Faxe Kommune 2015 Ledelsesnotat for Jobcenteret og Ydelsescenteret PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31
Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har i september 2015 gennemført revisionsbesøg i Jobcenteret og Ydelsescenteret i Faxe Kommune. Herunder har vi foretaget gennemgang af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse nr. 552 af 28. april 2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. Vi har i forbindelse med revisionen af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser. Formålet med revisionsbesøget har været at vurdere, hvorvidt der i kommunen er taget skyldig økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og ved driften af de virksomheder, der er omfattet af regnskabet for 2015. Vi har ved besøget stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). Revisionen af bevillingssager inden for de nævnte hovedområder er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Vi har derudover ved udvælgelsen af stikprøverne særligt vægtet nyetablerede bevillingssager på hovedområder, hvor der er adgang til at udøve et skøn. Endelig har vi stikprøvevis efterprøvet, om man ved etablering af nye bevillingssager og ved den løbende lovpligtige opfølgning har udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i 2 af 8
fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af de områder, som varetages i Jobcenteret og Ydelsescenteret, og som har relation til de beskæftigelsesmæssige områder i Faxe Kommune, som helhed har været varetaget på en hensigtsmæssig og betryggende måde i regnskabsåret 2015. Det er vores vurdering, at man som helhed lever op til lovgivningens og ministeriernes bestemmelser og vejledninger, og vi har ved gennemgangen ikke konstateret udbetaling af uforenelige ydelser. Revisionsbemærkninger Vores gennemgang har ikke givet anledning til revisionsbemærkninger. Redegørelse for den udførte revision Vi har foretaget revision af i alt 38 bevillingssager og har samlet set konstateret fejl i 7 af de gennemgåede bevillingssager: Område Kontanthjælp Fleksjob og ledighedsydels Enkeltydelser Sygedagpenge Antal sager 4 4 4 4 Antal fejl 0 0 1 2 Område Jobafklaringsforløb Integrationsområdet Uddannelseshjælp Forsikrede ledige Antal sager 4 4 4 4 Antal fejl 1 0 0 1 Område Personligt tillæg Seniorjob Antal sager 3 3 Antal fejl 0 2 3 af 8
Vurdering af interne forretningsgange og ledelses- og kvalitetstilsyn inden for beskæftigelsesområdet Vi har som led i revisionen af Faxe Kommunes regnskaber for 2015 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for sagsadministrationen er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision vurderet og efterprøvet væsentlige forretningsgange. Endelig har vi som led i revisionen vurderet og efterprøvet, om der er etableret et hensigtsmæssigt og betryggende internt ledelses- og kvalitetstilsyn. Overordnet kan det konkluderes, at der findes hensigtsmæssige faglige instrukser og arbejdsgange på væsentlige områder, og at arbejdsgangene for det interne ledelsestilsyn er velbeskrevne, og bliver efterlevet. Uddannelseshjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv med fokus på nye sager. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores opfattelse, at gældende regelsæt. Kontanthjælp efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter aktivlovens og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv med fokus på nyere sager. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores opfattelse, at gældende regelsæt. Jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse eller lønrefusion Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget jobafklaringsforløb med ressourceforløbsydelse eller lønrefusion. Sagerne er tilfældigt udvalgt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores opfattelse, at gældende regelsæt. Forsikrede ledige Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter lov om arbejdsløshedsforsikring mv. og beskæftigelseslovens bestemmelser. Sagerne er tilfældigt udvalgt på baggrund af lister udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede sager, som kan henføres til nedenstående fejltyper: I 1 sag er der ikke foretaget lovpligtig opfølgning rettidigt. Fejlen har ikke refusionsmæssig betydning. 4 af 8
I 1 sag ses første tilbud ikke at være værksat rettidigt. Fejlen har i den konkrete sag ikke refusionsmæssig betydning. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at gældende regelsæt. Vi vurderer de konstaterede fejl som værende enkeltstående. Integrationsområdet, kontanthjælp til personer omfattet af introduktionsprogrammet, tilbud, tilskud og hjælp i særlige tilfælde Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser til personer omfattet af integrationslovens bestemmelser. Sagerne er tilfældigt udvalgt på baggrund af bevillinger i KMD Aktiv, og der er primært lagt vægt på nyere sager. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til efterfølgende fejltyper: I 1 sag er der ikke inden for 3 måneder udarbejdet eller afgivet tilbud om integrationsplan, eller helbredsmæssig vurdering. Fejlene har ikke refusionsmæssig betydning, og er efterfølgende rettet op. På grundlag ad de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt, idet vi vurderer de konstaterede fejl som værende enkeltstående. Sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter sygedagpengelovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af uddata fra sygedagpengesystemet. Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til efterfølgende fejltyper: I 1 sag er der ikke indhentet lægelige oplysninger forud for første opfølgning inden udgangen af 8. uge regnet fra første fraværsdag. Der forelå dog indkaldelse til strålebehandling for borgeren, som kommunen har valgt at anvende, idet man henviser til muligheden for at undlade indhentning af lægelige oplysninger, hvis borger er for syg til at deltage i konsultationen. Det er vores opfattelse, at indkaldelse til behandling ikke kan sidestilles med lægeerklæring med lægefaglig vurdering, men såfremt kommunen vælger at undlade indhentning af lægelige oplysninger, bør grundlaget herfor fremgå at journalen, herunder beskrivelse af, hvornår og hvordan den lægelige dokumentation i sagen forventes at ville blive tilvejebragt. Fejlen har ikke refusionsmæssig betydning. I 1 sag er der ikke forinden iværksættelse af indsats for sygemeldte visiteret til kategori 2 og 3 udarbejdet en plan Min Plan. Fejlen har ikke refusionsmæssig betydning. 5 af 8
På grundlag ad de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt, idet vi vurderer de konstaterede fejl som værende enkeltstående. Enkeltydelser efter aktivloven Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget enkeltydelser efter aktivlovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af registreringer i KMD Aktiv. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til, at det ikke er kontrolleret, om borger har påtaget sig udgiften inden ansøgningen. Fejlen har ikke i den konkrete sag refusionsmæssig betydning. På grundlag ad de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt, idet vi vurderer den konstaterede fejl som værende enkeltstående. Fleksjob og Ledighedsydelse efter Aktivlovens og Beskæftigelseslovens bestemmelser. Vi har foretaget revision af 4 bevillingssager, hvori der er bevilget enkeltydelser efter aktivlovens bestemmelser. Sagerne er udvalgt tilfældigt på grundlag af registreringer i KMD Aktiv. Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager, hvorfor det er vores opfattelse, at gældende regelsæt. Seniorjob efter Lov om Seniorjob Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget bevilliget seniorjob. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af lister udleveret af Kommunen. Vi har konstateret fejl i 2 af de gennemgåede sager, som kan henføres til følgende fejltyper: I 1 sag har borger ikke registreret CV på Jobnet. Fejlen har ikke refusionsmæssig betydning. Jobcentret oplyser, at fejlen er rettet op og at man har samlet opgaven hos én medarbejder, med henblik på fremadrettet at sikre korrekt håndtering af opgaven. Der er i samme forbindelse udarbejdet blanket til brug for dette. I 2 sager er det ikke dokumenteret, at kravet om merbeskæftigelse er opfyldt i forbindelse med ansættelsen. Fejlene har ikke refusionsmæssig betydning. Kommunen har efterfølgende udarbejdet og eftersendt blanketter til revisor, hvor det er dokumenteret, at kravet om merbeskæftigelsen nu også i disse to sager er overholdt. På grundlag ad de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt, idet vi vurderer de konstaterede fejl som værende enkeltstående. Personligt tillæg til pensionister Vi har foretaget revision af 3 bevillingssager, hvori der er bevilget bevilliget personligt tillæg. Sagerne er udvalgt tilfældigt på baggrund af lister udleveret af Kommunen. 6 af 8
Vi har ikke konstateret fejl i de gennemgåede sager. På baggrund af de samlede resultater af gennemgangen er det vores opfattelse, at området administreres hensigtsmæssigt og i overensstemmelse med gældende regelsæt. Opfølgning på revisionsberetning for 2014 Vi har endnu ikke modtaget Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekrutterings decisionsskrivelse, vedrørende beretning om revision af de sociale regnskaber for 2014. Fravalg af områder I henhold til Regnskabsbekendtgørelsen skal revisor redegøre for og begrunde fravalg af gennemgang af personsager på områder eller konti, hvor revisor på anden måde har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen er betryggende. Endvidere skal revisor udarbejde en turnusrevisionsplan for de konti, der ikke bliver revideret hvert år. For efterfølgende områder har vi fravalgt særskilt gennemgang af personsager for 2015 på baggrund af, at vi har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen af bevillingsområdet er hensigtsmæssig og betryggende, enten fordi området indgår som delelementer i øvrige reviderede områder, og/eller, at resultaterne fra revisionen af områderne de seneste år har vist, at disse administreres hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt. Servicejob (løntilskud) Fleksydelse Tilskud til hjælpemidler mv efter Beskæftigelseslovens kap. 14 Servicejob Jobrotation Repatriering Ressourceforløb For funktion 5.68.90 Driftsudgifter, jf. LAB kapitel 10 mv. er der ikke særskilt udvalgt sager, men såfremt der indgår tilbud i de øvrige udvalgte sager med kontanthjælp, og aktivering bliver dette også kontrolleret. Følgende områder overgik til UDK fra 1. maj 2015, hvorfor der ikke er gennemført revision heraf i 2015. Fleksydelse Delpension Efterlevelseshjælp efter Aktivlovens 85a 7 af 8
Afslutning Såfremt I skulle have behov for yderligere drøftelser af dette notat, er I velkomne til at kontakte manager Bente Maarslet på e-mail bem@pwc.dk eller tlf.: 2166 1094 eller Senior Associate Lene Christensen på e-mail lcn@pwc.dk eller tlf.: 2054 8757. København, den 11. januar 2016 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Jesper Møller Langvad statsautoriseret revisor Jesper Randall Petersen statsautoriseret revisor 8 af 8