Referat Møde nr.: 1/2009 Mødedato: mandag den 05-01-2009 Mødetidspunkt: 16:00-20:00 Mødested: Harhoff Rådhuset Medlemmer Niels Ulrich Hermansen (NUH) V Bent Pedersen (BP) O Poul Erik Madsen (PEM) C Hanne Hyldgaard (HH) B Tulle Olsen (TO) Y Benny Christensen (BC) A Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A Sadik Topcu (ST) A Britta Nielsen (BN) F Fraværende Tulle Olsen (TO) Y Bemærkninger
Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar 2009...2 2. Servicecheck på kommunens kasse- og regnskabsregulativ...2 3. Opsamling på temamøde 25. november 2008...2 4. Parkeringshus ved Ringsted Station...3 5. Tids- og handleplan for trafiksikkerhed...4 6. Sluk lyset Danmark, 2009...5 7. Konsekvenser af besparelser i administrationen...6 8. Frit valgs takster på ældreområdet 2008...7 9. Ungdomslederprisen 2009...8 10. Kultur- og Oplevelsesøkonomi i Ringsted Kommune...9 11. Budgetrapport pr. 31. oktober 2008 - samlet oversigt...11 12. Budgetmæssige konsekvenser...11
1. Orientering fra borgmester og kommunaldirektør - januar 2009 Sagsid: 08/29880 Borgmesteren orienterede om, at sag om finansiering af hjælpemidler først er på dagsordenen den 27. januar 2009. 2. Servicecheck på kommunens kasse- og regnskabsregulativ Sagsid: 08/34307 Kommunens eksterne revision, BDO Kommunernes Revision, er blevet anmodet om at lave et servicecheck på kommunens kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. Regulativet blev udfærdiget i 1995 og er løbende blevet suppleret med uddybende bilag. Revisionen vil på mødet præsentere de overvejelser, man bør gøre sig ved fastlæggelse af kontrolniveauer, ressourceindsats og organisering. Revisionen er - i forlængelse af servicetjekket - blevet anmodet om at bistå med procesarbejde omkring fastlæggelse kontrolniveauer. Økonomidirektøren indstiller, at orienteringen tages til efterretning, idet der - med bistand fra kommunens revision - udarbejdes konkrete forslag til eventuelle ændringer i regulativ, bilag og organisering. Forslag forventes at foreligge til udvalgets martsmøde. For BDO Kommunernes Revision mødte chefrevisor Anders Ganer og chefrevisor Nicolai Porslund. Til efterretning. 3. Opsamling på temamøde 25. november 2008 Sagsid: 08/31550 - Åben: Rev. tidsplan 25. november.doc - Åben: Politiktemaer.doc - Åben: BUDGET 2010.doc - Åben: Administrativ drejebog v2 (2).doc
Byrådet blev på et temamøde den 25. november 2008 forelagt et udkast til henholdsvis politikområder, der beskriver kommunens samlede aktivitetsområde samt administrativ drejebog for budgetlægningen 2010-13. For politikområderne blev også forelagt skabelon for, hvordan områderne beskrives. Oplægget om politikområder indeholder forslag om 3 tværgående politikområder, nemlig klima og strategi, sundhed og borgerinddragelse. For de 3 politikområder beskrives det overordnede politiske ambitionsniveau. Når disse er beskrevet skal alle politiske udvalg inden for deres ressortområde søge at leve op til ambitionsniveauet. Hvert af de 3 politikområder er tillige beskrevet som et område under et stående udvalg. Udvalget er ansvarlig for det operative niveau, d.v.s. at få udarbejdet handleplaner for området. Den administrative drejebog indeholder beskrivelse af samtlige trin i budgetfasen, herunder en konkret tidsplan. Der ønskes en drøftelse, hvor tilkendegiver rammerne for direktionens endelige udformning af oplæg, der forelægges 5. januar 2009. Kommunaldirektøren indstiller, at : drøfter hvorvidt politikområder skal anvendes i det videre arbejde med mål- og rammestyring drøfter antal og benævnelse af politikområder, herunder tværgående områder drøfter beskrivelsesskabelon for politikområder drøfter principper for administrativ drejebog for budgetlægning drøfter tidsplan for budgetlægning Beslutning i den 01-12-2008 Direktionen udarbejder konkrete forslag til førstkommende møde.. en godkendt. 4. Parkeringshus ved Ringsted Station Sagsid: 08/34062 Parkeringsarealerne ved Ringsted Station er i dag helt utilstrækkelige. Pladsen ved selve stationen er hver dag helt optaget og der forgår en uhensigtsmæssig parkering i de tilstødende boligkvarterer. Folketinget er i gang med en behandling af trafikplanen. I den forbindelse vurderes det af stor betydning, at Ringsted Kommune kommer med et konkret forslag til hvor et parkeringshus bedst kan placeres.
kan herefter drøfte hvordan forslaget bedst mulig bliver fremmet i den forestående prioriteringsdebat. Teknisk Forvaltning har et skitseforslag under udarbejdelse til forelæggelse på mødet. Teknisk direktør indstiller, at anbefaler forslaget, og at det fremsendes til DSB samt andre relevante parter der beskæftiger sig med etablering af et parkeringshus ved Ringsted Station. Sagen genoptages på ekstraordinært Økonomiudvalgsmøde den 12. januar 2009 kl. 18.30. 5. Tids- og handleplan for trafiksikkerhed Sagsid: 08/33765 - Åben: Tidsplan for trafiksikkerhedstiltag jf. budget 2009 Byrådet besluttede i forbindelse med budget 2009 at afsætte et årligt beløb på 2 mio. kr. til trafiksikkerhedsområdet, det blev samtidigt besluttet at Trafiksikkerhedsplanen fra år 2000 skulle revideres, idet man ønsker at sætte fokus på trafiksikkerheden omkring kommunens skoler. Endvidere blev det besluttet at lokale repræsentanter skal inddrages i arbejdet med trafiksikkerhed. Endeligt blev det besluttet at der inden 1. januar 2009 udarbejdes en tids- og handleplan (bilag) I forbindelse med budget 2009 igangsættes arbejdet vedrørende trafiksikkerhedsområdet, der er således vedhæftet Tids- og handleplan for området. Tids- og handleplanen tager udgangspunkt i 3 ting: Etablering af trafiksikkerhedsudvalg Revision af trafiksikkerhedsplan år 2000 Høring Ingen Vurdering Ingen Økonomi Ingen Trafiksikkerhedsinvesteringer indtil planen er færdig. Teknisk direktør indstiller, at tids- og handleplanen godkendes og efterfølgende oversendes til Miljø- og Teknikudvalget for igangsætning.
en tiltrådt med den tilføjelse, at Miljø- og Teknikudvalget på sit møde i februar udpeger repræsentanter til Trafiksikkerhedsudvalget. 6. Sluk lyset Danmark, 2009 Sagsid: 08/27390 - Åben: Notat.doc - Åben: VS: Sluk lyset kampagne Ringsted Kommune - Nyhed_SEAS-NVE slukker lyset i Slagelse.doc Danmarks kommuners borgmestre har fra WWF, Verdensnaturfonden modtaget en invitation til at deltage i Kampagnen Sluk lyset i Danmark, 2009. Ringsted Kommunes borgere vil blive opfordret til at deltage via en kampagne fra Agenda 21 kontoret. Sluk lyset Danmark foregik for første gang lørdag den 29. marts 2008 og fik stor opbakning af befolkningen. En repræsentativ undersøgelse viste, at 33 % af københavnerne og esbjergenserne valgte at deltage i Sluk lyset Danmark. Sluk lyset Danmark - en time fuld af aktiviteter I Danmark slukkede 18 danske kommuner centrale pladser, torve, rådhuse og kommunale bygninger. Samtidig svirrede byerne med kulturelle aktiviteter, arrangementer og events rundt om i landet. Fra ghostwalking på Sønderborg Slot og akustisk koncert på café Nordkraft i Aalborg til Sluk lyset Festival på Vesterbro i København med akustiske koncerter og sessions på bydelens trendy barer. Sluk lyset Danmark blev en stor succes, og den største klimaevent i Danmark nogensinde. Sluk lyset Danmark del af Earth Hour Sluk lyset Danmark er den danske udgave af den globale event kaldet Earth Hour. Klimaeventen startede i Sydney i Australien i 2007 med opfordring om at slukke lyset en time. Det blev en stor succes, hvor 57 % af Sydneys befolkning valgte at deltage. Se mere www.burningpanda.dk Høring Ingen Vurdering Der er mange kommuner, der deltager i denne events, hvor meningen er at sætte spot på CO2 udledningen samt det specielle, at næste vigtige klimatopmøde foregår i Danmark. Økonomi Det er teknisk nemt at slukke for ca. 1/3 af gadebelysningen uden større problemer. Det er også muligt at slukke ned i de fleste Kommunale bygninger, oplyste kirker samt på Torvet. Udgift kr. 6-8.000 kr. Kommunaldirektøren indstiller, at beslutter om Ringsted Kommune skal
deltage i kampagnen. ønsker på mødet den 27. januar 2009 forelagt forslag til konkrete initiativer i forbindelse med Sluk lyset Danmark den 28. marts 2009. 7. Konsekvenser af besparelser i administrationen Sagsid: 08/770 - Åben: Direktionens vurdering af konsekvenser af besparelser på administrationen - Åben: Besparelser på Social- og Sundhedsforvaltningen - Åben: Besparelser på Teknisk Forvaltning - Åben: Besparelser på Løn- og Personaleafdelingen - Åben: Bilag til besparelser på Løn- og Personaleafdelingen Der er i budget 2007, 2008 og 2009 besluttet besparelser på kommunens administration, som samlet betyder, at der gennemføres besparelser på 6,6 mio. kr. med virkning fra 2009. Besparelserne har ført til en personalereduktion på 15 årsværk, hvoraf 3 er udmøntet ved afskedigelser. Nu foreligger direktionens vurdering af konsekvenserne for opgaveløsningen med færre medarbejdere. Der er i vedlagte notat (bilag) om direktionens vurdering af konsekvenser af personalereduktioner i administrationen en redegørelse for konsekvenserne for de enkelte forvaltninger og stabe: 1. Social- og Sundhedsforvaltningen 2. Teknisk Forvaltning 3. Børne- og Kulturforvaltningen 4. De centrale stabe og Byrådssekretariatet For så vidt angår Social- og Sundhedsforvaltningen er det forudsat, at åbningstiden i Borgerservice og Jobcentret indskrænkes med 1 time dagligt, så der først åbnes for fysiske henvendelser fra kl. 11.00 mod nu fra kl. 10.00. Høring Konsekvenserne har været drøftet med ledere og medarbejdere. Af vedlagte bilag vedrørende Social- og Sundhedsforvaltningen, Teknisk Forvaltning og Løn- og Personaleafdelingen fremgår skriftlige input fra ledere og medarbejdere som har dannet grundlag for direktionens vurdering. Kommunaldirektøren indstiller, at direktionens vurdering tages til efterretning, herunder
at åbningstiden i Borgerservice og Jobcentret indskrænkes med 1 time dagligt, så der først åbnes for fysiske henvendelser fra kl. 11.00 mod nu fra kl. 10.00. tager direktionens vurdering til efterretning, men ønsker den 27. januar 2009 foretaget vurdering af en ensartet åbningstid i hele administrationen. 8. Frit valgs takster på ældreområdet 2008 Sagsid: 05/18179 Byrådet - Åben: Fritvalg takster 2009 - Åben: Fritvalg takster - 2008 i 2009-priser På baggrund af Byrådets beslutning den 9. december 2002 om indførelse af godkendelsesmodellen på fritvalgsområdet for hjemmehjælp skal Byrådet - ifølge bestemmelserne i Lov om Social Service og efter indstilling fra og Socialog Sundhedsudvalget - fastsætte taksterne for frit valg på ældreområdet, mindst én gang årligt. Taksterne fremgår af vedlagte bilag. Taksterne anvendes både til afregning af private og offentlige leverandører af hjemmehjælpsydelser, samt den private leverandør af madservice. Normalt er frit valgs taksterne opgjort på baggrund af detaljerede gennemgange af forbruget i det indeværende år, kvalificeret med kendte ændringer og en efterfølgende prisfremskrivning. Taksterne for 2009 er endvidere kvalificeret med den undersøgelse af brugertidsprocenten - Kommunernes Landsforening har foretaget i september-oktober 2008 - i Hjemmeplejen og Service- og Rengøringskorpset. Det foreslås, at der sker en forenkling af takstmodellen for hjemmehjælp så antallet af takstgrupper reduceres fra 5 til 4. Således foreslås det, at taksten for lettere personlig pleje glider ud og at der i stedet afregnes med den højere takst for personlig pleje. Dette vil ikke fordyre frit valgs området, forudsat betalingen ændres så den direkte følger den bevilligede ydelsestype. Tidligere blev der afregnet for den dyreste ydelsestype hvis f.eks. en borger både var bevilget praktisk hjælp og personlig pleje - blev hele bevillingen afregnet med den høje takst for personlig pleje. Det foreslås fremover, at timer anvendt til praktisk hjælp afregnes som praktisk hjælp uagtet, at der også er bevilliget personlig pleje. I forhold til taksterne for madservice er de baseret på betalingen til Kram, der er privat prissættende hovedleverandør. At være prissættende hovedleverandør indebærer, at private leverandører - på linje med offentlige leverandører - skal tåle, at andre private leverandører godkendes i henhold til frit valgs bestemmelserne. Taksterne er opdelt i følgende takstområder: 1. Praktisk hjælp, 2. Personlig pleje hverdage aften og nat, 3. Personlig pleje weekender om dagen, 4. Personlig pleje weekender aften og nat, A. Madservice: Stor hovedret - med og uden udbringning
B. Madservice: Almindelig hovedret - med og uden udbringning C. Madservice: Lille hovedret - med og uden udbringning D. Biret i forbindelse med hovedret Høring Ingen. Vurdering Det vurderes, at taksterne afspejler omkostningsniveauet hos de kommunale leverandører. Imidlertid er de denne gang forbundet med større usikkerhed som følge af besparelserne på budget 2009, og de initiativer der følger i kølvandet af dem. Udviklingen i omkostningerne på frit valgs området vil derfor blive fulgt særligt nøje - og det vil blive vurderet, om der er behov for en ekstraordinær takstregulering medio 2009. Med hensyn til den forenklede afregningsmodel, hvor antallet af hjemmehjælps takster reduceres til 4, vurderes det, at leverandørbetalingen vil være uændret, men at der vil være en mindre administrativ lettelse i Visitationskontoret. Økonomi Jf. ovenfor. Social- og sundhedsdirektøren indstiller, at frit valgs taksterne for 2009 godkendes. Beslutning i Social- og Sundhedsudvalget den 15-12-2008 en anbefales. Bent Pedersen og Hanne Hyldgaard undlod at stemme. Ej til stede: Jan Jakobsen en anbefales. 9. Ungdomslederprisen 2009 Sagsid: 08/22516 Byrådet - Åben: Udkast til retningslinier for Årets Foreningsleder Ungdomslederprisen har i en lang årrække været Ringsted Kommunes markering af et menneske, der indenfor den frivillige folkeoplysende foreningsverden har ydet en særlig indsats overfor børn og unge i en længere periode. Prisen er Byrådets pris. Kultur- og Fritidsafdelingen forestår det indledende arbejde, sørger for at annoncere efter kandidater og samler disse, hvorefter Folkeoplysningsrådet skal pege på den kandidat, de finder mest egnet til prisen. Hædringen af denne person sker i forbindelse med en medaljereception for idrætsudøvere, der har vundet medaljer ved officielle mesterskaber - oftest den sidste fredag i februar måned. Udover en tale, får Årets Ungdomsleder blomster og et glasfad/karaffel/vase med kommunens byvåben indgraveret.
Høring Folkeoplysningsrådet og Kultur- og Fritidsudvalget høres i forbindelse med sagen. Vurdering Kultur- og Fritidsafdelingen vurderer, at prisen bør opgraderes. Eksempelvis kan der være en vis signaleffekt i, at der samtidig med indkaldelse af kandidater til Ungdomslederprisen også indkaldes til kandidater til Integrationsprisen. Integrationsprisen består af blomster og en check på 10.000 kr. Kultur- og Fritidsafdelingen lægger op til, at der udover blomster også gives et kontant beløb i form af gavekort. Beløbet kan være til personen eller til den forening, som vedkommende repræsenterer. Et gavekort som f.eks. er øremærket til en foredragsholder eller en anden person, som vil kunne give foreningen et løft. Kultur- og Fritidsafdelingen lægger op til, at prisen omdøbes, så den i fremtiden hedder "Årets Foreningsleder". En ændring af titlen vil gøre det muligt at kåre en person, der igennem en årrække har gjort en forbilledlig indsats på f.eks. det organisatoriske plan i en forening, og som qua dette arbejde har skabt mere aktivitet for foreningens børne- og ungemedlemmer, uden at denne har direkte berøring med de unges aktivitet. Men personen har skabt rammerne. Den mulighed er der ikke i den nuværende pris. Se udkast til retningslinjer (bilag). Økonomi Et gavebevis på 10.000 kr. til et formål, som foreningen selv vælger. Beløbet finansieres af Byrådets repræsentationskonto. Direktør for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at sagen drøftes. Beslutning i Folkeoplysningsrådet den 16-12-2008 Anbefales tiltrådt med følgende kommentarer Det skal præciseres hvem der kan modtage "Årets foreningslederpris" (trænere, instruktører, bestyrelsesmedlemmer mv.) At der tilføjes en pind 9 med flg. tekst: "En person kan ikke modtage prisen mere end én gang indenfor samme forening" Ej tilstede: Erik Schaumann, Jannie Seiffert & Bo Hansen Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 18-12-2008 Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler retningslinierne med følgende tilføjelse i punkt 3 linie 2 hvor der indføjes " for børn og unge". Udvalget anbefaler endvidere et gavebevis på 10.000 kr. en anbefales. 10. Kultur- og Oplevelsesøkonomi i Ringsted Kommune Sagsid: 08/32759 Byrådet
Den 26. november 2008 drøftede styregruppen for projektet "Sommer i Ringsted" et oplæg til et nyt oplevelses- og kulturformat, der kan styrke udviklingen af oplevelsesøkonomien i Ringsted. På baggrund af et oplæg fra Ringsted Kongrescenter drøftede styregruppen muligheden for at kunne udvikle Ringsteds oplevelses- og kulturindsats til gavn for kultur, turisme, bosætning og erhverv. Der var enighed om, at der findes et stort udviklingspotentiale, som kun kan udvikles i et nært samarbejde mellem Økonomiudvalg, Kultur- og Fritidsudvalg samt Byplan- og Boligudvalget. Målet er, at Ringsted skal være en by, hvor alt og alle arbejder sammen om oplevelsesøkonomien og skaber bemærkelsesværdige resultater ud fra et klart mål og en samlet strategi. Det foreslås, at der udvikles en 3-årig handlingsplan for Ringsted som Oplevelsesby. Planen justeres efter hvert år i et fælles forum. Det foreslås endvidere, at der etableres et projektsekretariat, der forestår udmøntningen af planen. Det anbefales, at processen starter i Kultur- og Fritidsudvalget samt i, for at få en tilkendegivelse af udvalgenes interesse for at lave et fælles tiltag inden for oplevelsesøkonomien. Disse udvalg er hovedaktørerne i først skridt, men Byplan- og Boligudvalget vil også have væsentlige elementer at byde ind med. Når udvalgene har drøftet sagen, kan der udarbejdes et samlet forslag til behandling i Byrådet. Forslag til Tidsplan: 18. december 2008 Kultur- og Fritidsudvalget drøfter interessen for initiativet. 5. januar 2009 drøfter interessen for initiativet. 27. januar 2009 Fællesmøde for Økonomiudvalg og Kultur- og Fritidsudvalg Drøfter indholdspunkter i et fælles oplæg, der skal udmunde i et samlet oplæg der beskriver indhold, omfang og organisering. 19. marts 2009 Kultur- og Fritidsudvalget drøfter det konkrete oplæg. 23. marts 2009 Byplan og Boligudvalget drøfter det konkrete oplæg. 30. marts 2009 drøfter det konkrete oplæg. 14. april 2009 Byrådet behandler sagen. Høring Ideen er drøftet i forskellige fora på erhvervsområdet. Vurdering Det er forvaltningens vurdering, at det er nødvendigt at få en mere sammenhængende indsats på tværs af udvalg og sektorer for at få skabt synlige resultater på det samlede område. Økonomi Som udgangspunkt vil en tværgående indsats også kræve betydeligt større økonomisk råderum end det, der er afsat til Sommer i Ringsted. Kultur- og Fritidsudvalget bidrager med 200.000 kr. årligt til Sommer i Ringsted. Direktør for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at der udarbejdes et samlet oplæg til opgavens organisering, omfang og indhold. Beslutning i Kultur- og Fritidsudvalget den 18-12-2008 en anbefales godkendt. Sagen sendes tilbage til Kultur- og Fritidsudvalget, der udarbejder fornyet tidsplan. Herefter forelægges sagen atter for.
11. Budgetrapport pr. 31. oktober 2008 - samlet oversigt Sagsid: 08/29700 - Åben: Notat om handicapkørsel - Åben: Handicapkørsel - s møde den 8. december 2008 I budgetrapporterne pr. 31. oktober 2008 forventes der i 2008 nettomerindtægter til serviceudgifter på 11 mio. kr., hvoraf 15,4 mio. kr. vedrører handicapkørsel. Redegørelse for de forventede merindtægter vedrørende handicapkørsel vedhæftes som bilag. I 2009 forventes merindtægter på handicapkørsel på 6,8 mio. kr. Økonomidirektøren indstiller, at der gives nettoindtægtsbevilling til serviceudgifter i 2008 på 11,0 mio. kr. Endvidere indtægtsbevilling vedrørende handicapkørsel på 6,8 mio. kr. i 2009. Supplerende sagsfremstilling en fra 8-12-2008 vil foreligge til mødet. Beslutning i den 08-12-2008 en anbefales. Beslutning i Byrådet den 08-12-2008 en tiltrådt. Supplerende sagsfremstilling På s møde den 8. december 2008 blev der stillet fire spørgsmål til budgetrapporten pr. 31. oktober 2008 vedrørende handicapkørsel. Svarene fremgår af vedhæftede bilag "Handicapkørsel - s møde den 8. december 2008. Økonomidirektøren indstiller, at svarene tages til efterretning. Til efterretning. 12. Budgetmæssige konsekvenser Sagsid: 06/1386 Byrådet
- Åben: Budgetmæssige konsekvenser ØU 2009_01_05 Kommunens kassebeholdning er pr. 18. december 2008 optalt til 36,2 mio. kr. Grafen viser henholdsvis optalt beholdning og gennemsnitslikviditet gennem det seneste år. Opgørelsen omfatter perioden 19/12 2007-18/12 2008. I kurverne er der ikke taget højde for likviditetsbinding jf. lov om midlertidig binding af kommunernes overskudslikviditet. Når der er taget højde herfor, kan gennemsnitslikviditeten pr. 18. december 2008 opgøres til 21,4 mio. kr. Høring Ingen Vurdering Ingen Økonomi De budgetmæssige konsekvenser af åbne dagsordenpunkter og de resulterende ultimobeholdninger er opgjort til:
Restgæld på kommunens lån (excl. selvejende institutioner) er opgjort til: I opgørelsen er ikke indregnet budgetmæssige konsekvenser af lukkede dagsordenpunkter. Ingen Til efterretning.
Underskriftsside Niels Ulrich Hermansen (NUH) V - Formand Benny Christensen (BC) A Bent Pedersen (BP) O Svend-Erik Jakobsen (SEJ) A Poul Erik Madsen (PEM) C Sadik Topcu (ST) A Hanne Hyldgaard (HH) B Britta Nielsen (BN) F Tulle Olsen (TO) Y