Ballerup Kommune 2015 Center for Børn og Ungerådgivning Det specialiserede børneområde PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr. 33 77 12 31
Revision af områder med refusion eller tilskud fra Staten Vi har i juni 2015 gennemført revisionsbesøg i Center for Børn og Ungerådgivning, Familieteam og Handicapteam, hvorunder vi har foretaget gennemgang af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, internationale revisionsstandarder, kommunens revisionsregulativ samt Bekendtgørelse nr. 552 af 28/4-2015 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på visse områder inden for Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder Vi har i forbindelse med revisionen af de områder, der er omfattet af refusion og tilskud fra Staten, efterprøvet, om De eksisterende interne forretningsgange og instruktioner for (sags)administrationen er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. Det interne ledelses- og kvalitetstilsyn er hensigtsmæssigt og betryggende i kontrolmæssig henseende. Anvendelsen af it-systemer er hensigtsmæssig og betryggende i kontrolmæssig henseende. Vi har tilrettelagt revisionen af bevillingssager efter bestemmelserne i ressortministeriernes revisionsbekendtgørelser. Formålet med revisionsbesøget har været at vurdere, hvorvidt der i Kommunen er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet for 2015. Vi har ved besøget stikprøvevis efterprøvet, om forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. I tilknytning hertil har vi vurderet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser. Der er således tale om en såvel juridisk kritisk som en økonomisk kritisk gennemgang af områderne (forvaltningsrevision). Revisionen af bevillingssager inden for de nævnte hovedområder er foretaget stikprøvevis med udgangspunkt i, at der skal sikres en relevant repræsentativitet. Stikprøverne er udvalgt ud fra en kombination baseret på konkrete og generelle erfaringer med fejlrisiko inden for de enkelte hovedområder samt ud fra et væsentlighedskriterium, hvor der indgår forhold af økonomisk, sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter. Endelig har vi stikprøvevis efterprøvet, om man ved bevillingssager og ved den løbende lovpligtige opfølgning har udnyttet de tilgængelige muligheder for at foretage elektronisk kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder om der i fornødent omfang sker sammenholdelse af oplysningerne fra forskellige registre for at sikre, at der ikke udbetales uforenelige eller uberettigede ydelser. 2 af 6
Samlet konklusion på den udførte revision På baggrund af de samlede resultater af vores revision af de gennemgåede områder i Center for Børn og Ungerådgivning, er det vores vurdering, at sagsbehandlingen og den daglige administration af det specialiserede børn og unge område ikke fuldt ud er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende og efter gældende regelsæt. Revisionsbemærkninger Vores gennemgang har derfor givet anledning til efterfølgende revisionsbemærkning. Det specialiserede børn- og ungeområde, jf. servicelovens kapitel 11 Gennemgangen af i alt 8 sager på området viser fejl og mangler i 6 af disse sager. Der ses fælles træk i forhold til de mangler, der efter vores opfattelse er i sagerne, og fejlene er af såvel materiel som formel karakter. Fejlene fremgår blandt andet ved manglende udarbejdelse af påkrævede handleplaner og manglende afholdelse af børnesamtaler i sagerne. I 2 af sagerne har der ikke været udarbejdet en afgørende børnefaglig undersøgelse som grundlag for at iværksætte en foranstaltning, og selve foranstaltningsgrundlaget er dermed usikkert. Det er vores opfattelse, at et usikkert grundlag for den bevilgede støtte i enkeltsager, giver usikkerhed omkring borgernes retssikkerhed, samt udgiftsniveauet, og dermed hjemtagen refusion, på de områder hvor dette er aktuelt. Gennemgangen viser, at der er behov for fastlæggelse af mere struktur i sagsarbejdet, herunder at der sikres større grad af skriftlighed og udarbejdelse af garantiforskrifter i sagerne. Med henblik på at sikre ledelsens muligheder for at skabe sig et overblik over status og kvalitet i sagerne er der endvidere behov for at tilrettelægge et struktureret kvalitets- og ledelsestilsyn. Ledelsen for området har oplyst, at kommunen har indgået et samarbejde med Ankestyrelsens Task Force, som betyder at der er sat en kvalitetsudviklingsproces i gang, som løber over halvandet år. Task Force og Kommunen definerer en udviklingsplan, som tager afsæt i en analyse af sagsbehandlingen, som er foretaget af Task Force tidligere i 2015. Herudover har kommunen indledt et samarbejde med eksterne konsulenter om at tilrettelægge et systematisk og fyldestgørende ledelsestilsyn, således at ledelsens muligheder for at sikre sig overblik over arbejdet i afdelingen, og sætte ind, hvor der er behov, bliver optimeret. Med fastlæggelse af den beskrevne struktur i sagsarbejdet sikres det samtidig, at borger får den rette hjælp hverken for meget eller for lidt. Derved sikres borgerens retssikkerhed. 3 af 6
Med udgangspunkt i genopretningsprocessen i Center for Børn og Ungerådgivning vurderes det, at de beskrevne tiltag kan være med til at højne kvaliteten væsentligt i sagsadministrationen, og dette vil blive fulgt op i forbindelse med gennemførelse af revision for området for 2016. Redegørelse for den udførte revision Administrationsgrundlag samt kvalitets- og ledelsestilsyn for det specialiserede børn og unge område Vi har som led i vores revision for 2015 vurderet, om det internt beskrevne grundlag for sagsadministrationen for det specialiserede børneområde er dækkende og hensigtsmæssigt, samt om det efterleves. Vi har efterprøvet og vurderet væsentlige forretningsgange i forbindelse med vores sagsrevision. I 2015 er der ikke gennemført ledelsestilsyn i Familieteamet og i Handicapteamet. På hele det specialiserede område i Ballerup Kommune arbejdes der med tilrettelæggelse af et struktureret ledelsestilsyn og ledelsesrapportering, som forventes ibrugtaget ved udgangen af 2015. Der forventes at være fastlagt ledelsestilsyn inden årets udgang for alle specialiserede områder. Herudover er der i Center for Børn og Unge et samarbejde i gang med Ankestyrelsens Task Force. Dette samarbejde forventes at vare 1½ år frem, og skal være med til at styrke afdelingernes indsats i de specialiserede personsager. Merudgifter og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste, jf. Servicelovens 41 & 42 Vi har gennemgået 6 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter Servicelovens 41 og 42 til dækning af merudgifter og kompensation for tabt arbejdsfortjeneste. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt, på grundlag af aktuel bevillingsoversigt, udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 1 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til, at der i sagen ikke tydeligt er foretaget faglige vurderinger af den enkelte bevilling, at det ikke kan godtgøres, om beregningen af kompensation for tabt arbejdsfortjeneste er korrekt og at bevillingerne ses at være givet med en ophørsdato, ligesom journaliseringen er mangelfuld. (Sag nr. 3) Det er aftalt, at kommunen gennemgår ovenstående sag med henblik på genopretning snarest muligt, således at sagen bringes i orden, og det bliver afklaret, om fejlene har haft refusionsmæssig betydning. Sagen indgår herudover i kommunens genopretningsplan i samarbejde med Ankestyrelsens Task Force. Med baggrund i kommunens redegørelse om genopretning i nærværende sag, og den generelle vurdering af de ved revisionen gennemgåede sager, vurderes det at området som helhed er varetaget hensigtsmæssigt og betryggende, og i overensstemmelse med gældende regelsæt. 4 af 6
Forebyggende og anbringende foranstaltninger, jf. servicelovens kapitel 11 Vi har gennemgået 8 bevillingssager, hvori der er bevilget ydelser efter servicelovens kapitel 11 om forebyggende og anbringende foranstaltninger. Udvælgelsen er foretaget tilfældigt, på grundlag af aktuel bevillingsoversigt, udleveret af kommunen. Vi har konstateret fejl i 6 af de gennemgåede bevillingssager, som kan henføres til, At der i 2 sager ikke er udarbejdet børnefaglige undersøgelser før iværksættelsen af en foranstaltning. (Sag nr. 2 + 7) At der i 4 sager enten ikke er afholdt en børnesamtale, eller at børnesamtalen er afholdt med forældre som bisidder uden anden begrundelse i sagen. (Sag nr. 2 + 6 + 7 + 8) At der i 4 sager enten ikke er udarbejdet en handleplan eller at handleplanen ikke rettidigt er fulgt op i sagen. (Sag nr. 1 + 2 + 4 + 8) At der i 2 sager ikke er tilbudt en forældrehandleplan eller foretaget en vurdering af forældreegenbetaling i forbindelse med anbringelse af barnet. (Sag nr. 4 + 6) At der i 1 sag ikke ses en tydelig journalføring i forbindelse med sagsbehandling og iværksættelse af foranstaltning. (Sag nr. 2) På baggrund af de samlede resultater ved gennemgangen af bevillingssager er det vores vurdering, at området ikke fuldt ud er varetaget hensigtsmæssigt og efter gældende regelsæt, hvorfor vi afgiver revisionsbemærkning for området, jf. foranstående afsnit Revisionsbemærkninger. Opfølgning på afsluttende revisionsberetning for regnskabsåret 2014 Vi har endnu ikke modtaget Ankestyrelsens decisionsskrivelse for regnskabet 2014, hvorfor det ikke har været muligt at redegøre for forhold vedrørende regnskabsåret 2014. Fravalg af områder I henhold til Regnskabsbekendtgørelsens 76, stk. 6, jf. 72, stk. 3 skal revisionen redegøre for og begrunde fravalg af gennemgang af personsager på områder eller konti, hvor revisor på anden måde har tilvejebragt en begrundet overbevisning om, at sagsbehandlingen er betryggende. Endvidere skal revisor udarbejde en turnusrevisionsplan for de konti, der ikke bliver revideret hvert år. Vi har med udgangspunkt i de anførte bestemmelser ikke for 2015 foretaget fravalg af gennemgang af personsager for områder, som varetages i Center for Børn og Ungerådgivning. 5 af 6
Afslutning Såfremt I ønsker at drøfte dette notat kan I kontakte Senior Associate Jane Olesen, jxo@pwc.dk, M: 2939 2366. København, den 16. oktober 2015 PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret revisionspartnerselskab Jesper Møller Langvad Statsautoriseret revisor 6 af 6