KØBENHAVNS UNIVERSITET DET SAMFUNDSVIDENSKABELIGE FAKULTET Medlemmer og suppleanter i FSU MØDEREFERAT 16. JUNI 2016 Forum Fakultetets Samarbejdsudvalg SAMF-HR Møde afholdt: Torsdag den 16. juni 2016 kl. 10.00-12.00 Sted: Fakultetssekretariatets mødelokale 5.1.46 ØSTER FARIMAGSGADE 5 1353 KØBENHAVN K. Referent: Corinn Sandhoff Pedersen TLF 35323546 DIR 35323975 Til stede: Fra A-siden: Troels Østergaard Sørensen (TOES), Tina Franck (TFR), Erwin Koster Kristensen (EKK), Søren Kyllingsbæk (SK), Flemming Juelsholt (FLJ) deltog på vegne af Lars Bo Kaspersen, Janus Hansen (JH) og Helle Samuelsen (HS). Fra B-siden: Anders Milhøj (AM), Jan Majfred (JM), Tine Gammeltoft (TG), Henrik Jensen (HJE), Hanne Merete Krak (HMK), Annette Vester (AV), Ole Bested (OB), Vicki Antosz (VA), Hilda Rømer Christensen (HRC), Hans Jakob Kirk (HJK) og Randi Starrfelt (RAN). Afbud fra: Christian Schultz og Lars Bo Kaspersen FAX 35323532 cspe@samf.ku.dk www.samf.ku.dk REF: CSPE TOES bød velkommen til Vicki Antosz, som er nyt medlem af FSU. Vicki Antosz repræsenterer HK i FSU. Dagsorden: Ad1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt.
Ad 2. Opfølgning på og godkendelse af referat fra FSU mødet den 10. marts 2016 HJE havde følgende bemærkninger til punkt 5 (Time/normregnskab), som ikke var kommet med i referatet fra sidste møde: HJE oplyste, at der på Institut for Statskundskab havde været afholdt et ganske velbesøgt VIPmøde, hvor holdningen til en centralisering af normerne entydigt var, at den blev anset for uønsket og unødvendig. HJE fandt oplysningen væsentlig, da den belyste holdningerne til centralisering hos berørte medarbejdere. SIDE 2 AF 9 Ad 3. Økonomi 3.1. Q1 DR10 resultatoversigt (R2014 - Q1-2016) og DR50 resultatoversigt (R2013 - Q1-2016) var udsendt som bilag. TFR gennemgik DR10 oversigten. Det samlede underskud er nu beregnet til knap 10 mio. Der forventes større STÅ indtægter i år end sidste år. SAMF har som det eneste fakultet fået lov til at trække på formuen. TOES oplyste, at, der er nedsat en arbejdsgruppe af LT, der pt. arbejder på et forslag til en opsparingsmodel, som skal give den fleksibilitet fakultetet ønsker. TOES er medlem af arbejdsgruppen. Modellen skal forelægges for LT i august. KU s bestyrelse skal godkende modellen, da det er bestyrelsen, der disponerer over KU s formue. Vedrørende DR 50-oversigten, bemærkede TFR, at beløbet på 128 mio. dels skyldes, at der har været en stor stigning i eksterne midler i forhold til sidste år, dels at institutterne nu er i gang med at forbruge de midler, der er opnået tidligere. Der er generelt stor opmærksomhed på eksterne midler i øjeblikket. AM bemærkede, at eksterne midler fra private fonde kan være en udgift for instituttet, da der ikke er så meget overhead på disse bevillinger. 3.2. Status for arbejdet med 200 mio. kr. s besparelse frem mod 2019 TOES præciserede, at de udsendte bilag ikke vedrører tredje fase af KU s tilpasningsplan, men den tilpasning, der skete tidligere i år. På alle enheder drøftes der nu opgavebortfald som følge af tilpasningerne. Konsekvenserne af tilpasningerne og opgavebortfald fremgår af bilag 3.3. Det er en dynamisk proces, som kan ændre sig i takt med udviklingen på KU. Derfor kan de nævnte tiltag ændre sig undervejs, herunder kan prioriteringen af de opgaver, som nu nævnes som bortfaldne, ændre sig. Det kvalificerede ansættelsesstop har været drøftet i HSU. Der var ikke enighed om at ophæve det kvalificerede ansættelsesstop på nuværende tidspunkt. Fra ledelsesside anbefalede man ophævelse af ansættelsesstoppet pr. 1. juli 2016. Medarbejdersiden anbefalede, at man ventede til
Finanslovsudspillet i slutningen af august, eller indtil de afskedigede medarbejdere var fratrådt. De mulige besparelser på taxameterområdet, som nævnes i tredje fase af KU s tilpasningsplan, kan betyde, at SAMF skal spare 25 mio. kroner. Et fald i forskningsbevillingerne til universiteterne vil koste yderligere 25 mio. I disse tal er der ikke taget højde for, at forskningsrådene også er blevet beskåret. TOES bemærkede, at han ikke er tilhænger af at forudkontere besparelser på taxameterområdet, da KU ikke bør signalere, at taxameterne kan spares væk. Han mener, det er vigtigere at argumentere for, at de ikke skal bortfalde. Det beløb, som nævnes i tredje fase af KU s tilpasningsplan, er ikke øremærket til bestemte besparelser, men er relateret til forskellige temaer, som kan forbedre KU s økonomi i 2019. Disse temaer er bl.a.: 1. Bedre og billigere indkøb (75-100 mio.). AM bemærkede, at han tvivler på, at den kalkulerede besparelse vil blive så stor på indkøbsområdet, da det må forventes, at der skal ansættes 4 (højtbetalte) personer til at bestyre dette område. 2. Bedre og billigere udnyttelse af lokaler. Der forventes dog ikke mindre behov for lokaler på SAMF. 3. Overhead fra private fonde. Der arbejdes på, at de faktiske omkostninger bliver indarbejdet i ansøgninger til private fonde, da overhead normalt ikke betales i samme omfang som ved offentlige finansieringskilder. TOES oplyste, at der kommer en rapport om dette inden sommerferien. 4. Effektivisering af administrative processer, herunder gennemgang og effektivisering af HR området på KU. TOES oplyste, at han sidder i styregruppen. Et led i effektiviseringen er bl.a., at der etableres et fælles driftsområde for CSS og HUM, jf. punkt 7. Effektivisering af studieområdet drøftes også pt. Link til tredje fase af KU s tilpasningsplan på KUnet: https://intranet.ku.dk/ledelse/nyheder/sider/tredje_fase_af_ku_tilpasningsp lan_vedtaget.aspx SIDE 3 AF 9 Ad 4. Status for årets lønforhandlinger Orientering fra ledere og tillidsrepræsentanter. Tidsplanen for årets lønforhandlinger på SAMF blev vedtaget på FSU mødet den 10. marts 2016. Det blev oplyst, at lønforhandlingerne stort set er færdige på alle institutter og enheder, på nær enkelte konkrete lønforhandlinger.
Ad 5. Time/normregnskab Prodekan Birgitte Sloth deltog i dette punkt. Punktet var en opfølgning på de drøftelser, der har været på FSU møderne den 10. december og den 10. marts 2016. Time/normsystemet har endvidere været drøftet i Akademisk Råd og i fakultetets ledelsesteam. Det notat, udarbejdet af prodekan Birgitte Sloth, som har dannet baggrund for drøftelserne i FSU, AR og FLT, har også været drøftet på flere institutter. Birgitte Sloth har deltaget i møderne på institutterne, hvis institutterne har ønsket det. På baggrund af disse møder og drøftelser har ledelsen udarbejdet et forslag til fælles principper for normsystemer på SAMF. Dette forslag er sat til høring i FSU og i Akademisk Råd, hvorefter det igen vil blive drøftet i fakultetets ledelsesteam. TOES indledte med at informere om det juridiske grundlag for et fælles normsystem. Det er ledelsen, der, indenfor rammerne i universitetsloven, kan fastlægge normerne, hvis parterne ikke kan blive enige. Eksisterende aftaler og kutymer kan opsiges, hvis ledelsen ønsker det. Nogle institutter har allerede opsagt eksisterende aftaler. Der er ikke krav om forhandling omkring normsystemet, som der fx er i forbindelse med lønfastsættelse. AM henviste til samarbejdsaftalen, hvoraf det fremgår at ledelsen skal udvise positiv forhandlingsvilje, også i anliggender som dette. Der var følgende bemærkninger til notatet om forslag til fælles principper for normsystemer for SAMF: TG oplyste, at det var en fælles holdning blandt alle VIP repræsentanterne på B-siden, at de foreslåede faste normer vil få konsekvenser for kvaliteten i undervisningen, og at normerne opleves som påtvungne og generelt virker desavouerende og demotiverende på VIP staben. Hun spurgte, om ledelsen havde gennemtænkt de etiske og personalepolitiske konsekvenserne af forslaget. Det er særligt de kravet om kun 3,5 normtimer pr lektion, der skiller vandene. TG anbefalede, at tidsfristen i 2018 fjernes. Timenormen for Ph.d.-bedømmelser og forsvar var tidligere nogle steder på 40 timer. De foreslåede 16 timer opleves derfor som en desavouering af VIP staben. TOES bemærkede, at ledelsen har lyttet meget til institutternes og medarbejdernes ønske om et lokalt råderum, og der er i oplægget både fælles normer og mulighed for betydelige lokale tilpasninger. Der kommer formentlig et stort pres udefra, som fakultetet alligevel må rette ind efter. Bl.a. har den kommende akkreditering og fokus på kvalitetssikring og dekanens ansvar i den forbindelse gjort det nødvendigt at tænke i fælles normer og sætte særlig fokus på at synliggøre faglig udvikling og VIP ernes faglige ansvar for undervisning varetaget af DVIP. Forklaringen på SIDE 4 AF 9
tidsfristen i 2018 er, at der kommer mere og mere fokus på undervisningssiden, og fra 2018 er det desuden et krav, at undervisningsportfolio skal indgå i MUS samtalerne. TOES mente, at det er udtryk for rettidig omhu at være på forkant med udviklingen. JH bemærkede, at der har været en god diskussion på instituttet om, hvad der kan lade sig gøre i forhold til de rammer, der ligger. HRC bemærkede hertil, at det også har været en langvarig proces, som har taget på kræfterne og på entusiasmen. Der har været afholdt ekstraordinært klubmøde og derefter drøftelser med IL. HRC oplyste, at den største bekymring hos VIP på Sociologi især er, om undervisningskvaliteten bliver forringet, når der bliver mindre tid til rådighed til forberedelse. Hun bemærkede, at det stadig bør være et adelsmærke for Københavns Universitet, at undervisningen bliver på så højt et niveau som muligt. Hun mente, at det foreslåede normsystem gør tingene mere kompliceret, mere new public management-agtigt. Det gamle system var mere enkelt. Hun bemærkede dog, at der også var positive tilbagemeldinger omkring det lokale råderum. HRC var enig med TG i, at bedømmelser af Ph.d.-afhandlinger inkl. forsvaret er meget lavt sat. Forsvaret alene varer normalt 4 timer. HS bemærkede, at hun ikke var begejstret for timingen og processen. Det udkast, der foreligger nu, er dog meget mere lokalvenligt end tidligere. Det er fint, at der er nogle ting, der er fastlagt, som er fælles for alle institutter. Hun vil dog hellere bruge tid på at drøfte fundraising til forskning på instituttet fremfor at bruge tid på at drøfte normer ved lokale forhandlinger. TOES bemærkede, at dekanatet har valgt at fastholde procentfordelingen 40-10-50 %, men reelt er der mere forskningstid til VIP erne som følge af ekstern finansieret forskningstid (tidligere frikøb), som er lagt oveni de 40%. På JUR og HUM er der allerede fastsat 3,5 normtimer pr lektion, uden at der er lagt noget oveni, som der er på SAMF. Der lægges ikke op til mindre forskningstid. TOES forventer, at der kommer mere og mere eksternt finansieret forskning, og med den nuværende model for eksternt finansierede forskningsprojekter på SAMF vil det indebære mere forskningstid i gennemsnit for den enkelte forsker. FLJ bemærkede, at Institut for Statskundskab er et af de institutter, der har efterlyst en fast forberedelsestid for at kunne lave den bedste lokale ordning. Normsystemet har været drøftet igennem længere tid på instituttet. HJE bekræftede, at normsystemet har været drøftet på instituttet i længere tid. Det er især de kun 3,5 normtimer pr lektion, der opleves som en forringelse af arbejdsvilkårene, og det giver bekymring om konsekvenserne for undervisningskvaliteten. Det fælles normsystem kan virke SIDE 5 AF 9
demotiverende og ændre adfærden hos VIP erne. HJE anbefalede, at normpapiret oversættes til engelsk. Han bemærkede, at normfastsættelsen for arbejdet i Akademisk Råd på 10 timer ikke afspejler den reelle tid. HJE har uddybet sine bemærkninger i en kommentar, som vedhæftes referatet. BSL bemærkede, at forslaget forudsætter, at der kan gives lokalt råderum og normsættes ekstra timer i særlige tilfælde. De 3,5 normtimer pr lektion relaterer sig til basisundervisningen, som der skal undervises i på institutterne. Yderligere timer kan aftales, hvis det er fagligt og lokalt begrundet. Der ydes også efter lokale aftaler normer til faglig udvikling m.v. Endvidere fremhævede BS, at dekananet igennem det seneste halve år har tilbudt at stille op til drøftelser på institutterne, og at hun selv havde deltaget i møder på flere institutter. RAN bemærkede, at ledelsen reelt beder VIP-staben om at gøre det dårligere, end de kan. Hun anerkendte, at der er et lokalt råderum i forslaget i forhold til det tidligere udkast. TOES bemærkede, at besparelser på KU op til 500 mio. kr. nødvendigvis må føre til ringere uddannelse og forskning end en situation uden besparelser. SIDE 6 AF 9 AM konkluderede for B-siden: B-siden kan ikke tilslutte sig forslaget, som det foreligger nu med 3,5 normtimer pr lektion. VIP repræsentanterne arbejder videre med emnet i forhold til fagforeningerne og i forhold til det arbejdsmiljø-relaterede, som er en udløber af forslaget. B-siden kan ikke garantere, at forslaget ikke vil få konsekvenser for arbejdsindsatsen på institutniveau. AM lovede, at B-siden, trods denne modstand, vil indgå konstruktivt i forhandlingerne om den lokale udmøntning af forslaget. TOES konkluderede for A-siden: Han var ikke enig med B-siden i, at der er tale om forringelse af VIP ernes arbejdsvilkår, og fandt forsat, at det var en god ide at arbejde efter en tilpasning med nogle fælles principper i den retning notatet angiver. Flere institutter er i gang med at drøfte normsystemet og har behov for en hurtig afklaring. TOES lovede, at der endog er et meget betydeligt lokalt råderum i forslaget, som medarbejderne har efterspurgt.
Ad 6. APV 2016 KU har fået et pålæg fra Arbejdstilsynet om at gennemføre APV fra kortlægning af arbejdsmiljøet til udarbejdelse af handleplaner inden 15. september 2016. Spørgeskemaundersøgelsen (kortlægningen) er sat i gang den 14. juni. Alle medarbejdere har fået en mail fra rektor med link til spørgeskemaundersøgelsen, som pågår frem til den 26. juni. Der skal afholdes møder i de lokale samarbejdsudvalg og i de lokale arbejdsmiljøudvalg i perioden 22. august 14. september. TFR oplyste, at fritekstsvarene nu læses lokalt på instituttet af institutlederen, næstformanden i LSU og en arbejdsmiljørepræsentant, og altså ikke som tidligere af TFR og AM. Fritekstsvarene i den psykiske del af APV en er anonyme. FSU mødet i september ligger efter den 15. september, men fremrykkes ikke, da det kun er på institutniveau og ikke på fakultetsniveau, der skal afleveres handleplaner inden den 15. september. AM kunne supplerende oplyse, at man ved denne APV undersøgelse har været særligt opmærksomme på at uddybe, hvem nærmeste leder er. Navnet på nærmeste leder vil fremgå af spørgeskemaet. SIDE 7 AF 9 Ad 7. Status for udflytning af Driftsområdet på CSS Punktet var en opfølgning på punkt 8. fra FSU mødet den 10. marts 2016 TFR henviste til sagsnotatet om etablering af et fælles driftsområde for de tørre fakulteter og FA, hvoraf det fremgår, at det er blevet besluttet at oprette et nyt fælles driftsområde pr. 1. oktober 2016. De medarbejdere, der i dag er ansat i Campus Service City, vil blive overflyttet til det fælles driftsområde. Beslutningen har været drøftet i de berørte lokale SU. OB kunne bekræfte dette. OB oplyste, at fakultetsdirektøren på HUM, som bliver ny leder af driftsområdet, har meddelt, at arbejdet kommer til at foregå som hidtil i den første tid. Der er forskellige spørgsmål fra medarbejderne og detaljer, som vil blive løst/besvaret løbende. AM oplyste, at der er tale om 2 personer, der skal virksomhedsoverdrages. Han bemærkede, at det er vigtigt at rengøringen og servicen i undervisningslokalerne ikke forringes som følge af sammenlægningen. TFR bemærkede, at betjentene i CSC er uddannet til at løse en række tekniske forhold, som betjentene på HUM ikke er uddannet til. Den service ændres ikke på CSS. AM foreslog, at der blev oprettet et fælles SU for det nye driftsområde. TFR oplyste, at det havde været drøftet, men at der ikke var tilslutning blandt medarbejderne på HUM til dette. Det første år vil LSU på CSC fortsætte med fakultetsdirektøren på HUM som formand.
OB bemærkede, at det var mere hensigtsmæssigt at opdele driftsområdet geografisk det vil sige at lægge CSC sammen med Botanisk Have og Indre By s driftsenhed. Dette har dog ikke været muligt. TFR bemærkede, at alternativet var at blive slået sammen med SUND eller udlicitere driften til JEUDAN. Den løsning, der er nået frem til nu, vurderes som den bedste for alle parter. SIDE 8 AF 9 Ad 8. Orientering fra HSU Dagsorden for HSU møde den 13. april, den 25. maj og den 15. juni 2016 var udsendt som bilag. Ingen bemærkninger. Ad 9. Meddelelser Herunder: Orientering om karrierevejsprojektet for postdocs og jobskyggeordningen for TAP. Forskningsevaluering og karriereveje er temaer, der til stadighed drøftes. TOES henviste til materialet på KUnet. Link til karrieresitet på KUnet: https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/hr/karriere-ogkompetence/sider/default.aspx Link til folderen Take charge of your postdoc career : https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/hr/karriere-og- kompetence/karriereveje- VIP/Documents/Take%20charge%20of%20your%20career.pdf Link til folderen om jobskyggeordningen for TAP: https://intranet.ku.dk/medarbejderguide/hr/karriere-ogkompetence/karriereveje-tap/documents/ku_skyggeforløb.pdf Ad 10. Orientering fra fakultetets arbejdsmiljøudvalg (FAMU) Mødet i FAMU er blevet udskudt på grund af udmeldingen om at APVundersøgelsen skulle fremskyndes på KU. Ad 11. Energi v/erwin K.K. EKK oplyste, at driftsenheden fortsætter med at skifte til LED belysning.
Ad 12. Orientering fra de lokale samarbejdsudvalg SIDE 9 AF 9 Antropologi: Har drøftet budget og normsystemet. Sociologi: Har drøftet normsystemet. Statskundskab: Har drøftet normsystemet. Psykologi: Har drøftet økonomi og normsystemet. Økonomi: Har ikke afholdt møde. Fakultetssekretariatet: Holder møde den 17. juni. Campus Service City: Holdt ekstraordinært møde for 14 dage siden om den fælles driftsorganisation. Ad 13. Eventuelt TOES oplyste, at LT har besluttet at indføre nye administrative procedurer for udlandsophold på KU. De nye procedurer har været drøftet i HSU og der er netop udsendt et notat om udgående forsker/undervisermobilitet på KU. Emnet sættes på dagsordenen til næste FSU møde som et opmærksomhedspunkt. OB bemærkede, at forskud i forbindelse med udrejse nu fratrækkes i lønnen, hvis de ikke afregnes indenfor 14 dage. TFR bemærkede, at der er tale om nye regler for de medarbejdere, der er i besiddelse af arbejdsrelateret Mastercard. Der kommer et brev ud om dette. HRC ønsker, at FSU på et kommende møde drøfter tværfakultær undervisning og uddannelse i relation til 2016 midlerne. TOES oplyste, at han er opmærksom på temaet, men at det muligvis ikke er et FSU anliggende. Det er bl.a. et spørgsmål om, hvilket studienævn der har ansvar for at kvalitetssikre undervisningen.