Dagsorden Hovedudvalget Arbejdsmiljø og MED Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 1. Mødedato: 10. september 2019 Mødet påbegyndt: kl. 12:30 Mødet afsluttet: kl. Mødested: 469 Rådhuset Fraværende: Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget og økonomi - september 2019 2 2 Kvartalsvis sygefravær 3 3 Arbejdsmiljødrøftelse 2 - september 2019 4 4 Røgfri arbejdstid 6 5 E-håndbog til personalepolitikken - Vold, mobning og chikane 8 6 Sundhedsfremme på arbejdspladsen, opfølgning 9 7 Orientering om ledertalentforløb 10 8 Eventuelt og punkter til kommende møde - september 2019 11
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 2. 81.38.00-P00-2-18 1. Budget og økonomi - september 2019 Sagsfremstilling Status forventet regnskab 2019 og fokus på overholdelse af servicerammen. Status på budgetarbejdet. Kort om den nye økonomiaftale (udfoldes på budgetseminaret 25/9) Det indstilles, Drøftes Beslutning
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 3. 81.38.00-P00-2-18 2. Kvartalsvis sygefravær Sagsfremstilling Fraværsstatistikken for 2. kvartal er vedlagt til drøftelse. Det indstilles, Drøftes Beslutning Bilag Fraværsstatistikker 2. kvartal.
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 4. 87.00.10-G00-2-18 3. Arbejdsmiljødrøftelse 2 - september 2019 Resumé Hovedudvalget skal tage stilling til kommende års aktivitet vedr. arbejdsmiljø. Arbejdsmiljø og MED foreslår, at aktiviteten bliver, at der gennemføres besøg hos alle arbejdsmiljøgrupper evt. suppleret med næstformand i det lokale arbejdsplads MED-udvalg. Sagsfremstilling I 2016 besluttede Hovedudvalget ved arbejdsmiljødrøftelsen, at Arbejdsmiljø og MED skulle gennemføre besøg hos alle arbejdsmiljøgrupper i 2016/2017. Formålet var dels at introducere opgaven med lokalt at registrere og følge op på arbejdsulykker uden fravær dels at opfriske arbejdsmiljøgruppers opgaver og relationen mellem leder og AMR. Reaktionen på besøgene var lidt overraskende. Der var meget stor tilfredshed hos arbejdsmiljøgrupperne med at få besøg, og der var endda en del, der udtalte, at det kunne være rart, hvis sådanne besøg blev gentaget. Resultatet af besøgene var, at arbejdsmiljøgrupperne fik en efter deres udsagn - værdifuld feedback både på de områder, hvor de var godt med og for emner, de kunne arbejde mere med. Arbejdsmiljø og MED foreslår nu, at der som følge af dette års arbejdsmiljødrøftelse laves en gentagelse af besøgsrunden. Siden de først gennemførte besøg er der kommet en række emner, som det kunne være relevant at have en dialog med repræsentanter for arbejdspladserne om. Det kan overvejes, om målgruppen for møderne bliver udvidet, så det både er leder og arbejdsmiljørepræsentant (= arbejdsmiljøgruppen) og næstformand fra arbejdsplads MED-udvalget, der inviteres til mødet. Formålet med denne udvidelse er at få drøftet samarbejdsrelationen mellem MED-udvalget, der formelt har den koordinerende rolle i arbejdsmiljøarbejdet, og arbejdsmiljøgruppen. En bruttoliste over emner til en dagsorden for møder med arbejdsmiljøgrupper + evt. formand/næstformand for arbejdsplads MED-udvalg kunne være:
relationen mellem MED-udvalg og AMG: Hvordan koordinerer MEDudvalget arbejdsmiljøopgaverne og arbejdsmiljøgruppens arbejde/indsats Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 5. arbejdet med kerneopgaven kort status og om, hvordan vil man arbejde videre i afdelingen? introduktion af hjemmeside (og opgave) vedr. vold, mobning og chikane jf. den reviderede politik på området tjek af registrering/opfølgning på skader/ulykker hvordan går det med at registrere og følge op på ulykker uden fravær? og erfaringsudveksling på tværs af afdelinger? introduktion af nyansatte/nyvalgte håndtering af nye regler vedr. kemihåndtering (risikovurdering og efterfølgende instruktion og oplæring) røgfrihed (afhængig af de kommende måneders beslutninger) evt. sygefravær Det vil formentlig ikke være relevant at tage alle emner under lige grundig (om nogen) behandling på hvert besøg, men ovenstående emner kunne være udgangspunkt for møderne. Det indstilles, at Hovedudvalget tager stilling til forslaget om, at kommende års arbejdsmiljøindsats skal bestå af en gentagelse af en systematisk besøgsrunde på kommunens arbejdspladser. Beslutning
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 6. 87.20.00-P20-1-15 4. Røgfri arbejdstid Resumé Økonomiudvalget har givet Hovedudvalget en opgave med at udarbejde en politik om røgfri arbejdstid. Hovedudvalget har nedsat en arbejdsgruppe til formålet og gruppen fremlægger her sit udkast til politik og medfølgende vejledning. Sagsfremstilling På mødet mellem Økonomiudvalg og Hovedudvalg i juni måned besluttede Økonomiudvalget, at der skal arbejdes hen mod røgfri arbejdstid, at der skal udarbejdes en revideret politik på området samt der skal angives et forslag til tidspunkt for implementering. På et efterfølgende møde fastlagde Hovedudvalget en tidsplan for arbejdet, herunder involvering af den øvrige MED-organisation. Desuden aftalte udvalget, at implementeringstidspunktet skal være 6 mdr. efter politisk behandling, og at arbejdspladser, der er rede til at indføre det inden, kan gøre det. Det blev også besluttet, at der skal fremlægges forslag om tilbud om rygestopkurser. Hovedudvalget nedsatte efter mødet med Økonomiudvalget i juni en arbejdsgruppe, der fik til opgave at udarbejde et udkast til politik vedr. røgfri arbejdstid samt en vejledning til samme. Gruppen har bestået af Karen Margrethe Bak, Christine Kaas Larsen og Peter Skovbo fra Hovedudvalget samt Lise Løth Gregersen og Kurt Larsen fra Arbejdsmiljø og MED. Udkast til politik og vejledning fremlægges hermed for udvalget. Det videre forløb er nu, at materialet efter Hovedudvalgets behandling udsendes til alle arbejdsplads MED-udvalg i kommunen, der anmodes om at reagere, hvis de finder mangler i politikudkastet eller vejledning at arbejdsgruppen forelægger det evt. justerede materiale for Hovedudvalget den 19. november at sagen fremsendes til økonomiudvalgets møde den 11. december På mødet vil der desuden blive orienteret om rygestopkurser mv.
Det indstilles, til drøftelse og godkendelse Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 7. Beslutning Bilag Røgfri arbejdstid - udkast til politik 08.19 Vejledning røgfri arbejdstid HJK 08.19
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 8. 81.38.00-P00-2-18 5. E-håndbog til personalepolitikken - Vold, mobning og chikane Resumé Hovedudvalget vedtog i marts måned en revideret politik om vold, mobning og chikane. Her blev det aftalt, at der på kommunens hjemmeside skulle udarbejdes en "e-håndbog" til hjælp for MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper. Sagsfremstilling Den reviderede politik om vold, mobning og chikane indeholder en beskrivelse af arbejdsplads MED-udvalgs opgaver med at identificere, håndtere og forebygge vold, mobning og chikane. Opgaven med at fastlægge arbejdsdelingen mellem Hovedudvalg og arbejdsplads MED-udvalg i forhold til at udarbejde retningslinjer for disse temaer er en obligatorisk opgave for Hovedudvalget. Da politikken blev vedtaget og opgaven med at lave retningslinjer blev placeret hos arbejdsplads MED-udvalg, blev det samtidig besluttet, at der skulle udarbejdes et værktøj på kommunens hjemmeside, som hjælp til arbejdpladsernes MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper../. På mødet vil Hovedudvalget blive præsenteret for hjemmesiden og resultatet af den afprøvning, der er sket på nogle arbejdspladser. Det indstilles, til drøftelse Beslutning
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 9. 81.38.00-P00-2-18 6. Sundhedsfremme på arbejdspladsen, opfølgning Sagsfremstilling Hovedudvalget har tidligere fået en opgørelse over de sundhedsfremmetiltag som stilles til rådighed for medarbejderne på arbejdspladserne i Hjørring Kommune. Udvalget aftalte på daværende tidspunkt at eksemplerne skulle samles og synliggøres for MED-udvalgene med henblik på inspiration til deres arbejde med sundhedsfremme på arbejdspladserne../. Arbejdsmiljø og MED har udarbejdet et udkast til dette, som kan ses via denne link-adresse: Sundhedsfremme på arbejdspladsen Hovedudvalget bedes drøfte udkastet og komme med bemærkninger til om retningen er i overensstemmelse med det ønskede. Det indstilles, Drøftes med henblik på tilbagemelding til det videre arbejde. Beslutning
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 10. 81.38.00-P00-2-18 7. Orientering om ledertalentforløb Sagsfremstilling Der blev i perioden 2016-2018 gennemført et tværgående ledertalentforløb i Hjørring Kommune, hvor 33 medarbejdere gennemførte et udviklingsforløb, som har klædt dem på til at varetage et job som leder af medarbejdere. Der vedlægges en evaluering, som styregruppen har foretaget hos hhv. deltagere, mentorer og nærmeste ledere og som har været fremlagt for direktion og chefgruppen i maj måned. En opgørelse lavet den 15. maj 2019 viste, at 45 % af deltagerne nu er ansat i et lederjob. Heraf er en leder i Aalborg Kommune, mens resten er i Hjørring Kommune. Der igangsættes nu et nyt forløb til oktober. til orientering for udvalget. Bilag Evaluering af Ledertalentforløb 2016-2018
Hjørring Kommune 10. september 2019 Side 11. 81.38.00-P00-2-18 8. Eventuelt og punkter til kommende møde - september 2019 Sagsfremstilling Forslag til mødeplan 2020 i Hovedudvalget. 11. februar 05. maj 10. juni - Fællesmøde med ØKU 23. juni 01. september 22. september - to timers møde med status budget 24. november Det indstilles, - Beslutning
Politik om røgfri arbejdstid Politik for røgfri arbejdstid Indledning Hjørring Kommunes mål for sundhedsfremme og forebyggelse og de indsatser, der understøtter ønsket om at være en sund kommune og have sunde arbejdspladser, fremgår af kommunens sundhedspolitik. Formål I Hjørring Kommune anerkender ledelse og medarbejdere at rygning er sundhedsskadeligt og at passiv rygning kan skade den, der udsættes for det. Samtidig er man sig det bevidst, at kommunens medarbejdere bør optræde som gode rollemodeller - ikke mindst i forhold til at påvirke børn og unge til sund levevis. Denne politik om røgfri arbejdstid indgår som en del af indsatsen for at skabe sunde arbejdspladser og et godt arbejdsmiljø, og politikken retter sig mod medarbejdere i Hjørring Kommune. Afsættet for politikken er både kommunens sundhedspolitik og Lov om røgfri miljøer. Politikkens indhold Følgende gælder for alle kommunens arbejdspladser og medarbejdere: der må ikke ryges i arbejdstiden arbejdstiden regnes fra man møder til man går hjem det er ikke muligt at gøre brug af afspadsering eller flekse ud for at ryge der må ikke ryges indendørs i kommunens bygninger, på kommunens udendørsarealer, i køretøjer eller lignende e-cigaretter sidestilles med almindelige cigaretter mv. og må derfor heller ikke anvendes i arbejdstiden medarbejdere, der overenskomstmæssigt har selvbetalte pauser, kan ryge i disse pauser, dog kun udenfor kommunens matrikler og materiel. Der skal aftales nærmere retningslinjer i det aktuelle MED-udvalg ved aktiviteter, der er anderledes end almindelige arbejdsdage, f.eks. lejrskole, koloni, personaledage og lignende skal rammerne for rygning aftales i de lokale MED-udvalg før aktiviteten en medarbejder kan afvise at arbejde i et rum, mens der ryges Særlige arbejdspladser I Lov om røgfri miljøer er der angivet retningslinjer for visse boliger og arbejdspladser mv. på plejehjem, døgninstitutioner, botilbud og lignende institutioner kan den enkelte beboer beslutte, om der må ryges i det værelse eller den bolig, der tjener som den pågældendes private hjem
Politik om røgfri arbejdstid o det kan pålægges beboere ikke at ryge i værelset eller boligen i det tidsrum, hvor personalet opholder sig der i private hjem, hvor der modtages en offentlig serviceydelse i form af personlig og praktisk hjælp, kan det som forudsætning for ydelsen pålægges beboere ikke at ryge i det tidsrum, hvor personalet opholder sig i boligen I den kommunale dagpleje og i puljeordninger, jf. 24 og 25 i lov om social service, er det ikke til- ladt at ryge i dagplejehjemmet og i andre lokaler til brug for dagpleje, når der passes børn o lokaler, der primært er indrettet som børnenes lege- og opholdsrum, skal være røgfri hele døgnet Lov om røgfri miljøer angiver også visse regler for børneinstitutioner, skoler mv. Disse dele af loven er nu udeladt her, da de er omfattet af politikkens bestemmelser om røgfri arbejdstid og at der ikke må ryges på kommunens matrikler. Muligheder for lokal udmøntning Hvor der er behov for det, kan der udarbejdes retningslinjer, der beskriver, hvordan samarbejdet med borgerne skal være for at sikre røgfri miljøer. Her kan også fastlægges principper for anvendelse af tekniske hjælpemidler, der kan begrænse medarbejdernes udsættelse for passiv rygning. Lokale MED-udvalg har mulighed for at aftale rammer for rygning i forbindelse med aktiviteter, der er anderledes end almindelige arbejdsdage, f.eks. lejrskole, koloni, personaledage mv. Disse rammer skal aftales forud for aktiviteten. Det skal sikres, at alle medarbejdere har kendskab og adgang til denne politik og evt. lokale retningslinjer. Pligt til at kontrollere regler samt konsekvens af overtrædelse Det forventes, at medarbejderne overholder de givne regler. Ledelsen på den enkelte arbejdsplads har ansvaret for, at reglerne overholdes. En overtrædelse af politikken for røgfri arbejdstid kan i yderste konsekvens betragtes som en misligholdelse af ansættelsesforholdet og behandles efter de almindelige ansættelsesretlige regler. Der skal altid foretages en konkret og individuel vurdering. Ikrafttræden Denne politik træder i kraft den xx. xxxx 2020. Hjælp til rygeafvænning Medarbejdere, der ryger, skal i en periode frem til 31. december 2020 tilbydes rygeafvænning. I forbindelse med overtrædelse af politikken, skal man i forbindelse med den første påtale sikre, at medarbejderen gøres bekendt med tilbuddet om rygeafvænning.
Hjørring Kommunes vejledning vedr. røgfri arbejdstid Denne vejledning er målrettet ledere, medarbejdere, MED- og arbejdsmiljøorganisationen i Hjørring Kommune. Vejledningen indeholder en oversigt over ofte stillede spørgsmål, som MED-organisation, tillidsvalgte og medarbejdere forventes at have brug for svar på. Vejledningen vil løbende blive opdateret. Reglerne i Hjørring Kommune Hvordan er rygereglerne i Hjørring Kommune? Hjørring Kommune har fra 1. juli 2020 røgfri arbejdstid det betyder, at det ikke er tilladt for medarbejderne at ryge i arbejdstiden. Hvor gælder det, at der skal være røgfrihed? Det er ikke tilladt at ryge på kommunale matrikler f.eks. skoler, børnehaver, idrætsanlæg mv. Det er desuden heller ikke tilladt at ryge i kommunens biler eller andet kørende materiel. Hvem har bestemt reglerne? Reglerne om røgfri arbejdstid er vedtaget politisk. Reglerne har været drøftet i kommunens MED-organisation. Hvorfor er der indført røgfri arbejdstid? Det er en følge af flere ting: Kommunens sundhedspolitik og Lov om røgfri miljøer og det sker for at flest mulige kan arbejde uden at blive udsat for passiv rygning, for at kommunens medarbejdere kan fremstå som gode rollemodeller ikke mindst i forhold til børn og unge, for at undgå at flere starter med at ryge og i sidste instans for at motivere rygere til at stoppe. E-cigaretter Hvad med min e-cigaret; er den også omfattet af røgfri arbejdstid? Ja, der gælder de samme regler for e-cigaretter som for almindelige cigaretter. Rygning hos borgere, brugere og beboere eller hjemme Må jeg ryge, mens jeg er hos en borger, der ryger? Det er ikke tilladt for medarbejdere hos Hjørring Kommune at ryge hos borgerne i arbejdstiden. Borgere må i øvrigt heller ikke ryge i eget hjem i den tid, de modtager hjælp. Må jeg ryge, hvis jeg har en hjemmearbejdsdag? Også når du arbejder på en hjemmearbejdsdag har vi tillid til, at du overholder reglerne. Man må ikke ryge i arbejdstiden. Rygning i pauser mv. Må jeg ryge udenfor arbejdspladsen i min pause? Nej, som ansat må du ikke ryge i din arbejdstid. Må jeg ryge før eller efter arbejdstid på arbejdspladsen? Nej, det er ikke tilladt at ryge på arbejdspladsens matrikel, herunder på parkeringspladser.
Må jeg forlade arbejdspladsen for at ryge i selvbetalte pauser? Ønsker du at ryge i en selvbetalt pause, skal du forlade arbejdspladsen. Må jeg ryge i min private bil, når jeg kører på besøg hos en borger eller fra et møde til et andet? Nej, du må ikke ryge i arbejdstiden. Deltagelse i kurser og uddannelse Må jeg ryge, når jeg deltager i kurser, uddannelse m.m. udenfor mit tjenestested? Deltager du i aktiviteter, der er anderledes end almindelige arbejdsdage, f.eks. lejrskole, koloni, personaledage og lignende, skal rammerne for rygning aftales i de lokale MED-udvalg, og inden aktiviteten iværksættes. Der skal laves aftaler, som gøres generelle på den enkelte arbejdsplads eller i de enkelte MED-lokaludvalg, og at disse er fastlagte, inden aktiviteten iværksættes. Rygestopkurser Kan jeg få hjælp til at holde op med at ryge? Ja, der bliver lavet rygestopkurser, som medarbejdere, der ønsker at stoppe med ryge, kan deltage i. Hør din leder eller arbejdsmiljørepræsentant for yderligere information. Kollega eller leder, der ryger Hvad gør jeg, hvis jeg ser en kollega eller leder ryge? Det er ikke hensigtsmæssigt med et arbejdsmiljø, hvor man angiver hinanden. Det er ledelsen på den enkelte arbejdsplads, der har ansvaret for, at røgfri arbejdstid overholdes. Vi har tillid til, at alle medarbejdere overholder arbejdspladsens fælles regler. Du har ikke pligt til at gøre noget, men du må gerne henvise til evt. skiltning og på den måde gøre opmærksom på reglerne. Ansatte på f.eks. friskoler og friplejehjem Er ansatte på institutioner, f.eks. friskoler, friplejehjem m.m. omfattet af kommunens politik for røgfri arbejdstid? Er man ikke omfattet af Hjørring Kommunes politikker, procedurer og MED-organisation, er man ikke omfattet af politik for røgfri arbejdstid. Røgfri arbejdstid fremadrettet Hjørring Kommune ønsker, at du som ansat får god information om røgfri arbejdstid, og mulighed for at snakke konsekvenser og handlemuligheder igennem med ledelsen på din arbejdsplads. Denne vejledning til røgfri arbejdstid opdateres løbende efter behov. Hjælp og information Hvis du har brug for hjælp, eller blot vil læse mere om, hvilke konsekvenser rygning kan have, kan du hente mere viden - vores hjemmeside med inspiration til MED-udvalg, om rygestopkurser mv.
Ledertalentforløb 2016-2018 Status på succeskriterier og evalueringsspørgsmål den 31.05.2018
Succeskriterie: 90 % af de udpegede talenter gennemfører det to-årige forløb 68,75 % af deltagerne gennemførte forløbet
Frafald opdelt efter årsag 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Barsel Helbredsmæssigt Private forhold Ønsker ikke at gå ledervejen Internt jobskifte Lederjob i anden kommune Antal
8 7 6 5 4 Frafald opdelt efter forvaltning 6 7 Antal Deltagere: Stabe: 2 ARB: 6 SÆH: 16 TM: 4 BU: 20 3 2 2 1 0 ARB BU SÆH
4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Barsel Helbredsmæssigt Opdelt efter årsag og forvaltning Private forhold Ikke ledelse Internt jobskifte Lederjob i anden kommune SÆH BU ARB
Svarprocenter Deltagere: 91 % Mentorer: 86 % Nærmeste ledere: 84 % Alle procentdele er fremadrettet udtryk for besvarelsen I høj grad
Succeskriterie: Deltager, mentor og nærmeste leder har gennem forløbet afholdt min. 2 samtaler i TRIO`en 100 % af deltagerne har afholdt min. 2 møder med mentor og nærmeste leder
Min leder har deltaget aktivt i TRIO-møder: 63 % Min mentor har deltaget aktivt i TRIO-møder: 83%
Min leder har støttet mig i min udvikling som ledertalent: 63 % Min mentor har støttet mig i min udvikling som ledertalent: 70 %
Min leder har givet mig konkrete ledelsesmæssige øvebaner: 50 % % Nærmeste leders vurdering: 93
Succeskriterie: I sommeren 2017 har 15 % af deltagerne søgt min. et lederjob 23,81 % af deltagene havde i sommeren 2017 søgt et lederjob
Succeskriterie: I sommeren 2018 har 50 % af deltagerne søgt min. én lederstilling 50 % af deltagerne har ved forløbets afslutning søgt en lederstilling
Succeskriterie: Det forventes af 25 % af de, der gennemfører forløbet er i ledelse (konstitueret eller faststilling) ved forløbets afslutning 17 % er ved forløbets afslutning konstitueret i en lederstilling 40 % er ved forløbets afslutning fastansat i en lederstilling Fra forløbets start til slut har der været annonceret 33 lederstillinger via EMPLY
Succeskriterie: 95 % af de, der gennemfører forløbet, vurderes ved forløbets afslutning parat til ledelse af nærmeste leder og mentor 90 % af deltagerne er vurderet parat til ledelse
90 % af mentorerne og 88 % af de nærmeste ledere vurderer, at kvaliteten af lederpotentialet i Hjørring Kommune er øget, som et resultat af ledertalentforløbet
80 % af de deltagere, som endnu ikke er ansat i et lederjob ønsker et lederjob
Min deltagelse i forløbet har: ü Styrket mine evner til at varetage et lederjob: 100 % ü Givet mig konkrete værktøjer som jeg kan anvende i et lederjob: 100 % ü Øget min evner til at løse strategiske opgaver: 97 % ü Øget mine evner til at indgå i tværgående samarbejder: 93 %
Har det fungeret at forløbet har bestået af seminarer, boot-camps og UCN-undervisning: 100 %
Hvad skal fastholdes i et kommende forløb? Deltagere: Rød tråd fra AGORA til UCN Tværgående forløb UCN undervisningen Mentorer: TRIO`en Tværgående forløb Tværgående match mellem mentor og talent Nærmeste ledere: TRIO`en Øvebaner Skarpere udvælgelse af deltagere