N OT AT Arbejdsgang i forbindelse med afsendelse af dokument til Dokumentboks Dette notat indeholder en beskrivelse af arbejdsgange til håndtering af afsendelse af dokumenter til Dokumentboksen eller måske rettere i forbindelse med afsendelse af dokumenter til borgere og virksomheder. Visionen er nemlig, at arbejdsgangen er den samme, hvad enten borgeren/virksomheden har valgt at modtage den pågældende dokumenttype i Dokumentboksen. Notatet tager som aftalt udgangspunkt i den beskrivelse af krav, som Københavns Kommune og Næstved Kommune har udarbejdet i forbindelse med udvikling af ny funktionalitet i deres ESDH-løsning og i deres fjernprintløsning (begge kommuner anvender edok og Dok2Mail som henholdsvis ESDH- og fjernprintløsning). I notatet opsamles krav til henholdsvis ESDH-løsning (eller anden itløsning, der skal håndtere afsendelse af dokumenter til Dokumentboks), fjernprintløsning og Dokumentboks (ønsker til videreudvikling af funktionalitet). Den 11. juni 2010 Jnr 01.06.00 P20 Sagsid 000214105 Ref MAE mae@kl.dk Dir 3370 3326 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk 1/8 Formålet med notatet er at danne baggrund for, at kommunerne og andre offentlige myndigheder kan stille krav til deres leverandører i forbindelse med implementering af Dokumentboks. Overordnet vision til håndtering afsendelse af dokumenter Det er vigtigt, at den sagsbehandler, der skal afsende et dokument ikke skal vurdere, om den pågældende modtager af dokumentet ønsker denne dokumenttype leveret i Dokumentboksen eller som gammeldags papirpost. Derfor er det et meget vigtigt krav til den samlede løsning, at den ud fra
borgerens/virksomhedens tilmelding til Dokumentboks afsender dokumentet ad den ønskede kanal uden den pågældende sagsbehandler skal involveres. Det betyder ikke nødvendigvis, at løsningen er fuldautomatisk (så forsendelsesmåden skjules for sagsbehandleren). Løsningen kan opbygges således, at sagsbehandleren på forhånd kan se, hvordan systemet foreslår fo r- sendelsen sendt. Hvis muligt foreslås selvfølgelig digital forsendelse, men sagsbehandleren kan overstyre dette. Ligeledes er det en vision, at der til de dokumenter, der fremsendes til Dokumentboks, tilknyttes tilstrækkelig information (metadata) til, at et eventuelt svar automatisk kan fordeles til den rigtige sagsbehandler/organisatoriske enhed. Vær opmærksom på, at dette ikke er ensbetydende med, at dokumentet automatisk tilknyttes den rigtige sag (selvom det i nogle situationer er ønskeligt). Selvom der med svaret er angivet en specifik sag (med sagsid), kan det være hensigtsmæssigt, at der angives en adresse, der kan bruges, hvis svaret er uanbringeligt, fx hvis sagen er afsluttet (eller ikke-redigerbar af andre årsager), eller hvis behandlingen af svaret skal understøttes af et andet system end det, der udsendte dokumentet. Arbejdsgang til afsendelse af dokumenter Nedenfor skitseres arbejdsgangen til afsendelse af dokument. Under diagrammet beskrives de enkelte aktiviteter og de krav, aktiviteten stiller til itløsningen. 2
Arbejdsgangen er adskilt i logiske elementer, som i en konkret implementering kan grupperes anderledes. Hvis et konkret it-system tilbyder direkte afsendelse til Dokumentboksen, skal det således kunne håndtere alle de aktiviteter (og de bagvedliggende krav), som er vist i de to midterste svømmebaner. Udarbejder dokument til afsendelse (myndighed) Sagsbehandleren udarbejder helt som før Dokumentboksen det dokument (brev), der ønskes sendt til borgeren/virksomheden. Dokumentet tilføjes en sag i ESDH-systemet (eller anden it-løsning, der ønskes anvendt som dokumentcontainer for det pågældende dokument). Som udgangspunkt stiller denne aktivitet ikke nye krav til it-understøttelse. Dog skal denne aktivitet ses i tæt sammenhæng med aktiviteten knytter metadata til dokumentet. Det kan være, at der i forbindelse med udarbejdelsen af dokumentet skal anvendes en særlig skabelon, der indeholder (skjulte) felter til de metadata, der skal knyttes til dokumentet. 3
Knytter metadata til dokument (ESDH-system/anden it-løsning) Den benyttede it-løsning skal tilknytte relevante metadata til dokumentet. I den kommunale arbejdsgruppe er der peget på en række metadata, som skal tilknyttes og en række, det ville være rart at få tilknyttet vel vidende, at det i konkrete implementeringer kan være vanskeligt at nå i første omgang. I så fald skal dette betragtes som den langsigtede strategi. For uddybning se http://www.kl.dk/imagevault/images/id_41546/imagevaulthandler.aspx. Strukturen i den XML-fil, der skal medsendes dokumentet, svarer til standarden for dokument og sag, som blev godkendt december 2009 (mere om denne standard kan findes på digitaliser.dk (http://digitaliser.dk/group/56264/)). Endvidere er der udarbejdet et produktionsskema (xml) som kan anvendes når man skal vedlægge metadata til et dokument. Skemaet, der hedder dokument.xsd findes på: http://digitaliser.dk/resource/515289 Bemærk: De elementer (tags), der ikke anvendes, kan udelades. Samme sted findes også skemaer til implementering af operationer på interfacet Dokument. Aktiviteten knytter metadata til dokument stiller derfor krav til itløsningen om at kunne knytte de relevante metadata til dokumentet. Det skal ske ved at danne en xml-fil med de relevante metadata. Er løsningen en traditionel ESDH-løsning, findes alle metadata allerede tilgængelige. Her er kravet således bare at danne xml-filen. Er der derimod tale om en anden type it-løsning, som ikke indeholder oplysninger om sag og dokument, vil kravet være mere omfattende. Her skal der stilles krav til løsningen om, at de manglende metadata gøres til en del af løsningen. Kravet kan tilgodeses ved (som det allerede er tilfældet for mange større fagsystemer med journallignende funktionalitet), at dokumentation og arkivering håndteres ved hjælp af integration til ESDH. Denne integration vil være mere generel og ikke kun omfatte kommunikation med borger og virksomheder. Er det dokument, der ønskes afsendt, et svar på en henvendelse fra en borger eller en virksomhed, skal det være muligt at anvende de metadata, der er sendt med fra virksomheden/borgeren, herunder knytte myndighedens dokument til det indgående dokument. Dette krav skal også være opfyldt, hvis myndigheden anvender et e-postprogram til at sende dokumentet til Dokumentboks. 4
Checker/retter metadata og sender dokument (myndighed) Denne aktivitet er på længere sigt overflødig, da den kun er nødvendig indtil it-løsningerne er tilrettet, og journaliseringsrutinerne i myndighederne er tilpasset opgaven med at afsende dokumenter via Dokumentboks. For eksempel bliver emnet (journalnummeret) på den sag, dokumentet er tilknyttet, medsendt dokumentet. Derfor skal sagsdannelsen sikre, at emnet er korrekt. Aktiviteten vedrører en kontrol af de metadata, der er tilknyttet dokumentet. Specielt er det vigtigt at kontrollere om det er det rigtige CPR/CVRnummer, og at det er den rigtige returadresse, der er tilknyttet. Understøttelse af aktiviteten kan ske på forskellige måder. Et forslag er, at sagsbehandlerne vælger en printerdriver som kanal for udskrivning. Denne printerdriver er indgang til fjernprintløsningen, men uanset hvilken løsning, der vælges som understøttelse af denne aktivitet, skal der stilles krav til integrationen til fjernprintløsningen. Ligeledes skal der stilles krav til fjernprintløsningen om at kunne modtage og anvende de tilknyttede metadata. Derudover stiller aktiviteten nye krav til it-løsningen. Det skal være muligt at se (og rette) de tilknyttede metadata, herunder dokumenttitel, en kort følgetekst, om dokumentet kan besvares, og om formatet skal være andet end PDF (hvorvidt det er krav til fjernprintløsningen eller til det dokumentproducerende system, afhænger af det konkrete tekniske setup). Ligeledes bør det her være muligt at angive om brevet (såfremt det skal fremsendes i fysisk form) skal sendes som B-post, A-post eller som anbefalet. Det skal være muligt at angive en defaultforsendelsesform. Det skal være muligt at overstyre et eventuelt valg i Dokumentboks (hvis medarbejderen af en eller anden grund ønsker, at dokumentet fremsendes i fysisk form). Ligesom det skal være muligt at vælge, at dokumentet fremsendes i Dokumentboks. Endelig skal den samlede it-løsning understøtte overførelse af metadata fra det dokumentproducerede system til fjernprintløsningen. Derfor skal disse to systemer integreres, og det på sådan en m å- de, at sagsbehandlingen oplever overførelsen som automatisk. Endvidere vil det være hensigtsmæssigt, at der stilles krav til det afsendende system om, at dokumentets tilstand automatisk ændres til "Publiceret" (eller lignende status der dels fortæller, at dokumentet er i sin endelige version og dels hindrer redigering), når dokumentet sendes. 5
Afgør forsendelsesmetode (forsendelsessystem) På baggrund af det tilknyttede CPR/CVR-nummer og typen af dokument skal forsendelsessystemet slå op i den pågældende borgers/virksomheds tilmeldinger til Dokumentboks. På den baggrund skal det afgøres, om det pågældende dokument skal fremsendes i fysisk form eller via Dokumen t- boks. Denne aktivitet stiller krav til forsendelsessystemet om, at den via de snitflader, der stilles til rådighed, kan foretage opslaget i Dokumentboks. Derfor hænger denne funktionalitet nøje sammen med den måde, den enkelte borger/virksomhed kan tilmelde sig til Dokumentboksen. På kort sigt kommer denne tilmelding til at ske ved hjælp af tilmeldingsgrupper og afsender. Dette anses som problematisk, da tilmeldingsgrupper er et begreb, der kun anvendes i Dokumentboks. Der er derfor et stort ønske, at Dokumentboks på længere sigt håndterer tilmeldinger via FORM (eller anden emnesystematik) således, at borgeren/virksomheden kan tilmelde sig på tværs af afsendere og være sikker på, at alle dokumenter om det pågældende emne leveres i Dokumentboksen. Efter afsendelse skal afsendelsestidspunktet logges. En forsendelse (eller dokumenter indeholdt i en forsendelse) kan gensendes om nødvendigt. Forsendelsessystemet skal sende en kvittering retur til it-løsningen, der har afsendt dokumentet. Denne kvittering skal indeholde oplysning om, at dokumentet er sendt elektronisk eller som fysisk brev. Dette er et nyt krav i forhold til eksisterende forsendelsessystemer (fjernprintløsninger). Desuden skal der stilles krav til integrationen mellem forsendelsessystemet og den itløsning, der har afsendt dokumentet således, at disse oplysninger overføres. Kontrollerer tilmelding til Dokumentboks (Dokumentboks) Dokumentboks skal på baggrund af en forespørgsel og tilmeldingerne til Dokumentboks vurdere, om den pågældende borger/virksomhed ønsker det pågældende dokument leveret i Dokumentboksen. Dokumentboksen skal svare det forespørgende system. I praksis vil der dagligt blive hentet tilmeldingslister (efter anbefaling fra eboks). På en oversigtsskærm med flere borgeres sager er det en god og brugervenlig service at vise sagsbehandleren borgernes tilmeldingsstatus. I den situation er det ikke hensigt s- mæssigt at slå samtlige brugere op direkte. På længere sigt ønskes tilmeldingsfunktionalitet udviklet som beskrevet ovenfor. 6
Registrerer oplysninger om forsendelse (ESDH-system/anden itløsning) Oplysninger om forsendelsesform og tidspunkt for forsendelse registreres i løsningen med henblik på dokumentation og mulighed for tilgå disse oplysninger under en eventuel dialog med borgeren virksomheden. Dette er en helt ny aktivitet, og vil derfor stille krav til it-løsningen. Aktiviteten kan undværes, hvis det skønnes, at muligheden for at slå status og forsendelsesform op i Dokumentboksens administrationsmodul er tilstrækkeligt. Sender dokument til print og kuvertering (print og kuverteringsservice) Såfremt borgeren/virksomheden ikke ønsker det pågældende dokument i Dokumentboksen, skal dokumentet udskrives (centralt) og kuverteres. Aktiviteten skal understøtte, at det fysiske brev fremsendes på forskellige måder, herunder som B-post, som A-post og som anbefalet brev. Dette er en traditionel funktion i fjernprintløsninger, så hvis myndigheden allerede benytter en fjernprintløsning (eller en anden løsning, der understøtter dette), vil denne aktivitet ikke stille nye krav til it-løsningen. Har myndigheden ikke en fjernprintløsning skal en sådan løsning eller en anden løsning med tilsvarende funktionalitet implementeres og tilpasses den eksisterende it-platform). Et nyt krav er imidlertid, at de metadata, der er tilknyttet dokumentet skrives i en stregkode (efter EAN 13-standarden, dato formatet som specificeret i OIO). Sender dokument og metadata til Dokumentboks (forsendelsessystem) Ønsker borgeren/virksomheden dokumentet leveret i Dokumentboksen, skal dokumentet og de tilknyttede metadata sendes til Dokumentboksen. Dokumentet skal som udgangspunkt fremsendes i PDF-format, men bør kunne fremsendes i et redigerbart format i visse situationer. Dette stiller nye krav til fjernprintløsningen: PDF-filen skal dannes. Udsendelse af link i forbindelse med dokumentet er ønskeligt i mange situationer. Dog skal man være opmærksom på, at dokumenterne i Dokument- 7
boks kan leve i meget lang tid (indtil borgeren/virksomheden sletter dem). Det betyder, at der skal være sikkerhed for, at linket virker altid. Muligheden for, at Dokumentboks opbevarer dokumenter (fx en klagevejledning), som også andre dokumenter i Dokumentboks kan linke til, indgår i ønskerne til videreudvikling af Dokumentboks. Derudover bør det være et krav til løsningen, at de metadata, der er tilknyttet dokumentet skrives i en stregkode (efter EAN 13-standarden, datoformatet som specificeret i OIO), inden PDF-filen dannes. Dette er et nyt krav i forhold til de eksisterende fjernprintløsninger. Begrundelsen for dette krav er, at skulle en borger/virksom vælge senere at fremsende dokumentet i papirform (et medieskift), så kommer xml-filen med metadata ikke med. Findes metadata i en stregkode, kan metadata aflæses og bruges. Endelig skal fjernprintløsningen benytte de snitflader, der stilles til rådighed for at sende dokument og metadata til Dokumentboksen. Som beskrevet ovenfor er der stadig lidt tvivl om, hvordan metadata skal fremsendes. Modtager dokument og sender advis (Dokumentboks) Dokumentboks modtager dokumentet og de tilknyttede metadata. Ønsker borgeren/virksomheden en advis, udsendes en advis via sms og/eller e- post. På længere sigt bør de snitflader, der stilles til rådighed svare til snitfladen for dokument specificeret af OIO-udvalg for sags- og dokumentområdet. Dermed er tvivlen om måden at tilknytte metadata til dokumentet fjernet, da OIO-snitfladen indeholder alle de ønskede metadata. Lagrer dokument og metadata (Dokumentboks) Som det er nu, gøres dokumentet tilgængeligt for borgeren/virksomheden og kun et ganske lille udsnit af de tilknyttede metadata benyttes aktivt. På længere sigt vurderes det at være hensigtsmæssigt, at klassificeringen anvendes i forbindelse med præsentation og lagring af dokumenterne. Det kunne for eksempel være, at klassificeringen danner forslag en gruppering af de indkomne dokumenter. Anvendes FORM som gruppering, vil alle dokumenter om det samme emne vises samlet uanset, hvilken myndighed der her afsendt dokumenterne. Det vil dog stille krav til opmærkningen og skal under alle omstændigheder kun være et tilbud til borgeren, der skal have frihed til at vælge sin egen systematik. 8