Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer DB KlientStyring for Revisorer og DB Time- sagsregnskab for Revisorer er udviklet som to selvstændige programmer. Programmerne kan benyttes hver for sig eller i samarbejde. Ønsker du at benytter DB KlientStyring for Revisorer sammen med DB Time- sagsregnskab for Revisorer skal du læse afsnittet Opsætning af DB KlientStyring for Revisorer til brug med DB Time- sagsregnskab for Revisorer. Skal de to programmer ikke arbejde sammen, kan du roligt springe afsnittet over. Opsætning af DB KlientStyring for Revisorer til brug med DB Time- sagsregnskab for Revisorer For at få programmerne til at arbejde sammen skal DB KlientStyring for Revisorer informeres om, hvor de klientoplysninger, som skal deles med timesagsregnskabet findes. Dette gøres ved at oprette en ny datakilde i DB KlientStyring for Revisorer, som henviser til de data, der bliver brugt i dit time- sagsregnskab. For at oprette en ny datakilde, skal du starte DB KlientStyring for Revisorer. I programmets hovedmenu, skal du først ind i punktet Sikkerhed og vedligeholdelse. Herefter skal du klikke på funktionen Ændring af datakilde (se illustrationen på næste side) Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 1
Herefter ses følgende skærmbillede: Klik på knappen Tilføj for at tilføje en ny datakilde. Udpeg den fil, som datakilden skal bygge på og navngiv datakilden. Udvælg filen ved at klikke på knappen Gennemse og klik dig frem til den ønskede fil. Er du er i tvivl om hvilken fil, du skal vælge og hvor den ligger, kan du starte timesagsregnskabet og åbne oversigten over datakilder. Dér kan du se hvilken datakilde, der aktuelt er i brug og ved at klikke på datakilden og derefter klikke på Info knappen, kan du se hvad filen hedder og hvor den ligger. Når du har valgt den ønskede fil, og navngivet datakilden klikker du på knappen OK for at oprette datakilden. (se illustrationen på næste side for er eksempel på dette) Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 2
------------------------------------------------ VIGTIGT ------------------------------------------------ Hvis du har netværks/flerbruger versionen af DB Time- sagsregnskab for Revisorer og du benytter programmet på flere PC ere skal du referere til datafilen via dens fulde netværkssti. Du skal derfor vælge Andre computere og så herunder vælge den ønskede datafil fra den PC, hvor filen ligger. Hvis der ikke refereres til datafilen på denne måde, vil DB KlientStyring ikke fungere korrekt på de andre PC er i netværket! Eksempelvis kan en gyldig netværkssti være: \\Server\Programmer\Timesagsregnskabet\Data\KlientData.mdb -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Når du har oprettet den eller de datakilder du ønsker, vælger du den datakilde du vil bruge ved at dobbelt-klikke på den på listen over datakilder. Én sidste ting du skal gøre er at fortælle programmet, hvor DB Time- sagsregnskab for Revisorer er placeret, således at de to programmet også kan dele rettigheder. Dette gøres ved når du står i hovedmenuen at vælge punktet Sikkerhed og vedligeholdelse og herunder vælger du funktionen Indstillinger Hér er det muligt at ændre forskellige indstillinger i programmet. Du skal vælge den fane, der hedder DB Time- sagsregnskab og herefter angive at du bruger DB Time- sagsregnskab for Revisorer. Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 3
Hvis du tidligere har installeret DB Time- sagsregnskab for Revisorer et andet sted end det af installationsprogrammet foreslåede, skal du udpege den mappe hvori Time- sagsregnskabet er placeret. Dette gør du via knappen Gennemse Hér under kan du se et eksempel på opsætning af indstillingerne i DB Time- sagsregnskab for Revisorer. --------------- VIGTIGT --------------- Hvis du har netværks-/flerbruger-versionen af time- sagsregnskabet og du benytter programmet på flere PC ereskal du referere til placeringen af time- sagsregnskabet ved at anføre dets fulde netværkssti. Du skal derfor vælge Andre computere og dernæst vælge mappen, på den PC, hvor timesagsregnskabet ligger. Refereres der ikke til DB Time- sagsregnskabet på denne måde, vil DB Klient- Styring ikke fungere korrekt. Eksempelvis kan en gyldig netværkssti være: \\Server\Programmer\Timesagsregnskabet ------------------------------------------------------ Når ovenstående trin er udført er DB KlientStyring for Revisorer konfigureret til at fungere optimalt sammen med DB Time- sagsregnskab for Revisorer. DB KlientStyring i hovedtræk. I DB KlientStyring for Revisorer har du mulighed for at registrere mange flere oplysninger om dine klienter, end det er muligt i timesagsregnskabet. Du kan ændre i disse oplysninger via punktet/funktionen Klienter fra hovedmenuen. Du har også mulighed for at udskrive de oplysninger, du har registreret. Ønsker du at oprette nye klienter, kan du gøre dette via punktet/funktionen Indtast ny klient, som du også finder via hovedmenuen. I DB KlientStyring for Revisorer er det desuden muligt at registrere klientafgange, uden at det er nødvendigt at slette klienterne og dermed miste de oplysninger, som du har registreret. Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 4
Registrering af klientafgang foregår fra hovedmenuen og under punktet/funktionen Registrér klientafgang. Aftalte arbejdsopgaver. Du har mulighed for at registrere aftalte arbejdsopgaver med klienterne. De aftalte arbejdsopgaver registreres under klientens aktuelle regnskabsår. Det aktuelle regnskabsår beregnes automatisk. Når klientens regnskabsår skifter kan du registrere nye aftaler for det nye år. De tidligere års aftalte arbejdsopgaver gemmes under det gamle regnskabsår og kan til hver en tid vises eller udskrives. BEMÆRK: Når du indtaster regnskabsår bedes du benytte et af følgende formater: 01-01 - 31-12 eller 01.01-31.12. (se appendiks A for flere eksempler). Diverse lister. I forbindelse med udarbejdelse af klienternes moms- og lønsumsopgørelser samt årsregnskaber kan du udskrive lister, som kan hjælpe dig med at holde styr på, hvornår du har modtaget materiale fra klienterne, hvornår du har afsluttet arbejdet og hvornår dette er blevet afleveret til klienten. Brevfletning og udskrift af labels. Programmet giver dig også mulighed for, efter forskellige kriterier, at overføre klienter og adresser til filer, som du kan bruge til brevfletning i dit tekstbehandlingsprogram. Tabeloplysninger. I DB Klientstyring for Revisorer findes tabeller, hvor du kan indtaste brancher (f.eks. Spedition), firmaform (f.eks. ApS), regnskabsår (f.eks. 01-01 - 31-12) og momsperioder (f.eks. kvartal). Det er ikke nødvendigt, at der på forhånd er indtastet oplysninger i disse tabeller. Du kan tilføje oplysninger til tabellerne samtidig med, at du indtaster oplysninger om dine klienter. Indtaster du f.eks. en branchebetegnelse som ikke allerede findes i branchetabellen spørger programmet dig automatisk om du ønsker at tilføje den pågældende branche til tabellen. I appendiks A finder du eksempler på, hvilke oplysninger de forskellige tabeller kan indeholde. Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 5
Udskrifter. Udover muligheden for at udskrive stamoplysningerne, aftalte arbejdsopgaver og labels for dine klienter samt de allerede ovenfor nævnte udskrifter, har du også mulighed for at udskrive adresse/telefonlister og en kort klientoversigt. God fornøjelse med DB Timesagsregnskab for Revisorer. Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Side 6
Appendiks A (Tabeloplysninger) Brancher Boghandler Fodpleje Frisør Glarmester Ingeniører Kolonial Metalvarer Murermester Møbler Reklamebureau Rengøring Revision Skønhedspleje Spedition Firmaform Aktieselskab Andelsboligforening Anpartsselskab Boligforening Ejerlejlighedsforening Enkeltmandsfirma Interessentskab Kommanditselskab Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Appendiks A Side 1
Regnskabsår 01-01 - 31-12 01-04 - 31-03 01-07 - 30-06 01-10 - 30-09 Momsperioder Kvartal Halvårlig Årlig Lønsumsperioder Kvartal Halvårlig Årlig Arbejdsopgaver Standard Honorar Bogføring 0,00 Budget 0,00 Generationsskifte 0,00 Koncernregnskab 0,00 Kontoplan 0,00 Perioderegnskab 0,00 Revision 0,00 Selvangivelse 0,00 Årsregnskab 0,00 Kom godt i gang med DB KlientStyring for Revisorer Appendiks A Side 2