Gribvand Spildevand A/S Bestyrelsen 23. april 2012 Referat af bestyrelsesmøde d. 17. april 2012 Mødedato / sted: 17. april 2012 / Nordkysten, Pårupvej 183-185, 3250 Gilleleje. kl. 16-19:30 Mødedeltagere: Flemming Møller (FM) Mogens Pedersen (MP) Bo Jul Nielsen (BJN) indtil kl. 18:45 Birgit Roswall (BR) Parmo Nielsen (PN) Henning Holm (HH) Mette Therkildsen (MT) Per Frost Jensen (PFJ), revisor, BDO deltog under punkt 4.-7. Referent : Mette Therkildsen (MT) Referatet er udarbejdet i forhold til fremsendt dagsorden. 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøder d. 21. februar 2012. Referatet blev godkendt og underskrevet af FM (signeret som, da FM var fraværende på mødet), BJN, MP, BR, PN og HH. 2. Meddelelser fra formanden FM Indledte med at takke MP for at stille lokale til rådighed. Dernæst ønskede FM, på bestyrelsens vegne PN tillykke med de 60 år. FM meddelte følgende: På Økonomiudvalgsmøde havde man udtrykt ros til Gribvand Spildevand for det fine regnskab. På økonomiudvalgsmødet havde man behandlet notat vedr. habilitet i forhold til de byrådsmedlemmer, der sidder i bestyrelser. FM udleverede kopi af notat til orientering. Selskabet støtter projektet integration på to hjul med t-shirts, hvor der står Gribvand Spildevand på ryggen samt ca. 8000 kr. til forplejning mv. den dag de cykler fra Helsinge til Gilleleje. Selskabet forventer en del opmærksomhed fra pressens side og dermed synlighed. Der afholdes generalforsamling d. 30. april. Dagsorden for generalforsamling er offentliggjort i dagspressen.
3. Forelæggelse af eventuelle indførsler i revisionsprotokollen og stillingtagen hertil Intet at bemærke. 4. Regnskab og årsrapport 2011 til godkendelse FM bød velkommen til PFJ og orienterede bestyrelsen om, at PFJ ville deltage under punkt 4-7. PFJ indledte med kort at redegøre for processen tidligere på året, hvor BDO har afgivet erklæring på resultatlønsaftale. Derefter udleverede PFJ reguleringsregnskab for 2011, der blev udleveret til bestyrelsen på mødet, hvor han indledningsvis gennemgik over/underdækningen samt den akkumuleret underdækning pr. 31.12 2011 samt andel, der indregnes i prisloft 2012. Efterfølgende gennemgik PFJ selve reguleringsregnskabet og investeringsregnskabet. Bestyrelsen tog orientering til efterretning og godkendte reguleringsregnskabet. PFJ gennemgik derefter pengestrømsanalysen, der i kopi blev udleveret til bestyrelsesmedlemmerne. Ligeledes udleverede han præsentation af regnskab 2011. PFJ gennemgik det interne regnskab for Gribvand Spildevand. Han påpegede indledningsvis, at regnskabet er afgivet uden forbehold. PFJ gennemgik derefter postene i resultatopgørelsen, hovedposterne bag omkostningerne samt balancen. I forbindelse med balancen omtalte PFJ investeringerne og den stigning, der er sket i 2011 og som konsekvens heraf øgende afskrivninger. BR spurgte om ændringer i forhold til vejbidrag burde omtales i ledelsen beretning. Da der er usikker om det får en betydning for 2012 bør det ikke omtales. Under gennemgang af risici påpegede PFJ de usikkerheder der fortsat er indenfor branchen med hensyn til bl.a. skat. Bestyrelsen tog gennemgangen til efterretning og godkendte regnskabet. Det blev besluttet, at det eksterne regnskab offentliggøres den 18, april på selskabets hjemmeside. Udskrift af revisionsprotokol blev udleveret. Den underskrives i forbindelse med generalforsamlingen. 5. Regnskab for tømningsordning 2011 til godkendelse PFJ gennemgik regnskabet for tømningsordningen, der både består af et regnskab for samletanke og et for bundfældningstanke.
PFJ påpegede at selskabet har overtaget en underdækning på 353.000 kr. Dertil kommer et underskud for 2010 på 49.885 kr. Det betyder at selskabet i 2012 hen over taksterne, opkræver yderligere 402.885 kr., da tømningsorden er underlagt hvile i sig selv princippet. På nær 9.409 kr., vedr. den udestående opkrævning bundfældningstanke. For 2011 er der et overskud på hhv. 95.402 kr indenfor bundfældningstanke og et overskud på 6090 indenfor samletanke. Det betyder, at taksten i 2013 reduceres tilsvarende. Bestyrelsen godkendte regnskabet og besluttede at regnskabet skal gennemgås på generalforsamlingen. 6. Revisionserklæring prisloft 2013 PFJ gennemgik principperne bag beregning af prisloftet. Prisloft 2013 er indberettet d. 17. april. I forbindelse med revisionspåtegningen skal revisor revidere selskabets investeringsregnskab. Erklæringen er afgivet uden forbehold. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Revisionserklæring intern overvågning PFJ gennemgik processen for intern overvågning, hvor BDO forventer at afgive en erklæring uden forbehold, såfremt de sidste stikprøver ikke viser noget andet. PFJ havde noteret sig, at bestyrelsen havde fulgt hans anbefaling, i forhold til at de kvartalsvis, bliver præsenteret for ledelsens rapport for intern overvågning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 8. Orientering fra ledelsen om selskabets virksomhed i den forløbne periode Under ledelsens beretning omtalte MT bl.a. strukturen i den nye ejer rapport. D. 25. april skal ledelsen i Gribvand Spildevand fremsende rapport til Gribskov Kommune. MT understregede endvidere nødvendigheden af, at selskabet til stadighed bliver bedre til at indsamle, bearbejde og anvende data. MT orienterede ligeledes om møde med de øvrige forsyningsselskaber den kommende uge. Bestyrelsen tog ledelsens beretning til efterretning. 9. Balance og likviditetsoversigt for perioden 1. januar 28. februar 2011 til orientering MT gennemgik kort balancen pr. 29. februar 2012.
I forbindelse med ejer rapporten bliver der pr. 31. marts 2012 udarbejdet likviditetsanalyse. Bestyrelsen tog punktet til efterretning. 10. Valg af revisor til beslutning Bestyrelsen tog redegørelsen til efterretning, herunder den udbudsproces, der har været i foråret og besluttede at følge ledelsens anbefaling vedr. revisor til selskabet. Navn på revisor offentliggøres på generalforsamlingen. 11. IT strategi til beslutning MT præsenterede kort IT-strategien. IT-Strategien dækker perioden 2012-2017 og sætter ambitiøse mål, hvoraf flere har betydning for realisering af selskabets overordnede strategi. Nogle mål vedrører den interne drift og de daglige arbejdsprocesser, og andre vedrører i højere grad håndtering af eksterne interessenter. Hovedformålet med denne it-strategi er via operationaliser bare mål at realisere visionen om at bygge bro mellem den interne drift og de eksterne interessenter, således at bedre it-understøttet service også betyder mere effektive it-understøttede arbejdsgange og vice versa. Der ud over er det også et klart mål at reducere omkostningerne til IT. I indeværende år planlægger selskabet således at gennemføre en række udbud indenfor IT, jf. tidsplanen. Bestyrelsen godkendte strategien. 12. Anlægsprojekter til orientering MT omtalte kort kloakering af Rågeleje-Udsholt, hvor der har været afholdt det første møde med grundejerforeningerne. Mødet var arrangeret af Gribskov Kommune. Gribvand Spildevand har overfor kommunen anført, at der er 55 mio. kr. til kloakeringer af åbent land frem til 2017 og dette vil stille krav om prioriteringer. Bestyrelsen var enig i selskabets synspunkt og tog redegørelsen til efterretning. 13. Kommunikation Det blev besluttet, at selskabet orienterer om de væsentligste punkter fra ledelsens beretning, godkendelse af regnskab og IT strategi. 14. Fastsættelse af mødedatoer for kommende bestyrelsesmøder Næste bestyrelsesmøde er d. 13. juni. Mødet forventes afholdt på Helsinge renseanlæg. Nærmere vil følge. Der ud over er der aftalt møde d. 2. oktober, 20. november og 11. december 15. Eventuelt Ingen bemærkninger.
Godkendt d. 13. juni 2012 Flemming Møller _ Bo Jul Nielsen Birgit Roswall _ Mogens Pedersen Parmo Nielsen _ Henning Holm