Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 18.00 Deltagere: Selskabsbestyrelsen Afbud: Richard D. Jensen, Per Pedersen, Nina Lundgreen (kommer evt. senere), Jeanette G. Nielsen, Annette Sørensen Gæster: Torben Nørskov Jensen, PwC og Louise Bjerggaard Thomsen under pkt. 1 og 2 L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres O Kommende arrangementer: 18. maj kl. 19-21 Temamøde om Regnskab 2014, Ringparkens beboerhus 19. maj kl. 17.45 reserveret til ekstraordinært bestyrelsesmøde 30. maj kl. 9-14 Ordinært repræsentantskabsmøde, Comwell Roskilde 1. O Gennemgang af revisionsprotokol for 2014 Vedlagt som bilag 1.. Torben Nørskov Jensen (TNJ), PwC og Louise Bjerggaard Thomsen (LBT)deltog i punktets behandling. Der er et godt og konstruktivt samarbejde mellem revisor og selskabet. TNJ redegjorde for principperne i revisionen og hvilke elementer, der er lagt særlig vægt på i forbindelse med revision 2014. Herefter blev hovedlinjerne i revisionsprotokollatet gennemgået, særligt vedrørende besvigelser, kreditorer og periodisering. Herudover blev der givet bemærkninger om konti for afdelingsbestyrelser. Revisionsprotokollatet blev herefter godkendt og underskrevet. 2. O Regnskab 2014 Endeligt regnskab er vedlagt som bilag 2. Herudover vedlægges sideaktivitetsregnskaber for 2014 som hhv. bilag 3 og bilag 4. 1
Torben Nørskov Jensen (TNJ), PwC og Louise Bjerggaard Thomsen (LBT)deltog i punktets behandling. LBT gennemgik regnskabet. Regnskabet blev herefter godkendt og underskrevet. 3. O Afdelingsregnskaber 2014 Godkendelse af regnskaber godkendt af beboermøder/afdelingsbestyrelser Godkendelse af regnskaber uden afdelingsbestyrelser/beboermøder Oversigt over regnskaber for afdelinger uden afdelingsbestyrelser vedlægges som bilag 5. Alle regnskaber er fremsendt til bestyrelsen som pdf-filer uden bilagsnumre. Godkendelse af ikke-godkendte regnskaber 01-016 Moesgården (bilag 6, bilag 6a) 01-024 Ternehaven (bilag 7, bilag 7a, bilag 7b) 01-412 Anders Larsens-/Kapellan-/Sejerøvej (bilag 8) 01-415 Bjergmarken (bilag 9) 01-104 Nygade 10-13, Østergade 33-39, 38-44 (bilag 10) 01-318 Søparken (bilag 10a) Ad godkendte regnskaber Samtlige godkendte regnskaber bestyrelser blev enstemmigt Ad regnskaber uden bestyrelse På junimødet skal der ligge forslag til afdelingssammenlægning på samtlige afdelinger uden bestyrelser, og en plan for hvordan de sammenlægges og med hvem. Der ønskes en plan for, hvordan fælleshuset Trehøje afvikles eller gøres aktivt. For institutioner med underskud gælder, at dette skal afvikles over et år. Direktionen bemyndiges til at dispensere for denne beslutning. Der ønskes en redegørelse for, hvorfor henlæggelserne for Bernadotteparken kan falde. For følgende afdelinger ønskes en plan for, hvordan afdelingernes driftsudgifter bringes på niveau med resten af selskabet og dermed selskabets gennemsnit: Amtstue Alle 2
Borgmestergårdsvej Hersegade/Grønnegade Bredgade 28 Bernadotteparken Samtlige regnskaber for afdelinger uden bestyrelser blev med ovenstående bemærkninger enstemmigt Ad ikke godkendte regnskaber: Regnskaberne blev særskilt gennemgået og behandlet. Nedenfor angives bestyrelsens bemærkning til de enkelte regnskaber. Ternehaven Indsigt i regnskab på flyttekøkkener skal gives og vil blive og er indskærpet i selskabet. Regnskabet blev i henhold til indstilling og med ovenstående bemærkning enstemmigt Moesgården Ingen bemærkninger ud over indstillingen. Regnskabet blev i henhold til indstilling enstemmigt Søparken Renter på særstøttelån fremtræder urimeligt og Danske Bank skal kontaktes med henblik på en mere fair løsning. Evt. rettelse på baggrund heraf sker i regnskabsåret 2015. Konto 114 ligger over selskabets gennemsnit, hvilke tiltag kan tages for at nedbringe det til niveau. Regnskabet blev i henhold til indstilling og med ovenstående bemærkninger enstemmigt Anders Larsensvej, Kapellanvej og Sejerøvej Der ønskes en redegørelse for, hvorfor henlæggelserne ikke er øget, når der er en helhedsplan på vej med stor støtte fra selskabet, og huslejen kan bære dette. Regnskabet blev i henhold til indstilling og med ovenstående bemærkning enstemmigt Nygade Der ønskes en redegørelse for, hvorfor henlæggelserne ikke øges i 2015 3
Regnskabet blev i henhold til indstilling og med ovenstående bemærkning enstemmigt Bjergmarken Der ønskes en redegørelse for, hvorfor henlæggelserne ikke øges i 2015 også om hvordan energipuljen er tænkt anvendt. Regnskabet blev i henhold til indstilling og med ovenstående bemærkninger enstemmigt Samtlige afdelingsregnskaber er således godkendt af selskabsbestyrelsen. 4. L Mundtlig beretning 2015 5. O Takstblad 2016 Vedlagt bilag 12. FU indstiller, at der drøftes, hvorvidt stigningen i administrationsudgifter på ca. 2 % alene som bilag 12 foreskriver sker på grundbidraget eller den fordeles helt eller delvist på selve administrationsbidraget. Til godkendelse Det blev besluttet, at stigningen lægges på grundbidraget. Takster og takstblad blev herefter godkendt. 6. O Indstilling vedrørende midlertidigt udlån fra dispositionsfonden til afdelinger i forbindelse med udførelse af helhedsplaner (Byggeri) Vedlagt bilag 13. Lånene blev bevilget i henhold til indstillingen. 7. O Økonomisk status for Selskab 1-0 og den fælles Drift (1-260) Selskabet og den fælles drift har pr 31/3 balance mellem indtægter og udgifter. Budget for 1. kvartal matcher resultatet. Omkostningerne ved fritvalgsordning udbetales i 2015 primært i april og dækkes inden for det godkendte budgets rammer. 8. L Finansieringsskitse samt støttetilsagn afd. Præstemarkshusene, Roskilde 4
Vedlagt indstilling som bilag 14 og Skema A som bilag 14a. 9. O Godkendelse af Skema A på Toppen i Roskilde Vedlagt bilag 15. Direktionen indstilles bemyndiget til at foretage en evt. opdeling i flere skema A inden for den vedtagne ramme. Det indstilles samtidig at antallet af boliger kan øges til 68 med et uændret antal billige boliger. Til godkendelse Skema A blev godkendt med en godkendt anskaffelsessum på t.kr. 101.420. En undlod at stemme. 10. O Fusionsaftale Fjordbo Vedlagt bilag 16. Fusionsaftalen blev godkendt og underskrevet. 11. L Redegørelse over erhvervsejendomme til salg 12. O Ændringer til forretningsordenen for repræsentantskabsmødet Vedlagt bilag 18. Der ønskes samtidig en drøftelse af, hvorvidt en stemme for at være gyldig, skal bestå af det antal kandidater, som er på valg eller om det skal være frivilligt blot at stemme på det antal, man ønsker. Forretningsordenen blev godkendt, herunder at den anførte valgmodel opretholdes. 13. O Orientering fra direktionen og forretningsudvalg Dagsorden til Selskabsbestyrelsesmøde udarbejdet. 5
Roskilde kommune har givet principiel accept af, at der kan opføres ca. 57 nye almene boliger som fortætning ifb med helhedsplanen i Æblehaven/Rønnebærparken og mod antallet af mindre boliger reduceres ved helhedsplanen. Torben Joconde, Riffelhavevej i Holbæk har oplyst han ønsker at stille op som suppleant og 2. indkaldelse til repræsentantskabsmødet tilrettes dette. Til orientering 14. O Regnskab BOSJ ApS Vedlagt bilag 19 Til orientering Orienteringen blev taget til efterretning. 15. O Evaluering af dagens møde, udvælgelse af TV indslag fra mødet samt eventuelt Dagens møde blev evalueret. Følgende punkter blev udvalgt til TV-indslag: Godkendelse af regnskaber Forretningsorden for repræsentantskabsmødet Toppen & Præstemarkshusene L Afsked med Karen og Lisbeth BILAG: Bilag 1 - Protokol for Boligselskabet Sjælland for 2014 Bilag 2 - Eksternt regnskab 2014 BOSJ Bilag 3 - Sideaktivitetsafd. Ekstern ejendomsadministration regnskab 2014 Bilag 4 - Sideaktivitetsafd. Indskud regnskab 2014 Bilag 5 Oversigt over afdelinger uden bestyrelse 6
Bilag 6 - Indstilling_Moesgården, regnskabstvist Bilag 6a - Kommentar_Moesgården, regnskabstvist Bilag 7 - Indstilling_Ternehaven, regnskabstvist. Bilag 7a - Boligselskabet Sjælland vedr. anke og regnskab 14 Bilag 7b - Svar fra områdeleder til bestyrelsen i Ternehaven Bilag 8 - Indstilling_Anders Larsensvej_Kapellanvej_Sejerøvej, regnskabstvist Bilag 9 - Indstilling_Bjergmarken, regnskabstvist Bilag 10 - Indstilling_Nygade_Østergade, regnskabstvist Bilag 10a - Indstilling_Søparken, regnskabstvist Bilag 11 - Foreløbigt indhold mundtlig beretning Bilag 12 - Takstblad 2016 Bilag 13 - Indstilling lån helhedsplaner Bilag 14 - Indstilling finansieringsskitse helhedsplan Præstemarkshusene Bilag 14a - Skema A Præstemarkshusene Bilag 15 Skema A Toppen Bilag 16 - Fusionsaftale Fjordbo og Boligselskabet Sjælland Bilag 17 - Redegørelse over erhvervsejendomme Bilag 18 - Forretningsorden for RM 30.05.2015 Bilag 19 Regnskab BOSJ ApS Oversigt over Dispositionsfonden Efter behov afholdes ekstraordinært møde tirsdag den 19. maj 2015 Næste (konstituerende) møde afholdes tirsdag den 16. juni 2015 7