Til mellemstore virksomheder Oracle Produktblad Standard Edition
DERFOR HAR JERES VIRKSOMHED BRUG FOR ET CONTENT MANAGEMENT-SYSTEM Gode forretningsbeslutninger er afhængige af kvaliteten og nøjagtigheden af og kilden til de oplysninger, man baserer dem på. Samtidig er effektiv virksomhedsdrift afhængig af nem og sikker adgang til de helt rigtige oplysninger, uanset hvornår der er brug for dem. Men for mange moderne virksomheder, især dem i hastig vækst, bliver det sværere og sværere at sikre kvaliteten af og adgangen til information. Hvorfor? Fordi forretningsinformation i stigende grad befinder sig uden for traditionelle databaser. Kritiske oplysninger som f.eks. forslag, kundeprofiler, tekniske specifikationer og præsentationer opbevares måske mange forskellige steder uden den store organisation. Hvordan finder man det rigtige dokument i den situation? Hvordan kan man nemmere dele data med andre interessenter? Hvordan sikrer man, at man har tilstrækkelig mulighed for at spore, revidere, kontrollere og få adgang til ens forretningsinformationer når som helst, uanset format? Hvis I ikke selv mener, I kan besvare disse spørgsmål tilfredsstillende, vil jeres virksomhed næsten helt sikkert kunne drage fordel af at indføre et content management-system. Ellers kan forældede, fejlagtige og svært tilgængelige dokumenter og data udgøre en betydelig konkurrencemæssig ulempe for jer. De præcise konsekvenser kan være svære at forudsige. Men hvis dårlig content management for eksempel er skyld i manglende overholdelse af love eller bestemmelser, kan virksomheden blive straffet juridisk og økonomisk, miste omsætning og opleve forringede kundeforhold. Det korte af det lange er, at dårlig content management forøger forretningsrisikoen. OMKOSTNINGERNE VED IKKE AT HAVE STYR PÅ SINE DATA Større risiko vil uvægerligt medføre større omkostninger. Hver mistet eller duplikeret fil og hver mappe, der er fuld af forskellige uorganiserede versioner af samme dokument, kan medføre unødvendige udgifter, koste omsætning eller begge dele. Hvis I f.eks. ikke er i stand til at distribuere og samarbejde effektivt om indhold via nettet, vil det føre til mere udbredt oprettelse og cirkulation af forskellige versioner af fysiske dokumenter. Det medfører unødvendige omkostninger til udskrivning og porto og forringer effektiviteten af de arbejdsgange og projekter, der er afhængige af dokumenterne. Men der er også andre konsekvenser. Forringet effektivitet forlænger time to market for nye produkter og sænker medarbejdernes produktivitet og arbejdsglæde. Det betyder også, at der er færre ressourcer og mindre tid til rådighed til innovation. Lige så vigtigt er det, at dårlig content management kan betyde mistede muligheder og langsommere vækst. En kundeprofil, der forlægges som vedhæftet fil til en e-mail, kan betyde en mistet mulighed for krydssalg. Eller måske går et nyt kundeemne til konkurrenterne, mens I forsøger at finde og åbne et teknisk dokument, der ligger i et ukendt format på et svært tilgængeligt system. Og endelig kan manglende styring af jeres forretningsindhold også bringe sikkerheden i fare og betyde, at virksomhedens navn og varemærke ikke altid fremtræder ensartet. Men hvordan etablerer man et brugervenligt, omkostningseffektivt content management-system, der organiserer indhold, så det overholder retningslinjerne for brugen af varemærker, automatiserer arbejdsgange, forenkler autoriseret adgang og samarbejde og integrerer overholdelse i datainfrastrukturen? 2
UNIVERSEL CONTENT MANAGEMENT TOTAL KONTROL OVER JERES DATA Ustrukturerede data udgør nu størstedelen af en typisk virksomheds informationsaktiver. En samlet tilgang er den bedste metode, når man vil begynde at skabe sig kontrol over dem. Det indebærer at bruge en enkelt, samlet platform, der automatiserer content management og dertil knyttede tjenester. Fordelene er håndgribelige og umiddelbare og omfatter forbedret produktivitet i hele virksomheden lavere oplærings- og vedligeholdelsesbyrde for såvel forretnings- som administrative brugere hurtigere evaluering, godkendelse, formatering, distribution, sletning og rapportering eliminering af flaskehalse til ressourcer nemmere samarbejde mellem lokale og eksterne grupper bedre versionskontrol forenklet konvertering mellem formater lavere omkostninger i forbindelse med adgang til og distribution af data Men indførsel af en enkelt arkitektur bør ikke betyde, at I er nødt til at opgive jeres eksisterende infrastruktur og miste det afkast, I havde regnet med. I dag kan moderne content management-løsninger baseret på åbne standarder sætte jer i stand til at forbedre det, I allerede har, i stedet for at gøre det nødvendigt, at I udskifter det. FORBEDRET PRODUKTIVITET OG DELING AF INDHOLD MED LAVERE OMKOSTNINGER Standard Edition (UCM SE) samler alt jeres indhold på en enkelt platform, så det er nemmere at dele, administrere og kontrollere. Men ikke nok med det. Oracle UCM SE sætter jer i stand til at opbygge en strategisk content managementinfrastruktur, der vil medføre besparelser, reducere risikoen, automatisere processer og fremme overholdelse. Og eftersom programpakken kan installeres oven på eksisterende software, kan infrastrukturen baseres på det, I allerede har. Hvis I tror, at en så omfattende funktionalitet må gøre programpakken kompliceret at bruge, må I tro om igen! Oracles brugervenlige interface gør det faktisk meget nemmere at administrere alt jeres indhold lige fra dokumenter og regneark til præsentationer og grafik. Og eftersom der er adgang til alle jeres administrerede tjenester og indhold fra et enkelt sted, minimeres tid og udgifter til oplæring. Adgang til og styring af sikkerheden af indholdet bliver også nemmere. Brugen af andre Oracle-løsninger, der er fuldt kompatible med Oracle Universal Content Management, kan være med til at optimere jeres content management yderligere. F.eks. leverer Oracle Document Capture et samlet system til konvertering af alle typer elektroniske og trykte dokumenter til anvendelige formater. Det automatiserer også indeksering og gør jeres dokumentstyring hurtigere og mere strømlinet. BRUGERE EKSISTERENDE INFRASTRUKTUR UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT INDHOLD UNIVERSEL CONTENT MANAGEMENT: OPTIMERET CONTENT MANAGEMENT FOR BRUGERE OG JERES EKSISTERENDE INVESTERINGER 3
ORGANISEREDE INFORMATIONER, DER INFORMERER VIRKSOMHEDEN Oracle UCM SE forvandler jeres indhold til et strategisk aktiv ved at gøre det nemmere at administrere, få adgang til og dele via nettet, uanset dets oprindelige format eller placering. Det forbedrer kvaliteten af forretningsbeslutninger i kraft af overlegent indblik i virksomheden. Men effekten er endnu mere vidtrækkende. Oracle UCM SE fører en lang række administrative og driftsmæssige fordele med sig. ADMINISTRATIONSFORDELE Forbedret produktivitet Nem, sikker og hurtig adgang til indhold i det rigtige format forbedrer produktiviteten i hele virksomheden, og det samme gør evnen til at dele indhold og samarbejde om det. Mere pålidelig indsigt Med Oracle UCM SE kan I ensarte adgangen til og organisere alt jeres indhold. Resultatet er, at gamle og duplikerede data nemmere kan fjernes, og at centrale forretningsbeslutninger kun baseres på korrekt og opdateret indhold. Forbedrede kunde- og partnerrelationer Når medarbejdere, partnere og kunder altid bruger det mest nøjagtige og nyeste indhold, optimeres serviceniveauet, hvilket skaber tillid mellem alle disse brugergrupper. Stærkere brand Oracle UCM SE hjælper virksomheden med at sikre, at dens varemærker altid anvendes i henhold til retningslinjerne, såvel online og offline, ved at sikre optimal udnyttelse af centraliseret opbevaring, organisering og skabeloner. Større forrentning af investeret kapital Nem samkøring inden for jeres eksisterende infrastruktur forøger forrentningen af allerede investeret kapital. Det sætter jer også i stand til at trække større værdi ud af indholdet i kraft af bedre tilgængelighed, lettere samarbejde og nem konvertering til formater, der er klar til internettet. Minimeret risiko Ved at gøre jeres indhold mere nøjagtigt, sikkert og pålideligt, sænker I risikoen ved at gøre overholdelse lettere, I fremmer kundefastholdelse ved at højne serviceniveauerne, og I reducerer sandsynligheden for tyveri eller misbrug. DRIFTSFORDELE Lavere omkostninger Oracle UCM SE nedbringer udgifterne ved at gøre brug og distribution af indhold betydeligt mere effektiv, lige fra at eliminere unødvendig udskrivning og forsendelse af dokumenter til at fremme og standardisere dokumentstyringsprocesserne. Strømlinet drift Oracle UCM SE hjælper jer med at effektivisere processer ved at lægge spredte datakilder sammen og automatisere tidskrævende opgaver. Nemmere samarbejde Brugerne kan oprette internetbaserede projektrum uden forudgående kendskab til it og nemt, men sikkert give alle godkendte brugere adgang. Selve samarbejdet bliver også nemmere. Forenklet overholdelse Oracle UCM sætter virksomheder i stand til at styre adgangen til indhold, bevare revisionsspor og automatisere content management i henhold til ensartede politikker, hvilket gør det nemmere at overholde lovkrav og bestemmelser. Fremragende anvendelighed Et enkelt, intuitivt brugerinterface med integreret understøttelse af slutbrugere, arbejdsgrupper, indholdseksperter, procesejere og administratorer. SÅDAN HJÆLPER UNIVERSEL CONTENT MANAGEMENT MED AT SÆNKE OMKOSTNINGERNE Nemmere administration Centraliseret adgang til alt indhold, uanset hvor det stammer fra, gør administrationen af det nemmere, hvilket sparer tid og penge. Automatisering af opgaver Automatisering af delprocesser såsom dirigering af indhold mellem brugere og afdelinger fjerner tidskrævende manuelle opgaver. Mindre behov for oplæring Et fælles bruger- og administrationsinterface højner brugereffektiviteten og minimerer tidsforbruget og udgifterne til oplæring. Mindre forsendelse, udskrivning og opbevaring Ved at fjerne forskellige versioner og forældet og fejlagtig information og lægge en større andel af distributionen af indhold over på internettet kan disse udgifter nedbringes betydeligt. Lavere vedligeholdelsesbyrde Ved at samle indhold fra forskellige steder i virksomheden bliver det nemmere at spore forskellige versioner og slette overflødige data. Forenklet overholdelse Oracle UCM SE integrerer overholdelse med jeres indholdsinfrastruktur. Det gør det hurtigere og billigere at opfylde lovkrav og bestemmelser. Enkel integration Oracle UCM SE kan installeres oven på eksisterende software, hvilket betyder, at det umiddelbart kan samkøres med jeres eksisterende infrastruktur. Det sænker udgifterne til integration og de samlede ejeromkostninger. 4
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION UDVIKLET TIL MELLEMSTORE VIRKSOMHEDER Oracle UCM SE er sammensat og prissat, så den passer til mellemstore virksomheders behov og ressourcer. Programpakken leverer kritisk content managementfunktionalitet, herunder: Administration af oprindelige filformater Administration af indhold i originale filformater gør det nemmere at samle data fra forskellige kilder og konvertere dem til andre formater. Sikkerhed og brugertilpasning Administreret indhold kan nemt sikres og tilpasses til brugere med forskellige roller. Integration med pc-applikationer Nem adgang til indhold fra Windows Stifinder, Microsoft Outlook og Lotus Notes Email. Automatisk konvertering til internetformater Konvertering til udbredte internetformater såsom HT ML, XML, GIF og PDF fra over 400 forskellige filtyper sparer tid og penge sammenlignet med besværlig, manuel konvertering. Find, åbn genbrug Indhold fra hele virksomheden, der er samlet i én arkitektur, er nemmere at søge i, få adgang til og genbruge. DET ER NEMT AT OPGRADERE TIL ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT ENTERPRISE EDITION NÅR SOM HELST, HVIS I ØNSKER: Ensartet udvidelse af hjemmesider En fælles, åben platform til administration af indhold på nettet betyder, at I hurtigt kan oprette, administrere og vedligeholde jeres onlinetilstedeværelse på flere niveauer i overensstemmelse med jeres varemærkeretningslinjer. Administration af digitale aktiver Konvertering af multimedieindhold og tjenester til administration af digitale aktiver med henblik på at administrere marketingmateriale, billed- og videobiblioteker osv. WebLogic-integration Oracle UCM fungerer sammen med WebLogic Portal og WebLogic Server, hvilket muliggør driftsikker og skalerbar portal-/ria-udvikling (Rich Internet Application). Koncernintegration Genbrug indhold og indholdstjenester og giv det nyt udseende i en række applikationer og på hjemmesider, f.eks. til kunde- og partnerportaler, interne HR-systemer osv. JERES SPLINTERNYE, EKSISTERENDE INFRASTRUKTUR Indføring af Oracle Universal Content Management handler ikke om at erstatte det, I allerede har. Det handler om at integrere og forbedre det og om at forberede det til at kunne håndtere fremtidens krav. Det er i sidste ende den mest omkostningseffektive måde at tackle de tre vigtigste aspekter ved en optimeret datainfrastruktur på: Databeskyttelse Sammenlægning af jeres indhold gør det nemmere at indføre versionskontrol og sikre informationer bag og uden for firewallen og dermed beskytte dem mod den bredest mulige vifte af trusler. Optimering af informationsindsigten Én samlet content management-infrastruktur forøger synligheden af jeres indhold og hjælper jer med at sikre, at det er så opdateret og korrekt som muligt. Det er afgørende for den informationsindsigt, der understøtter solide forretningsbeslutninger. Mere fleksible processer Strømlining af processer, integration af centraliseret content management i jeres eksisterende infrastruktur og automatisering af manuelle content managementopgaver sikrer, at de kører mere effektivt. LÆS, HVORDAN MELLEMSTORE VIRKSOMHEDER ALLEREDE FÅR GAVN AF ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION on Sun is a high-performance, secure, readily available platform. It provides us with comprehensive opportunities to adapt to the broad variety of requirements of our internet, intranet, and extranet applications. Niklas Sinander, ECM Manager, EUMETSAT The flexibility of Oracle Universal Content Management has enabled us to accelerate our response times to requests for information and facilitate user access to information in the system. Javier Albisu Iribe Sáez, Department Head, Exposición Internacional Zaragoza 2008 Without Oracle s repository or template architecture, we were faced with a huge manual task of updating every page. We believe that we have cut six months off the delivery timeframe because of our content management system. As such, we are in a better position to serve our citizens. Leigh Gripton, Director of Customer Care and ICT, Rhondda Cynon Taf County Borough Council 5
ORACLE CONTENT MANAGEMENT MYTER KONTRA VIRKELIGHED Oracle har et godt navn som leverandør af yderst pålidelige, sikre, åbne og fleksible databaser og andre teknologier i koncernklassen. Firmaet leverer de samme produkter i koncernklassen til mellemstore virksomheder, skræddersyet til deres særlige krav og budgetter. Så hvis I troede, at vores content managementløsning kun er for de store drenge, vil vi gerne give jer lejlighed til at tro om igen. MARKEDSMYTE: er alt for dyr at købe og drive for virksomheder i vækst. ORACLES VIRKELIGHED: Standard Edition er prissat og sammensat, så den opfylder mellemstore virksomheders behov. Den reducerer også omkostningerne i hele virksomheden ved at automatisere processer, forenkle content management og vedligeholdelse, gøre det nemmere at overholde lovkrav og bestemmelser og begrænse distributionen af trykte materialer. MARKEDSMYTE: er alt for kompliceret for mellemstore virksomheder og kræver en betydelig investering i oplæring og/eller ansættelse af dyre Oracle-specialister. ORACLES VIRKELIGHED: har indbygget support til brugere, administratorer og andre interessenter. Et enkelt brugervenligt interface sikrer nem betjening og minimalt behov for oplæring. MARKEDSMYTE: gør det nødvendigt for virksomheder at erstatte eksisterende infrastruktur med ufleksible løsninger fra en enkelt producent. ORACLES VIRKELIGHED: kan installeres oven på eksisterende software, så det umiddelbart kan integreres med jeres nuværende infrastruktur. Programpakken er udviklet til at hjælpe jer med at forøge forrentningen af og forlænge levetiden for det, I allerede har, ikke erstatte det. FÅ MERE AT VIDE OM ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT Hvis I vil vide mere om, så besøg www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html. Og få adgang til GRATIS information til mellemstore virksomheder på www.oracle.com/dk/midsize, herunder: Bladet ONE nyheder til mellemstore virksomheder, bl.a. produktoversigter Business Briefs Whitepapers Bevar kontrollen over udgifterne med fleksible betalingsmuligheder fra Oracle Financing. Besøg www.oracle.com/financing. Oracles produktark: Standard Edition Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading Berkshire RG6 1RA U.K. Worldwide Inquiries: Phone: +1.650.506.7000 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com Oracle Danmark Metalbuen 66 2750 Ballerup Copyright 2009, Oracle. Alle rettigheder forbeholdes. Dette dokument er kun beregnet som information, og vi forbeholder os ret til at ændre indholdet uden forudgående varsel. Vi garanterer ikke, at dette dokument er fejlfrit eller underlagt andre garantier eller betingelser, hvad enten de er udtrykt mundtligt eller kan udledes af gældende lovgivning, herunder stiltiende garantier og betingelser for salgbarhed eller egnethed til et bestemt formål. Vi fralægger os udtrykkeligt ethvert ansvar i forbindelse med dette dokument, og dokumentet medfører ikke indgåelse af nogen kontraktlige forpligtelser, hverken direkte eller indirekte. Dette dokument må ikke reproduceres eller overføres i nogen form eller på nogen måde, det være sig elektronisk eller mekanisk, uanset formålet, uden forudgående skriftlig tilladelse. Oracle er et registreret varemærke tilhørende Oracle Corporation og/eller dets søsterselskaber. Andre navne kan være varemærker, der tilhører deres respektive ejere. 6