Rammeaftale April 2014 Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme 2014-2017 Rammeaftalen mellem Kulturministeriet (departementet) på den ene side og Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) på den anden side fastlægger mål for SLKEs virksomhed i aftaleperioden og de vilkår, der gives herfor. Aftalen indarbejdes på finansloven således: aftalte økonomiske rammer indarbejdes i form af bevillinger aftalt mission og vision indarbejdes i anmærkningerne aftalte mål for SLKEs opgaver indarbejdes i tabel 5 i anmærkningerne. Målene drøftes mindst én gang årligt i forbindelse med resultatopfølgningen. Såfremt der aftales ændringer af målene, indarbejdes disse ved førstgivne lejlighed på finansloven. 1. Økonomisk ramme Driftsbevilling Tabel 1 Hovedkonto 21.71.01 Regnskab Budget Budget Budget Budget Mio. kr., 2014-prisniveau 2013 2014 2015 2016 2017 Bevilling (Nettoudgiftsbevilling) 133,8 133,9 131,0 127,2 123,5 + særlige aftalemidler 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Aftalens økonomiske ramme 133,8 133,9 131,0 127,2 123,5 Låneramme, løbende priser 20,3 20,3 20,3 20,3 Anlægsbevilling Hovedkonto 21.71.02 Regnskab Budget Budget Budget Budget Mio. kr., 2014-prisniveau 2013 2014 2015 2016 2017 Bevilling 138,1 136,8 136,7 136,5 136,5 Aftalens bevillingsmæssige grundlag er nærmere beskrevet i bilag 1. 2. Mission og vision Mission: Det er SLKEs mission at bevare vores bygningskulturelle arv i form af slotte, haver og andre kulturejendomme til glæde for eftertiden og samtidig nyttiggøre og formidle den til glæde for nutiden. Vi fokuserer på en levende og nutidig anvendelse af kulturejendommene. Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme er en del af Kulturministeriet, som består af et departement og knap 30 styrelser og kulturinstitutioner. Kulturministeriets mission: Gennem kunst og kultur skaber vi adgang til dannelse og udvikling for mennesker og samfund. Kulturministeriets vision: Kultur der beriger og bevæger.
2 Vision: I økonomisk stramme tider er der et meget begrænset råderum. Derfor vil SLKE ved hjælp af faglighed, innovation og en ny finansiel tilgang: Fastholde eller forbedre vedligeholdelses- og driftsniveauet på slotte og i haver. Skabe en positiv udvikling og give flere besøgende bedre oplevelser. Drive og vedligeholde Kulturministeriets ejendomme, så der skabes mere kultur for pengene. 3. Opgaver og mål SLKEs opgaver er følgende: Kulturforvaltning, som kan opdeles i to: o Drift, vedligeholdelse, genopretning og restaurering af egne bygninger og haver/haveanlæg. o Formidling af slotte og haver for publikum/offentligheden. Drift af Kulturministeriets solistejendomme. Myndighedsopgaver (sekretariatsfunktion for Statsinventarieudvalget). Koncernopgaver (Koncern-IT-funktion, Koncernindkøbs- og Udbudsfunktion, byggesagsrådgivning samt ministeriets energikoordinator (MEK). Med udgangspunkt i mission og vision er der aftalt nedenstående mål for SLKEs udadvendte opgaver. Målene indarbejdes som tabel 5 i anmærkningerne på finansloven. Opgaver Mål Kulturforvaltning Vedligeholdelsestilstanden på egne slotte og haver skal fastholdes eller forbedres. Flere besøgende skal have bedre oplevelser og brugen af ejendomme og haver skal øges. Opgaver løses bedst og billigst. Drift af Kulturministeriets solistejendomme Koncern og Myndighedsopgaver Drift og vedligeholdelse af kulturejendommene bliver effektiviseret. Koncern IT sikrer bedre udnyttelse af midler til it. Kunderne er tilfredse med leverancerne fra SLKE s koncernfunktioner. SLKE s leverancer understøtter statsinventarieudvalgets opgaver. Vision og mål er formuleret på baggrund af Styrelsens omverdensanalyse og strategi, som er tilgængelig på www.slke.dk og vedlagt som bilag 2. Resultatmålene er operationaliseret i operationelle mål med tilhørende indikatorer, jf. bilag 3, som lægges til grund for SLKEs resultatrapportering og vurderingen af målopfyldelsen. 4. Rapportering af resultater Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme skal sikre åbenhed og gennemsigtighed med hensyn til SLKEs resultater og virksomhed. Som led heri rapporterer SLKE om opnåede resultater og opfyldelse af målene efter de til enhver tid gældende regler og retnings-
3 linjer herfor. Rapporteringen drøftes med departementet og danner grundlag for departementets resultatopfølgning. SLKE skal uafhængigt heraf underrette ministeriet, hvis der i årets løb opstår risiko for, at styrelsen ikke vil kunne opfylde sit formål, eller hvis de faglige eller økonomiske resultater i året forventes at skulle vurderes som ikke tilfredsstillende, jf. ministeriets politik for resultatstyring. Strategien er ikke en del af aftalen og kan justeres i perioden, men ved ændringer af centrale elementer skal ministeriet orienteres. 5. Aftalens status Denne rammeaftale er ikke en kontrakt i juridisk forstand. Der ændres ikke ved ministeransvaret og de almindelige instruktionsbeføjelser i forholdet mellem departement og institutionen. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, budget- og bevillingsregler, overenskomster mv. skal følges, med mindre der er tilvejebragt hjemmel til fravigelse. Departementet kan tilbagekalde eller ændre aftalen eller dele heraf i kraft af de almindelige instruktionsbeføjelser. Som udgangspunkt skal mindre ændringer af ansvarsområde eller af aftalte målsætninger håndteres inden for de aftalte bevillingsmæssige rammer. Det samme gælder for mindre bevillingsmæssige ændringer, som i udgangspunktet ikke giver anledning til en ændret opgavesammensætning eller ændringer i de krav, der stilles i forbindelse hermed. Større ændringer af Styrelsen for Slotte og Kulturejendommes opgaver eller af aftalte målsætninger vil altid give anledning til en genforhandling af institutionens økonomiske rammer. Omfattende ændringer i SLKEs økonomiske rammer vil kunne give anledning til en genforhandling af målene i aftalen. Rammeaftalen er ikke til hinder for, at der sker tilførsel eller bortfald af bevillinger i forbindelse med ressortændringer. Den 2014 Kulturministeriet Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme Marie Hansen Departementschef Anders V. Møller Direktør Bilag Bilag 1: Økonomisk grundlag Bilag 2: SLKEs strategi for 2014-17 Bilag 3: Operationelle mål og indikatorer
4 Bilag 1 Økonomisk grundlag Budget - driftsbevilling Tabel 1 Hovedkonto 21.71.01 Regnskab Budget Budget Budget Budget Mio. kr., 2014-prisniveau 2013 2014 2015 2016 2017 Nettoudgiftsbevilling 133,8 133,9 131,0 127,2 123,5 + kontraktmidler (finanslovsbevillinger) 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Nettoudgiftsbevilling i alt 133,8 133,9 131,0 127,2 123,5 Driftsindtægter 89,0 72,4 72,4 72,4 72,4 Andre indtægter (tilskud m.v.) 2,0 2,0 2,0 2,0 2,0 Forbrug af reserveret bevilling 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Tipsmidler i medfør af resultatkontrakt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Bruttobevilling 224,8 208,3 205,4 201,6 197,9 Overført overskud primo 28,8 13,5 11,0 11,0 11,0 Til disposition i alt 253,6 221,8 216,4 212,6 208,9 Omkostninger i alt 240,1 210,8 205,4 201,6 197,9 - heraf forbrug af overført overskud 15,3 2,5 0,0 0,0 0,0 Overført overskud ultimo 13,5 11,0 11,0 11,0 11,0 Investeringsbudget Tabel 2 Budget Budget Budget Budget Mio. kr. 2014 2015 2016 2017 Langfristet gæld primo 18,0 18,0 18,0 18,0 + anskaffelser 4,1 4,3 4,0 3,7 + tilgang fra bygge- og IT-kredit 0,0 0,0 0,0 0,0 - afdrag på langfristet gæld 4,1 4,3 4,0 3,7 Langfristet gæld ultimo 18,0 18,0 18,0 18,0 Bygge- og IT-kredit primo 0,0 0,0 0,0 0,0 + igangværende projekter 0,0 0,0 0,0 0,0 - overførte projekter til langfristet gæld 0,0 0,0 0,0 0,0 Bygge- og IT-kredit ultimo 0,0 0,0 0,0 0,0 Samlet gæld 18,0 18,0 18,0 18,0 Låneramme 20,3 20,3 20,3 20,3 Udnyttelsesgrad i pct. 88,7% 88,7% 88,7% 88,7% Opgavefordelt budget Tabel 3 Omkostninger (brutto) Regnskab Budget Budget Budget Budget Mio. kr., 2014-prisniveau 2013 2014 2015 2016 2017 Generel ledelse og administration samt hjælpefunktioner 47,5 44,7 44,0 43,4 42,9 Kulturforvaltning mv. 162,1 136,2 131,5 128,3 125,1 Myndighedsopgaver 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 Koncernopgaver 29,6 28,9 28,9 28,9 28,9 I alt 240,1 210,8 205,4 201,6 197,9
5 Personale Tabel 4 2014 2015 2016 2017 Årsværk 217 215 214 212 Anlægsbevilling Tabel 5 Hovedkonto 21.71.02 Regnskab Budget Budget Budget Budget Mio. kr., 2014-prisniveau 2013 2014 2015 2016 2017 Ordinære driftsomkostninger 156,8 155,5 152,0 160,7 136,5 Anlægsaktiver (anskaffelser) 115,2 35,4 18,0 1,7 0,0 Udgift 272,0 190,9 170,0 162,4 136,5 Forbrug af videreførsel 72,1 39,9 28,3 25,1 0,0 Donationer 61,8 14,2 5,0 0,8 0,0 Indtægt 133,9 54,1 33,3 25,9 0,0 Bevilling (netto) 138,1 136,8 136,7 136,5 136,5
Udvikling og formidling af de kongelige slotte og slotshaver Strategi for 2014-2017 7. april 2014 Forretningsøkonomi og udvikling MJU Styrelsen for Slotte og Kulturejendomme (SLKE) er en ejendomsvirksomhed, der vedligeholder, restaurerer, udvikler og formidler statens slotte og haver. 1. SLKE s mission Det er vores mission at bevare vores bygningskulturelle arv i form af slotte, haver og andre kulturejendomme til glæde for eftertiden og samtidig nyttiggøre og formidle den til glæde for nutiden. Vi fokuserer på en levende og nutidig anvendelse af kulturejendommene. 2. SLKE s vision I økonomisk stramme tider er der et meget begrænset råderum. Derfor vil vi ved hjælp af faglighed, innovation og en ny finansiel tilgang: Fastholde eller forbedre vedligeholdelses- og driftsniveauet på slotte og i haver. Skabe en positiv udvikling og give flere besøgende bedre oplevelser. Drive og vedligeholde Kulturministeriets ejendomme, så der skabes mere kultur for pengene. 3. Hovedopgaver SLKE har fire hovedopgaver: Kulturforvaltning, som kan opdeles i to: o Drift, vedligeholdelse, genopretning og restaurering af egne bygninger og haver/haveanlæg. o Formidling af slotte og haver for publikum/offentligheden. Drift af Kulturministeriets solistejendomme. Koncern- og myndighedsopgaver (Koncern-IT-funktion, Koncernindkøbs- og Udbudsfunktion, byggesagsrådgivning, ministeriets energikoordinator (MEK) samt sekretariatsfunktion for Statsinventarieudvalget). 4. Strategiske mål SLKE s resultatmål for perioden 2014-2017: Kulturforvaltning: Vedligeholdelsestilstanden på egne slotte og haver skal fastholdes eller forbedres.
Side 2 af 13 Flere besøgende skal have bedre oplevelser og brugen af ejendomme og haver skal øges. Opgaver løses bedst og billigst. Drift af Kulturejendomme: Drift og vedligeholdelse af kulturejendommene bliver effektiviseret. Koncern- og myndighedsopgaver: Koncern-IT sikrer bedre udnyttelse af midler til it. Kunderne er tilfredse med leverancerne fra SLKE s koncernfunktioner. SLKE s leverancer understøtter statsinventarieudvalgets opgaver. 4.1. Kulturforvaltning SLKE forvalter en betydelig del af Danmarks kulturarv og nationale monumenter. Slottene er gesamtkunstwerker, hvor forståelsen af anlæggene er båret af stærke sammenhænge mellem bygningernes arkitektoniske hierarki, udsmykninger og dekorationer, haveanlæg og interiører. De kommende år suppleres SLKE s ejendomsopgaver med forvaltningen af Kulturministeriets ejendomme. Bygningerne rummer statens kunstsamlinger og historiske kulturinstitutioner og er ikoner for landets og de enevældige kongers kunstneriske formåen. Samlet set forvalter SLKE en bygningsportefølje, som udgør en central og vigtig del af danskernes kulturelle og historiske identitet og selvopfattelse. Med dette som udgangspunkt er det styrelsens mål at bevare den betroede bygningsarv i form af slotte, haver og kulturejendomme til glæde for eftertiden, og udvikle og formidle den til glæde for nutiden. Fokus er på en levende og nutidig anvendelse med udgangspunkt i bygningernes bevaringsværdier. 4.1.1. Drift, vedligeholdelse, genopretning og restaurering af egne bygninger, slotshaver og haveanlæg SLKE s nuværende ejendomsportefølje omfatter ca. 30 ejendomme med et samlet areal på ca. 350.000 m2. Hertil kommer en portefølje af ca. 20 slotshaver og haveanlæg på i alt ca. 500 ha. Arbejdet med genopretnings- og restaureringsprojekter består f.eks. i at restaurere sandstensskulpturer, udskifte kobbertage, genoprette voldanlæg, vedligeholde murværk, restaurere interiører, retablere haveanlæg, installere tekniske anlæg mm. Eksempler på aktuelle genopretnings- og restaureringsprojekter er genskabelse af Brede Allé i Fredensborg Slotshave,
restaurering af Eremitageslottet, brandsikring af Chr. IV s Bryghus og indretning som Lapidarium, restaurering af Nyborg Slot og projekt Liv og Lys i Søndermarken. Side 3 af 13 Ejendommene bevares bedst, hvis de er i brug. Der af følger en lang række drifts- og vedligeholdelsesopgaver, f.eks. drift og vedligeholdelse af varmeanlæg og andre tekniske anlæg, brand- og tyverisikring, vagt, rengøring, ejendomsadministration, vedligehold af slotshaver og haveanlæg m.m. Eksempler på konkrete drifts- og vedligeholdelsesopgaver er: maling af vinduer og trappegange, rengøring i De Kongelige Repræsentationslokaler og Statsministeriet, vagtcentral på Amalienborg, forhandling af forpagtningsaftale med Krone B på Kronborg Slot, gartneropgaver i Urtehaven og i Orangeriet på Fredensborg Slot m.m. Arbejdet med at fastholde og forbedre vedligeholdelsestilstanden af den store og komplekse ejendomsportefølje kræver overblik over porteføljens tilstand og der af følgende finansieringsbehov, samt styring af byggeprojekterne, så vi får mest muligt for de penge, vi har til rådighed. Porteføljens tilstand De Kongelige Bygningsinspektører gennemfører hvert andet år bygningssyn på alle SLKE s fredede ejendomme, hvor de vurderer ejendommenes generelle tilstand og opgør behovet for vedligeholdelses- og restaureringsopgaver. På de øvrige ejendomme gennemføres bygningssyn hvert fjerde år. Som supplement til bygningssynene kortlægger SLKE bevaringsværdierne ejendommene. Kortlægningen af bevaringsværdierne anvendes ved gennemførelsen af vedligeholdelses- og restaureringsopgaver, og anvendes desuden i forbindelse med ansøgning om donationer og udbud af restaureringsopgaver. Tilstanden på flere af slottene er meget dårlig. Der forestår derfor nogle meget store bevarings- og genopretningsprojekter, f.eks. på Frederiksborg Slot og Kronborg Slot. Det samlede finansieringsbehov overstiger de årlige bevillinger på finansloven hen over de næste 10 år. SLKE har gode erfaringer med ansøgning om donationer fra private fonde, og vil i aftaleperioden fortsat arbejde målrettet med donationsansøgninger, der kan supplere de årlige bevillinger på finansloven. SLKE vil i løbet af 2014 etablere et samlet overblik over finansieringsbehovet til genopretning og efterfølgende forebyggende vedligehold for alle slotte og haver, som vil være baseline for måling af ejendommenes tilstand de efterfølgende år. Når der foreligger et samlet overblik vil SLKE etablere en fast proces for planlægning og prioritering af vedligeholdelses-
Side 4 af 13 og genopretningsopgaverne. I den forbindelse vil SLKE overveje om der kan opstilles mål for vedligeholdelsesstanden. Styring af byggeprojekter Professionel styring af byggeprojekter er en væsentlig forudsætning for at gennemføre projekterne til forventet pris, kvalitet og tid. For at understøtte byggeprojekterne har SLKE i 2013 udviklet en projektmodel, der bygger på best practice for branchen og understøtter alle faser i et projekt. Projektmodellen bliver implementeret i 2014, og vil blive løbende forbedret i dialog med vores samarbejdspartnere. I forbindelse med de konkrete genopretningsprojekter og vedligeholdelsesarbejder vil SLKE arbejde for at øge produktiviteten. I Hvidbog om bygningsrenovering står, at studier af byggesager (viser) et væsentligt potentiale for at effektivisere alene baseret på den store spredning i priser for samme typer af renoveringsopgaver, og i 1990 ernes Projekt Renovering blev det anslået, at det vil være muligt at opnå produktivitetsforbedringer på 15 % inden for renoveringssektoren 1. Som en af statens store bygherrer ser SLKE det som vores opgave at medvirke til at forbedre metoder til at øge produktiviteten i byggeriet. I strategiperioden vil vi desuden arbejde med videreudvikling af en professionel bygherreorganisation, hvor vi definerer former og rammer for samarbejde med eksterne rådgivere, arkitekter, entreprenører og håndværkere, så interne ressourcer anvendes bedst muligt. Resultatmål: Vedligeholdelsestilstanden på egne slotte og haver skal fastholdes eller forbedres. Operationelle mål SLKE har en rullende plan for vedligehold og genopretning SLKE vil øge produktiviteten i byggeprojekter Indikatorer 1. I 2014 etableres et samlet overblik over behovet for genopretning og efterfølgende forebyggende vedligehold. 2. I 2015 etableres en fast proces for rullende planlægning af vedligehold og genopretning. Heri indgår bygningssyn, plan for vedligehold og evt. genopretning, prioritering, kortlægning af finansieringsbehov, beslutningsproces og opfølgning. 3. SLKE s projektmodel evalueres og forbedres mindst en gang årligt. 4. 10 projekter revideres årligt mhp. registrering i byggeweb, budgetafvigelse, ændringsstyring og anvendelse af projektmodellen for byggeri. 5. SLKE opstiller i 2014 mål for produktivitet i byggeprojekter. 1 Hvidbog om bygningsrenovering, Bygherreforeningen og Grundejernes Investeringsfond, August 2011, side 67
Side 5 af 13 4.1.2. Formidling af slotte og haver for publikum og offentligheden Målet med formidlingen af slotte og haver er at gøre bygninger og omgivelser levende og åbne for at formidle historien. Formidlingen er samtidig med til at synliggøre de kulturelle værdier, som SLKE forvalter, og på den måde skabe legitimitet i offentligheden for udgifterne til udvikling og restaurering. SLKE har fire typer af formidlingsvirksomhed, der tilsammen skal sikre bedre oplevelser, flere besøgende og en øget brug af ejendommene: 1. Besøgsvirksomhed på slottene 2. Fri adgang til slotshaverne 3. Formidling i forbindelse med restaureringsopgaver 4. Udlejning til events/arrangementer SLKE varetager selv formidlingsopgaverne på Christiansborg Slot, Kronborg Slot, Eremitageslottet, Fredensborg Slot, Chr. VII s Palæ og Chr. IV s Bryghus og stiller samtidig slotshaver m.fl. til rådighed for publikum og offentligheden. Hertil kommer formidling af Søfortet Trekroner, som SLKE har overtaget driftsansvaret for i 2013. Christiansborg Slot og Kronborg Slot er SLKE s største besøgssteder, hvor der i 2012 var hhv. 290.000 og 230.000 besøgende. Det placerer de to slotte på hhv. 11. og 12. pladsen på listen over mest besøgte museer i Danmark 2. Brugerne vurderer den samlede oplevelse på de to steder højt, hhv. 8,7 og 8,3 på en skala fra 0-10, hvor 10 er bedst. I forlængelse heraf vil 97 % af gæsterne anbefale andre at besøge stederne 3. Den store interesse og den høje tilfredshed hos brugerne opfatter SLKE som tegn på, at formidlingen af slottene er levende og nutidig. Der er stor konkurrence om kunderne fra museumsmarkedet, hvor kulturtilbuddene hos andre arrangører gennemgår en rivende udvikling. Det skal vi kunne matche, hvis vi skal holde vores position. Hvor museerne har genstande, som formidles gennem historier i udstillinger, så er SLKE s genstande selve ejendommene og haverne med deres kultur-, arkitekturog kunsthistorie. Det giver nogle andre muligheder og udfordringer i tilrettelæggelsen af formidlingsaktiviteterne. 2 Museumsstatistik, Nyhedsbrev fra Danmarks Statistik, 13. juni 2013. 3 National Brugerundersøgelse 2012, tns gallup.
Side 6 af 13 For at gøre indholdet af omvisningerne mere vedkommende for gæster på Christiansborg Slot er indholdet af omvisningerne ændret, så de i højere grad har fokus på de almene kulturhistoriske aspekter, fremfor de kunst- og arkitekturhistoriske aspekter. På Kronborg Slot har vi arbejdet med formidling via forskellige medier, f.eks. elektroniske formidlingsskærme samt film- og lysbilledshows, som også har til formål at nå et bredt publikum. På baggrund af erfaringerne fra arbejdet på de to slotte, vil vi fortsætte udviklingen af tilbuddene på de to slotte. Eremitageslottet blev efter en omfattende restaurering, åbnet for offentligheden i sommeren 2013. 14.000 besøgte slottet i perioden juni-oktober. Eremitageslottet åbner permanent 3. juni 2014. Fredensborg Slot, Chr. VII s Palæ åbnes lejlighedsvis og Chr. IV s Bryghus blev åbnet midlertidigt i efterårsferien 2013 og åbner permanent 1. juni 2014. SLKE oplever en stor interesse hos publikum for at besøge nye steder. Vi arbejder derfor for at åbne flere steder for offentligheden og udvide åbningstiderne på de steder, der nu er åbne i begrænsede perioder. Formidlingen af haverne har en anden karakter. Mange af haverne er velbesøgte og benyttes til mange forskellige formål i respekt for stedernes egenart. I nogle haver er der opsat informationstavler om havernes historie o. lign., og om sommeren er der f.eks. rundvisninger i Fredensborg Slotshave. SLKE ønsker at tilbyde flere formidlingsaktiviteter i haverne og forventer, at webshoppen vil blive markedsføringsplatform for disse nye initiativer. SLKE nyttiggør også haverne ved at udleje dem til events/arrangementer. I 2012 og 2013 har SLKE åbnet nogle af haverne for store events/arrangementer. Arrangementerne har været velbesøgte og samtidig skabt stor omtale. På baggrund af erfaringerne fra de første arrangementer vil SLKE udvikle et koncept for arrangementer i haverne, så vi kan tilbyde kunderne attraktive rammer. Når SLKE gennemfører byggeprojekter på ejendomme og i haver opsætter vi information om projekterne ved byggepladsen. Informationen omhandler praktiske forhold om f.eks. adgang og begrænsninger i forbindelse med byggeriet, og informerer desuden om bevaringsformålet for projekterne, for også på den måde at legitimere projekterne. Det er også SLKE s opgave at sørge for, at de ejendomme vi ikke selv åbner for offentligheden bliver anvendt, så de gør størst mulig nytte set ud fra de kultur- og arkitekturhistoriske værdier og stedernes autenticitet. SLKE foretrækker lejere/brugere, der har et direkte formål med at formidle stederne. Samtidig vil SLKE fremover fastsætte lejepriserne, så de svarer til markedspriserne. I praksis kan
Side 7 af 13 det være vanskeligt at finde den optimale lejer, når et lejemål bliver tomt. Derfor udlejer SLKE også til andre formål, f.eks. konferencevirksomhed, caféer og restaurationer, værksteder, butikker, kontorer og boliger. Erhvervslejemål aftales tidsbegrænset for at give mulighed for at få fornyelse og egnede aktiviteter ind. Derved opnår vi en fleksibilitet, som udlejning til boligformål ikke giver i samme grad. Det er SLKE s mål, at formidlingsaktiviteter bidrager væsentligt til SLKE s indtægter. Derfor vurderer vi også alle formidlingsaktiviteter ud fra økonomiske kriterier. I strategiperioden vil vi have fokus på mersalg til de besøgende på Kronborg Slot og Christiansborg Slot. Det skal ske gennem: udvikling af slotsbutikkerne, etablering af webshoppen som fælles platform for markedsføring af alle SLKE s formidlingsaktiviteter, opsætning af info-standere, der giver de besøgende mulighed for selv at printe informationsfoldere, udvikling af koncept for private events/arrangementer samt forhøjelse af lejeindtægterne for faste lejemål, så de svarer til markedsprisen. Resultatmål: Flere besøgende skal have bedre oplevelser og brugen af ejendomme og haver skal øges. Operationelle mål SLKE vil fastholde brugertilfredsheden på Kronborg Slot og Christiansborg Slot. Besøgstal på Kronborg Slot og Christiansborg Slot stiger. Formidlingen af haverne øges. Flere besøgssteder er åbnet. Der er let adgang til information på flere sprog. Indtjeningen i butikkerne øges. Omsætningen i webshoppen stiger. Indikatorer 6. Brugertilfredsheden på slottene måles mindst en gang årligt og ligger på mindst 8,5 på en skala fra 1-10. 7. Besøgstallene på Kronborg Slot og Christiansborg Slot stiger årligt med 2 %. 8. I aftaleperioden øges antallet af omvisninger i haverne. 9. Der åbnes gennemsnitligt for et nyt besøgssted om året i perioden for rammeaftalen. 10. Der er opsat 5 info-standere med mulighed for print af informationsfoldere i 2014. 11. Avancen på varesalg stiger med 5 % fra 2013-2015. 12. Alle typer af billetter i SLKE sælges i webshoppen fra 2014. 13. 5 % af alle billetter sælges i webshoppen i 2015.
Side 8 af 13 4.1.3. Tværgående mål og indsatsområder Der er lagt stramme økonomiske rammer for SLKE s og andre offentlige institutioners virke. Det betyder, at økonomi og produktivitet får en fremtrædende rolle. SLKE s driftsbevilling var i 2011 127 mio. kr. Den årlige driftsbevilling falder med ca. 10 mio. kr. fra efteråret 2011 til 2017 svarende til ca. 8 %. Da en betydelig del af SLKE s udgifter er faste udgifter til lovpligtige tekniske servicekontrakter, ejendomsskatter o.lign. kræver det, at SLKE øger vores produktivitet, så vi får mest muligt ud af de midler, vi har til rådighed. SLKE s årlige finanslovsbevilling til anlægsarbejder bliver i perioden 2011-2017 reduceret fra 251 mio. kr. til 136 mio. kr., dvs. at SLKE har 115 mio. kr. mindre svarende til godt 45 %. Det betyder, at aktivitetsniveauet bliver væsentligt lavere de kommende år, medmindre vi opnår særbevillinger og donationer til særlige restaureringsopgaver samtidig med at produktiviteten øges. Det er SLKE s erfaring, at vi kan opnå besparelser ved at hjemtage rådgivningsopgaver. Vi har i 2013 hjemtaget en række rådgivningsopgaver for byggeri, haver, teknik og sikring, hvor det allerede nu har vist sig økonomisk fordelagtigt. Vi forventer, at vi med fordel også kan insource andre opgaver, f.eks. visse vagtopgaver, vedligeholdelse af brandmateriel, samt opgaver for billedhuggere og stenhuggere. Insourcing kan desuden anvendes for at sikre adgang til, og uddannelse af, specialister, f.eks. klassiske billedhuggere. SLKE anvender en lang række materialer og tjenesteydelser til drift og vedligehold samt genopretning og restaurering af ejendommene. SLKE har stor erfaring med at gennemføre udbud af varer og tjenesteydelser på en måde, så der opnås store fordele og besparelser ved outsourcing af opgaver. F.eks. har SLKE en meget fordelagtig aftale om sikringsydelser, der dækker alle SLKE s ejendomme. SLKE vil i 2014 udarbejde en sourcingstrategi for udvalgte opgaver, hvor det vurderes, hvilke opgaver vi i fremtiden skal insource, og hvilke vi skal outsource set ud fra vurderinger af markedspriser og udviklingen af disse. Ud fra erfaringer i 2014 vil vi de efterfølgende år vurdere potentialet for insourcing/outsourcing af andre opgaver. I vurderingerne vil vi medtage opgaver fra andre institutioner i Kulturministeriet, hvis det kan bidrage til bedre og billigere løsninger. I 2013 har SLKE gennemført et leverandørstyringsprojekt, som har til formål at opnå besparelser gennem systematisk leverandørstyring og opfølgning på compliance i kontrakterne. Det er vores forventning, at vi derved kan opnå besparelser. SLKE har i 2013 analyseret udvalgte virksomhedsprocesser for at øge den generelle produktivitet i opgavevaretagelsen. Projektet fortsætter i 2014-15, hvor en række centrale opgaver vil blive gennemgået og forbedret, så ressourceforbruget nedsættes mest muligt. Herefter vil
Side 9 af 13 vi vurdere behovet for yderligere procesoptimering og opstille mål for resten af aftaleperioden. En væsentlig opgave de næste år bliver at stille information til rådighed for SLKE s interessenter og samarbejdspartnere via internet-løsninger. Derved letter vi f.eks. lejernes/brugernes adgang til egne data på el-, vand- og varmeforbrug, vedligeholdelsesplaner m.m. og SLKE sparer administrative ressourcer. Resultatmål: Opgaver løses bedst og billigst. Operationelle mål SLKE s udvikler og implementerer sourcingstrategi SLKE s leverandørstyring forbedres SLKE s interne processer optimeres SLKE s ejendomsadministration er professionel Indikatorer 14. Sourcingstrategi for SLKE er besluttet i 2014 mht.: a. Billedhuggere b. Stenhuggere/sandstensproduktion c. Vagt- og sikringsopgaver d. Brandmateriel 15. Højst 20 % af estimaterne for interne rådgiverydelser afviger mere end 10 %. 16. SLKE foretager fra 2014 årlig måling af compliance på kontrakter med årlig kontraktsum over 500.000 kr. 17. SLKE indfører fra 2014 systematisk evaluering af leverandører. 18. SLKE har gennemgået og optimeret mindst 30 centrale virksomhedsprocesser i 2014 og 2015. 19. SLKE giver adgang til ejendomsdata via internetløsninger, herunder energidata, for alle lejere/kulturejendomme i 2015. 20. SLKE offentliggør centrale nøgletal (f.eks. antal byggesager, antal udbud) for virksomheden på hjemmesiden i 2014. 21. Behandlingstiden for kreditorfakturaer nedbringes så højst 5 % af fakturaerne i 2016 har en behandlingstid på mere end 21 dage. I 2014 har højst 15 % af fakturaer en behandlingstid på mere end 21 dage. I 2015 har højst 10 % af fakturaer en behandlingstid på mere end 21 dage. 22. SLKE indfører autorouting af kreditorfakturaer i 2014. Der opstilles derefter mål for andelen af fakturaer, der autoroutes i resten af aftaleperioden. 23. Der er udarbejdet standardparadigmer for indgåelse af lejeaftaler i 2014. 24. Der er optimeret processer for de væsentligste ejendomsadministrative opgaver i 2014. 25. Energiregnskab er afstemt og afregnet senest to måneder
Side 10 af 13 efter modtaget slutopgørelse fra forsyningsselskabet. 4.1.4. Kulturministeriets solistejendomme I 2013 overtog SLKE drift og bygningsvedligehold af ejendommene fra Det Kongelige Teater, Statens Museum for Kunst og Dansk Jagt- og Skovbrugsmuseum. Formålet med overdragelsen af drift- og vedligeholdelsesopgaverne til SLKE er at standardisere og effektivisere opgaverne, så der frigives ressourcer til institutionernes kerneopgaver, og så der bliver mere kultur for pengene. I løbet af 2014 overdrages drift og vedligehold af ejendomme fra yderligere syv kulturinstitutioner, bl.a. Nationalmuseet, Det Kgl. Bibliotek og Kunstakademiets Billedkunstskoler/Charlottenborg. Ejerskabet til bygningerne ligger fortsat uændret hos institutionerne. Kulturejendommene fra de i alt 10 institutioner har et samlet areal på ca. 400.000 m² og fordobler det samlede antal kvadratmeter, som SLKE drifter og vedligeholder. Obligatorisk omfatter overdragelsen af drift og bygningsvedligehold følgende områder: Udvendigt vedligehold (tag og fag) Drift og vedligehold af alle tekniske basisinstallationer (varme- og ventilationsanlæg, elevatorer o.l.) Renhold og snerydning Vedligehold af udearealer, terræn og haver I forbindelse med overtagelsen af drift- og vedligeholdelsesopgaverne gennemfører/opdaterer Den Kongelige Bygningsinspektør bygningssyn med det formål at identificere et eventuelt vedligeholdelsesefterslæb og dermed behovet for genopretning for at sikre bygningens stand. Den Kongelige Bygningsinspektør fastsætter endvidere det årlige beløb pr. m² til forebyggende vedligehold, der skal anvendes for at bevare den opnåede vedligeholdelsesstand efter genopretning. På baggrund af bygningssynene udarbejder SLKE forslag til vedligeholdelsesplaner for genopretning og forebyggende vedligehold, som kan danne grundlag for drøftelser med institutionerne, og institutionernes beslutninger om igangsættelse af hhv. genopretning og vedligeholdelsesarbejder. SLKE udarbejder desuden en samlet oversigt til Departementet for alle overtagne kulturejendomme, som kan anvendes til prioritering af centrale midler, bl.a. for den bygningsmasse, som er national ejendom. Hvis der ikke foretages løbende vedligehold vil der på ny opstå et vedligeholdelsesmæssigt efterslæb, som vil kræve en ny genopretningsindsats, og ikke blot som akkumuleret manglende vedligeholdelse, idet der ofte tilstøder forværrende skader og nedbrud af bygningsdele. SLKE overtager også de eksisterende tekniske servicekontrakter. Servicekontrakterne vil blive gennemgået for at vurdere, om vi ved genudbud af opgaverne kan opnå direkte besparelser og/eller administrative lettelser.
Side 11 af 13 SLKE vil også fokusere på gennemførelse af energibesparende tiltag på kulturejendommene. Udgifterne til energi er store, og der er generelt stort fokus på nedbringelse af statens energiforbrug. SLKE har i en årrække arbejdet med energibesparelser i vores egne ejendomme, og har således stor erfaring på området. Resultatmål: Drift og vedligeholdelse af kulturejendommene bliver effektiviseret. Operationelle mål SLKE udarbejder, ved overtagelse, plan for vedligeholdelse og genopretning for kulturejendommene SLKE reducerer udgifter til teknikydelser i kulturejendommene SLKE reducerer energiudgifterne i kulturejendommene Indikatorer 26. Planer er aftalt med institutionen senest 1 år efter overtagelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaverne. Planen indeholder finansieringsbehov til genoprettende renovering, langsigtet niveau for vedligehold/m2, samt tidsplan. 27. Departementet får hvert år en samlet oversigt over behovet for genopretning og forebyggende vedligeholdelse for kulturejendommene. 28. SLKE gennemfører i 2014 mindst et udbud af teknikydelser for en eller flere af kulturejendommene. 29. SLKE igangsætter to optimeringsprojekter for energi (el, vand, varme) i 2014. 4.2. Koncern- og myndighedsopgaver SLKE varetager en række koncernopgaver, hvor vi stiller specialister til rådighed som rådgivere for institutionerne under Kulturministeriet, og stiller desuden sekretariatsbistand til rådighed for Statsinventarieudvalget. Koncern IT varetager it-opgaverne for Departementet og Kulturstyrelsen, og har den koordinerende opgave i forhold til Statens IT, fører tilsyn med it-sikkerhed for ministerområdet, tilbyder på udvalgte forretningsområder drift og support af koncernsystemer og forhandler rammeaftaler for systemer til brug for Kulturministeriets institutioner. Den væsentligste opgave for Koncern IT i 2013 har været at styre overgangen til ny itplatform i samarbejde med institutionerne og Statens IT. Det betyder, at alle Kulturministeriets kunder hos Statens IT er overgået til en ny moderne it-platform. Koncern IT vil i 2014 og de kommende år arbejde for at få en stabil drift og service fra Statens IT og samtidig arbejde for at nedbringe institutionernes udgifter til it-arbejdspladser. Koncern IT forventer at indgå en rammeaftale for ESDH i 2014, der både tilgodeser mindre og større institutioner. Derudover forventer Koncern IT at stille en rapporteringsplatform til
Side 12 af 13 rådighed for Kulturministeriets institutioner, som kan levere ledelsesinformation der tilgodeser institutionsspecifikke forretningsbehov. Resultatmål: Koncern-IT sikrer bedre udnyttelse af midler til it. Operationelle mål Koncern-IT udarbejder ydelseskatalog Koncern-IT tilbyder ESDH til Kulturministeriets institutioner Koncern-IT følger op på forbruget af it-ydelser fra Statens IT Indikatorer 30. Koncern-IT har aftalt ydelseskatalog med koncernledelsen i 2014. 31. Der er indgået rammeaftale med en leverandør af ESDH i 2014. 32. Kulturministeriets institutioner tilbydes årlig opfølgning på forbruget af it-ydelser fra Statens IT mhp. nedbringelse af udgifterne. Koncernfunktionerne Koncern Udbud og Indkøb, Byggesagsrådgivningen og ministeriets energikoordinator (MEK) servicerer alle Kulturministeriets institutioner ved at stille særlige kompetencer til rådighed indenfor fagområder, de enkelte institutioner ikke har mulighed for at dække selv. Resultatmål: Kunderne er tilfredse med leverancerne fra SLKE s koncernfunktioner. Operationelle mål Kunderne er tilfredse med SLKE s leverancer Indikatorer 33. Årlige undersøgelser blandt institutionernes administrationschefer viser, at 75 % er tilfredse eller meget tilfredse med SLKE s leverancer. Det er Statsinventarieudvalgets opgave at føre tilsyn med de statsinventarier, der er stillet til rådighed for Civillisten. Statsinventarieudvalget består af et medlem udpeget af Civillisten og et andet medlem udpeget af Finansministeren. SLKE stiller sekretariatsbistand til rådighed for Statsinventarieudvalget. Udvalget skal sikre, at der til stadighed sker en løbende registrering og mærkning af alt statsinventar og dets placering i civillisteslottene. Udvalget træffer desuden beslutning om vedligeholdelses- og reparationsarbejder, kassation og eventuelle nyanskaffelser af statsinventar. Pt. består statsinventariet af ca. 50.000 genstande, hvor af mange af dem er opbevaret på depoter på Amalienborg Slot, Fredensborg Slot, Sorgenfri Slot og Flyvestation Værløse. Den bevillingsmæssige ramme for udvalget er forholdsvis lille, så udvalget prioriterer sekretariatets opgaver løbende. Der pågår i øjeblikket et arbejde med at foretage en grundig gennemgang, udvidelse og kvalitetssikring af registreringerne af statsinventariet mhp. lettere
Side 13 af 13 fremtidig administration ifm. flytninger, udlån, vedligehold og kassation. De nye registreringer kommer således til at indeholde en kort beskrivelse af genstandene, ejerskab (civillisten eller staten), id, foto, materialer mm. Samtidig tages der stilling til eventuel kassation. Resultatmål: SLKE s leverancer understøtter statsinventarieudvalgets opgaver. Operationelle mål Statsinventar er registreret i database Uanvendeligt statsinventar er afhændet Indikatorer 34. 80 % af statsinventariet er gennemgået og registreret elektronisk i 2014. Arbejdet afsluttes helt i 2015. 35. Uanvendeligt inventar er afhændet i 2015.
Bilag 3 Kulturforvaltning Resultatmål: Vedligeholdelsestilstanden på egne slotte og haver skal fastholdes eller forbedres. Operationelle mål Indikatorer 2013 2014 2015 2016 2017 SLKE har en rullende plan for vedligehold og genopretning 1. Der etableres et samlet overblik over behovet for genopretning og efterfølgende forebyggende vedligehold. 2. Der etableres en fast proces for rullende planlægning af vedligehold og genopretning. Heri indgår bygningssyn, plan for vedligehold og evt. genopretning, prioritering, kortlægning af finansieringsbehov, beslutningsproces og opfølgning. Samlet overblik Fast proces for planlægning. Opstille mål for efterfølgende år SLKE vil øge produktiviteten i byggeprojekter 3. SLKE s projektmodel evalueres og forbedres mindst en gang årligt. 4. Projekter revideres årligt mhp. registrering i byggeweb, budgetafvigelse, ændringsstyring og anvendelse af projektmodellen for byggeri. Antal projekter revideret. Projektmodel etableret x x x x 10 10 10 10 5. SLKE opstiller mål for produktivitet i byggeprojekter. Opstille mål for efterfølgende år Resultatmål: Flere besøgende skal have bedre oplevelser og brugen af ejendomme og haver skal øges. Operationelle mål Indikatorer 2013 2014 2015 2016 2017 SLKE vil fastholde brugertilfredsheden på Kronborg Slot og Christiansborg Slot. Besøgstal på Kronborg Slot og Christiansborg Slot stiger. 6. Brugertilfredsheden på slottene måles mindst en gang årligt. Årligt mål på en skala fra 1-10. 7. Besøgstallene på Kronborg Slot og Christiansborg Slot stiger. Årlig stigning. 8,5 8,5 8,5 8,5 8,5 Indeks 100 102 104 106 108 Formidlingen af haverne øges. 8. I aftaleperioden øges antallet af omvisninger i haverne. Indeks 100 > 100 > 100 > 100 > 100 Flere besøgssteder er åbnet. 9. Der åbnes nye besøgssteder. Indeks 100 101 102 103 104 Der er let adgang til information på 10. Der er opsat info-standere med mulighed for print af 0 5 flere sprog. informationsfoldere. Antal opsat. Indtjeningen i butikkerne øges. 11. Avancen på varesalg stiger. Indeks 100 105 Omsætningen i webshoppen stiger. 12. Alle typer af billetter i SLKE sælges i webshoppen fra x x x x 2014. 13. Andel af billetter solgt i webshoppen. 5% Resultatmål: Opgaver løses bedst og billigst Operationelle mål Indikatorer 2013 2014 2015 2016 2017 SLKE udvikler og implementerer sourcingstrategi 14. Sourcingstrategi for SLKE er besluttet mht.: 1. Billedhuggere 2. Stenhuggere/ sandstensprod.. 3. Vagt- og sikringsopgaver 4. Brandmateriel SLKE s leverandørstyring forbedres 15. Højst 20 % af estimaterne for interne rådgiverydelser x x x x afviger mere end 10 %. 16. SLKE foretager årlig måling af compliance på x x x x kontrakter med årlig kontraktsum over 500.000 kr. 17. SLKE gennemfører systematisk evaluering af x x x x leverandører. SLKE s interne processer optimeres 18. SLKE har gennemgået og optimeret centrale 15 15 virksomhedsprocesser. Antal pr. år. 19. SLKE giver adgang til ejendomsdata via internetløsninger, x herunder energidata, for alle lejere/kulturejendomme. 20. SLKE offentliggør centrale nøgletal (f.eks. antal x byggesager, antal udbud) for virksomheden på hjemmesiden. 21. Behandlingstiden for kreditorfakturaer nedbringes. 15% 10% 5% Andelen af keditorfakturaer med behandlingstid over 21 dage 22. SLKE indfører autorouting af kreditorfakturaer i x 2014. Der opstilles derefter mål for andelen af fakturaer, der autoroutes i resten af aftaleperioden. SLKE s ejendomsadministration er 23. Der er udarbejdet standardparadigmer for indgåelse af x professionel lejeaftaler. 24. Der er optimeret processer for de væsentligste x ejendomsadministrative opgaver. 25. Energiregnskab er afstemt og afregnet senest to x x x x måneder efter modtaget slutopgørelse fra forsyningsselskabet. Drift af kulturejendomme Resultatmål: Drift og vedligeholdelse af kulturejendommene bliver effektiviseret Operationelle mål Indikatorer 2013 2014 2015 2016 2017 SLKE udarbejder, ved overtagelse, 26. Planer er aftalt med institutionen senest 1 år efter x x x x plan for vedligeholdelse og genopretning for kulturejendommene overtagelse af drifts- og vedligeholdelsesopgaverne. Planen indeholder finansieringsbehov til genoprettende renovering, langsigtet niveau for vedligehold/m2, samt tidsplan. SLKE reducerer udgifter til teknikydelser i kulturejendommene 27. Departementet får hvert år en samlet oversigt over behovet for genopretning og forebyggende vedligeholdelse for kulturejendommene. 28. SLKE gennemfører mindst et udbud af teknikydelser for en eller flere af kulturejendommene. x x x x x
SLKE reducerer energiudgifterne i kulturejendommene 29. SLKE igangsætter to optimeringsprojekter for energi (el, vand, varme). x Koncern- og myndighedsopgaver Resultatmål: Koncern IT sikrer bedre udnyttelse af midler til it Operationelle mål Indikatorer 2013 2014 2015 2016 2017 Koncern-IT udarbejder 30. Koncern-IT har aftalt ydelseskatalog med x ydelseskatalog koncernledelsen i 2014 Koncern-IT tilbyder ESDH til Kulturministeriets institutioner 31. Der er indgået rammeaftale med en leverandør af ESDH. x Koncern-IT sikrer bedre udnyttelse af midler til it 32. Kulturministeriets institutioner tilbydes årlig opfølgning på forbruget af it-ydelser fra Statens IT mhp. nedbringelse af udgifterne. Resultatmål: Kunderne er tilfredse med leverancerne fra SLKE s koncernfunktioner Kunderne er tilfredse med SLKE s 33. Institutionernes administrationschefer er tilfredse eller leverancer meget tilfredse med SLKE s leverancer. Mål for tilfredshed. Resultatmål: SLKE s leverancer understøtter statsinventarieudvalgets opgaver Statsinventar er registreret i database 34. Statsinventariet er gennemgået og registreret 80% 100% elektronisk. Andel registreret. Uanvendeligt statsinventar er afhændet 35. Uanvendeligt inventar er afhændet. x x x x x 75% 75% 75% 75%