Bestemmelser om udbud og tilbud Side 1 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE Side Orientering... 2 Retsgrundlaget... 3 Tilbudsfasen... 3 Randers Kommunes kontrolbud... 4 Tilbudsafgivelsen... 4 Udvælgelse... 5 Tildeling... 7 Oplysning om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø... 8
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 2 af 8 Orientering Hermed foreligger udbudsmaterialet for udbud af pleje af Randers Kommunes idrætsanlæg. Udbuddet omfatter 53 idrætsanlæg fordelt over hele kommunen. De 53 idrætsanlæg er opdelt i 3 geografiske områder: SYD indeholder 17 anlæg og er på ca. 70 Ha VEST indeholder 22 anlæg og er på ca. 116 Ha NORD indeholder 14 anlæg og er på ca. 40 Ha. De geografiske områder udbydes i hver sin selvstændige entreprise. Driftsopgaverne omfatter pleje, vedligehold og renhold af grønne områder og idrætsfaciliteter samt service i forbindelse med arrangementer og skal i overvejende grad udføres til tilstandskrav. Driftsperioden løber fra 1. januar 2009 til 31. december 2011, med mulighed for forlængelse med indtil to år. Opgaverne har hidtil været gennemført af Randers Kommunes driftsafdeling, og overdragelse af entrepriserne vil blive betragtet som virksomhedsoverdragelser, hvor den nye tjenesteyder skal være indstillet på både at overtage den del af den tidligere tjenesteyders personale, der har været beskæftiget med opgaverne, og en del af det til opgaverne benyttede materiel. Tjenesteyderen vil på nogle anlæg have mulighed for at leje mandskabsog depotrum af Randers Kommune. Randers Kommunes Driftsafdeling vil afgive kontrolbud på entrepriserne. Ordregiver og tilsyn er: Randers Kommune, Kultur og Borgerservice Laksetorvet 8900 Randers
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 3 af 8 Retsgrundlaget Arbejderne udbydes i offentlige udbud, iht. "Lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter". Arbejderne er tjenesteydelser og udbuddet er alene omfattet af lovens afsnit II. Udbuddet er annonceret i www.udbudsavisen.dk den 22. august 2008. Tilbudsfasen Udbudsmaterialet er tilgængeligt på Randers Kommunes køberprofil http://www.udbud.randers.dk, hvor efterfølgende meddelelser fra Randers Kommune til tilbudsgiverne ligeledes vil blive offentliggjort. Kopi af udbudsmaterialets tegninger og betingelser vil også kunne købes af Randers Kommune for trykkeprisen. Efterfølgende meddelelser vil dog altid skulle hentes af tilbudsgiveren på køberprofilen. Der afholdes formøde/spørgemøde på Randers Kommune, mødelokale E.3.16, Laksetorvet, 8900 Randers den 19. september 2008 kl. 10:30. Ved mødet vil tilbudsgiverne få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål bedes så vidt muligt fremsendt inden mødet pr. e- mail til prahl@prahl.dk. Efter mødet vil der være besigtigelse af mandskabs- og maskinrum samt materiel på de tre stillepladser. Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse, samt art og tilstand af materiel, der skal overtages. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal han senest 7 dage inden tilbud afgives indhente oplysning herom hos: Randers Kommune Kultur og Fritid att. Jan Grassmé Tlf. +45 9815 1696, e-mail jan.grassme@randers.dk
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 4 af 8 Randers Kommunes kontrolbud Randers Kommune udarbejder ved sin driftsafdeling et kontrolbud på hver af de udbudte opgaver. Kontrolbuddet beregnes efter principperne om opgørelse af de langsigtede gennemsnitsomkostninger for opgaven, som beskrevet i "Budget og regnskabssystem for kommuner", kapitel 9, Vejledning om omkostningskalkulation. Randers Kommunes driftsafdeling vil til ordregiver skulle betale det samme beløb for leje af mandskabs- og maskinrum på stillepladserne som eksterne tjenesteydere. Tilbudsafgivelsen Ved licitationen kan der afgives tilbud på én eller flere af de udbudte entrepriser, idet felterne på tilbudslisternes forsider samt tilbudsspecifikationerne for de relevante entrepriser udfyldes i deres helhed. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal han på hver tilbudslistes forside anføre det maksimale antal entrepriser han ønsker at overtage. Såfremt tilbudsgiver ønsker at give reduktion i tilbudssummen ved overdragelse af flere entrepriser, anføres dette på hver tilbudslistes forside. Reduktionen skal angives som en procentsats, og gælde alle priser på den pågældende entreprise. Tilbudsgiver bekræfter på tilbudslistens forside modtagelsen af evt. rettelsesblade. Der modtages ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverne kan tage organisationernes standardforbehold i forbindelse med tilbudsgivningen. Andre forbehold kan kun tages, såfremt disse i en "meddelelse til de bydende" er blevet godkendt af Randers Kommune. Tilbudslisten forefindes både som pdf-fil og som Excel-regneark. Randers Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Randers Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbud samt bilag skal afleveres i ét eksemplar, udskrevet på papir, samt én kopi på cd-rom. Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert, påført afsender og telefonnummer. Der modtages ikke elektronisk afgivne tilbud.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 5 af 8 Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbud mærket "" og påført afsender, telefonnummer og e-mailadresse indleveres til: Randers Kommune, Kultur og Borgerservice Mødelokale E.3.16 Laksetorvet 8900 Randers senest den 17. oktober 2008 kl. 10:30, hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der er til stede. Tilbudssummer, eventuelle forbehold samt det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget, vil blive læst op. Tilbud, der fremsendes inden licitationen skal sendes til: Randers Kommune Kultur og Borgerservice Laksetorvet 8900 Randers og være modtaget senest den 16. oktober 2008. Tilbud der fremsendes inden licitationen skal anmeldes til ordregiveren v. Jan Grassmé senest den 15. oktober på tlf.: 8915 1696 Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal tilbuddet indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 90 dage efter tilbuddets åbning. Udvælgelse Randers Kommune vil udelukke tilbudsgivere der er under konkurs, betalingsstandsning o.l. For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved at fremlægge: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister. CVR-nummer anføres på tilbudslisten.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 6 af 8 Erklæring om omfanget af ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen skal afgives på det i tilbudslisten vedlagte skema til "Tro og Love"-erklæring. Regnskabsoplysninger for det seneste regnskabsår, omfattende: o samlet omsætning o omsætning inden for relevante arbejdsområder o resultat og balance. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at omsætningen inden for de relevante arbejdsområder udgør mindst 50 % af tilbudssummen. Ved relevante arbejdsområder forstås traditionelle anlægsgartnerarbejder. Ved tilbudssummen forstås summen af tilbudssummen for de aktuelle entrepriser, der overdrages til tilbudsgiver. Hvor oplysningerne ikke dokumenteres ved fremlæggelse af regnskab, skal disse dokumenteres ved en revisorerklæring. Liste over de betydeligste sammenlignelige opgaver udført inden for de seneste 3 år med angivelse af kontraktsum, tidspunkt og ordregiver. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav, at tjenesteyder tidligere har gennemført sammenlignelige opgaver, der indenfor ét år svarer til mindst 35 % af de arbejdsopgaver der ønskes indgået kontrakt om. Oplysning om virksomhedens faglige leder, samt nøglepersoner, der skal deltage i entreprisernes gennemførelse ved CV eller lignende, herunder også oplysning om underentreprenører og deres nøglepersoner. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskriterium at den faglige leder og nøglepersonerne har en relevant uddannelse og erfaring. Oplysning om virksomhedens systemer for kvalitetsstyring, miljøledelse og arbejdsmiljøledelse. Ved udvælgelsen vil det være et minimumskrav at tilbudsgivers systemer bygger på kravene i DS/EN ISO 9001, DS/EN ISO 14001 og OHSAS 18001 (eller Bekendtgørelse nr. 923 af 21/10/2001 om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem), uden at et certifikat dog skal kunne opnås. Systemerne skal omfatte de i betingelser og vilkår anførte krav.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 7 af 8 Tildeling Randers Kommune vil vælge de tilbud, der samlet set giver den laveste tilbudspris. Såfremt Randers kommunes kontroltilbud på en, flere eller alle entrepriser udgør den laveste pris, annulleres licitationen for pågældende entrepriser og kommunen udfører selv opgaven.
Bestemmelser om udbud og tilbud Side 8 af 8 Oplysning om skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Tilbudsgiveren kan på nedennævnte adresser få relevante oplysninger om forpligtelser vedr.: skatter og afgifter miljøbeskyttelse forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: SKAT Østbanegade 123 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7222 1818 Fax: + 45 7222 1919 E-mail: skat@skat.dk Internetadresse: www.skat.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Miljøstyrelsen Strandgade 29 DK 1401 København K Telefon: + 45 3266 0100 Fax: + 45 3266 0479 E-mail: mst@mst.dk Internetadresse: www.mst.dk Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Arbejdstilsynet Landskronagade 33 DK 2100 København Ø Telefon: + 45 7012 1288 Fax: + 45 7012 1289 E-mail: at@at.dk Internetadresse: www.at.dk