DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 8. maj 2012 KBP KRAV TIL EGNETHED VED TILBUD PÅ FLERE ENTREPRISER SAMMENLÆGNING AF EGNETHEDSKRAV Denne vejledning belyser ved eksempler hvorledes krav til tilbudsgivers egnethed lægges sammen ved overdragelse af flere entreprise til samme tilbudsgiver. Vejledningen er en støtte til forståelse af den juridisk gældende tekst i Bestemmelser om udbud og tilbud for hvert enkelt hovedområde.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 2 AF 8 KRAV TIL EGNETHED VED TILBUD PÅ FLERE ENTREPRISER Et eksempel på hvorledes bestemmelserne i BUT afsnit 3.9 fungerer. Vejdirektoratet har i Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) bilag 1 angivet krav til entreprenørens Økonomiske og finansielle formåen samt entreprenørens tekniske og faglige formåen. Disse krav er umiddelbart gældende ved afgivelse af tilbud på enkelte entrepriser. I denne vejledning vil Vejdirektoratet vise, hvorledes kravene sammenlægges, såfremt tilbudsgiver ønsker at få overdraget flere entrepriser. Tilbudsgiver skal i bilag til tilbudsbrevet anføre hvorledes han opfylder kravene. FLERE ENTREPRISER AF SAMME SLAGS Der ses først på et eksempel inden for fagområdet bygværkstekniske installationer og systemer. Økonomisk og finansiel formåen Krav til økonomisk og finansiel formåen kan opfyldes af tilbudsgiver selv, eller ved hjælp af underentreprenører mv., jf. BUT afsnit 3.7. Krav til egenkapital: For at kunne få overdraget en af de tre entrepriser ME-BY enkeltvis, skal tilbudsgiver have en egenkapital, som ved udgangen af seneste disponible regnskabsår mindst var på: Entreprise Beløb i mio. kr. ME-BY-ND 1,5 ME-BY-OD-H 1,5 ME-BY-OD-SJ 1,5 Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget alle tre entrepriser, skal han have (haft) en egenkapital på mindst 1,5+1,5+1,5 = 4,5 mio. kr. Dette er uafhængigt af om entrepriserne bliver overdraget pga. tre enkelttilbud eller et samlet tilbud eller pga. en kombination heraf. Hvis egenkapitalen ikke er stor nok, kan tilbudsgiver stille en supplerende sikkerhedsstillelse på forskellen mellem egenkapitalen og 4,5 mio. kr. Hvis egenkapitalen iht. regnskabet var 2,9 mio. kr. skal der altså stilles sikkerhed på 4,5-2,9 = 1,6 mio. kr. for at alle tre entrepriser kan blive overdraget. Tilbudsgiver skal således tage stilling til hvor mange entrepriser han ønsker at få overdraget, hvor stort egenkapitalkravet er, og om nødvendigt vedlægge sit tilbud et tilsagn om sikkerhedsstillelse, der muliggør overtagelse af det ønskede antal entrepriser.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 3 AF 8 Krav til omsætning: For at kunne få overdraget en af de tre entrepriser ME-BY enkeltvis skal tilbudsgivers relevante omsætning i mindst et af de tre seneste disponible regnskabsår have udgjort mindst følgende beløb: Entreprise Beløb i mio. kr. ekskl. moms ME-BY-ND 1,5 ME-BY-OD-H 1,0 ME-BY-OD-SJ 1,5 Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget alle tre entrepriser, skal han altså mindst have haft en samlet relevant omsætning på 1,5+1,0+1,5 = 4,0 mio. kr. i et af de tre seneste år. Hvis tilbudsgiver ikke har haft en relevant omsætning på 4 mio. kr., kan han ikke få overdraget alle tre entrepriser. Hvis tilbudsgiver ikke ønsker alle tre entrepriser overtaget, skal han anføre den maksimale årlige kontraktsum som han ønsker entrepriser for på tilbudssamlelisten. Summen skal være større end summen af tilbudspriserne på de entrepriser han ønsker at overtage, men mindre end summen af flere entrepriser. Hvis tilbudsgiver ikke anfører denne begrænsning risikerer han at få overdraget flere entrepriser end han ønsker, men naturligvis ikke flere end han har formåen til. [Relevant omsætning er defineret i BUT afsnit 3.7] Teknisk og faglig formåen Krav til teknisk og faglig formåen kan opfyldes af tilbudsgiver selv, eller ved hjælp af underentreprenører mv., jf. BUT afsnit 3.8. Krav til referencer For at kunne få overdraget en af de tre entrepriser ME-BY enkeltvis skal tilbudsgiver vedlægge referencer på relevante entrepriseopgaver til en samlet årlig værdi (omsætning) i mindst et af de seneste tre år på mindst: Entreprise Beløb i mio. kr. ekskl. moms ME-BY-ND 1,5 ME-BY-OD-H 1,0 ME-BY-OD-SJ 1,5 Referencerne kan omfatte både store og små opgaver. Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget alle tre entrepriser, skal han altså mindst have haft en samlet omsætning på relevante entrepriseopgaver på 1,5 + 1,0 + 1,5 = 4,0 mio. kr. i et af de tre seneste år. Hvis tilbudsgiver ikke har haft en samlet omsætning på relevante entrepriseopgaver på 4 mio. kr., kan han ikke få overdraget alle tre entrepriser. [Relevante entrepriseopgaver er defineret i BUT bilag 1 ad pkt. 3.8]
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 4 AF 8 Krav til uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer For at kunne få overdraget en af de tre entrepriser ME-BY skal tilbudsgiver vedlægge CV, for de medarbejdere, der hos entreprenøren er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet. Der vedlægges CV for følgende medarbejderkategorier (nøglemedarbejdere): Entrepriseleder Ledende servicemontør Driftsleder, højspænding En medarbejder kan dække flere medarbejderkategorier. Mindstekrav til kvalifikationer for medarbejdere af de anførte kategorier fremgår af SAB-ME-Teknik, afsnit 3.2.1. Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget alle tre entrepriser, behøver han ikke vedlægge flere CV'er end til én entreprise. Først 7 dage før opstartworkshoppen skal den fulde organisation være på plads, jf. BUT afsnit 5.3. Der ses derefter på et eksempel indenfor fagområdet løbende vejdrift. Økonomisk og finansiel formåen Krav til økonomisk og finansiel formåen kan opfyldes af tilbudsgiver selv, eller ved hjælp af underentreprenører mv., jf. BUT afsnit 3.7. Krav til egenkapital: For at kunne få overdraget en af de fem entrepriser DRI enkeltvis skal tilbudsgiver have en egenkapital, som ved udgangen af seneste disponible regnskabsår mindst var på: Entreprise Beløb i mio. kr. DRI-ND-1 4 DRI-ND-2 3 DRI-SD-3 5 DRI-OD-4 4 DRI-OD-5 4 Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget alle fem entrepriser, skal han have (haft) en egenkapital på mindst 4+3+5+4+4 = 20 mio. kr. Men da en tilbudsgiver ikke kan få overdraget mere end 4 af disse entrepriser er det maksimale egenkapitalkrav dog på 17 mio. kr. Hvis egenkapitalen ikke er stor nok, kan tilbudsgiver stille en supplerende sikkerhedsstillelse på forskellen mellem egenkapitalen og egenkapitalkravet. Hvis egenkapitalen iht. regnskabet var 10 mio. kr. skal der altså stilles sikkerhed på 17-10 = 7 mio. kr. for at kunne få overdraget de 4 største entrepriser. Tilbudsgiver skal således tage stilling til hvor mange entrepriser han ønsker at få overdraget, hvor stort egenkapitalkravet er, og om nødvendigt vedlægge sit tilbud et tilsagn om sikkerhedsstillelse, der muliggør overtagelse af det ønskede antal entrepriser.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 5 AF 8 Krav til omsætning: For at kunne få overdraget en af de fem entrepriser DRI enkeltvis skal tilbudsgivers relevante omsætning i mindst et af de tre seneste disponible regnskabsår have udgjort mindst følgende beløb: Entreprise Beløb i mio. kr., ekskl. moms DRI-ND-1 10 DRI-ND-2 7,5 DRI-SD-3 12,5 DRI-OD-4 10 DRI-OD-5 10 Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget de 4 "største" entrepriser, skal han altså mindst have haft en samlet relevant omsætning på 10+12,5+10+10 = 42,5 mio. kr. i et af de tre seneste år. Hvis tilbudsgiver vil "nøjes" med de 4 "mindste" entrepriser, er en relevant omsætning på 37,5 mio. kr. tilstrækkeligt. Hvis tilbudsgiver ikke har haft en relevant omsætning på 42,5 mio. kr., kan han ikke få overdraget de 4 "største" entrepriser. Hvis tilbudsgiver ikke ønsker at få overdraget de 4 "største" entrepriser, skal han anføre den maksimale årlige kontraktsum som han ønsker entrepriser for på tilbudssamlelisten. Summen skal være større end summen af tilbudspriserne på de entrepriser han ønsker at overtage, men mindre end summen af flere entrepriser. Hvis tilbudsgiver ikke anfører denne begrænsning risikerer han at få overdraget flere entrepriser end han ønsker, men naturligvis ikke flere end han har formåen til. [Relevant omsætning er defineret i BUT afsnit 3.7] Teknisk og faglig formåen Krav til teknisk og faglig formåen kan opfyldes af tilbudsgiver selv, eller ved hjælp af underentreprenører mv., jf. BUT afsnit 3.8. Krav til referencer For at kunne vinde en af de fem entrepriser DRI enkeltvis skal tilbudsgiver vedlægge referencer på relevante entrepriseopgaver til en samlet årlig værdi (omsætning) i mindst et af de seneste tre år på mindst: Entreprise Beløb i mio. kr., ekskl. moms DRI-ND-1 10 DRI-ND-2 7,5 DRI-SD-3 12,5 DRI-OD-4 10 DRI-OD-5 10 Referencerne kan omfatte både store og små opgaver.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 6 AF 8 Hvis tilbudsgiver ønsker at få overdraget de 4 "største" entrepriser, skal han altså mindst have haft en samlet omsætning på relevante entrepriseopgaver på 10+12,5+10+10 = 42,5 mio. kr. i et af de tre seneste år. Hvis tilbudsgiver ikke har haft en samlet omsætning på relevante entrepriseopgaver på 42,5 mio. kr., kan han ikke få overdraget de 4 "største" entrepriser. [Relevante entrepriseopgaver er defineret i BUT bilag 1 ad pkt. 3.8] Krav til uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer For at kunne få overdraget en af de fem entrepriser DRI skal tilbudsgiver fremlægge CV, for de medarbejdere, der hos entreprenøren er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller arbejdet. Der vedlægges CV for medarbejdere til: entrepriseledelse fagligt ansvar for følgende aktivitetsområder: o Renhold af arealer og bygninger o Afvanding af veje o Skiltning på veje o Beplantning o Græsslåning langs veje Samme person kan godt dække flere eller alle aktivitetsområder, ligesom det heller ikke er udelukket, at entrepriseledelsen samtidig har fagligt ansvar for et, flere eller alle aktivitetsområder. Omvendt kan det også være 6 forskellige personer: Én entrepriseleder og 5 fagansvarlige. Der er følgende mindstekrav til entrepriselederen: Mindst 5 års erfaring med entrepriseledelse, heraf mindst 1 år med efterfølgende angivne entreprisestørrelser (årlige kontraktsummer). Entreprise Beløb i mio. kr. ekskl. moms DRI-ND-1 20 DRI-ND-2 15 DRI-SD-3 25 DRI-OD-4 20 DRI-OD-5 20 Supplerende lederuddannelse ved deltagelse i kurser af samlet mindst 6 dages varighed. Hvis fx entrepriselederens erfaring kun er med en årlig kontraktsum på 15 mio. kr., anses tilbudsgiver kun for egnet til at afgive tilbud på entreprise DRI-ND-2, kan kun få overdraget denne entreprise. Hvis entrepriselederens erfaring er med en årlig kontraktsum på 20 mio. kr., anses tilbudsgiver for egnet til at afgive tilbud på alle entrepriser, bortset fra entreprise DRI-SD-3, og med denne ene entrepriseleder kan der overdrages op til 4 entrepriser. Hvis entrepriselederens erfaring er med en årlig kontraktsum på 25 mio. kr., anses tilbudsgiver for egnet til at afgive tilbud på alle 5 entrepriser, og der kan overdrages op til 4 entrepriser. Først 7 dage før opstartworkshoppen skal den fulde organisation med alle entrepriseledere være på plads, jf. BUT afsnit 5.3.
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 7 AF 8 FLERE ENTREPRISER AF FORSKELLIG SLAGS Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive samlet tilbud på entrepriser inden for forskellige fagområder, fx både ME-BY og DRI entrepriser vil kravene blive sammenlagt på følgende måde: Økonomisk og finansiel formåen Krav til økonomisk og finansiel formåen kan opfyldes af tilbudsgiver selv, eller ved hjælp af underentreprenører mv., jf. BUT afsnit 3.7. Krav til egenkapital: Det samlede krav til tilbudsgivers egenkapital fremkommer ved at lægge kravene til de entrepriser man ønsker at overtage sammen. Det samlede egenkapitalkrav er altså summen af egenkapitalkrav fra de enkelte entrepriser. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at kravet til egenkapital er afhængig af de enkelte entrepriser der overdrages, og kan variere ved for skellige entreprisekombinationer inden for samme samlede tilbudssum. Med en sum af egenkapital og supplerende sikkerhedsstillelse på 10 mio. kr. kan en tilbudsgiver fx overtage følgende kombinationer af entrepriser: Kombination af entrepriser Egenkapitalkrav i mio. kr. DRI-OD-4, DRI-OD-5 og ME-BY-OD-SJ 4+4+1,5 10 DRI-ND-1, DRI-ND-2 og ME-BY-ND 4+3+1,5 10 DRI-SD-3, ME-BY-ND, ME-BY-OD-H og ME-BY-OD-SJ 5+1,5+1,5+1,5 10 etc. Tilbudsgiver skal naturligvis sikre sig at summen af egenkapital og supplerende sikkerhedsstillelse svarer til den kombination af samlede tilbud og enkelttilbud han ønsker at kunne få overdraget. Krav til omsætning: For ME-BY er relevant omsætning defineret som "omsætning inden for området drift og vedligehold af mekaniske og/eller elektriske installationer på infrastrukturanlæg". For DRI er relevant omsætning defineret som værende inden for følgende områder: anlæg, drift og vedligehold af veje drift og vedligehold af trafikanlæg (bane, havn og lufthavn) drift og vedligehold af grønne områder (gælder ikke autoværn, bilag 1.2). For ovennævnte entreprisekombinationer vil krav til relevant omsætning være Kombination af entrepriser Relevant omsætning DRI Relevant omsætning ME-BY DRI-OD-4, DRI-OD-5 og ME-BY-OD-SJ 10+10 1,5 DRI-ND-1, DRI-ND-2 og ME-BY-ND 10+7,5 1,5 DRI-SD-3, ME-BY-ND, ME-BY-OD-H og 12,5 1,5+1,5+1,5 ME-BY-OD-SJ etc. Afhængig af hvilken kapacitet eller hvilke ønsker tilbudsgiver har for omfanget af entrepriser i hver enkelt hovedområde, anfører tilbudsgiver den maksimale årlige kontraktsum som han ønsker entrepriser for
DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL SIDE 8 AF 8 på tilbudssamlelisten, både for LVD og ME hovedområderne. Summen skal være større end summen af tilbudspriserne på de entrepriser han ønsker at overtage, men mindre end summen af flere entrepriser. Såfremt tilbudsgiver ønsker at begrænse den samlede årlige kontraktsum for alle de hovedområder der afgives tilbud på anføres dette også på tilbudssamlelisten. Teknisk og faglig formåen Krav til referencer For hvert fagområde gælder at krav til referencer omfatter "relevante entrepriseopgaver". Kravene skal derfor opfyldes for hvert fagområde. Tilbudsgiver skal derfor være opmærksom på ikke at lægge flere entrepriser for samme fagområde ind i et samlet tilbud, end der er referencer for. Hvis en tilbudsgiver ikke opfylder kravene til en eller flere eller summen af de entrepriser, der er omfattet af et samlet tilbud (kombinationstilbud), vil der blive set bort fra det samlede tilbud i sin helhed. Krav til uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Krav til uddannelse og faglige kvalifikationer er forskellige for hvert hovedområde. Inden for hovedområderne vil nogle fagområder have fælles uddannelsesmæssige krav til de ansvarlige medarbejdere, og andre fagområder vil have individuelle krav. Det samme gælder for de faglige kvalifikationer. Tilbudsgiver skal derfor sikre, at de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer er opfyldt for hvert fagområde, og at det er opfyldt svarende til den største af de entrepriser tilbudsgiver ønsker at overtage. Såfremt krav til nogle nøglepersoner fx til entrepriseleder, men også til andre er ens for hele hovedområdet, kan samme person/cv dække flere fagområder. Såfremt krav til entrepriselederen er fælles for flere hovedområder, kan samme person/cv dække flere hovedområder.