Kom godt i gang med DB Timesagsregnskab for Revisorer.

Transkript

1 Kom godt i gang med DB Timesagsregnskab for Revisorer. Du kan tilpasse DB Timesagsregnskab for Revisorer til lige netop din virksomheds behov. Derved opnår du den optimale udnyttelse af programmet. Du kan naturligvis også benytte timesagsregnskabet med den arbejdsområdeopdeling og de arbejdsspecifikationer, der allerede er valgt. Det gør flere revisionsvirksomheder. Der er imidlertid et par tilpasninger, som du ikke kommer uden om. Du skal indtaste navnene på dine medarbejdere og på dine klienter og du skal indtaste de timesatser som du anvender i din virksomhed for forskellige arbejder. Indtaste medarbejderoplysninger. Du har nu installeret og startet DB Timesagsregnskabet for Revisorer på din PC. Det første du skal gøre at at oprette dine medarbejdere i programmet. Det vil være en god idé først at slette de medarbejdere der på forhånd er oprettet i programmet. Du sletter en medarbejder via Slet knappen. Denne knap findes i den nederste del af det skærmbillede, der viser de oprettede medarbejdere. Hvis du sletter samtlige af de oprettede medarbejdere, vil programmet når du har slettet den sidste, returnere til Hovedmenuen, idet der ikke længere er nogle medarbejdere at vise. Du skal herefter bare gå ind i medarbejderkartoteket igen, hvorefter du vil kunne påbegynde indtastningen af dine egne medarbejdere. Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 1

2 Hver gang du vil indtaste en medarbejder, klikker du på Tilføj knappen. Ligesom Slet knappen findes den i den nederste del af skærmbilledet. Sådan fortsætter du indtil du har oprettet de medarbejdere du ønsker. Tilføj knap Slet knap Indtaste timesatser. Du vil sikkert have brug for at indtaste forskellige timesatser tilpasset de forskellige medarbejdere og det arbejde der udføres. I programmet er allerede oprettet enkelte timesatser, som du uden videre kan benytte. Ønsker du i stedet dine egne timesatser kan du slette de uønskede timesatser ved hjælp af Slet knappen og herefter oprette nye timesatser ved at klikke på Tilføj knappen At slette og tilføje timesatser foregår altså på samme måde som når du sletter og tilføjer medarbejdere. Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 2

3 Indtaste klienter. Du kan nu begynde at indtaste dine klienter i programmet. Eftersom alle registreringer knyttes til en klient, er programmet ikke meget bevendt medmindre det indeholder de klienter du udfører arbejde for. Som det var tilfældet med Medarbejdere og Timesatser er der i forvejen oprettet nogle klienter i DB Timesagsregnskabet, for at du kan danne dig et indtryk af programmets muligheder inden du selv begynder at bruge det for alvor. Det vil være en fordel om du sletter disse forudoprettede klienter fra programmet inden du indtaster dine egne klienter. Som det også var tilfældet med Medarbejdere og Timesatser, slettes en klient ved hjælp af Slet knappen i den nederste del af skærmbilledet. Når du oprettee dine egne klienter skal du benytte dig af Tilføj knappen. Du kan til hver en tid oprette nye klienter eller ændre i de oplysninger, der er registreret for den enkelte klient. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du sletter en klient vil det betyde, at alt det arbejde, udlæg o.l der er registreret på klienten også forsvinder fra programmet. Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 3

4 Vælge arbejdsområder. Når du registrerer det arbejde der udføres, skal du angive hvilket Arbejdsområde arbejdet hører under. Derved får du efterfølgende mulighed for at se hvor megen tid, der anvendes inden for de enkelte arbejdsområder. Der er på forhånd oprettet et antal områder i programmet, der dækker de fleste af en revisionsvirksomheds arbejdsområder ( Appendiks A). Hvis du opretter dine egne arbejdsområder eller ønsker at ændre/slette de nuværende skal dette gøres via programmets Stamoplysninger, som du har adgang til via timesagsregnskabets hovedmenu. For at få adgang til funktionen skal du indtaste et kodeord. Dette sikrer, at ingen udenforstående kommer til at ændre eller slette visse af programmets oplysninger. Kodeordet du skal benytte er DEMO. Du kan ændre kodeordet, hvilket vi anbefaler, at du gør. Efter et skærmbillede, der beskriver konsekvenserne af ændring/tilføjelse/sletning af programmets stamoplysninger får du adgang til et skærmbillede, hvor du kan vælge, hvilke stamoplysninger du ønsker at ændre. Et klik på teksten: Arbejdsområder åbner listen over arbejdsområder, som du herefter kan ændre i efter behov. En god idé vil være at tage udgangspunkt i de arbejdsområde, der allerede er oprettede, og ud fra denne liste kan du ændre tekster o.l. så arbejdsområderne kommer til at passe til din virksomhed. Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 4

5 Indtaste arbejdsspecifikationer. Hver gang du indtaster et udført arbejde, har du mulighed for at vælge en arbejdsspecifikation. Arbejdsspecifikationen præciserer hvilket arbejde, der er blevet udført. Derved får du mulighed for at opdele sagerne i mindre dele således, at du senere kan se helt præcist hvor meget tid, der er brugt på hver af sagens delområder. Som det er tilfældet med arbejdsområderne er der også på forhånd oprettede nogle arbejdsspecifikationer, der dækker mange af de arbejder revisor udfører. Du kan vælge at benytte de allerede oprettede specifikationer i dit system, du kan oprette nye eller ændre de eksisterende. Det vigtigste er, at du kommer frem til nogle arbejdsspecifikationer, der dækker dine arbejdsopgaver. Du kan altid føje nye arbejdsspecifikationer til programmet, dersom du får behov for det. Du tilføjer/ændrer eller sletter arbejdsspecifikationer på samme som du tilføjer/ændrer arbejdsområderne. Du begynder med at finde arbejdsspecifikationerne under Timesagsregnskabets stamoplysninger. De arbejdsspecifikationer, der allerede findes i DB Timesagsregnskab for revisorer kan du se i Appendiks B. Du er nu klar til at indtaste timesedler i timesagsregnskabet. Det anbefales, at du udarbejder en timeseddel, der minder om indtastningsbilledet i programmet. På denne måde sikre du dig, at dine medarbejdere får noteret de nødvendige oplysninger med det samme. Samtidig letter det indtastningen af timesedlerne, hvis den timeseddel der der anvendes af medarbejderne svarer til den timesedler du ser på skærmen. Vi har vedlagt nogle kopier af en timeseddel, der passer perfekt til DB Timesagsregnskab for Revisorer. På bagsiden af timesedlen kan du se de forskellige arbejdsområder og arbejdsspecifikationer. På disketten som Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 5

6 leveres med timesagsregnskabet, ligger timesedlen i både Word- (.doc) og RTF-format, så du selv kan udskrive flere eksemplar. Du er velkommen til at benytte den vedlagte timeseddel i forbindelse med din virksomheds timesagsstyring, eller som inspiration til jeres helt egen timeseddel. God fornøjelse med DB Timesagsregnskab for Revisorer. Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Side 6

7 Appendiks A (Arbejdsområder) Arbejdsområdenr. Arbejdsområdetekst 1010 Kontoplan 1015 Bogføring 1020 Oplæring af klient 1025 Administrativ ass EDB-assistance 1110 Årsregnskab 1120 Perioderegnskab 1150 Koncernregnskab 1210 Selvangivelse 1215 Forskudsskema 1220 Bind. forhåndsb Skattesager 1230 Skatm. rådgiv Økonomisk rådgivning 1310 Budget 1410 Revision 1420 Revisorerklæring 1510 Div. assistance 1570 Køb/salg virksh Køb/salg ejendom 1576 Generationsskifte 1579 Kriseramt virksh Betalingsstandsn Gældssanering 1585 Akkordordning 1586 Konkurs Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks A Side 1

8 1. Arbejdsområdenr. 2. Arbejdsområdetekst 1588 Likvidation 1589 Boopgørelser 1590 Selskabsstiftelse 1591 Aktieombytning 1593 Kapitalforhøjelse 1596 Kapitalnedsættelse 1598 Fusion 1599 ES anmeldelse 1820 Intern debitorregnskab 1830 Intern bogholderi 1840 Intern udvikling 1860 Intern kundepleje 1900 Intern kontortid Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks A Side 2

9 Appendiks B (Arbejdsspecifikationer) Arb. specifikationnr. Arbejdsspecifikationtekst 2010 Telefon m. klient 2011 Telefon m. andre 2020 Møde m. klient 2021 Møde m. andre 2022 Mødeforberedelse 2023 Beregninger 2024 Overvejelser 2030 Korresp. m. klient 2031 Korresp. m. andre 2040 Renskrivning 2045 Ekspedition/kopiering 2046 Kørsel 2050 Primobalance 2055 Kontering 2060 Afstemninger 2064 Bilagssortering 2065 Bilagsgennemgang 2070 EDB behandling 2074 Bal. efter kasserap Bal. efter bilag 2080 Momsopgørelse 2085 Kontoplan 2090 Til/afmelding 2091 Lønsedler 2095 Lønafstemning 2096 Lønangivelse Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks B Side 1

10 Arb. specifikationnr. Arbejdsspecifikationtekst 2110 Gn. gl. regnskab 2150 Udarb. råbalance 2155 Sammentællinger 2160 Opst. perioderegnskab 2165 Opst. årsregnskab 2169 Gn. Balance 2170 Gn. perioderegnskab 2175 Gn. årsregnskab 2180 Opst. VSO 2181 Gn. VSO 2195 Analyse/sammenl Sktp. ind./formue 2220 Gn. årsopgørelse 2225 Skatteberegning 2230 Selvangivelse 2310 Budget forudsætninger 2315 Budget opstillet 2320 Budget redegørelse 2325 Budget simulering 2330 Budget opfølgning 2420 Revisionsplan 2421 Analyse/risiko 2422 Revision kasseeftersyn 2425 Revision salgsområdet 2426 Revision andre indtægter 2427 Revision købsområdet 2428 Revision personaleudg Revision andre udgifter 2430 Revision finans/ekstr 2431 Revision anlægsaktiver Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks B Side 2

11 Arb. specifikationnr. Arbejdsspecifikationtekst 2432 Revision varelager 2433 Revision igangv. arb Revision tilgodehavender 2435 Revision finans. aktiver 2436 Revision øvrige aktiver 2437 Revision egenkapital 2438 Revision hensættelser 2439 Revision langfr. Gæld 2440 Revision vare/omk. kred Revision pengeinstitut 2442 Revision moms og afg Revision anden gæld 2444 Revision forpl./garantier 2445 Revision sikkerhedsstil Analyse/sammenl Revisionsprotokol 2452 Revisionspåteg Bestyrelsesmøde 2454 Generalforsamling 2455 Erklæringer 2460 Rapportering 2610 Intern time/sag 2620 Intern tidsplanlægning 2625 Intern debitorregnskab 2628 Intern fakturering 2630 Intern bogholderi 2640 Intern edb problemer 2644 Intern edb diverse 2645 Intern formulararbejde 2660 Intern prisfastsættelse Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks B Side 3

12 Arb. specifikationnr. Arbejdsspecifikationtekst 2670 Intern kundepleje nye 2672 Intern kundepleje best Intern kundeinformation 2676 Intern undervisning 2700 Intern kontortid 2701 Intern medarbejder info Intern postekspedition 2712 Intern læsning love m.v Intern oprydning 2752 Intern arkivering 2880 Intern kursus 2882 Intern sygdom 2890 Intern ferie 2891 Intern kørsel Kom godt i gang med DB Timesagsregnskabet for revisorer Appendiks B Side 4