Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Indkaldelse til generalforsamling i grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Tirsdag d. 5. februar 2013 kl. 1900 i Fælleshuset. Dagsorden 1. Valg af dirigent og optælling af fremmødte stemmeberettigede. 2. Formandens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år (beretning vedlagt som bilag 1). 3. Aflæggelse af to separate regnskaber for henholdsvis Æblehaven/ Blommehaven/Kildevangsparken, og fælleshusområdet, begge med revisionspåtegning (vedlagt som bilag 2 og 3). 4. Indkomne forslag. 1) Bestyrelsen foreslår at vejbelysningen overgår til kommunen. (vedlagt bilag 4). 2) Bestyrelsen foreslår, at vi bruger op til 100.000 kr. til forbedring af køkken og toiletfaciliteter i fælleshuset. Beløbet tages fra fælleshusets egenkapital som pt. er på ca. 450.000 kr. 3) Bestyrelsen foreslår, at medlemmerne får adgang til den lille garage samt værkstedet ved fælleshuset. For eksempel til mindre reparationer af biler, cykler osv. Adgangen forudsætter en oprydning i garagen og værkstedet. Bestyrelsen vil indkalde til en arbejdsweekend. 5. Valg af formand. Der skal vælges en Formand for en periode på 2 år. Niels Ole Dvinge ÆH55 modtager gerne genvalg. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse. Bestyrelsesmedlemmer: Gurli Hansen KVP22 er på valg. Modtager gerne genvalg. Suppleanter: Der skal vælges 2 suppleanter. 7. Valg af 2 revisorer og suppleanter for disse Revisorer: Suppleanter: Der skal vælges 2 suppleanter. 8. Fremlæggelse og godkendelse af to separate budgetter for henholdsvis Æblehaven/Blommehaven/Kildevangsparken og fælleshusområdet. Herunder fastsættelse af kontingent for indeværende regnskabsår (vedlagt som bilag 5). Bestyrelsen foreslår at kontingent fastholdes på kr. 2.700 + 420 (belysning) = 3.120 årligt. Bestyrelsen foreslår af beløbet for leje af fælleshus fastholdes på kr. 1.500 pr. døgn. 9. Eventuelt.
Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage
Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Formandens beretning Bilag 1 Vedligeholdelse Vi får stadig revnedannelse i vores veje og eneste løsning er at forsegle revnerne. Arbejdet skal udføres når det er koldest, dog ikke med frost, og det planlægger vi udført i dette forår. Der har igen været entreprenørmaskiner på vores kantsten på Kildevangsvej og denne gang er det i forbindelse med Banedanmarks projekt med den nye omfartsvej. Banedanmark har erkendt ansvar og det vil blive repareret dette forår. Endelig er det sket noget i sagen omkring vores vejbelysning. Alle parcelejere i grundejerforeningen skulle have modtaget et brev fra kommunen. Den nuværende aftale om servicering og vedligeholdelse er fra kommunens side opsagt pr. 1.juni 2013, og det giver os 2 muligheder. Vi kan selv forestå alt omkring belysningen eller vi kan indgå en ny aftale med kommunen, som skitseret i brevet. Det skal siges, at vores grundejerforening opfylder alt det formelle og kan derfor umiddelbart indgå en sådan aftale med kommunen. Derfor har bestyrelsen forslag til generalforsamlingen omkring dette emne. Der har været endelig ekspropriationsforretning omkring udvidelse af banen til 2 spor. Der eksproprieres et areal på 210 kvm. længst mod SV (over for varmecentralen i Kildevangsparken), og der eksproprieres ca. 2000 kvm. fra den nye sti under banen i vores område, og ud til Asmindrupvej (se kort side 2). Erstatningen for afståelse af disse områder andrager kr. 67.750. Ekspropriationen af 1500 kvm. sti ud til Asmindrupvej medfører jf. gældende regler ingen erstatning, og det har vi efterprøvet ved vores rådgiver. Den eksproprierede sti vil ved afslutning af byggearbejdet med de 2 spor overgå til kommunen, som også overdrages ansvaret for vedligeholdelse af stien, inkl. belysningen. I forbindelse med etableringen af sti under banen, som nævnt sidste år, har foreningen gjort indsigelse vedrørende gennemskæring af vores støjvold ud for ÆH26. At støjkravet er efterlevet ved gennemskæringen er uinteressant for os. Det vigtige er, at vi efter projektets gennemførelse har samme støjdæmpning i vores område som vi havde inden gennemskæringen af vores støjvold. Med andre ord, vil vi ikke acceptere mere støj i vores område efter gennemskæringen af støjvolden. Dette argument har Banedanmark accepteret og der vil i forbindelse med gennemskæringen af vores støjvold, blive etableret støjskærme med samme støjdæmpende effekt som den nuværende støjvold. Som planen er nu, vil overskæringen ved Asmindrupvej blive lukket i sommeren 2014 med henblik på etablering af tunnel under banen. Både tunnelen ved Asmindrupvej, men også tunnelen tilhørende den nye sti under banen i vores område. Midlertidig adgang til vestsiden af byen til fods, vil foregå via en midlertidig gangbro over banen, som starter i vores område og ender overfor indkørslen til brugsen. Projektet færdiggøres 2014. Vinterbeskæring dette forår, påtænkes at omfatte støjvolden langs banen. Den trænger til en udtynding for at reducere antallet af træer. Er der tid/penge i overskud, overvejer vi området ved legepladsen ved fælleshuset.
Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Bilag 1 Legepladser Den store gynge SKAL genetableres dette forår. Sandkassen ved fælleshuset har fået skiftet sand, men trænger også til en renovering. Vi må erkende at gyngen ved fælleshuset ikke holder meget længere og derfor søger vi efter en erstatning. Fælleshus Aktivitetsniveauet i fælleshuset har desværre været under forventet og det eneste positive der kan siges omkring dette er, at vi er lykkedes med at tilpasse udgifterne til indtægterne. At der var færre graddage i 2012 reflekteres også i regnskabet. Vi har anskaffet 2 varmeplader så det nu er muligt at holde en buffet varm. Vi er tilfredse med indholdet og udstyret i vores køkken men indretningen efterlader meget at ønske. Vi går derfor med overvejelser omkring hvordan vi kan gøre køkkenet mere tidssvarende og mere hensigtsmæssigt. Samtidig trænger vores toiletter på 1. sal også til en gennemgang med henblik på renovering. Derfor har bestyrelsen stillet forslag til generalforsamlingen omkring investering af op til kr. 100.000 i renovering af fælleshuset på disse områder. Venlig Hilsen Niels Ole Dvinge Formand
G/F Vipperød Frugtplantage Bilag 2 RESULTATOPGØRELSE 1/1-31/12 2012 Budget INDTÆGTER Resultat Salg: 496.800 Kontingenter 496.800,00 Andet salg 200,00 Restance gebyr 823,65 496.800 Salg i alt 497.823,65 UDGIFTER Vedligeholdelse arealer: 220.000 Kontraktmæssig vedligeholdelse 219.497,07 90.000 Vinterberedskab 83.781,25 5.000 Konsulent bistand 0,00 74.100 Anden vedligeholdelse 30.937,50 4.000 Materialer 472,50 500 Brændstof 0,00 0 Rep. og vedligehold. legeplads 10.375,00 1.000 Småanskaffelser 0,00 394.600 Vedligeholdelse arealer i alt 345.063,32 Garageomkostninger: 500 Lys/varme 0,00 5.200 Rep. og vedligeholdelse 0,00 5.700 Garage i alt 0,00 Administration: 7.000 Forsikringer 5.933,75 2.000 Kontorartikler 3.529,70 3.000 EDB 300,00 0 Porto 0,00 1.000 Bankgebyrer 1.119,75 2.000 Møder/generalforsamling 975,00 21.000 Honorarer 21.000,00 500 andre adm. Omkostninger 45,00 36.500 32.903,20 60.000 RESULTAT FØR AFSKRIVNINGER 119.857,13 Afskrivninger: 2.000 Maskiner 10.584,73 2.000 Afskrivninger i alt 10.584,73 58.000 RESULTAT FØR RENTER 109.272,40 Renter: 2.000 Renteindtægt bank/giro 4.209,44 2.000 Renter i alt 4.209,44 60.000 RESULTAT FØR HENSÆTTELSER 113.481,84 Hensættelser: 50.000 Stier/veje 50.000,00 Trafikhindringer 47.263,09 Vinter 6.218,75 10.000 Legepladser 10.000,00 60.000 Hensættelser i alt 113.481,84 0 ÅREST RESULTAT 0,00
G/F Vipperød Frugtplantage BALANCE 31/12 2012 AKTIVER Materielle anlægsaktiver: Maskiner, saldo 1/1 2012 339.245,98 Fragang 2012 0,00 Afskrevet 1/1 2012 328.661,25 Årets afskrivning 10.584,73 339.245,98 0,00 Likvide beholdninger: Driftskonto 489.596,10 Dankortkonto 1.626,77 Aftalekonto 0,00 Højrentekonto 525.731,95 Kassebeholdning 177,24 1.017.132,06 Tilgodehavender: Tilgodehavender medlemmer 1.250,00 Andre tilgodehavender 48.950,00 47.700,00 AKTIVER I ALT 1.064.832,06 PASSIVER Egenkapital: Saldo 1/1 2012 135.120,10 Årets resultat 0,00 135.120,10 Hensættelser: Stier/veje: Saldo 1/1 2012 214.393,05 Afgang 2012 0,00 Hensat 2012 50.000,00 264.393,05 Legepladser: Saldo 1/1 2012 29.737,43 Afgang 2012 0,00 Hensat 2012 10.000,00 39.737,43 Trafikhindringer 47.263,09 Vinter 6.218,75 53.481,84 Kortfristet gæld: Mellemregning kreditorer 113.895,38 Skyldige omkostninger 300,00 Skyldig A-skat 0,00 Skyldig AM 0,00 Mellemregning fælleshus 457.904,26 572.099,64 PASSIVER I ALT 1.064.832,06 Foranstående er revideret og fundet i overenstemmelse med bogføringen Revisionsbenærkninger: Dato Teddy Jacobsen, revisor Johnny Pedersen, revisor
Fælleshus Bilag 3 RESULTATOPGØRELSE 1/1-31/12 2012 Budget INDTÆGTER Resultat Salg: 63.000 Lejeindtægter 33.500,00 Anden salg 0,00 63.000 Salg i alt 33.500,00 UDGIFTER Vedligeholdelse fælleshus: 2.000 Småanskaffelser 1.770,00 21.000 Rep. og vedligeholdelse 649,00 23.000 Vedligeholdelse arealer i alt 2.419,00 Driftsomkostninger fælleshus: 8.900 Forbrugsafgifter 5.585,09 2.500 Vand 1.030,94 9.000 El 8.219,10 18.000 Naturgas 14.187,40 6.500 Forsikringer 6.113,00 5.000 Rengøring 0,00 49.900 Driftsomkostninger i alt 35.135,53 Administration: 100 Bankgebyrer 0,00 100 Administration i alt 0,00-10.000 RESULTAT FØR RENTER (4.054,53) Renter: 10.000 Renteindtægt bank 15.202,00 0 Renteindtægter værdipapirer 0,00 10.000 Renter i alt 15.202,00 RESULTAT FØR HENSÆTTELSER 11.147,47 HENSÆTTELSER: Hensat Fællehus 11.147,47 11.147,47 0 ÅRETS RESULTAT 0,00
Fælleshus BALANCE 31/12 2012 AKTIVER Materielle anlægsaktiver: Fælleshus 450.000,00 450.000,00 Tilgodehavender: Mellemregning Grundejerforeningen 457.904,26 457.904,26 Værdipapirer: SPKS Garantbevis 30.000,00 30.000,00 AKTIVER I ALT 937.904,26 PASSIVER Egenkapital: Saldo 1/1 2012 891.657,28 Årets resultat 0,00 891.657,28 Hensættelser: Fælleshus: Saldo 1/1 2012 33.099,51 Afgang 2012 0,00 Hensat 2012 11.147,47 44.246,98 Kortfristet gæld: Forudbetalinger 2.000,00 2.000,00 PASSIVER I ALT 937.904,26 Foranstående er revideret og fundet i overenstemmelse med bogføringen Revisionsbenærkninger: Dato Teddy Jacobsen, revisor Johnny Pedersen, revisor
Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage Bilag 4 Forslag vedrørende vejbelysning. Kommunen har opsagt vores vedligeholdelseskontrakt på vejbelysningen pr. 1. juni 2013, og derfor skal vi beslutte hvordan vi vedligeholder vores lamper efter denne dato. Som det er nu, har kommunen ansvaret for alle vores lamper, og den betaler for strøm og udskiftning af lampehoveder. Det betyder også at kommunen bestemmer hvornår der skal være lys i lamperne. Hvis vi tager imod kommunens tilbud om betaling af kr. 420,- pr. ejendom fra 1. juni 2013, så fortsætter vi som hidtil, og det er stadig kommunens ansvar at lamperne lever op til gældende lovgivning, og det er kommunen der bestemmer lygtetændingstiderne. Vi kan også selv stå for vedligeholdelsen. Det betyder at vi selv skal udskifte lampehovederne efter gældende lovgivning, og selv stå for styringen af belysningen, og vi bestemmer selv lygtetændingstiderne. Der anvendes i dag ca. 50.000 kwh pr. år. Vi kan også entrere med SEAS-NVE om at stå for opgaven. Så har de ansvaret for belysningen, og det er deres ansvar at belysningen lever op til gældende lovgivning. Lygtetændingstiderne vil reflekteres i kontrakten. Økonomi: Kommunen har ansvaret: Kr. 420 pr. parcel pr. år giver kr. 77.280,- pr. år Vi overtager selv ansvaret: Strømforbrug 50.000 kwh pr. år. Anslået kr. 100.000,- pr. år. 170 lamper skal løbende udskiftes efter gældende lovgivning plus evt. styring. Anslået kr. 3.000,- pr. lampe. SEAS-NVE overtager ansvaret: Nuværende kontrakter SEAS-NVE indgår ligger på kr. 800.- 1.300,- pr. år pr. lampe. SEAS-NVE mener at vi lander omkring kr. 1.000,- pr. lampe pr. år for vores anlæg. Anslået udgift pr. år kr. 170.000,- Bestyrelsen foreslår at kommunen står for vedligeholdelse af vejbelysningen, og kontingent for hele året bliver derved kr. 2700 + 420 = 3120
Grundejerforeningen Vipperød Frugtplantage TOM SIDE
G/F Vipperød Frugtplantage Bilag 5 Budget 1/1-31/12 2013 INDTÆGTER 2012 Salg: 496.800 Kontingenter 184 x (2700+420) 574.080 496.800 Salg i alt 574.080 UDGIFTER Vedligeholdelse arealer: 220.000 Kontraktmæssig vedligeholdelse 226.000 90.000 Vinterberedskab 90.000 5.000 Konsulent bistand 5.000 74.100 Anden vedligeholdelse 64.100 2.000 Materialer 2.000 500 Brændstof 500 2.000 Rep. og vedligehold. materiel 2.000 Belysning 77.280 1.000 Småanskaffelser 1.000 394.600 Vedligeholdelse arealer i alt 467.880 Garageomkostninger: 500 Lys/varme 500 5.200 Rep. og vedligeholdelse 5.200 5.700 Garage i alt 5.700 Administration: 7.000 Forsikringer 10.000 2.000 Kontorartikler 3.000 3.000 EDB 3.000 0 Porto 0 1.000 Bankgebyrer 1.000 2.000 Møder/generalforsamling 2.000 21.000 Honorarer 21.000 0 Telefon/adm.omk.godtgørelser 0 500 andre adm. Omkostninger 500 36.500 40.500 60.000 BUDGET FØR AFSKRIVNINGER 60.000 Afskrivninger: 2.000 Maskiner 2.000 2.000 Afskrivninger i alt 2.000 58.000 BUDGET FØR RENTER 58.000 Renter: 2.000 Renteindtægt bank/giro 2.000 2.000 Renter i alt 2.000 60.000 BUDGET FØR HENSÆTTELSER 60.000 Hensættelser: 50.000 Stier/veje 50.000 10.000 Legepladser 10.000 60.000 Hensættelser i alt 60.000 0 BUDGETTERET RESULTAT 0
Fælleshus Budget 1/1-31/12 2013 INDTÆGTER 2012 Salg: 60.000 Lejeindtægter 30 x 1500 45.000 60.000 Salg i alt 45.000 UDGIFTER Vedligeholdelse fælleshus: 2.000 Småanskaffelser 2.000 20.200 Rep. og vedligeholdelse 5.200 Ekstraordinær renovering 100.000 22.200 Vedligeholdelse arealer i alt 107.200 Driftsomkostninger fælleshus: 7.000 Forbrugsafgifter 7.000 2.000 Vand 2.000 9.000 El 9.000 19.000 Naturgas 19.000 8.500 Forsikringer 8.500 2.300 Rengøring 2.300 47.800 Driftsomkostninger i alt 47.800 Administration: 0 Bankgebyrer 0 0 Administration i alt 0-10.000 BUDGET FØR FINANCIERING (110.000) Renter: 10.000 Renteindtægt bank 10.000 10.000 Renter i alt 10.000 0 BUDGETTERET RESULTAT (100.000)