Regionshuset Aarhus Koncern HR, Udvikling Olof Palmes Allé 32 8200 Aarhus N. Tlf. +45 7841 0003 www.regionmidtjylland.dk www.udvikling.rm.dk Etablering af forskningssamarbejde med mellem Region Midtjylland og Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse ved Aarhus Universitet. 1. Introduktion Regionsrådet bevilgede den 27. september 2017 4,5 mio. kr. fra Puljen til Styrkelse af Sundhedsforskningen 2018-2020 til "Forskningssamarbejde med Aarhus Universitet angående sundhed og ledelse i regi af Center for forskning i offentlig ledelse". Dato 22.04.2018 Søren Vestergaard soervest@rm.dk Side 1 I det følgende præsenteres et forslag til forskningsplan, som kan ligge til grund for bevillingens udmøntning. Forskningsplanen skal ses i forlængelse af tidligere forskningssamarbejder i regionalt regi vedrørende ledelse. Der kan især peges på et udviklings- og forskningsprojekt, der er gennemført i perioden 2013-2016 i samarbejde mellem postdoc. Ninna Meier fra Institut for Organisation ved CBS og konsulenter fra Koncern, HR Udvikling, Region Midtjylland. 1 Projektets fokus var at undersøge hvordan det ledelse- og koordineringsarbejde, som er målrettet på at skabe sammenhæng i patientforløbene, foregår og hvilke effekter dette arbejde havde. Ledelse på tværs er ikke ny ledelsestænkning, men projektet dokumenterede, at det kræver en mere systematisk, bevidst og vedholdende tilgang til ledelse på tværs for at lykkes med det organisatoriske arbejde. 2. Beskrivelse af forventede forskningsmæssige resultater og betydning for Region Midtjylland Koncern HR, Udvikling, Region Midtjylland samt Aarhus Universitet, Business and Social Science foreslår, at forskningssamarbejdet mellem de to parter udformes som et interventionsstudium rettet mod at dokumentere effekt af lærings- og træningsforløb for ledere. 1 (Ledelse på Tværs kunsten at skabe sammenhængende patientforløb. Ninna Meier, Mette Bødker Vestergaard, Susanne Østergaard. 2016. ISBN 978-87-778-303-3).
Nærmere bestemt foreslås, at forskningsprojektet målrettes produktion af viden om effekterne af lærings- og træningsforløb for ledelsesteams, der arbejder med opgaveløsning på tværs af afdelinger, hospitaler og sektorer. Desuden er valgt at fokusere på ledere, som leder ledere, fx afdelingsledelser i hospitalsvæsenet. Dette fokus er valgt med henvisning til den fortsatte udvikling af den gensidige afhængighed i sundhedsvæsenet og tilknyttede sektorer, som stiller nye krav til tværgående ledelse. Det gælder dels ledelse af patientforløb på tværs af afsnit, afdelinger, hospitaler og sektorer, og dels ledelse af komplekse udrednings- og behandlingsfunktioner, der kræver deltagelse fra flere afdelinger og/eller sektorer. Konkrete eksempler er ledelsesteams med ansvar for modtagelsen af akutte patienter, ledelsesteams med ansvar for den operative behandling i stationært og ambulant regi eller ledelsesteams med ansvar for behandling af patienter med samtidige forløb i regionalt og kommunalt regi. Side 2 Interventionsstudiet vil indebære måling på en række parametre før og efter intervention/ledelsestræning: 1. Værdiskabelsen for patienterne (f.eks. patienttilfredshed og faglig kvalitet af behandlingerne), 2. Den oplevede kvalitet af selve det tværgående samarbejde (vurderet af både ledere og medarbejdere) 3. Medarbejderforhold af relevans for værdiskabelsen så som motivation, opbakning til de vigtigste målsætninger og medarbejderfastholdelse. 4. Organisatorisk sammenhæng og forbedring. Forventningen er, at forskningsprojektet med sit solide design vil kunne generere valid viden om, hvilke former for ledelsestræning som giver størst effekt i forhold til, at ledere lykkes bedre med at lede tværgående processer præget af gensidig afhængighed. Forventningen er, at denne form for viden vil få såvel national som international bevågenhed. Herudover vil projektet sætte fokus på og løfte det tværgående ledelsessamarbejde, uanset den interventionsform, de enkelte teams udvælges til at afprøve. Betydningen af denne indsats forventes at være betragtelig for sundhedsvæsenet i Region Midtjylland, hvor høj kompleksitet, gensidig afhængighed og mange samarbejdsflader hører til den ledelsesmæssige hverdag. Rekrutteringen til studiet vil afføde drøftelser blandt hospitalsledelserne i Region Midtjylland og med samarbejdspartnere fra kommunerne i regionen om relevante tværgående ledelsesteams, hvilket i sig selv antages at løfte opmærksomheden på denne ledelsesopgave og de kompetencer, der kaldes på.
3. Projektets konkrete tilrettelæggelse Konkret udvælges 40 tværgående ledelsesteams, og der foretages kvalitative og kvantitative før, under og efter-målinger på en række parametre ift. effekten af ledelsestræning. Der foretages lodtrækning, så 20 tværgående teams indgår i forskellige typer ledelsestræning, mens 20 tværgående teams fungerer som kontrolgruppe. Kontrolgruppen vil påbegynde ledelsestræning et år efter, at interventionsgrupperne har afsluttet deres forløb. Forskningsprojektet indebærer, at de 20 teams, der udtrækkes til ledelsestræning, fordeles på fem hold sammensat af fire tværgående ledelsesteam (TLT). Hvert hold gennemfører fire træningssessioner af syv timer. Herudover får hvert tværgående ledelsesteam fem coachingsessioner a to timer, før og efter hver træningssession, svarende til i alt 10 timer pr. ledelsesteam. Nedenfor er projektets afvikling illustreret for ét af de i alt fem hold. Side 3 De fem hold gives forskellig ledelsesmæssig træning med henblik på en sammenlignende vurdering af effekterne af træningen på tværs af holdene. Den konkrete ledelsesmæssige træning dokumenteres i fem forskellige protokoller/drejebøger, som administreres i forhold til de enkelte hold. Ledelsestræningen vil bygge på den nyeste internationale og danske viden om virkningsfulde ledelsestræningsinterventioner, hvor læringen sker i et kontinuert samspil mellem (1) øget viden, (2) refleksion, hvor viden forholdes specifikt til egen ledelsesopgave og udmønter sig i (3) handling i forhold til en endnu bedre løsning af den fælles ledelsesopgave. Mekanismerne i dette samspil er bl.a. faktisk ledelseshandling, kontinuert feedback fra såvel undervisere som medkursister fra andre tværgående teams og dataunderstøtning af ledelsesopgaven (f.eks. i form af viden om udviklingen i medarbejdernes oplevelse af såvel ledelsesadfærden som samarbejdet).
At sikre transfer fra ledelsestræning til faktisk løsning af ledelsesopgaverne på tværs er forløbets centrale omdrejningspunkt, og alle dele af interventionen bygger dels på evidens fra andre sektorer og bliver dels afprøvet specifikt for tværgående ledelsesteams på sundhedsområdet forud for interventionens opstart. Udviklingen i, hvordan de tværgående ledelsesteams fungerer, og hvilke effekter ledelsestræningen har, følges løbende med flere datakilder herunder spørgeskemaer til ledere, medarbejdere og patienter (herunder LUP 2018, 2019 og 2020), kvalitative interviews, registerdata og observation af samarbejdet såvel under træningen som i daglig praksis. 4. Beskrivelse af parter involveret i forskningsprojektet Forskningssamarbejdet involverer følgende parter: Crown Prince Frederik Center for Public Leadership v. Aarhus Universitet, tilrettelæggelse af forskningsdesign og metode, intervention, dataindsamling, data-analyse og afrapportering. Koncern HR, Udvikling, tovholder på bevilling fra Regionsrådet, bidrag til udvikling af intervention og til dataindsamling, samt udførsel af interventionerne i form af ledelsestræning og ledelses-coaching. Diverse tværgående ledelsesteams i Region Midtjylland og kommuner i regionen. Side 4 5. Organisering Projektet organiseres under HUMAN FIRST med projektledelse og styring fra henholdsvis Aarhus Universitet og Region Midtjylland. Illustration af organiseringen:
6. Tidsplan, opgavefordeling og økonomi Tidsplan Nedenfor er tidsplan og milepæle for projektet skitseret, der arbejdes med i alt fire faser: 2018 2019 2020 2021 -Dokumentation af effekt i hhv. -Design og metode. -Rekruttering TLT. -Kvantitative og kvalitative før målinger. -Forberedelse af ledelsestræning. -Ledelsestræn. 20 TLT, 5 hold. -Løbende kvant. og kval. dataindsamling i såvel interventionssom kontrolgruppe. interventions- og kontrolgruppe. -Analyse af data og produktion af videnskabelige artikler. -Tilbagemelding til deltagere. -Formidling til -Ledelsestræning i kontrolgruppe, 20 TLT, 5 hold, forudsat positiv effekt i interventionsgruppe Side 5 fagtidsskrifter, presse mv. Opgavefordeling Region Midtjyllands opgaver Bidrage med deltagende ledelser, som stiller egen tid og organisation til rådighed for forskning. Bidrage i projektfællesskab med forskere fra AU i såvel den indledende fase, hvor interventionerne designes, undervejs i gennemførelsen af interventioner og dataindsamling, og i løbende dialog om effekter, relevans og anvendelse af indsigter. Rekruttering af interventions- og kontrolgrupper. Gennemførelse af de konkrete interventioner, det vil sige forberedelse og afvikling af lærings- og træningsforløb samt coaching for holdene. Intern og ekstern formidling af resultater. Aarhus Universitets opgaver I samarbejde med Region Midtjylland forestå udvikling af forskningsdesign og interventioner. Gennemføre stratificering og randomisering af afdelinger. Bidrage til uddannelse af trænerne og undervejs deltage i dele af træningen. Bidrage til indsamling af spørgeskemaundersøgelser, tilfredshedsmålinger og registerdata.
Lede arbejdet med udarbejdelse af rapporter til brug for de enkelte deltagere samt en samlet evalueringsrapport til Region Midtjylland. Intern og ekstern formidling. Økonomi: Det foreslås, at den regionale bevilling på 4,5 mio. kr. anvendes til finansiering af de udgifter, som der er i regionalt regi til planlægning og gennemførelse af de konkrete læringsforløb, som er beskrevet ovenfor. Den planlagte intervention, herunder antal hold, sessioner samt coaching er tilrettelagt, så dette samlet holder sig inden for rammerne af den regionale bevilling. Der er i bilaget til dette notat vist budget for projektet. Kontorchef Karen Ingerslev, Koncern HR, Udvikling er ansvarlig for bevillingens overholdelse, herunder løbende opfølgning. Side 6 Aarhus Universitet, Business and Social Science afholder alle udgifter til aflønning af forskere, der tilknyttes projektet. De forventede udgifter i universitetsregi beløber sig til 2,5 mio. kr.
Bilag: Budget (2018 P/L-niveau). Side 7