Referat Møde i Arbejdsgruppen om styrelsesvedtægt den 25. oktober 2006 - Kl. 08:30 Sted: Mødelokale 1, Regionshuset, Vejle Deltagere: Jørgen Bundsgaard (formand) Sarah Nørris Christensen Bent Bechmann Jørgen Pless Bjarne Juel Møller Kristian Grønbæk Andersen Bent Poulsen Lykke Debois Endvidere deltog: Niels Højberg, Jens Elkjær, Margrethe Lyngs Mortensen, Jens Ole Melsen og Hanne Molbo Damm (referent). Pkt. 1. Godkendelse af referat af arbejdsgruppens første møde den 3. oktober 2006 Bilag: - Udkast til referat vedlægges. Referatet blev godkendt. Arbejdsgruppen konstaterede den forbindelse, at referater og bilag generelt skal ses i sammenhæng med det konkrete udarbejdede materiale (styrelsesvedtægt mv.), og kan bruges som fortolkningsbidrag hertil. Pkt. 2. Arbejdsgruppen er i sit kommissorium blevet anmodet om at udarbejde forslag til styrelsesvedtægt for Regionsrådet, således at dette forslag kan nå at blive behandlet på to 1
møder i Forberedelsesudvalget inden 1. januar 2007. I forbindelse med drøftelsen af forslaget til styrelsesorden i Forberedelsesudvalget vil der også være anledning til en drøftelse af kommissoriet for arbejdsgruppens videre arbejde med henblik på Regionsrådets godkendelse heraf. Arbejdsgruppen vil på et senere møde få forelagt forslag til Forretningsorden, således at forslaget kan behandles i Forberedelsesudvalgets møde i december. Bilag: - Forslag til styrelsesvedtægt - Forslag til revideret kommissorium af 19. oktober 2006 Jens Ole Melsen gennemgik forslaget til styrelsesvedtægt. Styrelsesvedtægten fastlægger opgavefordelingen i den faste politiske organisation. Opgavefordelingen i forhold til de konkrete særlige udvalg fastlægges således ikke i styrelsesvedtægten. Beskrivelse om evt. 1.-behandlinger af sager hører heller ikke hjemme i styrelsesvedtægten, men kan evt. skrives ind i forretningsordenen i form af nogle hensigtserklæringer. Til forslagets 2 I styrelsesvedtægtens 2 er det fremhævet, at regionsrådet i sin virksomhed vil arbejde for at styrke udviklingen i Region Syddanmark, og at rådet i sit arbejde vil tage udgangspunkt i åbenhed og inddragelse af regionens borgere. Dette er indføjet på baggrund af arbejdsgruppens drøftelser på sidste møde. På baggrund af drøftelserne på sidste møde er det endvidere i 2, stk. 2 indføjet, at regionsrådet varetager den umiddelbare forvaltning af regionsrådets opgaver (med undtagelse af de opgaver, der lovmæssigt er tillagt forretningsudvalget). At den umiddelbare forvaltning i styrelsesvedtægten tilægges regionsrådet er formentligt helt særligt for Region Syddanmark i forhold til i de øvrige fire regioner, idet der i de andre regioner lægges op til, at Forretningsudvalget skal varetage den umiddelbare forvaltning. I arbejdsgruppen blev det drøftet, om denne arbejdsdeling, hvor den umiddelbare forvaltning tillægges Regionsrådet, vil medføre at for mange detajlespørgsmål vil skulle afgøres af regionsrådet. Og om dette i givet fald ville kunne medføre, at borgernes interesse for møderne vil dale. Det vurderes dog ikke, at sagsmængden for regionsrådet vil blive forøget væsentligt, idet alle sager, der har bevillingsmæssige konsekvenser under alle omstændigheder ville skulle afgøres af regionsrådet. Eksempler (absolut ikke udtømmende) på sager som regionsrådet yderligere vil skulle træffe afgørelse i er: - Nedlæggelse/sammenlægning af afdelinger på sygehuse - Samarbejdsaftaler mellem regionen og virksomheder - Valg af grundlæggende servicemodel f.eks. for bespisning af patienter - Den nærmere organisering af aktiviteter, som er besluttet i forbindelse med budgettet - udlejning i større omfang af bygninger/faciliteter 2
Der var enighed om, at der er nogle modsatrettede hensyn i spørgsmålet, om det er Regionsrådet eller forretningsudvalget, som skal træffe afgørelse i disse driftsspørgsmål. Det er spørgsmålet om åbenhed for offentligheden og at alle regionsrådets medlemmer skal kunne være med i beslutningen på den ene side og på den anden side fleksibiliten i sagsgangen. Forretningsudvalget mødes hver anden uge og regionsrådet en gang om måneden, og behandling begge steder vil således forlænge sagsgangen. Konklusionen på drøftelsen blev, at arbejdsgruppen kunne tilslutte sig modellen i forslagets 2 om at den umiddelbare forvaltning lægges i regionsrådet. Samtidig besluttede arbejdsgruppen, at man vil anbefale Forberedelsesudvalget, at modellen evalueres af Forretningsudvalget efter 1 år. Til brug for denne evaluering er det nødvendigt, at der foretages en registrering af hvor mange detalje-sager der kommer til behandling i regionsrådet. Det foreslås derfor, at der, til brug for evalueringen skal foretages en løbende registrering og udarbejdes en oversigt over fordele og ulemper ved denne model. Til forslag til styrelsesvedtægt 6-9 Ifølge lovgivningen skal forretningsudvalgets have forelagt en sag, hvis regionsrådet skal træffe beslutning om en sag. Ved en fejl er der i udkastet til 6 kommet til at stå 18 medlemmer, ud over formanden. Dette rettes til 16 svarende til det nuværende samlede medlemsantal på 17. 7 9 om forretningsudvalgets kompetence. Dette er en beskrivelse af hvad der lovgivningsmæssigt er besluttet at forretningsudvalget som minimum har kompetence til at beslutte. Arbejdsgruppen drøftede et forslag om muligheden for at oprette et regionalt ombudsmandssystem. Margrethe Lyngs omtalte de erfaringer som man i København kommune har haft med en intern ombudsmand. Dette er ikke noget, der kan fastsættes i en styrelsesvedtægt. En evt. ombudsmandsmodel skal ses i sammenhæng med de øvrige klagemuligheder der er inden for regionens myndighedsområde. Fx er der patientvejledningen, og der er inden for de forskellige sundhedsområder forskellige klagenævn. Sekretariatet blev anmodet om at udarbejde en oversigt over de klageadgange og tilsynsordninger, der findes i systemet. Arbejdsgruppen kunne herefter tilslutte sig udkastet til styrelsesvedtægt, idet beskrivelser om flere behandlinger af sager mv. indgår i arbejdet med forretningsordenen. Forslag til revideret kommissorium Der var i arbejdsgruppen enighed om at det vil være hensigtsmæssigt at arbejdsgruppen kan fortsætte med en bredere drøftelse af den politiske arbejdsform, som man ønsker i regionen. 3
Det blev aftalt, at forslaget til revideret kommissorium udvides til også at omfatte beskrivelse af regionsrådsmedlemmernes behov for overskueligt og struktureret at kunne holde sig informeret om forhold af relevans for deres politiske arbejde. Herunder skal gruppen konkret beskrive regionsrådsmedlemmernes behov for at kunne modtage, bearbejde og fremfinde materiale til brug for den politiske behandling af sagerne. Pkt. 3. Arbejdsgruppen har på sit første møde anmodet om at få udarbejdet forskellige oplæg til gruppens videre drøftelser. Der vedlægges følgende notater: Notat af 17.oktober 2006 om regionens opgaver Notat af oktober 2006 om sagsgange i bevillingssager Notat af 12. oktober 2006 om brug af 1. behandling i Regionsrådet Notat af 17. oktober 2006 om borgerinddragelse Notat af 12. oktober 2006 om minoritetsbeskyttelse Desuden vedlægges diskussionsoplæg fra Teknologirådet af 18.oktober 2006 om åbenhed, dialog og borgerinddragelse Drøftelse af notat om regionens opgaver Der var enighed om, at notatet giver et udmærket overordnet overblik over det store ansvarsområde for regionens politikere. Da regionen ved opgaveløsningen på en række områder er afhængige af samarbejdet med stat og kommuner, er det svært præcis at forudse hvordan opgaveløsningen kan gribes an. Dette vil i høj grad afhænge af hvordan kulturen bliver i bl.a. samarbejdet med de nye kommuner. I forbindelse med drøftelsen af opgavenotatet var der i arbejdsgruppen enighed om, at man vil anbefale, at der for hvert år udarbejdes en årsplan. Årsplanen skal beskrive de væsentlige emner, som vil komme op til politisk behandling og en tidsplan herfor. Planen vil ikke kunne være udtømmende, da der jo vil dukke sager op i årets løb. Arbejdet med planen vil give medlemmerne bedre mulighed for at bringe supplerende emner op. Som et led i arbejdet med årsplaner kan der blive taget stilling til relevansen af at gøre brug af særlige arbejdsformer f.eks. 1. behandling, temadrøftelser eller høringer. Det blev nævnt, at udarbejdelse af en årsplan kunne falde naturligt sammen med beslutningen om at nedsætte det kommende års særlige udvalg. Det blev også i denne sammenhæng foreslået at en temadrøftelse i Regionsrådet vil være et naturligt element i udformningen af komissorier for de særlige udvalg. I denne forbindelse blev proceduren for nedsættelse af særlige udvalg på regionsrådsmødet 1 møde i januar 2007 drøftet. Notat om sagsgange i bevillingssager Dette notat skal ses som en beskrivelse af den formelle sagsgang, der indgår i det vedtagne budget. 4
Arbejdsgruppen gav udtryk for at notatet giver et betydeligt klarer billede af kompetencefordelingen mellem Regionsråd og Forretningsudvalg. I den forbindelse blev det fra administrationens side nævnt, at de fire amters regler for bevillingskompetence har været meget forskellige. Notat om brug af 1. behandling i Regionsrådet I notatet er der lagt op til to modeller for flere behandlinger i regionsrådet af en sag. Det blev fra sekretariatets side understreget, at dette alene er eksempler, og ikke udtømmende. Der vil kunne være mange andre måder at gribe sagsgangen an på alt efter sagens karakter og de politiske ønsker. I arbejdsgruppen var der enighed om, at der konkret for den enkelte sag må tages stilling til, hvilken model, der skal følges. Det blev foreslået, at det i forbindelse med udarbejdelsen af årsplanen bør fastlægges hvilke sager der bør indledes med en bredere drøftelse i Regionsrådet. Endvidere blev det foreslået, at der forinden nedsættelsen af hvert af de særlige udvalg skal være en temadrøftelse, som fastlægger kommissoriet for det særlige udvalg. Arbejdsgruppen drøftede hvilken form sagerne skal lægges op til 1.-behandling i regionsrådet. Om det skal være fuldstændig ubearbejdet materiale, i form af blot en overskrift, eller om det skal være i en bearbejdet form, hvor der administrativt er fremhævet temaer, som kan tydeliggøre og understøtte den politiske debat. Holdningen i arbejdsgruppen var, at der ønskes en form for bearbejdet materiale, således at der lægges op til en bred vifte af muligheder, forslag og temaer og politiske diskussionsmuligheder. Notat om borgerinddragelse Arbejdsgruppen var af den opfattelse, at notatet giver et godt overblik over hvilke muligheder der er for borgerinddragelse på de forskellige tidspunkter i processen. Det blev foreslået, at internettet anvendes i højere grad til her-og nu inddragelse af borgerne, f.eks.. til opinionsundersøgelser efter 1-behandlinger af drøftelser i regionsrådet. Det blev nævnt, at det i den forbindelse er vigtigt at skelne mellem borgere og brugere. Margrethe Lyngs påpegede at det er vigtigt at gøre sig klart, at borgerne på forhånd har den opfattelse, at politikerne ikke lytter til dem, når de bliver spurgt om deres mening,. Det er en barriere, som man må forholde sig til. Muligheden for at benytte sig af et fast, større borgerpanel blev drøftet. Det vil give mulighed for at få bidrag fra en gruppe, som efterhånden får en større viden om regionen. Borgerpaneler har været afprøvet i forbindelse med valget til regionrådene. Det blev foreslået, at det allerede ved tilrettelæggelsen af en sag overvejes hvordan borgerinddragelsen skal ske. 5
Videre proces Arbejdsgruppen var enig om at man sammen med forslaget til styrelsesvedtægt og revideret kommissorium fremlægger referaterne fra de 2 hidtidige møder samt de foreløbige oplæg, som var blevet drøftet på mødet. Pkt. 4. Eventuelt De næste møder tematiseres efter de emner arbejdsgruppen skal behandle, jfr. kommissoriet. Sekretariatet kommer med udkast hertil på næste møde. Pkt. 5. Næste møde er aftalt til onsdag den 2. november 2006 kl. 09.00. Det blev aftalt at mødet holdes i Odense, da Poul Erik Mouritzen da har mulighed for at deltage (jfr. referat fra mødet den 3. oktober) 6