, der dækker kommunens løbende behov for selvstændige konti. Der tages forbehold for ændringer i antal konti, og tilbudsgiver skal tåle dette inden for tilbuddet. Kommunens kontosystem hos tilbudsgiver skal være opbygget, så det giver en overskuelig og enkel administration af kommunens kasse- og bankfunktion, samt styring af kommunens likviditet. Der ønskes også fremadrettet ca. 60 debit-kort tilknyttet kommunens konti. Der ikke accepteres nogle former for gebyr, afgifter på ydelser og servicer i kontraktperioden jf. afsnit 2.5. Alle ovennævnte konti skal være en del af aftalen. Undtaget fra aftalen er kommunens OBS-konto til mellemværende med staten. 2 Likviditetsforhold samt ind- og udbetalinger 2.1 Likviditetsforhold Kommunens likviditetsforhold påvirkes bl.a. af de politiske mål, der kommer til udtryk i kommunens vedtagne budgetter. Odsherred Kommune har pr. 31. marts 2019 en gennemsnitlig likviditet opgjort efter kassekreditreglen på 63,2 mio. kr. 2.2 Ind- og udbetalinger i 2018 Der er i 2018 skønsmæssigt gennemført 28.300 transaktioner, der både omfatter indbetalinger fra OBS-konto, ejendomsskatter m.v. og udbetalinger af løn, offentlige ydelser m.v. 2.3 Trækningsret og forrentning Tilbudsgiver skal tilbyde én hovedkonto med nettingaftale og rentenetting efter koncernkontorenteprincippet. Tilbudsgiver skal tilbyde en trækningsret tilknyttet hovedkontoen og de kommunale institutioners konti på i alt op til 225 mio. kr. Trækket vil være størst op til månedsskifte og særligt op til 1. januar og 1. juli, hvor der bliver indbetalt ejendomsskat. Ordregiver ønsker mulighed for forhøjelse af trækningsretten i specielle situationer. Rentesatsen (debet/kredit) ønskes tilbudt i forhold til CIBOR-renten. Tilbudsgiver skal angive den rentesats der tilbydes i tillæg til den anførte basisrente for hhv. indlån og udlån. Side 2 af 5
Renteberegning skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting). Pengeinstituttet skal på anmodning kunne dokumentere sin renteberegning. Rentetilskrivning skal ske månedsvis med rentedivisor 365/366. Rentetilskrivningen skal foretages på hovedkontoen. Kommunen forbeholder sig ret til på tidspunkter med overskudslikviditet at gøre brug af aftaleindskud og skattekammerbeviser til anbringelse af likvide midler, i det omfang kommunen vurderer, at dette vil give en højere forrentning end det, der opnås ifølge bankaftalen. Hvis der i aftaleperioden ændres i EU-lovgivning, dansk lovgivning eller andet regelgrundlag, herunder, men ikke udelukkende, kapitalvægtningsregler og valørregler, i vilkår eller praksis på det finansielle marked eller stigende fundingomkostninger, der ligger til grund for bankens virksomhed og/eller Odsherred Kommunes grundlag, kan en part kræve aftalen tilpasset. Tilpasning kan kun ske ved begge parters accept og med baggrund forhandling, hvori ændringer og/eller regler præsenteres og ændringen begrundes. 2.4 Validering Valideringsreglerne skal fremgå specificeret på ind- og udbetalinger på følgende områder: Kontanter PBS-betalinger Interne overførsler Overførsler til / fra Nationalbanken. Overførelser til / fra andre pengeinstitutter FI betalinger 2.5 Gebyrer og øvrige vederlag Samtlige ydelser der er beskrevet i det samlede udbudsmateriale skal foretages gebyr- og provisionsfrit af tilbudsgiver. Ydelserne skal derfor indregnes i de tilbudte rentesatser, jf. afsnit om trækningsret og forrentning. Kommunen skal således ikke betale gebyrer for de dagligt og naturligt forekommende ydelser/delydelser, som indgår i udbuddet. Bl.a. kan der ikke opkræves nogen former for gebyrer og provisioner i forbindelse med årlig engagementsforespørgsel til kommunens revision, rådgivning ved daglige bankforretninger og placering af overskudslikviditet, tilslutning til betalingsog informationssystem, transaktioner samt oprettelse/nedlæggelse af brugere mv. Ordregiver kan acceptere, at der opkræves gebyr for ydelser som ordregiver bedre tilbudsgiveren om at udfør, der går ud over kontraktens rammer. Gebyr accepteres også hvis ordregiver benytter betalings- og kreditkort hos andre pengeinstitutter i ind- og udland. Ved begge tilfælde acceptere ordregiver at ydelserne afregnes jf. bankens normale pris- og forretningsbetingelser. Side 3 af 5
Gebyr og eventuelle udgifter til 3. part, f.eks. Nets eller leverandør af økonomisystem, afholdes af kommunen og dermed tilbudsgiver uvedkommende. Før nævnte opremsning ved udgifter til 3 part er ikke en fyldestgørende opremsning. I forbindelse med ophør af kontrakten med kommunen uagtet af hvilken grund - skal et evt. skift af bank ske omkostningsfrit for kommunen. Dog vil eventuelle omkostninger til 3. part være tilbudsgiveren uvedkommende. 2.6 Dispositionsret Det er en betingelse, at kommunen har fuld dispositionsret på de konti, der bliver omfattet af aftalen. 3 Serviceydelser Ordregiver ønsker at udføre udvalgte transaktioner via pengeinstituttets online system. Der skal i ubegrænset omfang være adgang til kontoposteringer/saldi/rentesatser mv., herunder oversigter over ventende ud- og indbetalinger, uanset om disse er godkendte eller ej. Renteoplysninger Der skal kunne eksporteres data til f.eks. Excel. Filer med daglige posteringsoplysninger skal kunne leveres til download eller som service. 4 IT-løsning Pengeinstituttet skal fuldt ud kunne kommunikere med ordregivers IT-systemer med mulighed for fler-brugerløsning hos ordregiver. Ordregiver har brug for oprettelse af omkring 67 adgange til onlinesystemet, heraf ca. 60 kun med kigge-adgang. Der forventes ikke udgifter til etablering, abonnement eller løbende anvendelse heraf. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver vederlagsfrit rådgiver/informerer/uddanner kommunens personale i optimal anvendelse af program/udstyr til selvbetjening. Tilbudsgiver udfører/hjælper vederlagsfrit med det praktiske arbejde ved omplacering/overtagelse af ydelsen fra tidligere pengeinstitut. Det gælder bl.a. rettelse af samtlige faste overførsler efter ordregivers anvisninger. Tilbudsgiver hjælper desuden vederlagsfrit med implementering ved et eventuelt skift af økonomisystem. Odsherred Kommune har på nuværende tidspunkt systemer fra KMD med KMD Opus som økonomisystem. På nuværende tidspunkt forventes økonomisystemet genudbudt med kontraktstart 1. januar 2025. Ordregiver forventer, at man omkostningsfrit kan benytte dankortterminaler. Der skal desuden være mulighed for anvendelse af Mobilepay eller tilsvarende. Ændringer og/eller tilretninger af kommunes nuværende systemer herunder også ved skift af økonomisystem eller andet for udbuddet, relevant system foretages i samarbejde mellem Side 4 af 5
kommunes og dennes leverandør. Tilbudsgiver yder rådgivning og support i forhold til teknisk opsætning af kommunikationskanaler m.v., herunder praktisk test af filer. Eventuelle udgifter til 3. part i forbindelse med skift af it-løsning, er tilbudsgiver uvedkommende. 5 Kontante ind- og udbetalinger Ordregivers administration og institutioner skal have mulighed for dagligt at kunne indsætte kontanter direkte i pengeinstitut/døgnboks inden for kommunegrænsen. Alternativt kan tilbudsgiver tilbyde en ordning med at afhente kontanter hos ordregivers administration og institutioner. Denne ordning skal beskrives i tilbudsmaterialet bilag 2, ligesom eventuelle omkostninger til ordningen skal anføres. Omkostningerne til denne ordning vil indgå i vurderingen af tilbuddet. Det skal fremgå af bogføringsteksten, hvem der har foretaget indbetalingen. I sjældnere tilfælde har kommunen behov for at få udbetalt kontanter. Dette kan løses ved en filial inden for kommunegrænsen eller levering af kontanter. Tilbudsgiver skal beskrive denne løsning i tilbuddet. 6 Oprettelse af Nemkonti Intentionerne med NemKontoordningen er at begrænse kontantudbetalingerne til borgere mest muligt. Dette bevirker, at alle borgere skal have en konto til rådighed. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne honorere lovgivningens krav vedrørende NemKonto. Oprettelsen af en Nemkonto til kommunens borger skal ske på grundlag af bekendtgørelse 2016-04-07 nr. 330 om god skik for finansielle virksomheder. Tilbudsgiver har mulighed for at afvise at oprette en Nemkonto til borgere, hvis der er tale om et undtagelsestilfælde som er angivet i Finanstilsynets bekendtgørelse. Ordregiver skal kunne henvise borgere i kommunen til tilbudsgiver, således skal tilbudsgiver på opfordring oprette en konto til en borger, så denne kan have en Nemkonto. Vejledning til Nemkonto: https://www.nemkonto.dk/ 7 Kapitalforvaltning Ordregiver vil have mulighed for at placere 100 mio. kr. i kapitalforvaltning hos tilbudsgiver. Der ønskes en lav risikoprofil med mindst 95 pct. realkredit- og statsobligationer i porteføljen. Tilbudsgiver skal afgive en rentesats der dækker de årlige administrationsomkostninger og evt. andre omkostninger. De årlige administrationsomkostninger og evt. andre omkostninger ved kapitalforvaltningen vil indgå i bedømmelsen af tildelingskriteriet, økonomi, som beskrevet i tildelingskriterierne. Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af porteføljen som særskilt bilag til tilbuddet, samt et kontraktudkast der omhandler kapitalforvaltning. Side 5 af 5