PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT ARTEMIS 7

Transkript

1 PROJECT PORTFOLIO MANAGEMENT ARTEMIS 7

2 Udfordringen Udfordringerne skabt af den globale økonomiske situation, kræver ansvarlighed for og overblik over investeringer som aldrig før. IT styring, investeringsplanlægning og -kontrol, nyudvikling af produkter og programstyring er områder, som får stadig mere indflydelse på virksomhedens evne til at forbedre dens overordnede præstation. Beslutningerne omkring disse centrale forretningsprocesser bliver stadig mere kritiske for maksimering af investeringernes afkast. Ifølge analytikere bruger de fleste virksomheder tæt på 40 % af deres budget på investeringer, som ikke støtter virksomhedens overordnede strategi. Dette hovedsageligt på grund af manglende klarhed over strategien og investeringsmålene. Gartner Research Artemis 7 minimerer risikoen for at bruge ressourcer, eller gennemføre initiativer, der ikke støtter op omkring virksomhedens overordnede mål, og strategier som har ingen, eller kun lille værdi for virksomheden. Artemis 7 er en skalerbar, fuldt ud webbaseret softwareløsning udviklet til brug for virksomhedens ledelse. Artemis 7 skaber grundlag for implementering af en top-down ledelsesmetode til at vurdere, godkende og gennemføre porteføljer af initiativer og projekter. Projektporteføljestyring Med Artemis 7 er det muligt at minimere risikoen for at bruge ressourcer eller gennemføre initiativer, der har ingen, eller kun lille værdi for virksomheden. Det er desuden muligt at evaluere og rangordne både igangværende og fremtidige investeringer på baggrund af forskellige faktorer, såsom omkostninger, økonomiske og ikke-økonomiske fordele, risici og estimeret tidsforløb. Artemis 7 sikrer at virksomhedens projektporteføljer støtter op om de overordnede strategier, samt at ledelsen på baggrund af et godt beslutningsgrundlag vælger den bedste sammensætning af investeringer. Giver overblik over budgettering og ressourceallokerings-beslutninger Forsyner virksomheder med et værktøj til at styre og vurdere strategiske initiativer i hele virksomheden Sikrer et mere effektivt samarbejde mellem den øverste ledelse samt projekt-, afdelings- og ressourceledere Sikrer at ledere placeret forskellige steder i organisationen involveres, så alle for ansvar for at de ønskede fordele opnås Gør det muligt for ledelsen at reevaluere investeringsporteføljer i lyset af nye prioriteter eller eksterne faktorer 2

3 Programstyring Artemis 7 hjælper virksomheder med at holde et konsistent fokus på programmer som støtter virksomhedens overordnede strategi, og sikrer et mere effektivt samarbejde mellem virksomhedens øverste ledelse samt program- og projektledere. Med Artemis 7 er det muligt: at opdele programmer i en række adskilte projekter, som er tildelt en eller flere projektledere for programledere at sammenligne deres budgetter med de samlede budgetterede omkostninger for de underliggende projekter at foretage porteføljeanalyser ved hjælp af rettidig og pålidelig information for projektledere at give kortfattet statusinformation i realtid, hvilket gør det muligt at vurdere investeringers fremgang Effekter og benefits Alle organisationer gennemfører projekter for at opnå en række forventede effekter og benefits. I mange tilfælde forelægger der en skriftlig vurdering eller business case til grund for igangsætningen af et specifikt program eller et projekt. Alle undersøgelser viser at organisationer har svært ved at operationalisere og fastholde effektmål i konkrete projekter. Mange projekter bliver iværksat med en alt for positiv business case, uden synlige forudsætninger og med begrænset risikovurdering. I praksis betyder det at projektet ikke kan måles og at forventede effekter ikke opnås. Artemis 7 giver mulighed for at oprette benefits, såvel kvantitative som kvalitative efter et fælles sæt vedtagne definitioner efter eget valg. Disse kan herefter synliggøres og budgetteres på specifikke programmer, der kan bogføres og fortages opfølgning på høstede effekter. Effekt og benefitsregistrering på projekter, efter et fælles sæt af definitioner er en væsentlig del af fundamentet for at kunne sammensætte en optimal portefølje af programmer og projekter målt på værdi. Benefits definitionerne giver mulighed for at sammenligne, ranke og prioritere mange projekter op mod en begrænset investeringspulje efter et ensartet sæt regler. Herved skabes forudsætningerne for et stærkt fælles objektivt beslutningsgrundlag der reducerer følelsesbeslutninger og risikoen for at det altid er de stærkeste der får deres projekter igennem. En fælles template for businesscase kan vedhæftes programmet. Risikovurdering Alle strategier, programmer og projekter har en risiko for ikke at forløbe som forventet. Risiko påvirker tid, ressourceanvendelse, budgetter og dermed effekten af benefits og reducerer derved evnen til at effektuere valgte strategier. Undersøgelser viser at risikovurdering ikke er den stærkeste side i virksomheders projektunivers. Artemis 7 giver mulighed for at oprette et fælles sæt af risikodefinitioner, såvel kvantitative som kvalitative der kan knyttes til et program og projekt. Det er muligt at registrere såvel forventet effekt som sandsynligheden for at en given risiko indtræffer. Risikovurderingen giver endvidere mulighed for at oprette aktiviteter til imødegåelse af risici (risk mitigation) samt at foretage opfølgning på disse. Konkrete risici indgår således i den samlede vurdering af projekters attraktivitet og prioritering på lige fod med benefits. Risici og benefits indgår hermed struktureret i det samlede billede af virksomhedens evne til at eksekvere strategier på tværs af en lang række programmer og projekter og danner grundlag for at træffe langt bedre beslutninger. 3

4 Projektstyring Artemis 7 tilbyder Integration med Microsoft Project, for virksomheder der foretrækker at anvende denne løsning på detailniveau. Artemis 7 forbedrer projekteffektiviteten i virksomheden, idet det med Artemis 7 er muligt at: Artemis 7 gør det desuden muligt for projektledere at fremsøge og allokere ledige team medlemmer, der opfylder kompetencekravene til en given opgave, til projekter- og efterfølgende opdatere projektplanerne. identificere ressourceintensive programmer sikre et mere effektivt samarbejde mellem den øverste ledelse og de ressourceansvarlige evaluere programmer ud fra ROI, ressourceallokering og programmernes indvirkning på andre projekter i organisationen definere arbejdsbelastning ved investeringer foretage simuleringsanalyser af alternative investeringsstrategier og modellere omkostnings- og ressourcemæssige konsekvenser ved forskellige porteføljeændringer Ressourceallokering I rollen som leder består udfordringen blandt andet i at prioritere investeringer og ressourcebrug på tværs af virksomheden, og at få disse investeringsbeslutninger til at gå op i en højere enhed med virksomhedens overordnede forretningsstrategi. sammensætte projektteams gennem ressourcesøgnings- og tildelingsmekanisme lave forslag til allokeringer baseret på ønskede færdigheder, og på om medarbejderen i den givne periode har frie ressourcer Tidsregistrering Artemis 7 tilbyder virksomhedens ansatte en enkel mulighed for at rapportere det antal timer de indtil nu har arbejdet på et givent projekt, og hvor lang tid de forventer at skulle bruge på projektet fremover. Denne funktionalitet giver ledelsen et komplet billede af det arbejde der bliver udført i organisationen, og gør det muligt at beregne omkostningerne ved virksomhedens forskellige projekter. 4

5 Projektstatus Med Artemis 7s personlige workspace er det muligt for virksomhedens personale at se fremdriften i de opgaver og igangværende projekter som de enten deltager i eller har ansvaret for. Via "alert" funktionen i det personlige workspace får medarbejderne adgang til de nyeste opdateringer af projektstatus i real tid, samt meddelelser om ændringer eller kritiske forhold omkring deres projekter. Teknisk platform Artemis 7s webbaserede arkitektur er designet til at understøtte distribuerede miljøer. Databaser Oracle 8i (8.1.7) & 9i ( ) server on Windows NT, 2000 and SUN Solaris Microsoft SQL Server 2000 (SP3) on Windows NT and 2000 Browsere Microsoft IE 5.0, 5.5 and 6.0 on Windows 98 (SE), NT 4.0 (SP6a), 2000 (SP3), XP Professional (SP2) Netscape Navigator 4.7 on Windows 98 (SE), NT 4.0 (SP6a), 2000 (SP3), XP Professional (SP2) Type 4 JDBC Drivere BEA Weblogic jdriver V5.1 SP10/11 and V6.1 (for SQL Server) DataDirect Connect for JDBC drivers V and V3.2 (SP1) (for SQL Server) Oracle thin JDBC Drivers for Oracle V8.1.7 & V Note: Driver & Database version must be the same Microsoft Project intregration Artemis 7 kan integreres med Microsoft Project 2000 Contact For yderligere information, kontakt venligst Metier Scandinavia A/S Symbion Science Park, 244 Fruebjergvej 3 DK-2100 København Ø. Telefon: info@metier.dk Client Hardware Configuration Pentium level processor, screen resolution 1024x768 or higher, minimum RAM 256 Mbyte, recommended 512 Mbyte. Note: PCs running multiple applications concurrently may require more RAM Webservere Microsoft IIS V4.0 on Windows NT, Microsoft IIS V5.0 on Windows 2000 BEA Weblogic Server V6.1 on Windows 2000 IBM Websphere V4.0.4 on SUN SolarisServlet Engines New Atlanta ServletExec/ISAPI 4.2 for Microsoft IIS Native Servlet Engine for BEA Weblogic Server Native Servlet Engine for IBM WebSphere 5