Vejledning i at oprette sikker e-mailadresse August 2019
Hvem skal anvende vejledningen? Vejledningen er relevant for dig, hvis du skal oprette en sikker e-mail adresse i Digital Post. Du skal have en af følgende roller i systemet: Administrator Superadministrator Hvad kan du læse om i vejledningen? Du kan få vejledning i, hvordan du trin for trin opretter en sikker e-mail adresse i Digital Post. Hvad skal være på plads, inden du går i gang? Det er en fordel, hvis du har fundet det certifikat, du vil knytte til en sikker e-mail adresse, inden du går i gang med at oprette e-mail adressen. Du kan finde certifikater på: https://service.nemid.nu/dkda/support/soeg_certifikat/ Side 2 af 13
Indhold 1. Introduktion til at oprette sikker e-mailadresse 4 1.1 Hvad er en sikker e-mailadresse i Digital Post 4 1.2 Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker e-mailadresse 4 2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker e-mailadresse 5 3. Opret sikker e-mailadresse 6 3.1 Trin 1: Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside 6 3.2 Trin 2: Log ind og vælg faneblad 8 3.3 Trin 3: Opret e-mailadresse 9 4. Hvor kan du læse mere? 10 5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 11 6. Bilag Eksempel på emnefelt i retursvar 12 Side 3 af 13
1. Introduktion til at oprette sikker e-mailadresse Nedenfor får du en kort introduktion til at oprette en sikker e-mailadresse i Digital Post. 1.1 Hvad er en sikker e-mailadresse i Digital Post Myndigheder kan sende Digital Post til borgere og virksomheder via sikre e-mailadresser, og de kan modtage meddelelser fra borgere og virksomheder, der videresendes fra Digital Post til myndighedens sikre e-mailadresse. 1.2 Hvorfor skal du bruge et certifikat for at oprette en sikker e-mailadresse Når du opretter en sikker e-mailadresse, skal du tilknytte et offentligt certifikat (offentlig nøgle). Når du uploader certifikater til Digital Post, fungerer de som en nøgle, som Digital Post låser borgerens besked med. Modtageren med den sikre e-mailadresse har en privat nøgle, der matcher og kan låse beskeden op. Flere myndigheder har flyttet distributionen af post ud af Digital Post. I stedet bliver posten distribueret via myndighedens input management/mailfordelingssystemer. Systemerne sender posten videre til en e-mail adresse i myndigheden på basis af et postkasse-id (og evt. emne-id), der er oprettet i Digital Post. På den måde kan myndigheden nøjes med én sikker e-mailadresse i Digital Post. Side 4 af 13
2. Overblik over, hvordan du opretter en sikker e- mailadresse I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen, når du skal oprette en sikker e-mailadresse. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du læse mere i de følgende kapitler. Trin Hvad skal du gøre? Hvad er resultatet? Hvor kan du læse mere? 1 Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside Du har nu fundet det certifikat, som du vil knytte til e- mailadressen Kapitel 3.1 2 Log ind på Administrationsportalen og vælg fanebladet Kontaktmuligheder og underfanebladet e-mailadresser Du kan nu oprette en sikker e-mailadresse 3 Opret e-mailadresse Du har nu knyttet en sikker e-mailadresse til Digital Post Kapitel 3.2 Kapitel 3.3 Side 5 af 13
3. Opret sikker e-mailadresse Du kan oprette en sikker e-mailadresse på Administrationsportalen. Nedenfor får du en trin for trin guide til, hvordan du opretter en sikker e-mailadresse. 3.1 Trin 1: Fremsøg certifikat på NemIDs hjemmeside Indtast navnet på den sikre e-mailadresse, du vil finde et certifikat til Klik på Søg Du får nu vist certifikater, du kan knytte til e-mailadressen. Side 6 af 13
Klik på Hent certifikat for at downloade certifikatet til en mappe på et drev. Det er vigtigt, at du gemmer certifikatet i base 64-format. Du er nu klar til at uploade certifikatet til Digital Post. Side 7 af 13
3.2 Trin 2: Log ind og vælg faneblad Du skal logge på Administrationsportalen med rollen: Administrator eller Superadministrator. Du finder Administrationsportalen her: https://ekstranet.e-boks.dk Vælg fanebladet Kontaktmuligheder Vælg underfanebladet e-mailadresser Klik på Opret ny e-mailadresse. Dialogboksen Opret e-mailadresse kommer frem. Side 8 af 13
3.3 Trin 3: Opret e-mailadresse Upload certifikatet i Digital Post. Indtast den e-mailadresse, meddelelsen skal sendes til. Sæt flueben i feltet Automatisk generering af svartitel. Indstillingen betyder, at der automatisk dannes en titel i emnelinjen i et retursvar til en borger eller virksomhed. Du kan se et eksempel i bilaget. Indtast kontaktperson og e-mailadresse. I bør anvende en fællespostkasse og et fællesnummer, da kontaktdata let forældes. Klik på OK. Du har nu oprettet en sikker e-mailadresse i Digital Post. Side 9 af 13
4. Hvor kan du læse mere? Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række andre vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om. For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på: https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/. Side 10 af 13
5. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? Digitaliseringsstyrelsen gennemgår løbende alle vejledninger til anvendelse af Digital Post. I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår. Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen Februar 2016 1.0 Vejledningen var tidligere en del af vejledningen om at oprette postkasser i Digital Post. Flyttet til ny skabelon August 2019 1.1 Side 11 af 13
6. Bilag Eksempel på emnefelt i retursvar I bilaget kan du se et eksempel på, hvordan titlen i emnelinjen i et retursvar via fx Outlook kan se ud. Eksempel på titel i emnefeltet i et retursvar En sagsbehandler i Næstved Kommune har modtaget en meddelelse i Outlook sendt til postkassen Byggesager. Emnelinjen i den modtagne mail består af følgende elementer: Postkassenavn Byggesager + kode [AutoTitel=22 ] + Borgerens emnetitel Tilbygning af carport Sagsbehandleren i Næstved Kommune svarer via Outlook. Der er nu følgende muligheder: Hvis sagsbehandlerne lader den tekst stå, som stod i emnelinjen, da mailen blev modtaget, vil Digital Post fjerne teksten og indsætte en automatisk svartitel. Hvis sagsbehandleren skifter teksten i emnelinjen ud med egen svartitel, lader Digital Post sagsbehandlerens tekst stå. Side 12 af 13
Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital Post. Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af Digitaliseringsstyrelsen. digst.dk Side 13 af 13