Udbudsbetingelser for Energistyrelsens

Transkript

1 N O T AT 16. januar 2014 Ref. RIN Udbudsbetingelser for Energistyrelsens udbud af kontrakt om kortlægning af erhvervslivets energiforbrug 17. januar 2014 Side 1

2 Indhold 1 Regler for udbudsprocessen Formål Ordregivende myndighed Udbudsramme Kontraktligt grundlag Tidsplan for opgaven Baggrund kravspecifikation (opgavebeskrivelse) Udbudsmaterialets indhold Egnethedsvurdering De økonomiske aktørers personlige forhold Økonomisk og finansiel kapacitet Teknisk formåen Mindstekrav til erfaring Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Metodebeskrivelse og tidsplan Organisations- og bemandingsplan, rolle- og ansvarsfordeling Samarbejde med Energistyrelsen Tildelingskriterier Vedr. metode anvendt ved gennemførelsen af tjenesteydelsen: Vedr. organisering og tidsplan: Vedr. kvalifikationer og erfaring: Vedr. faglig relevans: Vedr. pris: Aflevering af tilbud Formkrav Spørgsmål Tidsplan for udbud Fortrolighed Vedståelsesperiode Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Alternative tilbud Bestemmelse om forbehold Ejendomsret til tilbuddene og omkostninger Annullering Aktindsigt Tjekliste Side 2

3 Energistyrelsen inviterer hermed virksomheder til at byde på opgaven Kortlægning af erhvervslivets energiforbrug. Disse udbudsbetingelser gælder for Energistyrelsens udbud af kontrakt om projekt vedrørende kortlægning af erhvervslivets energiforbrug. 1 Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18) og i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort d i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) samt på ENS s hjemmeside Energistyrelsen er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder, at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Energistyrelsen vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU's udbudsregler. Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 2 Formål Formålet med projektet er at indhente, vurdere og opdatere data for erhvervenes energiforbrug, samt at gøre disse tilgængelige via en hovedrapport, branchenotater og regneark. 3 Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Energistyrelsen Amaliegade København K Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Energistyrelsens udpegede kontaktperson, som er: Rikke Næraa Amaliegade København K Tlf: rin@ens.dk Side 3

4 4 Udbudsramme Den samlede økonomiske ramme for den samlede kontrakt er kr. ekskl. moms 5 Kontraktligt grundlag Ved kontraktindgåelse anvendes Energistyrelsens standardkontrakt vedlagt som bilag 4. 6 Tidsplan for opgaven Opgaven påbegyndes umiddelbart efter kontraktunderskrivelse og skal være afleveret senest Baggrund Der er tidligere foretaget kortlægninger af slutanvendelser af energiforbruget i erhvervslivet. Seneste kortlægning er fra 2008 (se Bilag 1) og bygger på data fra en række energisyn, der blev foretaget i 1990 erne. Anvendelsesmønstrene må forventes at have ændret sig, og der i vidt omfang er taget nye teknologier i brug. Derfor ønsker Energistyrelsen at få foretaget en grundig opdatering af kortlægningen inklusiv indhentning af nye data. Kortlægningen fra 2008 har været anvendt som grundlag for en række analyser vedr. bl.a. besparelsespotentiale, og er også blevet benyttet i forbindelse med besvarelser af diverse folketingsspørgsmål, etc. Det forventes, at en opdateret kortlægning vil give et mere korrekt datagrundlag til anvendelse i tilsvarende sammenhæng fremover. Endvidere vil dataene blive anvendt som input til den generelle ligevægtsmodel, der er under udvikling (jf. Energiaftalen af marts 2012). Der har været foretaget en forudgående analyse af, hvordan datasættet i en ny kortlægning kan struktureres, og hvordan der kan indhentes nye data. Analysen er beskrevet i Bilag 2. 8 kravspecifikation (opgavebeskrivelse) En detaljeret beskrivelse af de involverede opgaver fremgår af den vedlagte kravspecifikation (bilag 4). 9 Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen Bilag 1: Kortlægning af Kortlægning af erhvervslivets energiforbrug (2008) Side 4

5 Bilag 2: Forprojekt til kortlægning af slutanvendelser af energi i erhvervslivet (Energistyrelsen 2013) Bilag 3:Excel-template, kortlægning af erhvervslivets energiforbrug. Bilag 4: Kravspecifikation (opgavebeskrivelse) Bilag 5: Udkast til kontrakt (Energistyrelsens standardkontrakt) Tilbudsgiver har pligt til at sikre, at det ovenfor angivne materiale er modtaget i sin helhed. Udbudsmaterialet findes på 10 Egnethedsvurdering Følgende oplysninger skal leveres og er at betragte som mindstekrav De økonomiske aktørers personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Det vil sige bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: En underskrevet erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336/1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret og i Danmark. En erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ved udarbejdelse af tilbud har taget hensyn til de gældende bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. Gives oplysninger i form af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, skal denne være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. Ved sammenslutning af leverandører (f.eks. et konsortium) skal erklæringen med de anførte oplysninger afgives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Om tilbudsgivers mulighed for at basere sig på andre virksomheders formåen henvises til bemærkningerne i afsnittet Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse. Side 5

6 10.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Oplysninger og formaliteter, som er nødvendige for at vurdere, om følgende krav er opfyldt: 1) Tjenesteyderens balance eller uddrag heraf for det senest tilgængelige regnskabsår, hvis offentliggørelse af balancen er lovpligtig i det land, hvor tjenesteyderen er etableret. 2) En erklæring om tjenesteyderens samlede omsætning og om omsætningen i forbindelse med leverancer sammenlignelige med de udbudte i de tre seneste disponible regnskabsår, i det omfang oplysninger herom er til rådighed. Tjenesteyderens egenkapital i det sidst afsluttede regnskabsår skal være positiv. Ved sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium) skal erklæringen med de anførte oplysninger afgives for hver enkelt af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Om tjenesteyderens mulighed for at basere sig på andre virksomheders formåen henvises til bemærkningerne i afsnittet Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Teknisk formåen Tilbudsgiver skal forelægge en referenceliste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste 3 år, (jf. art. 48, stk. 2, litra a), ii). For hver reference bedes kort beskrevet, hvorfor referencen er relevant for vurderingen af tjenesteyderens tekniske kapacitet til udførelsen af den udbudte tjenesteydelse. Endvidere bedes angivet referencens kontakt information. Ved sammenslutning af tjenesteydere (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver enkelt deltager i sammenslutningen. Tilbudsgiver skal levere oplysninger om de involverede teknikere eller tekniske organer, især dem, der er ansvarlige for kvalitetskontrollen, (jf. art. 48, stk. 2, litra b), Tilbudsgiver skal oplyse om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos medarbejdere og (især) hos de personer, der er ansvarlige for udførelsen af ydelserne eller arbejderne (jf. art. 48, stk. 2, litra e), Tilbudsgiver er forpligtet til at oplyse, hvor stor en del af ordren, der tænkes givet i underentreprise, jf. art. 48, stk. 2, litra i), Mindstekrav til erfaring Tilbudsgiver skal forelægge referencer til mindst 3 rapporter/opgaver, der dokumenterer erfaring ift. undersøgelse af energiforhold i danske virksomheder inden for de seneste 5 år. Side 6

7 11 Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse 11.1 Metodebeskrivelse og tidsplan Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en metodebeskrivelse ift. indhentning af data, databehandling og vurdering af fordelingen af energi på slutanvendelser, samt en detaljeret tidsplan for hele opgaven, hvor også inddragelse af energistyrelsen og evt. følgegruppe fremgår. I det omfang løsningsbeskrivelsen ikke indeholder en metodebeskrivelse og tidsplan, vil det blive tillagt negativ betydning ved vurdering af tilbuddet Organisations- og bemandingsplan, rolle- og ansvarsfordeling Løsningsbeskrivelsen skal indeholde en organisations- og bemandingsplan. I det omfang, løsningsbeskrivelsen ikke indeholder en organisations- og bemandingsplan, vil det blive tillagt negativ betydning ved vurdering af tilbuddet. Løsningsbeskrivelsen bør indeholde en bemandingsplan med angivelse af de pågældende medarbejderes erfaringer, kompetencer og nyttiggørelsen af disse i forhold til den udbudte opgave. Det skal således beskrives, hvorledes det kan sikres, at der er de nødvendige kompetencer hos tilbudsgiver. For hver medarbejder skal der vedlægges et CV. De vedlagte CV er ses gerne ikke at fylde mere end 3 A4-sider pr. CV og skal fremhæve oplysninger, der understøtter løsningen af den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal i tilbuddet udarbejde en kalkulation for det estimerede tidsforbrug og timepris for hver kategori af medarbejdere, fordelt på opgavetyper. Kategorier af medarbejdere bør i videst muligt omfang opgøres således: Ingeniør eller tilsvarende akademiske medarbejdere med over 10 års erfaring mv. Ingeniør eller tilsvarende akademiske medarbejdere med 3-10 års erfaring. Ingeniør eller tilsvarende akademiske medarbejdere med over 0-3 års erfaring. Andre (HKere mv.). I tilbuddet skal tilbudsgiver udarbejde et organisationsdiagram med beskrivelser af ansvar og rollefordeling Samarbejde med Energistyrelsen Det skal i opgaveløsningen endvidere angives, hvorledes samarbejdet forventes organiseret mellem Energistyrelsen og tilbudsgiver. Side 7

8 12 Tildelingskriterier Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier. Tilbuddet med flest point, vil få tildelt kontrakten. Delkriterium Vægt 1. Metode anvendt af ved gennemførelsen af tjenesteydelsen, 30 % herunder klarhed i beskrivelsen 2. Organisering af arbejdet, herunder hensigtsmæssighed og klarhed i arbejds- og tidsplan med milepæle 10 % 3. Relevante kvalifikationer og erfaringer hos tilbudsgiver i relation 20 % til opgaven og reference til tidligere relevante opgaveløsninger 4. Faglig relevans af de personer, som tilbudsgiver stiller til rådighed for løsningen af opgaven, herunder erfaringer i lignende op- 20 % gaver 5. Samlet pris 20 % Point Der tildeles point for hvert delkriterium efter følgende skala: Bedst opnåelige 8 points Meget tilfredsstillende 6 points Tilfredsstillende 4 points Mindre tilfredsstillende 2 point Ikke tilfredsstillende / Bedømmelse ikke mulig 0 point Vedr. metode anvendt ved gennemførelsen af tjenesteydelsen: Metoden skal sikre høj kvalitet af alle leverancer, der lægges derfor vægt på at metoderne for indhentning af information og vurdering af forbrug indenfor de angivne slutanvendelser er konkrete og demonstrerer indsigt i forskelligheden i de angivne brancher, at data baseres på ny viden og erfaringer indhentet hos virksomheder i forbindelse med nærværende projekt, eller som del af projekter gennemført inden for de seneste år, at data baseres på flere kilder for hver branche, metode til usikkerhedsvurdering, at beskrivelsen af metoden for gennemførelse af alle leverancer, omfattet af kontrakten, er beskrevet letforståeligt i tilbuddet. Side 8

9 Vedr. organisering og tidsplan: Der lægges vægt på at projektets organisering og tidsplan sikrer en sammenhængende opgaveløsning på et højt fagligt niveau, at organiseringen sikrer en klar og entydig ansvarsfordeling, at der er sikret grundighed og kvalitetssikring, såvel ved indsamling som ved efterfølgende behandling og vurdering af indsamlede data og den samlede rapport, at der er en hensigtsmæssig inddrages af Energistyrelsen og evt. følgegruppe på hensigtsmæssige tidspunkter, Vedr. kvalifikationer og erfaring: Der lægges vægt på at tilbudsgiveren har erfaring med opgaver, der omhandler energiforhold indenfor forskelligartede brancher, dvs. har erfaring med projekter vedr. energiforhold i et bredt udsnit af de i projektet omfattede brancherat tilbudsgiveren kan demonstrere erfaring og har kendskab til energianvendelser indenfor de i projektet omfattede brancher,, at tilbudsgiveren har erfaring med indsamling af data ved brug af samtlige af de metoder, der beskrives i tilbuddet, at tilbudsgiveren har erfaring med behandling af data i et omfang svarende til det i tilbudet, Vedr. faglig relevans: Der lægges vægt på: at kvalifikationerne hos de til projektet allokerede medarbejdere og ledelse i forhold til udførelsen af opgaverne, at tilbuddet sikrer, at tilbudsgiver samlet set råder over den nødvendige specialviden til løsning af alle opgaver. Det vurderes i den forbindelse positivt, at de pågældende kompetencer inddrages og nyttiggøres ved udførelsen af de specifikke opgaver, hvor disse kompetencer er af relevans, at tilbuddet sikrer, at der ledelsesmæssigt er de nødvendige kvalifikationer til at sikre en hensigtsmæssig koordinering og opgaveløsning, Side 9

10 Til brug for vurderingen bør det klart fremgå, hvilke af de allokerede medarbejdere, der konkret vil stå for varetagelse af hvilke opgaver og i hvilket omfang. Vurderingen af de ovenfor anførte forhold vil ske ud fra tilbudsteksten, herunder de vedlagte CV'er Vedr. pris: Ved vurdering af prisen vil en beløbsstørrelse på omkring kr. vægte som et skalatrin på pointskalaen (2 point). 13 Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er tirsdag den 18. marts 2014 kl Tilbuddet med tilhørende bilag skal sendes per til: Rikke Næraa rin@ens.dk og ens@ens.dk. Tilbuddet mærkes " Tilbud kortlægning af energiforbrug i virksomheder" Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet bedes fremsendt elektronisk i en eller flere pdf-filer. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms Spørgsmål Spørgsmål skal stilles skriftligt. Spørgsmål stillet mindst 10 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Energistyrelsens hjemmeside og sendt samtidigt til alle tilbudsgivere. Side 10

11 13.3 Tidsplan for udbud Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse 17. januar 2014 Frist for indsendelse af spørgsmål 8. marts 2014 Frist for besvarelse af spørgsmål 12. marts 2014 Tilbudsfrist 18. marts kl Forventet orientering om det vindende tilbud og stand still perioden træder i kraft 28. marts 2014 Forventet kontraktunderskrivelse 10. april 2014 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 14 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstå sig det i 2 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. 16 Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person/virksomhed, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Energistyrelsen. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Side 11

12 17 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave. 18 Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Energistyrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Energistyrelsen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ikke konditionsmæssige. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 19 Ejendomsret til tilbuddene og omkostninger Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Energistyrelsen, der til gengæld ikke er berettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Deltagelse i tilbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Energistyrelsen uvedkommende. 20 Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Energistyrelsen kunne annulleres, hvis Energistyrelsen har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. Side 12

13 21 Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Energistyrelsen er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Energistyrelsens opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. 22 Tjekliste Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Tjeklisten er ikke nødvendigvis udtømmende, og det skal derfor understreges, at det alene er tilbudsgiveres ansvar at afgive komplet tilbud. Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslutning der har afgivet tilbuddet, herunder med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes holdt fortroligt. Dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet, jf. pkt Dokumentation for teknisk kapacitet, jf. pkt Eventuel dokumentation for nødvendige ressourcer (hvis egnethed er baseret på underleverandører) som omhandlet i pkt Erklæring på tro og love om gæld til det offentlige, jf. pkt Tilbuddet i elektronisk form som angivet i punkt Side 13