Afdelingsmøde for afd. 40 - H.I. Biesgade 8, 10 og 12 Torsdag, den 3. september 2015 kl. 15.00. Tilstede fra boligforeningen var direktør Kenneth Hansen (KTH), inspektør Thomas Petersen (TJP) og Karina Karlsen. Fra bestyrelsen var Henrik Kruse mødt. Direktør Kenneth Hansen startede mødet med at byde de 21 fremmødte beboere i afd. 40 velkommen. 1. Valg af dirigent. KTH blev valgt til dirigent. 2. Fremlæggelse af beretning for perioden siden september 2014. KTH henviste til formandens beretning fra repræsentantskabsmødet den 3. juni 2015, som forefindes på vores hjemmeside www.hobroboligforening.dk. Beretningen her på afdelingsmødet vil tage udgangspunkt i den skriftlige beretning og alene omfatte nogle væsentlige emner fra beretningen. Rækkehusene i Mølhøjparken KTH startede med at fortælle om byggeriet af de nye rækkehuse på Hvilhøjvej. Det var med stor spænding, at vi efter repræsentantskabsmødet i 2014 gik i gang med planlægningen af de 20 nye rækkehuse i Mølhøjparken her i Hobro. Det var længe siden, at vi sidst startede et byggeri, og de nye huse er en helt ny type boliger, som er noget større end de rækkehuse vi tidligere har bygget. Byggeriets samlede byggesum er i skema B budgetteret til ca. 32 mio. kr. Boligerne opføres som energi 2015 boliger. Byggeriet er, som de fleste ved, i fuld gang, og der er indflytning i blok 1 og 2 den 1. november, mens blok 3 og 4 er klar til indflytning den 15. november. Det er en forsinkelse på et par måneder i forhold til den oprindelige plan. Det skyldes især den meget våde vinter vi har haft, som har medført udfordringer med vand på byggepladsen. Den store mængde nedbør i løbet af vinteren har også medført en række uforudsete udgifter, og vi forventer derfor en mindre overskridelse af budgettet med ca. 400 600 tkr. Samlet set er vi tilfredse med byggeriet indtil nu. Det bliver nogle flotte huse, og vi er helt overbeviste om, at de nye beboere bliver glade for de moderne og energivenlige boliger. Alle husene er allerede nu udlejet. Renoveringsopgaver Der er i 2014 også gennemført mange renoveringsarbejder i vores afdelinger. Der er således anvendt i alt 5,1 mio. kr. fra afdelingernes henlæggelser til planlagt vedligeholdelse og i alt 8,7 mio. kr. til almindelig vedligeholdelse i årets løb. I kan finde en specifikation af afdelingerne i årsberetningen, som ligger på vores hjemmeside.
Kollektiv råderet Der har vist sig et behov for at ændre den tidligere praksis for køkkenrenoveringer i Hobro Boligforening. Der er derfor lavet en ny procedure for køkkenrenoveringer og andre kollektive råderetsarbejder. Denne procedure vil blive forelagt for jer til godkendelse på dette afdelingsmøde under dagsordenens pkt. 3. Vi synes, at der er lavet en god procedure, som giver alle vores beboere lige mulighed for at få lavet forbedringer i boligen mod en huslejestigning, svarende til finansieringsomkostningen. Proceduren lægger op til, at renovering af køkken, bad og i visse afdelinger carporte kan finansieres af afdelingens midler eller i de større afdelinger ved optagelse af realkreditlån. Finansieringen af et nyt køkken sker over 15 år, og når lånet er tilbagebetalt vil huslejen igen blive nedsat med det samme beløb, som huslejen oprindeligt blev forhøjet med. Forud for udarbejdelse af den nye procedure har vi gennemgået og registreret alle de kollektive råderetsarbejder, som i tidens løb er blevet udført i vores lejemål. Der er registreret 236 sager, som alle er blevet gennemgået i detaljer. Vi har desuden søgt juridisk bistand fra eksterne juridiske rådgivere med henblik på at finde ud af, om der er lejere, som skal have nedsat huslejen og i nogle tilfælde måske endda have tilbagebetalt for meget betalt husleje. Alle berørte lejere har modtaget et brev med oplysning om datoen for huslejenedsættelsen, og disse datoer er blevet registreret i vores systemer, så huslejen bliver nedsat helt automatisk når køkkenet er betalt. Et lille antal lejere har allerede betalt mere end køkkenets pris. I disse tilfælde er huslejen blevet nedsat, og lejeren har fået tilbagebetalt det for meget indbetalte beløb. Oversvømmelse på Skivevej Vores institution på Skivevej blev i oktober måned 2014 ramt af en oversvømmelse som følge af et skybrud, der resulterede i overløb fra det nærliggende vandløb. Skaderne som følge af oversvømmelserne viste sig desværre meget omfattende, og udbedringen af skaderne har strakt sig over en periode på mere end et halvt år. Først for kort tid siden var de sidste boliger klar til indflytning. Vi har bedt vores rådgivere om forslag til sikring af området, så fremtidige oversvømmelser forhåbentlig kan undgås. Positiv udvikling i omkostninger ved lejeledighed Vi har gennem de seneste 2 år gjort en stor indsats for at nedbringe tabene fra ledige boliger i vores afdelinger. I 2012 udgjorde de samlede tab ved lejeledighed 1.508 tkr., mens tabene i 2014 er
nedbragt til 449 tkr. Tab ved lejeledighed er dermed nedbragt til mindre end en tredjedel på kun 2 år, hvilket vi anser som meget tilfredsstillende. Det betyder selvfølgelig ikke, at vi skal undlade at have fortsat fokus på tomgangsboliger, men det viser, at vores indsats har virket. Orientering om året i afdeling 40: Der er ingen udlejningsproblemer i afdelingen. Der er en stor udgift til elevatordrift. Desværre er der flere gange sket, at der er blevet tilkaldt service, uden at der har været noget i vejen. Disse udkald er dyre for afdelingen. Der er desværre ofte problemer med udendørs elevatorer. Én mente, at der især er problemer i regnvejr. Andre mener, at der bliver trykket alt for meget på knapperne og derved bliver der problemer. Der blev foreslået, at viceværten møder op, når montøren kommer. Problemet er dog, at problemerne kan opstå på alle tidspunkter, både i weekend og aften. Der blev nævnt, at der er en del rust inde i elevatoren. TJP foreslog, at man gør nummeret til montøren lidt mindre tilgængeligt, da det ofte er for nemt hurtigt at ringe til montøren i stedet for lige at vente på, at problemet måske løser sig selv. Vi konstaterer desværre, at der stadig er parkeringsproblemer i afdelingen. Orientering om regnskabsåret 2014: KTH gennemgik først regnskabet for 2014 via en oversigt over regnskabstallene, samt et diagram med procentvis inddeling af hovedtallene. De variable udgifter kan være bl.a. vedligeholdelsesudgifter og omkostninger til viceværter og det kun er de variable omkostninger som vi har indflydelse på. I 2011 var der et stort overskud, som afdelingen har nydt godt af siden. Dette overskud er nu brugt og indtægterne skal findes et andet sted. Godkendelse af afdelingens budget 2016 Herefter blev budgettet for 2016 gennemgået. Via et diagram med procentvis opdeling, blev der forklaret, hvilke udgifter der er faste og hvilke der kan røres ved. Budgettet vil medføre en huslejestigning på kr. 20,00 pr. m2/år., svarende til 2,4 %. Der blev spurgt om ikke der kan røres ved henlæggelserne til planlagte vedligeholdelser, man mente slet ikke der ville blive de udgifter, da ejendommen jo ikke er særlig gammel. Der blev også sagt, at der blev henlagt langt mindre i 2011. KTH svarede, at tallet er udregnet efter de vedligeholdelsesplaner der er udarbejdet for afdelingen. Det er meget sjældent at der er henlagt for store beløb i afdelingerne og KTH pointerede, at det ikke kan komme på tale at nedsætte disse hensættelser. Der var en del diskussion om den varslede huslejestigning. Der blev spurgt om afdelingen kan påregne en huslejestigning næste år. KTH svarede, at man nok må vænne sig til, at der kommer huslejestigninger jævnligt. Udgiften til almindelig vedligeholdelse er sænket i forhold til sidste år. Dette skyldes, at man håber på en mindre udgift på f.eks. elevatordrift.
18 stemt for og 1 imod. Dermed blev budgettet godkendt. 3. Behandling af indkomne forslag: Forslag fra organisationsbestyrelsen: 1. Godkendelse af oplæg til kollektiv råderet i Hobro Boligforening. Der er udsendt oplæg sammen med indkaldelse. Der er ingen ulemper ved forslaget. Et eksempel kan være, at ønsker man nyt køkken kan man kontakte Boligforeningen. Boligforeningen indhenter pris og kan derefter udregne den huslejestigning man får. Forslaget blev enstemmigt vedtaget. 2. Forlængelse af TV aftalen med YouSee. Boligforeningen har indhentet tilbud fra Verdo og YouSee. YouSee havde det mest gunstige tilbud. Hvis vi fortsætter med YouSee de næste 3 år, vil prisen blive sænket til 99,37 kr. KTH forklarede, at man selv skal kontakte YouSee, hvis man ønsker andet end grundpakken. Boligforeningens tilbud fra YouSee gælder kun grundpakken. Grundpakken opkræves automatisk sammen med huslejen. Forslaget blev vedtaget. Kun én undlod at stemme. Forslag fra administrationen: 3. Beslutning om vinduespolering Vi har indhentet et tilbud på vinduespolering. Priserne er (pr. gang): Bagsider Biesgade 8, 10 og 12 3.710 kr. Biesgade 8, 10 og 12 Svalegange 1.515 kr. Vi foreslår at vinduespoleringen foretages kvartalsvis. TP supplerede med, at der ikke var mulighed for vinduespolering på altaner. Der var en diskussion om, at nogle ikke havde lyst til at betale for andres vinduespolering, da de kun har et vindue, som de ikke selv kan nå. 4 stemte for og 11 imod forslaget. Forslaget blev derfor ikke vedtaget. 4. Valg af beboerrepræsentanter og suppleanter: Birthe Jensen, Margith Nielsen og Conny Jørgensen er valgt til 2016. Ingrid Schou blev genvalgt som suppleant. Der blev spurgt til repræsentanternes opgaver. 5. Eventuelt: 1. Der ønskes en drøftelse af viceværtens opgaver, f.eks. indvendig vedligehold i boligerne. Der var tvivl om hvilket arbejde viceværten må udføre. KTH forklarede at indvendigt vedligehold påhviler lejer, f.eks. udskiftning af pærer, bruserslange m.v.. Udskiftning af vandhane, rør efter vandlåsen m.v. hører derimod under viceværtens opgaver. Der er især problemer med pærer i badeværelse. Det er ældre og handicappede der bor i boligerne og de kan have svært ved at isætte pæren. KTH forklarede, at er en
vicevært i forvejen i en bolig for at udføre en anden opgave, vil det være i orden, at isætte en allerede købt pære. Det er derimod ikke i orden, at ringe efter viceværten blot for at få ham til at komme og isætte en pære. 2. Der ønskes en drøftelse af parkeringstilladelser. Parkeringstilladelserne bliver ikke brugt som de skal. Det var dog en generel holdning, at forholdene er blevet bedre. Der er mest problemer med de store handicapbiler. Nogle foreslog deciderede handicappladser. Det har der været, men det var ikke en succes. 3. Orientering om den nye affaldsordning. KTH forklarede, at vi ikke ved så meget om ordningen endnu. Der er tale om affaldssortering og dette vil blive markeret på containerne. Man kan læse mere om emnet på Mariagerfjord Kommunes hjemmeside. Der var ønske om navn til afdelingen. Der har før været tale om dette emne og KTH sagde, at afdelingen er velkomment til at gå sammen og komme med forslag til et navn. Der blev talt om problemer med, at folk sætter mad ud til kattene. Det tiltrækker desværre også andre dyr og man skal helst undgå dette. Der var generel enighed om at bøgehækkene er lidt for høje. Åbredden trænger til oprensning. KTH vil undersøge om der blev taget kontakt til kommunen sidste år vedr. dette. Cykelskuret er fyldt med alger. KTH vil nævne det for viceværten. Skifferpladerne på 3. sal er fyldt med alger. Muren ved indkørslen er grim. Det er ikke Boligforeningens mur, men der er plantet ved muren. Der var ikke yderligere til eventuelt og der blev takket for god ro og orden.