Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 30. oktober 2014 kl. 17.00, Havneholmen, ML-Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Anette Hertz, Rikke Linnemann (Ref.) Afbud: Susan Sagnsby, Jens Wenzel Andreasen, Flemming Løvenhardt, Lars Emanuel Mødeleder: Anders Brøgger Indstillings- og drøftelsespunkter Præsentation ny direktør Morten Boje Morten Boje præsenterede kort sig selv. Morten er 38 år og er uddannet i statskundskab fra KU. Morten har erfaring fra Deloitte, Finansministeriet, Københavns Kommune herunder Socialforvaltningen samt Teknik- og Miljøforvaltningen Kendetegnet for Mortens karriere har været et samfundsvendt aspekt - hvordan lever vi sammen, hvordan fungerer boligområderne ligesom Morten har bevæget sig i spændingsfeltet mellem drift og politik. Morten er motiveret af jobbet hos 3B, fordi han her får mulighed for at arbejde i en organisation med et stærkt værdigrundlag samt se hvordan tingene fungerer i virkeligheden. Der er planlagt et introforløb i hele organisationen inkl. formandskabet. 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 19/20. september er vedlagt til godkendelse (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 21. oktober 2014 er vedlagt til orientering. (eftersendes) Referatet af bestyrelsesmøde/seminar den 19. og 20. september blev godkendt uden kommentarer. Referatet af FU-Møde den 21. oktober blev taget til 1
2. Revisionsprotokol Der er ikke indskrevet nyt i protokollen siden sidste møde. 3. Indstilling - Budget 2015 for foreningen Forud for udarbejdelse af afdelingsbudgetterne blev der udarbejdet et budgetforslag for foreningen i marts 2014. Budgettet blev forelagt og godkendt på bestyrelsesmødet i marts. Marts-budgettet balancerede med et underskud før renter på 478 t.kr. og 207 t.kr. efter renter. Det var på daværende tidspunkt direktionens vurdering, at det var muligt at finde driftsbesparelser eller merindtægter, der kunne dække budgetmankoen. Nærværende budgetforslag udviser et overskud på 222 t.kr., svarende til nettorenteoverskuddet. Budgettet balancerer med 150,6 mio. kr. Der henvises i øvrigt til vedlagte budgetnotat. Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender budget 2015, som indebærer, at grundbidraget (administrationsbidraget) er forhøjet med to pct. i forhold til budget 2014, svarende til et grundbidrag på 3.948 kr. pr. lejemålsenhed. Bent Frederiksen fremlagde kort principperne for budgetlægningen, hovedtallene samt de benyttede begreber. Der var en drøftelse om rimeligheden i nogle af de lovmæssige gebyrer bl.a. restancegebyrerne, som er en byrde, der pålægges de svageste. Bestyrelsen og administrationen er enig i, at dette er en vigtig politisk diskussion, der skal prioriteres i nærmeste fremtid. Administrationshonorar og tillægsydelser blev ligeledes diskuteret i forhold til, hvilke ydelser der skal faktureres separat og hvilke, der skal være en del af administrationshonoraret også set i forhold til signalværdien. Tillægsydelser opgøres lige nu ud fra et kostægte princip, men det vil kræve en del mere detaljeret tidsregistrering hos medarbejdere, hvis det skal blive helt korrekt. Bestyrelsen godkendte budget 2015 herunder en forhøjelse af administrationsbidraget på to procent i forhold til budget 2014. 4.. Indstilling - Budget 2015 for afdelinger med ikkegodkendte budgetter Drifts- og serviceudvalget behandlede afdelingsbudgetterne på sit møde den 8. oktober og indstiller dem til bestyrelsens godkendelse, jf. vedlagte uddrag af referat. Vedlagt notat vedr. afdelingsbudgetter og oversigt over alle lejereguleringer i 2014. Bent Frederiksen præciserede, at punktet naturligvis gælder godkendelse af alle afdelingers budget. Thomas Forchhammer forlod lokalet under behandling af Teglværkshavens budget. 2
Oversigten er opdelt på boligafdelinger, ældreboliger, almen bolig+ boliger, institutioner og særboliger samt oversigt over afdelinger, hvor budget er blevet nedstemt. Institutioner og særboliger behandles ikke på afdelingsmøder, men drøftes med de respektive kommuner. Disse budgetter skal godkendes af organisationsbestyrelsen. 4 boligafdelinger har ikke godkendt budgettet på deres afdelingsmøde. Det drejer sig om Bogfinkevej Händelsvej Teglværkshaven Ved Rosenhaven. Vedlagte bilag med indstillinger af ikke godkendte afdelingsbudgetter indeholder sagsfremstilling af det enkelte budget. Disse indstillinger fremsendes ligeledes til de respektive kommuner. Det indstilles, at bestyrelsen godkender alle afdelingsbudgetter, herunder afdelinger, der ikke har afdelingsbestyrelse afdelingsbudgetterne for Bogfinkevej, Hãndelsvej, Ved Rosenhaven og Teglværkshaven at Bogfinkevej ydes et driftsstøttelån fra dispositionsfonden på 1.637.172 kr., indtil der er en afklaring af mellemværendet med Københavns Kommune at de ikke godkendte budgetter fremsendes til godkendelse i de respektive kommuner Bestyrelsen godkendte alle afdelingsbudgetter, herunder afdelinger, der ikke har afdelingsbestyrelse afdelingsbudgetterne for Bogfinkevej, Hãndelsvej, Ved Rosenhaven og Teglværkshaven at Bogfinkevej ydes et driftsstøttelån fra dispositionsfonden på 1.637.172 kr., indtil der er en afklaring af mellemværendet med Københavns Kommune at de fire ikke godkendte budgetter fremsendes til godkendelse i de respektive kommuner 5. Evaluering - Budgetforløb og afholdte budgetafdelingsmøder Til brug for organisationsbestyrelsens evaluering er vedlagt et kort rids af administrationens indtryk fra debatterne på afdelingsmøderne og oplevelsen af årets budgetproces. Det store tema på årets afdelingsmøder har været huslejeniveauet og det kan ses som et tegn på, at beboerne er mere pressede, bl.a. på grund af kontanthjælpsreformen m.v. 3
Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen drøfter budgetforløbet og afviklingen af årets afdelingsbudgetmøder. Dette tema afleder et naturligt fokus på effektiv drift som et stort tema herunder samdrift, udbud, generel sparsommelighed i organisationen, investeringer med kort tilbagebetalingstid, enkelhed m.m. Rent praktisk kan det være formålstjenligt fremadrettet at rette opmærksomheden mod afstemningsprocesserne for at sikre et optimalt forløb. Afdelingsbestyrelserne kan også blive mere synlige og aktive på mødet som en integreret del af beretningen kunne den enkelte bestyrelse informere om aktivitetsmidlerne, herunder budget for det kommende år. Denne del vil bestyrelsen drøfte på møde februar. Endelig var der et ønske om, at de ansatte var mere synlige på møderne, specielt i de møder hvor der var lidt uro blandt deltagerne. 6. Indstilling - Politik inkasso (fraflytning/boende) Boligforeningen 3B ønsker at være en effektiv og konkurrencedygtig servicevirksomhed. Samtidig påtager 3B sig et medansvar for at løfte de samfundsmæssige udfordringer og skabe rammerne for et godt hverdagsliv. For at kunne navigere i dette spændingsfelt er det derfor nødvendigt med en politik på området, så der ligger en fast procedure. Udkast til denne politik er vedlagt til bestyrelsens drøftelse og godkendelse. Administrationen indstiller, at bestyrelsen drøfter og godkender politik for opkrævning af tilgodehavender hos nuværende og tidligere beboere. Sektoren har et fælles problem med de sociale nomader. Tallene viser, at antallet af udsættelser desværre ikke vil falde i forhold til 2013, men de stiger dog heller ikke, hvilket også kan afspejle den øgede indsats. Bestyrelsen drøftede muligheden for og nødvendigheden af et proaktivt team til at hjælpe de beboere, der gentagne gange har betalingsproblemer. En mulighed kan være at bruge BDK s projekt Stop udsættelser som løftestang for arbejdet samt knytte Demokrati- 4
og Kommunikationsudvalget op som drivere. Bestyrelsen ønsker til næste møde en oversigt over, hvorfra beboerne med betalingsvanskeligheder kommer kommunal henvisning eller venteliste samt hvilken etnisk baggrund. Bestyrelsen godkendte politik for inkasso. 7. Indstilling SURF Valby Styregruppen i SURF Valby ønsker at udvide det boligsociale projekt i de sidste 2 år af projektperioden med en 4. medarbejder, da det har vist sig at være utilstrækkeligt med kun tre medarbejdere til at løfte de mange udfordringer. 3B har derfor udarbejdet en tillægsansøgning på 1.885.000 kr. for 2015 og 2016, og det kræver en lokal medfinansiering på 12½ % hvilket svarer til 117.750 kr. årligt. Der lægges op til, at de tre boligafdelinger Folehaven, Valbyejendommene og Hornemanns Vænge og 3B/PAB deles om udgifterne, så 3B skal betale årligt 43.000 kr. i 2015 og 2016. Redegørelse vedlagt. Administrationen indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender 3B s engagement i indsatsen som beskrevet oven for samt at administrationen på dette grundlag bemyndiges til på vegne af 3B og PAB at indsende tillægsansøgning til Landsbyggefonden Bestyrelsen godkendte 3B s engagement som beskrevet i indstillingen samt at administrationen bemyndiges til at indsende tillægsansøgning til LBF. 8. Indstilling - Dokumentationspakke 2014 Dokumentationspakken består igen i år af elektroniske oplysningsskemaer - en samlet for 3B (vedlagt) samt en for hver afdeling (tilgængelig på x3b). Afdelingsskemaerne er lavet med input fra afdelingsbestyrelserne. I år har 63 % deltaget. I løbet af sommeren har de endelige udkast til skemaer været i høring hos afdelingsbestyrelserne. Der kom to kommentarer (Valmuen om skimmelsvamp-sag, Vinhaven om støjende unge). De ekstra kommentarer er medtaget. Deltagelse fra politisk side bliver: København: Formandskabet samt Bent Frederiksen Herlev: Formandskabet samt Bent Frederiksen Ballerup: Jens W. Andreasen samt Steffen eller Iris og områdechef Thomas Lund 5
FU har behandlet punktet på møde den 21. oktober og indstiller, at bestyrelsen godkender dokumentationspakken 2014 samt drøfter den politiske deltagelse til styringsdialogmøder 2014 med Københavns, Herlev, Ballerup, Høje-Taastrup. Vi kender endnu ikke datoer for møderne, udover mødet med Fredensborg, som finder sted allerede 11. november. Vi forventer de øvrige møder finder sted primo 2015. Høje Taastrup: Steffen Morild og områdechef Thomas Lund Hvidovre og Gladsaxe Kommune holder mere generelle møder, hvor Formandskabet deltager i Gladsaxe. Iris Gausbo samt Ellen Vedelsby deltager i Hvidovre. 9. kreds har startet et længerevarende arbejde omkring styringsdialogen og dokumentationspakken og vil holde et kredsmøde. Bestyrelsen godkendte dokumentationspakken 2014. 9. Indstilling Udlejningsaftale Københavns Kommune BL s 1. kreds og Københavns Kommune har gennem snart mange år haft en stor udlejningsaftale, omfattende godt 53.800 almene boliger i kommunen. Aftalen har været en succes og hjælper på beboersammensætningen i afdelingerne. Den nuværende aftale udløber med udgangen af 2014, hvorfor der siden februar 2014 har været forhandling om en ny aftale for de kommende fire år (2015 2018). Forhandlingerne er nu så langt, at resultatet er præsenteret for 1. kreds på et informationsmøde den 8. oktober. Efterfølgende skal aftale behandles på et kredsrepræsentantskabsmøde i november og i Borgerrepræsentationen i december. Bent Frederiksen gennemgik hovedsigtet med og hovedelementerne i aftalen. Bestyrelsen drøftede konsekvensen af de fleksible regler samt muligheden for at modvirke dette i fremtiden ved at tilbyde billige boliger både i eksisterende byggeri og i nybyggeri for at afhjælpe sociale problemer.. Udlejningsaftalen og dias om aftalen er vedlagt. Desuden er vedlagt notat, der beskriver administrationens indstilling til, hvordan de fleksible regler skal implementeres i 3B. 6
Aftalen er en rammeaftale, som skal behandles i alle boligorganisationer i København og efterfølgende udfyldes af de enkelte boligorganisationer. Da den nye aftale træder i kraft den 1. januar 2015, skal implementeringen af den igangsættes nu. Derfor indstilles, at bestyrelsen drøfter og godkender udlejningsaftalenaftalen bestyrelsen godkender implementeringen af de fleksible regler, som beskrevet i notatet Bestyrelsen godkendte udlejningsaftalen og herunder de fleksible regler som beskrevet i det udsendte notat. 10. Status - Egedalsvænge Der vil blive givet en mundtlig orientering på mødet. Anders Brøgger forlod lokalet under behandling af punktet. Til bestyrelsens orientering har den afsatte afdelingsbestyrelse indbragt beboerklagenævnets afgørelse for retten, hvorfor der er udtaget stævning mod 3B. Stævning vedlagt. Klimaprojekt: Der holdes administrativt møde den 18. november samt møde med naboafdelingerne for at afstemme forløb m.m. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til Byggesag: 3. december er der informationsmøde med beboerne omkring byggesagen. Center for Konfliktløsning: Holdt møde i denne uge og processen kører fortsat. Opfølgning afdelingsmøde: Udvalgsstrukturen er ved at være på plads bl.a. nedsat et TVudvalg og et fraflytningsudvalg. Der er ligeledes nedsat et aktivitetsudvalg, som har stået for en Eid-fest, sommerfest og næste aktivitet er juletræsfest. 10. november holdes møde med haveforeningerne. 7
Aktivitetsliste inkl. budget og lokalefordeling er næsten i mål inkl. aftalegrundlag for brug af lokalerne. 27. november er der afdelingsbestyrelsesmøde med efterfølgende banko, hvor Iris Gausbo og Jens W. Andreasen deltager. Der arbejdes fortsat på at finde en boligsocial medarbejder. Der har været en runde med ansøgere, uden egnede kandidater og der tages derfor en runde til. På næste organisationsbestyrelsesmøde vil der blive fremlagt en strategiplan for det videre arbejde i afdelingen. 11. Indstilling - Kontaktpersonordning og områdemøder Demokrati- og kommunikationsudvalget har på sit seneste møde drøftet kontaktpersonordning og områder og har på baggrund heraf udarbejdet nedenstående indstillinger: Formanden for Demokrati- og Kommunikationsudvalget Ellen Vedelsby gennemgik kort oplægget fra udvalget Kontaktpersonordning Bestyrelsen har tidligere besluttet, at alle afdelingsbestyrelser skal have en direkte kontakt til organisationsbestyrelsen kontaktpersonordningen - for på den måde at styrke båndet mellem afdelingsbestyrelserne og bestyrelsen. Demokrati- og kommunikationsudvalget blev på sidste møde bedt om at formulere principperne i ordningen: Hvad ordningen går ud på, hvad afdelingsbestyrelserne kan forvente af deres kontaktperson og hvad kontaktpersonen som minimum skal tilbyde afdelingerne. Bestyrelsen godkendte principperne for kontaktpersonordningen og tilsluttede sig, at der hurtigst muligt sendes information ud. Deadline for tilbagemelding til administrationen omkring eventuelle skift er onsdag den 5. november kl. 12.00. Iris Gausbo slog et slag for øget brug af den lukkede facebook gruppe for afdelingsbestyrelserne, hvor organisationsbestyrelserne 8
Udvalget indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte notat om principperne for kontaktpersonordningen. kan lægge info op omkring arrangementer m.m. Områdemøder Bestyrelsen har tidligere besluttet, at netværksmøderne skal erstattes af områdemøder, hvor der både kan behandles generelle og lokale emner. Demokrati- og kommunikationsudvalget har udviklet et forslag til koncept for møderne. Der lægges op til fem lokale områder, hvor der holdes to årlige møder et efterår og et forår. I ulige år afløser fælleskonferencen forårets områdemøder. Møderne holdes i lokale beboerhuse og foreslås indledt med et fagligt indlæg gerne fra en ekstern oplægsholder. Herefter vil faste punkter være Nyt fra organisationsbestyrelsen og fra virksomheden 3B og der sluttes af med tid til erfaringsudveksling. Det er medlemmerne af Demokrati- og kommunikationsudvalget, der er tovholdere i de enkelte områder, men kontaktpersonerne og de relevante medarbejdere har ansvar for at komme med input til aktuelle temaer. Bestyrelsen godkendte konceptet for områdemøderne samt inddelingen af områderne. Udvalget indstiller, at bestyrelsen godkender vedlagte koncept for områdemøder og inddeling af områderne. Byggesager 12. Nybyggeri Vedlagt notat, der giver en status på de to igangværende nybyggerier, Sundholm Syd og Midgård. Byggerierne kører efter planen med den tilføjelse, at Sundholm Syd er ca. 2 måneder forud for tidsplanen. Bent Frederiksen uddybede det udsendte notat. Notatet giver også en status på fire godkendte nybyggerier, som endnu ikke er igangsat, nemlig Teglholmen, Kløverbladsgade, Skovkvarteret i Ørestad Syd og Hørgården 3, Alle sager kører efter planen, men pga. lokalplansforhold vil Kløverbladsgade og Teglholmen trække lidt ud. 9
København Kommune er i gang med udbud af grundkapital. Byggeudvalget drøfter på deres møde den 20. oktober mulighederne og vil på baggrund heraf udarbejde en indstilling til bestyrelsen om 3B s deltagelse i udbuddene. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager vedlagte orientering vedr. igangværende og godkendte byggesager til Bestyrelsen tog orienteringen og indstillingen til Temadrøftelser 13. Budgetlægning herunder administrationsbidrag og prissætning Oplæg ved Bent Frederiksen. Dias og evt. andet materiale eftersendes. Dette punkt tages i deltaljer på et af de næstkommende møder. Orientering fra udvalgene 14. Ad-hoc udvalg Ad-hoc udvalget har holdt møde den 20. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra møde vedlagt til orientering. (eftersendes) Det indstilles, at orienteringen tages til Steffen Morild orienterede kort om arbejdet i gruppen og den fremadskridende proces med at løse de beskrevne problematikker i givne afdelinger. 15. Byggeudvalg Byggeudvalget har holdt møde den 20. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet vedlagt til orientering. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning og noterede med tilfredshed planerne om inddragelse af et professionelt medlem. 16. Demokrati- og kommunikationsudvalg Demokrati- og kommunikationsudvalget har holdt møde den 15. oktober. Udvalget konstituerede sig med Ellen Vedelsby som formand. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet vedlagt til orientering. Ellen Vedelsby orienterede kort om velkomstkurset, som var velbesøgt og med god stemning. 10
Det indstilles, at orienteringen tages til 17. Drifts- og service udvalg Drifts- og serviceudvalget har holdt møde den 8. oktober. Formanden for udvalget giver en orientering, referat fra mødet er vedlagt til dagsordens punkt 4 til orientering. Daniel Majgren orienterede kort om de hovedfokusområder, udvalget arbejder med herunder samdrift, henlæggelser, husdyr m.m. Det indstilles, at orienteringen tages til Orienteringspunkter 18. Status workshops Invitationer til de fire workshops er udsendt. Der vil på mødet blive orienteret om tilmeldinger m.m. Det indstilles, at orienteringen tages til Det generelle billede er manglende tilslutning og workshoppen Nybyggeri er aflyst, da ingen har tilmeldt sig. Dette vil i stedet blive et internt møde med deltagelse af Byggeudvalget og ad hoc udvalg. 19. Status bestyrelsesudvikling (program, datoer mm.) Der vil blive givet en orientering på mødet. Administrationen orienterede om mulige datoer. Aftalt, at Rikke Doodler til hele bestyrelsen hvor der vil være svarfrist onsdag den 5. november. 20. Status samdrift Øst/Vest Vedlagt er oversigt med status på de forskellige samdriftsområder. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til 21. Sociale mål 2020 Som orienteret om på et tidligere bestyrelsesmøde er Kundechef Solvejg von Barm blevet inviteret til at deltage i følgegruppen for Socialstyrelsens projekt om- 11
kring forankring af resultaterne fra Hjemløsestrategien. Vedlagte bilag beskriver status på dette arbejde samt øvrige aktiviteter på området, hvor 3B er involveret. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og anerkendte Solvejg von Barm indsats. 22. Udlejningssituationen Vedlagt oversigt over ledige boliger og erhvervslejemål/institutioner pr. 30. september 2014, hvor det samlede lejetab udgør kr. 3.934.66,53. Hovedforklaringen på det store tab er, som det er bestyrelsen bekendt, Solvang Centret. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til 23. Fraflytning 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over fraflytningsprocent for alle familie-, ungdomsboliger og ældreboliger; hvor det fremgår, at der i 3. kvartal 2014 har været 274 fraflytninger, samt at fraflytningsprocenten var 2,39 %. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til 24. Indflytning 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over indflytninger for alle familieboliger i 3. kvartal 2014. 25. Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til Restancer 3. kvartal Til bestyrelsens orientering er vedlagt statistik over restancer og udsætteler for de første tre kvartaler af 2014. Som det fremgår af statistikken, har der været 30 udsættelser i de første tre kvartaler af 2014. 12
Administrationen indstiller, at bestyrelsen tager orienteringen til 26. Orientering fra formand / direktion Fra formanden: Formanden Henvendelser vedr. adgang til Egedalsvænge fra forskere, studerende m.m. administreres af Anette Hertz i tæt samarbejde med Jens W. Andreasen og Iris Gausbo. Bestyrelsesakademiet er i gang og det tegner godt. Bestyrelsen vil fortsat prioritere at deltage og med tiden forhåbentlig få hele bestyrelsen igennem og dermed drage fordel af det større netværk. Socialøkonomisk virksomhed/csr har stort fokus og 3B ønsker at tage teten inden for området i sektoren. Der vil komme et oplæg til bestyrelsen til det første møde i 2015. Formanden orienterede kort om øvrige løbende småsager. Fra direktionen: Direktionen Holdt møde med Fredensborg Kommune vedr. bl.a. 18+ samt med Ballerup Kommune omkring boligforsyningssituationen. Andre: Andre: Stina Thorsvang, ny medarbejderrepræsentant, præsenterede kort sig selv. 27. Eventuelt 13