Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Seneste opdatering: 3. juli 2019
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 OM BRUGERVEJLEDNINGEN 3 2 AUTORISATION 4 3 LOGON OG NAVIGATION 5 3.1 ADGANG TIL SELVBOOKINGRAPPORTER (SBR) 5 3.2 OVERORDNET NAVIGATION 7 3.3 EKSPORT TIL EXCEL 8 3.4 HVAD ER EN SELVHENVENDER 9 4 BESKRIVELSE AF RAPPORTERNE 10 4.1 SELVBOOKNING OG INDKALDELSER 10 4.2 SELVBOOKING OG INDKALDELSER PÅ MÅNEDER 11 4.3 AFHOLDTE SAMTALER 12 4.4 AFHOLDTE SAMTALER PÅ MÅNEDER 13 4.5 GRAF OVER SELVBOOKNINGER 14 4.6 GRAF OVER INDKALDELSER 15 4.7 GRAF OVER AKTIVE FRISTER 16 Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 2 af 16
1 Om brugervejledningen Denne vejledning beskriver, hvordan du anvender SharePoint løsningen Selvbookingrapporter (SBR). Har du problemer med funktionaliteten, eller spørgsmål om autorisation, kan du kontakte STAR Landssupport sharepoint@star.dk. Det er Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings kontor for Digitalisering og Support, der ejer løsningen. Du kan kontakte Niels Freiberg nfr@star.dk, hvis du har spørgsmål til løsningens indhold. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 3 af 16
2 Autorisation Selvbookingrapporter (SBR) ligger på SharePoint-platformen, der er en fælles portal for flere forretningsmæssige løsninger. Du skal være autoriseret for at få adgang til løsningen. Du finder oplysning om autorisation på www.star.dk under menupunktet IT IT-Administration i jobcentre og a-kasser Oversigt over moduler i Sharepoint For at få adgang skal du være tilknyttet et jobcenter. Du har kun adgang til at se data fra dit eget jobcenter. I denne brugervejledning anvendes alle jobcentre i skærmbilleder af rapporterne for at undgå tal fra én kommune. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 4 af 16
3 Logon og navigation 3.1 Adgang til Selvbookingrapporter (SBR) Løsningen ligger på adressen https://bi.star.dk. Følg den logon-vejledning du har fået i en mail fra Landssupporten. Vælg menuen Værktøjer og Selvbookingrapporter (SBR) Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 5 af 16
Hvis du allerede er logget ind, og du er autoriseret til løsningen, kan du se et direkte link i Mine adgange boksen på forsiden. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 6 af 16
3.2 Overordnet navigation Løsningen består af syv rapporter, der er opbygget på samme måde: Du kan filtrere ved at indsætte parameterværdier i boksene til højre på skærmbilledet: Parametre-menuen er tilstede i samtlige rapporter, men er tilpasset den enkelte rapport, hvorfor filtreringsmulighederne ikke altid er de samme. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 7 af 16
Som Jobcenterbruger vil du kun kunne se eget Jobcenter. Du kan ændre det datointerval, du vil arbejde med på hver rapport. I nogle rapporter vil der endvidere være et felt, hvor du kan vælge mellem forskellige dimensioner i rapporten. Du skal trykke på knappen Anvend for at få opdateret den ønskede rapport. Vær opmærksom på at knappen oftest vises i nederste højre hjørne. Løsningen stiller syv rapporter til rådighed. De enkelte rapporter beskrives i efterfølgende afsnit. Som standard vises resultater fra indeværende år, men du kan frit vælge periode via felterne start dato og slut dato. Hvis du ændrer perioden, skal du efterfølgende trykke på knappen Anvend i nederste højre hjørne for at opdatere rapporten. 3.3 Eksport til Excel I menupunktet Handlinger har du mulighed for at eksportere data i rapporten. I eksemplet anvendes Excel. Excel giver dig større frihed til at formatere tabellen eller viser tallene i den type figur, du mener er bedst. Nedenfor ses, hvordan data præsenteres i Excel, når du har anvendt eksporter-funktionen. OBS: I flere rapporter ses ovenstående note: Matchet mellem indkaldte og afholdte samtaler er estimeret og behæftet med usikkerhed. Dette betyder, at der kan være mindre afvigelser mellem mødedata i Planner og KSS i ganske få tilfælde. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 8 af 16
3.4 Hvad er en selvhenvender Definitionen på en selvhenvender er en borger, der henvender sig uden forudgående booking af en samtale. I datakilderne til rapporterne, vil der derfor kun være registreret en afholdelse af en samtale. Begrebet vil dog også omfatte uensartet registrering af samtaler, f.eks., at den oprindelige booking er slettet og kun afholdelse er registreret, eller at samtaleafholdelsen er registreret på en anden dag end indkaldelsen, uden at indkaldelse og afholdelse er koblet til hinanden. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 9 af 16
4 Beskrivelse af rapporterne Du navigerer imellem rapporterne i menu-baren 4.1 Selvbookning og indkaldelser Denne rapport er den, du ser først, når du kommer ind på portalen for Selvbooking rapporter. Rapporten viser fordelingen mellem selvbookede og indkaldte samtaler. Der kan fordeles på enten kontaktgrupper eller samtaletyper Dette vælges i drop down for Type : Ved hjælp af parametervalg kan man få filtreret det viste resultat i den detaljeringsgrad, der ønskes Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 10 af 16
4.2 Selvbooking og indkaldelser på måneder Rapporten viser fordelingen mellem selvbookede og indkaldte samtaler pr måned. Ved hjælp af parametervalg kan man få filtreret det viste resultat i den detaljeringsgrad, der ønskes Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 11 af 16
4.3 Afholdte samtaler Afholdte samtaler viser hvor mange selvbookede henholdsvis indkaldte samtaler, der rent faktisk afholdes samt fordelingen i procent Ved hjælp af parametervalg kan man få filtreret det viste resultat i den detaljeringsgrad, der ønskes Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 12 af 16
4.4 Afholdte samtaler på måneder Denne rapport viser antallet af bookede møder i den første kolonne. Den næste kolonne viser antallet af afholdte møder. Den sidste kolonne viser forholdet mellem bookede og afholdte samtaler og viser således hvor mange procent af de bookede samtaler, der faktisk afholdes. Ved hjælp af parameter valg kan man få filtreret det viste resultat i den detaljeringsgrad, der ønskes Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 13 af 16
4.5 Graf over selvbookninger Denne graf viser udviklingen i antallet af selvbookede møder. Den næste rapport er en lignende graf, der viser udviklingen i møder booket af Jobcenter. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 14 af 16
4.6 Graf over indkaldelser Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 15 af 16
4.7 Graf over Aktive frister Grafen viser dækningsgraden for de kommende 12 uger i jobcentret. Brugervejledning Selvbookingrapporter (SBR) Side 16 af 16