IKT programmet 2015 - Informations og Kommunikations Teknologi

IKT programmet 2015 - Informations og Kommunikations Teknologi

2 Hvorfor Lokation & Sporing FORDI: For sygehusene og regionen som helhed spiller både service logistik og klinisk logistik en større og større rolle, da både god kapacitetsudnyttelse og hurtige svartider er vigtige for såvel økonomien som for missionen og de livskritiske elementer i hospitalets aktiviteter. Et veludviklet identifikations- og sporingssystem, vil være en stor del af vejen mod at sætte RN i stand til kan imødekomme disse visioner

3 IKT programmets målsætninger for et sådant system er at levere... Pålidelig realtidssporing af placerings- og aktivitetsoplysninger med særlig blik for tidskritiske enheder og oplysninger Kontinuerlig sammenholdning af kalender- og planlægningsoplysninger fra eksisterende kliniske informationssystemer med realtidsviden om positioner og aktiviteter Grænsefladekomponenter til smart phones og tabletcomputere Til brug af hospitalspersonalet og beregnet til interaktivt at kommunikere placerings-, opgave- og planlægningsoplysninger.

IKT programmets formål og opgave opdelt på 5 arbejdsområder 4 Et analyse- og strategi projekt der har til opgave at lægge en strategi for Region Nordjylland omhandlende lokalisering. Der er ydermere behov for en analyse af hvad den Kliniske IT Arbejdsplads i RN kan i et lokaliseringsperspektiv, og hvilke muligheder der ligger heri. Når analysen og strategien er på plads, viser det ambitionsniveauet for det videre forløb. En fælles lokaliseringsplatform Som de værdi skabende systemer kan opkoble sig på og hente lokaliseringsdata En platform der skal betragtes som en form for infrastruktur, hvis primære formål er at indsamle data fra lokaliseringsteknologier som f.eks. RFID og WIFI-triangulering til et fælles sted. En fælles lokaliseringsplatform vil endvidere kunne danne grundlag for at mindre lokaliseringsprojekter også vil kunne være rationelle.

5 IKT programmets formål opdelt på 5 arbejdsområder Teknologivalg til Ny Aalborg Universitetshospital (NAU) der skal beskrive hvilken teknologi der bør investeres i, og fastsættelse af ambitionsniveau. Herudover er der allerede iværksat projekter andre steder i regionen, bl.a. HIM og SVE, og for disse skal IKT sikre at vi benytter de samme teknikker, metoder og ressourcer, der hvor det giver mening. Identifikation af anvendelsessystemer Der skal identificeres områder i sundhedsvæsenet, hvor lokalisering bringer en effektiviseringsgrad der kan rationaliseres. En koordinering af de allerede igangsatte systemer og fremtidige systemer, således at disse udnytter viden og ressourcer bedst muligt

6 IKT-programmet kan bidrage til at opnå målsætninger så som: Reduktion af tid brugt på at lede efter personer og genstande Mindre spildtid gennem mere præcis koordinering af arbejdsgange og øget situationsbevidsthed Hurtigere identificering af personer og genstande overfor it systemer Oplevelse af øget serviceniveau blandt patienter og besøgende som følge af mere smidige processer og hjælp til at finde personer og steder Kontinuerlig optimering af arbejdsgange ved analyse af de faktiske arbejdsgange BI data og dokumentation tilgængeligt i store mængder

7 WANTED Sendt til gruppen: Alle Brugere / Region Nordjylland 15.10.2014 efter også at have være slået op på Regionens intra

8 IKT-programmet kan bidrage til at opnå målsætninger Mindre omkostninger til udstyr gennem mere effektiv udnyttelse og mindre spild Reduktion af decentral lagerkapacitet på grund at øget indsigt i aktuel lagerbeholdning Fuldautomatisering af visse arbejdsopgaver som for eksempel overvågning af lagerbeholdninger Og ikke mindst Øget patientsikkerhed

9 Eksempler på lokalisering og sporing Lokalisering af Senge Alle senge kan overvåges ved hjælp af Wi Fi-/RFID-tags for at optimere processerne med transport, rengøring, opredning osv. Modtagelse af varer Varer der fra leverandørens side er påhæftet RFID-tags for at kunne følge deres bevægelser/flow. Adgangskort til bygninger/ personankomst En person kører sit ID-kort igennem en kortlæser ved indgangsdøren. Personens identitet er nu kendt og kan kædes sammen med kortlæserens placering der allerede er registreres i et system

10 Flere eksempler på lokalisering og sporing Skanning af patient og medicin Selvom registrering af lokaliseringen ikke er det primære, registreres også implicit en sådan, eventuelt med en meget lav præcision. For eksempel registreres det at udleveringen er foretaget på et bestemt hospital. Varebeholdning Automatisk varebeholdning, hvor varens lokalisering er relevant for beholdningen. F.eks. Varer der er placeret i et skab kan registreres som en samlet beholdning og skabet registrer ændringer herpå. Wayfinding systemer for både pårørende, patienter og personale

11 Og flere eksempler Stress sensor i patientarmbånd En stress sensor er monteret på patientens armbånd, således at dennes velbefindende kan overvåges. Patientens identitet registreres og det gør vedkommendes lokalisering også, direkte eller indirekte. Stressniveauet opsamles og videresendes ufortolket til et system, som kan fortolke informationen. Temperatur sensor på medicinbeholder En temperaturmåler er sat fast på en medicinbeholder for at sikre at denne opbevares korrekt. Beholderens identitet registreres sammen med dennes lokalisering. Temperaturen opsamles og videresendes ufortolket til et system, som kan fortolke informationen.

12 DE FAKTISKE SPOR (STATUS APRIL 2015) BRUTTOLISTE & FASEMODEL

13 Arbejdsspor i IKT programmet inddeles i 4 kategorier(faser), alt efter modenhed, tid og ressourcer: 1) Identifikation opgaver som er identificeret og har potentiale for at blive analyseret 2) Vurdering analysefasen hvor bl.a. arbejdes med BC, arbejdsgrp, tid og økonomi 3) Pilotafprøvning & Proof of concept (POC) reel afprøvning 4) Implementering Godkendte og afprøvede moduler/opgaver implementeres i klinikkerne

14 Arbejdsopgaver i FASE 1; Identificeret Identificeret: 1 Klinisk logistik EPJ SAMMENHÆNG 2 Klinisk logistik Cetrea SAMMENHÆNG 3 Transportsystem med bl.a. vævsprøver 4 Sporing af blodprøver opsamlet hos praktiserende læger 5 Patientbefordring 6 Rengøringsopgaver inkl. i Opgavesystemet 7 Booking - udstyr 8 Generel søgning fejl på udstyr, status, booking mv.

15 Arbejdsopgaver i fase 1; Identificeret 9 Medicoteknisk udstyr - sporing 10 Bioanalytisk team - sporing af udstyr 11 Temperaturmonitorering på køleskabe 12 Personsporing - kun nyeste lokalisering 13 Transporter; generel lokalisering og pakning af biler 14 Vognsystem på NAU 15 Sporing af blodprøver - Internt på hospitaler 16 Ansattes tilgængelighed / Ansatte under overfald 17 Logistikkædestyring / tilgængelighed af kritiske enheder 18 Infektionskontrol / forbedret hygiejne

16 Arbejdsopgaver i fase 1; identificeret 19 Kobling af Mor / Barn/flugt 20 Business Intelligence / patient dataflow / optimering 21 Support af kvalitetssystemer / central sensorovervågning 22 Sporing af Læger (sidste position) 23 Sporing af løbehjul, Cykler, trucks mv. 24 Sporing af enkeltvarer/pakker 25 Sporing af hjælpemidler 26 Sporing af øvrig personale (sidste position)

17 Arbejdsopgaver i Fase 2; Vurdering 100 Sterilcentral - operationsudstyr 101 Medicintransport - temperaturmonitorering 102 NAU - JIT 103 Sporing - andet 104 Patientflow / forbedret facilitetsanvendelse 105 Wayfinding 106 CPR nummer integration til opgavesystemet 107 Sterilcentral - Implantater

18 Arbejdsopgaver i Fase 3; Afprøvning 200 Lokalisering af senge 201 Tyverisikring på børneafdeling

19 Arbejdsopgaver i Fase 4; Implementering 300 Opgavesystemet

20 I 2015 ARBEJDER VI PÅ DISSE SPOR

21 I 2015 SengeManagementsystem Opgavesystem Medicintransport Sterilcentral (udstyr) Wayfinding NB; Udvælgelsen sker via styregruppe og driftsforum

22 I 2015 Arbejder vi også ad hoc med: Tyverisikring på Børneafdelingen tyverisikring på AMA Forventer vi at igangsætte: Spor omkring Patientflow

23 Tak fordi i lyttede... Kontaktpersoner på IKT programmet Region Nordjylland, Koncern IT Jørn Winfred Rasmussen Maria Louise Johansen jowir@rn.dk maria.louise@rn.dk

Supportslides 24

25 Udbredelsesprincipper i IKT programmet Først en POC (proof Of Concept) dernæst udbredelse til hele regionen Nye penge til nye opgaver Ansvarlige for implementering af arbejdsflow Ansvarlige for gevinstindhentning og kapitalisering

26 Rammeaftale Rammeaftalen dækker bl.a. databaser samt 6 moduler

Infrastruktur Antenner, læsere, tags 27

28 Infrastruktur Læsere, antenner, tags Ved ibrugtagelse af en RFID tag knyttes taggens identitet til emnet, der bærer taggen. Det forgår i det centrale IT system. RFID tags benytter trådløs radiobaseret kommunikationen mellem RFID tag og RFID læser. Dette betyder, at de to komponenter ikke behøver at være optisk synlige for hinanden for at kommunikere. Mellem taggen og læseren kan der befinde sig forskellige objekter som mennesker, for-hæng og andet synligt afskærmende uden det forhindrer kommunikation mellem tag og læser. Afstande mellem læser og tag kan variere, men en indikation af typisk afstand er i størrelsesordenen 10 meter.

29 Teknologi anvendt i hospitalslogistik Automatisk lokalisering og identificering af mennesker og genstande er beskrevet som havende store perspektiver for effektivisering af hospitalsdriften. Perspektiverne inkluderer overordnede målsætninger om højere produktivitet, lavere omkostninger, kortere behandlingsforløb og øget sundhedspersona-le og patienttilfredshed (17). Indførelse af automatisk identificering og lokalisering kan bidrage til at opnå følgende målsætninger

30 Teknologi anvendt i hospitalslogistik (fortsat) Reduktion af tid brugt på at lede efter personer og genstande Mindre spildtid gennem mere præcis koordinering af arbejdsgange og øget situationsbevidsthed Kontinuerlig optimering af arbejdsgange ved analyse af de faktiske arbejdsgange Hurtigere identificering af personer og genstande overfor ITsystemer Mindre omkostninger til udstyr gennem mere effektiv udnyttelse og mindre spild Oplevelse af øget serviceniveau blandt patienter og besøgende som følge af mere smidige processer og hjælp til at finde personer, udstyr og lokaler (17).

31 Teknologi anvendt i hospitalslogistik (fortsat) I litteraturen beskrives forventninger til at indførelse af automatisk identifikation og lokalisering i det daglige arbejde vil bidrage med nye ideer til andre anvendelser, der kan skabe mere sundhed for pengene og mere tilfredse patienter (22). Udfordringerne kommer til udtryk gennem analyser af sundheds-master i Sundhedsinformatik, Realtids baseret lokalisering i sundhedsvæsnets kliniske arbejdsprocesser et case studie, Side 16 af 112

32 Teknologi anvendt i hospitalslogistik (fortsat) personalets tid anvendt til at lede efter kolleger eller udstyr (23). Fra litteraturstudier i England (24) brugte 100.000 sygeplejersker op mod to timer på en vagt på at lede efter udstyr og forbrugsstoffer. En gentagelse af samme studie i 2010 (25) opgør en gennemsnits sygeplejerskes tidsforbrug på søgning af udstyr til 47 minutter i hver 8 timers vagtskift hvilet beskrives til at svare til cirka 10% af arbejdstiden.

33 Teknologi anvendt i hospitalslogistik (fortsat) Konsortiet Intelligent Hospitals Logistik (27) der udgøres af to danske regioner, individuelle hospitaler og private virksomheder med støtte fra Mar-kedsmodningsfonden, har udarbejdet en business case vedrørende optimeret hospitalslogistik ved hjælp af identifikation og lokalisering. Her estimeres det for eksempelvis Odense Universitets Hospital, at i de kliniske afdelinger bruger 2 til 7 % af arbejdstiden på logistikopgaver svarende til mellem 93 til 161 fuldtidsstillinger (28).

34 Viden Fra gennemgang af litteraturen (41) fremhæves, at Lokalisering og Emneidentifikation ved hjælp af RFIDteknologi kan give et antal fordele i hospitals drift, behandling og ledelse. På baggrund af disse forsøg og studier rapporteres at Lokalisering og Emneidentifikation fremkalder forbedringer i sundheds-personalets anvendte tid til patientpleje og indirekte patient sikkerhed og tilfredshed. Lokalisering og Emneidentifikation systemer giver muligheder for sundhedspersonale, teknisk personale og andre autoriserede personalegrupper til at nemt at bestemme lokalisering af udstyr og personale samt patienter.

35 Viden (fortsat) Resultaterne af disse Lokalisering og Emneidentifikation - systemers anvendelse viser, at Lokalisering og Emneidentifikation kan tilvejebringe væsentlige besparelse på arbejdsomkostninger, øge effektivitet og at investeringerne afskrives indenfor acceptable tidshorisonter. Viden om, hvorledes sundhedspersona-le bruger deres tid, dokumenteres gennem flere studier.

36 Viden (fortsat) Et studie af 767 operationssygeplejerskers tidsforbrug på 36 hospitaler viser, at fordelingen af tidsforbrug er / 35,3% på dokumentation / 17,2% på medicin administration / 20,6% koordination herunder kollega- og udstyrs lede- og ventetid / 19,3% på patientpleje / 7,2% på klinisk patientpleje /. Potentialet for effektivisering af lede- og ventetid er i denne sammenhæng cirka 20% (12).

37 Produkt De økonomisk ansvarlige for hospitalerne har den generelle overbevisning, at hospitaler, ved at anvende RFID-teknologi i arbejdsprocesser, kan opnå væsentlige omkostningsreduktioner. På trods af den overbevisning findes der ikke i den tilgængelige litteratur egentlige omkostningsmodeller i forhold til hospitaler og dermed ikke dokumentation for investeringernes rentabilitet. Flere referencer udpeger dette problem (41), (51) og (7).

38 Produkt (fortsat) Individuelle eksempler på økonomiske parametre refereres i litteraturen. Et eksempel (7) sammenligner en operationsafdelings driftsomkostninger pr. patient før RFID-anvendelse og efter. Gennemsnitsomkostningen pr. patient pr. uge er reduceret med 7% (298 USD) og sundhedspersonalet tidsforbrug pr. patient pr. uge 17% (1,1 time). Eksemplet anvender opdeling af sundhedspersonalets tid i to kategorier dels tid brugt til effektivaktivitet og dels tid brugt til ikke-effektiv-aktivitet. Alle analyserede processer opgøres som effektiv-aktivitet, med undtagelse af patientflytninger, lede- og ventetid på udstyr. Afdelingen udgøres af 12 læger og 22 sygeplejere.

Anvendelser 39

Referencearkitektur 40

41 Litteratur 7 Southard, P.B., Chandra, C., Kumar, S.: RFID in healthcare: A Six Sigma DMAIC and simulation case study, Emerald Group Publishing Limited; 2012, In Internaltional Journal of Health Care, Vol. 25 12 Hendrich,A, Chow,M.P., Skierczynski,B., Lu,Z.: A 36-Hospital time and motion study, How do medical surgical nurses spend their time; The Permanente Journal; 2008 17 Lambert, D.M., Cooper, M.C., Pagh, J.D.. Supply Chain Management: Implementation Issues and Re-search Opportunities. Ohio State University. The International Journal of Logistics Management. 1998 pp 3 22 Det nye Universitetshospital i Århus, Region Midtjylland: Projektafdelingen, Systematic. Referencear-kitektur for sporing og emneidentifikation på DNU version 1.7; 2011 23 Det Nye Universitetshospital i Århus, Region Midtjylland: Bilag 3 til leveranceaftale 1, Individuel kravsspecifikation; 2013 24 The Globale Language of Business, GS1 UK: Nurses lose up to one quarter of their working day hunt-ing for medical items, London: 2009: Available from: http://www.healthcaretoday.co.uk/news/nurses-lose-up-to-one-quarter-of-their-working-day-hunting-for-medicalitems/10196/ 25 GS1 UK, Shortage of supplies, missing medical equipment and misplaced patient records making NHS Nurses lives a misery, London, 2012 28. April, Available from: http://www.gs1.org/docs/healthcare/gs1_uk_nurses_survey_2010_pr.pdf.url

42 Litteratur (fortsat) 27 Markedsmodningsfonden: IHL, Intelligent hospitalslogistik, Available from: http://ihl.nu/ 028 Markedsmodningsfonden: Præsentation, IHL, Intelligent hospitalslogistik; Available from: http://ihl.nu/ 41 Mehrjerdi Y. Z, Radio frequency identification: The Big role Player in Health Care Management. Em-erald Group Publishing Limited, Journal of health organization and management, 2011 Vol 25 No 5, pp 490 505 51 Coustasse, A.: Impact of Radio Frequency Identification (RFID) Technologies on the Hospital Supply Chain: A Literature Review, 2013, Perspectives in Health Information Management, pp1-17