Håndbog for trænere og ledere

Håndbog for trænere og ledere Denne håndbog er udarbejdet af bestyrelsen, til at belyse hvorledes klubben forholder sig overfor relevante problemstillinger i løbet af en sæson, samt i forbindelse med opstart, stævner osv. Håndbog for trænere og ledere Udarbejdet sommer 2010 Bestyrelsen Bestyrelsen består af 7 medlemmer, som har stemmeret. Formand: Søren Christiansen Næstformand: Claus Gybeck Kasserer: Kenneth Jørgensen Sekretær: Mette Bonde Eliasson Ungdomsformand: Anja Van den Bosch Dameseniorformand: Kristine Pedersen (Mulle) Herreseniorformand: Martin Markussen Bestyrelsen holder månedlige møder, hvor aktuelle emner diskuteres og behandles. Mail på alle i bestyrelsen kan findes på www.hvidovrehaandbold.dk Ungdomsbestyrelsen Hvert andet år skal der vælges 1 ungdomsformand, som skal varetage ungdomsafdelingens interesser i bestyrelsen, samt have den daglige kontakt til trænere og ledere. Ungdomsbestyrelse ser ud som følger: Formand: Anja Van den Bosch Næstformand Grethe Wünsche Koordinator: My Melander

Seniorrepræsentanter Hvert år skal der udpeges spillerrepræsentanter for henholdsvis dame og herresenior truppen. Spillerrepræsentanterne, som er en del af bestyrelsen, er ansvarlige for kommunikationen blandt alle seniorhold, og er trænerens kontakt i det daglige. Sæsonen En sæson løber fra 1.5. til 30.4. Indmeldelse og udmeldelse af spillere Indmeldes/udmeldes foregår via klubbens hjemmeside www.hvidovrehaandbold.dk. Det er også her spillere kan melde adresseændringer, eller hvis man ønsker at være passivt medlem i stedet for. Når man udmelder sig, er det også her, man skal melde, hvis man ønsker at få sit spillercertifikat udleveret. En spiller kan prøve at træne gratis i en måned inden indmeldelse. Spillercertifikat Et spillercertifikat oprettes ved indmeldelse af den kontingentansvarlige såfremt man ikke har ét i forvejen. En spiller, som kommer fra en anden klub, skal aflevere spillercertifikat, før man er spillerberettiget. Der er karantæne på 30 dage ved skift fra anden klub til man er spillerberettiget i Hvidovre IF. For en helt ny spiller (altså én som ikke har spillet håndbold før), oprettes et spillercertifikat af klubben. Hvis det er mere end 24 måneder siden, man har spillet, behøver man ikke at aflevere et spillercertifikat, men der laves et nyt Det er TRÆNERS ansvar, at alle spillere har afleveret et gyldigt spillercertifikat før de bruges i kamp, men de opbevares centralt i klubben. Kontingent/Medlemsliste Der vil blive uddelt medlemslister fra kontingentansvarlig 3 gange årligt (august, november og februar). De uddeles måneden inden kontingentbetaling. Hvis man er i restance mere end 1 betalingsperiode, så må spilleren ikke anvendes til kamp. Det er ligeledes trænerens/holdlederens ansvar at opdatere de fra kassereren udleverede medlemslister, og returnere dem til kontingentansvarlig således, at medlemskartoteket er opdateret. Kontrakter med træner Kontrakter med nye og eksisterende trænere laves ved opstart. Det er Ungdomsformanden, der er ansvarlig for ungdomstrænerne, og Formanden samt hhv. herre/dame spillerrepræsentant, der er ansvarlig for seniorholdene. Den kontraktansvarlige sender kontraktoplysninger til kassereren. Holdleder Det er ikke obligatorisk, at der er holdleder på alle hold. Hvis der er en interesseret person, skal den pågældende godkendes af bestyrelsen. Den enkelte træner kan ikke lave aftaler på bestyrelsens vegne. Udbetaling fra kassereren Udbetaling fra kassereren kan kun forekomme mod overensstemmende bilag, herunder kørselsregnskab.

Bilag kan afleveres til kassereren i dueslaget i Grotten, hvorefter der er 14 dages ekspeditionstid. Penge til betaling af dommere kan rekvireres fra kasserer mod 14 dages varsel, eller den enkelte træner kan lægge ud, og efterfølgende for udbetalt det pågældende beløb fra kassereren mod fremvisning af bilag. Udlæg til dommere MÅ IKKE lånes i Grotten. Kørselsgodtgørelse Udbetales som kørselsgodtgørelse i henhold til bestemmelser fra Hvidovre Kommune. Kørselsregnskab skal afleveres skriftligt til kassereren. Der bliver IKKE udbetalt kørselsgodtgørelse, hvis der ikke er afleveret kørselsregnskab. Den enkelte træner er selv ansvarlig for udarbejdelse af egen kørselsgodtgørelse. Denne skal være bestyrelsen i hænde senest 1. maj. Det er dog også muligt at få udbetalt penge halvårligt. I så fald skal der aflægges regnskab senest 1. dec. Penge udbetales umiddelbart herefter. Der findes en vejledning på hjemmesiden til hvordan kørselsgodtgørelsen udarbejdes samt link til relevante takster. Udlæg Hvis trænere/ledere har udlæg til dommere, stævner mv. bliver pengene refunderet hos kassereren mod bilag. Rådighedsbeløb Det er op til trænerne selv at afgøre, hvad rådighedsbeløbet skal bruges til. Det kan bruges til materialer (tape, isposer mv.) eller holdaktiviteter (stævner, sociale arrangementer...) dog dækkes der ikke udgifter til alkohol. Holdets rådigheds beløb oplyses af kassereren og må ikke overskrides. Rådighedsbeløbet gælder for et år af gangen, bruges pengene ikke, kan de ikke overføres til året efter. Dog kan penge, optjent ved arbejde overføres til året efter for seniortrupperne samt følger det enkelte barn i ungdommen. Træningstider/haltid Bestyrelsen udarbejder en oversigt over de gældende træningstider, som vil blive offentliggjort ved uddeling til alle trænere, opslag i Dansborghallen og på hjemmesiden. Træningstiderne er i første omgang gældende fra 1.8. til 31.12. hvorefter de revurderes og eventuelle ændringer fastlægges for ny periode 1.1 til 30.4. Skulle du have behov for tid i Dansborghallen udenfor normal træningstid, kan sekretæren kontaktes. Det drejer sig om lørdagstræning, bookning af Lille Friheden osv. Hvis holdet ikke skal bruge sin træningstid, så giv sekretæren besked, så den kan lægges ud til brug af de øvrige trænere. Giv gerne besked i god tid - kampe ved man som regel noget tid i forvejen. Tilmelding til sommer- og vinterturnering I ungdomsafdelingen vil træneren i samarbejde med ungdomsbestyrelsen beslutte hvilke række de enkelte hold skal tilmeldes i, og sekretæren vil lave endelig tilmelding til forbundet. For seniorafdelingen tilmelder sekretæren de aktuelle hold i de respektive rækker ud fra den afsluttede sæsons placeringer. Sekretæren sender mail ud til trænerne inden der tilmeldes til de åbne rækker.

Pokalturnering Klubben betaler som udgangspunkt 1 pokalturnering pr. trup. Flytning af kampe Betales af rådighedsbeløb, hvis det ikke er inden for gratis perioderne. Divisionskampe må efterfølgende IKKE flyttes uden aftale med bestyrelsen. Indtelefonering af resultater Det er trænerens/holdlederens pligt at indtelefonere resultatet af hjemmebane kampe til Infosport, senest 30. minutter efter kampens afslutning. Telefonnummer til Infosport er tlf: 3838 3141. Bøder pga. manglende indtelefonering trækkes fra rådighedsbeløbet. Træningskampe Udgifter i forbindelse med træningskampe skal dækkes af rådighedsbeløbet. Booking af dommere er man selv ansvarlig for og disse skal betales kontant. Der kan ikke lånes i Grotten. Booking kan ske via KHFs dommeransvarlig. Karantæne samt bøde Det er den enkelte træners ansvar at sørge for, at eventuelt idømt karantæne bliver udstået. Bøde til spillere i forbindelse med indberetning betales af klubben, med mindre det er pga. usportslig optræden eller noget som kan skade klubben, så kan spilleren selv blive pålagt at betale. Bøde til trænere i forbindelse med indberetning, skal betales af den enkelte træner. Køb i Fair Play Køb af materiel foregår kun via sekretæren. Der kan ikke selv bestilles i Fair Play. I så fald betaler klubben ikke regningen. Køb i Fair Play samles til den 1. i måneden, hvor der laves samlet bestilling. (Tøj undtaget) Mette: Mail: sekretaer@hvidovrehaandbold.dk Spillertøj Vil blive stillet til rådighed af klubben. Spillertøj er til kampbrug og ikke andet. Træningsdragter, hvor der er egenbetaling på, må selvfølgelig anvendes i fritiden. Tøj til trænere og ledere er ikke obligatorisk, men kan forekomme. Køb af spillertøj kan arrangeres med Fair Play Sportswear og i øjeblikket spiller vi i Hummel. Bolde Bolde vil blive stillet til rådighed af klubben og klubben er ansvarlig for anskaffelse af bolde. Det er BÅDE trænere og spilleres ansvar, at bolde bliver indsamlet efter hver træning. Harpiks Harpiks udleveres af My, der som hovedregel er i hallen mandag og torsdag. Hun kan på forhånd kontaktes på my@grenhusene.dk. Der gælder den regel, at harpiks udleveres til brug i Dansborghallen af mærket Select Procare. Der må KUN anvendes denne harpiks i hallen. Harpiksen stilles til rådighed at Hvidovre kommune. For at få en ny harpiks skal TOM bøtte fremvises

Andre materialer Rekvisition fås af sekretæren til indkøb i Fair Play, af tape og isposer mv. og er trænerens/holdlederens ansvar. Beløbet går fra rådighedsbeløbet. Indkøb af kegler, overtrækstrøjer samt større anskaffelser skal godkendes af bestyrelsen hvis klubben skal betale, ellers trækkes det af rådighedsbeløbet. I rummet i mellemgangen er der en masse fælles materialer. Disse er fælles og SKAL sættes på plads efter brug. Opbevaring af bolde, tøj mv. Trænere/ledere vil ved start af sæsonen få udleveret nøgler til holdets skab samt til eventuelt boldvogn. Det er trænerens ansvar at sørge for, at alt materiale bliver låst inde efter brug. Genanskaffelse af bortkommet materiale som følge af manglende aflåsning, vil blive trukket fra holdets rådighedsbeløb. Nøgle må ikke kopieres medmindre dette er aftalt med bestyrelsen/ungdomsformænd. Information Hver træner/hold har et dueslag i Grotten under disken, hvor der vil blive lagt information fra bestyrelsen, kontingentopkrævninger til uddeling blandt spillerne mv. Formand, kasserer, ungdomsbestyrelsen, sekretær og seniorrepræsentanter har også et dueslag som kan benyttes til aflevering af kørselsgodtgørelse, bilag for udlæg, medlemslister, breve osv. Det er meget vigtigt at dueslagene bliver tømt ugentligt. Kurser Klubben ser meget gerne, at trænere og holdledere deltager på relevante kurser. Så kom med ønsker, så ser vi på det. For trænere i seniorafdelingen skal bestyrelsen kontaktes for godkendelse af eventuelle omkostninger. Overnatning Til stævner o.lign med overnatning skal der være en kvindelig træner/leder med hvis det pågældende hold er et pigehold, og hvis det er et drengehold, skal der være en mandlig leder med når ungdomshold overnatter ude. Sponsor/tilskud Der er nedsat et sponsorudvalg som primært tager sig af indkomne forslag fra jer trænere og spillere. De sælger bandereklamer i hallen samt prøver at skaffe hovedsponsorer til dame- og herreseniorholdene samt til ungdomsafdelingen. Retningslinjer når der er fundet en ny sponsor: Kontakt bestyrelsen (Anja for Ungdom og Søren for senior) Bestyrelsen formidler kontakten til sponsorudvalget (videregiver navn + adresse på sponsor) Flemming Bajlum er kontakt person i sponsorudvalget og tager kontakt til sponsor ved: o Fremsendelse af kontrakt til underskrivelse inkl. faktura til sponsor o Den underskrevne kontrakt returneres til sponsorudvalget o Udsendelse af velkomstbrev samt adgangskort til sponsor

Kassereren informeres af sponsorudvalget om aftalen og beløbsstørrelsen. o Gælder sponsoratet et ungdomshold kan den pågældende træner bestiller tøj mv. hos klubbens leverandør (se vejledning for dette), så snart kassereren har modtaget pengene. HUSK - Alle penge (sponsorater/tilskud mv.) SKAL ind over klubben. Ligeledes skal ALT tøj købes gennem klubbens leverandør, dvs. at ALLE bestillinger/kontakter til klubbens leverandør ligeledes skal gå via klubben. Sponsorater Det er op til holdet selv, hvad sponsorpenge skal gå til (gælder kun ungdom), dog har spillertøj 1. prioritet. Er der ydet et sponsorat større end dette, er det resterende beløb frit disponibel til at anvende til øvrige ting til holdet eks. tilskud til træningsdragter, sociale aktiviteter o. lign. Sponsorater til seniorhold går direkte til klubben. For ungdommen og sekunda seniorhold kan der indkøbes personlige træningsdragter. Dette kræver dog at der foreligger en vis andel egenbetaling. Der kan ikke indkøbes personlige klub træningsdragter til seniorholdenes 1. hold, da disse indkøbes af klubben og skal returneres efter endt sæson. Spillertøj betragtes ligeledes som klubbens ejendom, og må derfor ikke påtrykkes navn el. lign. Dette er gældende for alle klubbens hold. Spillertøj skal returneres efter endt sæson, eller hvis man ikke længere spiller i klubben. Sponsorpleje Sponsorarrangementer afholdes min. 1 gang årligt. Derudover modtager alle klubbens sponsorer et velkomstbrev inkl. adgangskort, samt et tak for i år brev indeholdende en ny faktura for det kommende år. Der indhentes ideer fra sponsorerne, til hvad de ønsker at bruge os til eks firmaarrangementer, leje hallen + grotten til aktiviteter o. lign. Tilskud Ansøgninger om tilskud til eks kommunen/fonde el lign. skal koordineres med bestyrelsen inden ansøgningen sendes. Ligeledes skal tilskuddene søges på vegne af klubben og gå til eks. hele ungdommen og ikke enkelte hold. Typisk skal formanden underskrive. Frivilligt arbejde Da Hvidovre håndbold drives af frivillige kræfter, er det afgørende, at så mange som muligt er med til at løfte læsset. Derfor opfordres alle, spillere og forældre, til at bidrage med nogle timers arbejde. Hver år afholdes der puslinge DM af klubben og til dette arrangement forventes det at alle hjælper til både spillere og forældre. For 1. og 2. seniorholdene forventes det endvidere at der tages 1 serveringstjans og dommerbordsvagt el. tilsvarende i løbet af sæsonen. For de øvrige seniorhold får de tilbud om serveringstjans og derudover fordeles tildelte dommerbordsvagter og lign.

For ungdommen har forældrene mulighed får at tjene penge til deres eget barn (se fordeling herunder). Såfremt spillere er ude at tjene penge går 50% til holdet og 50% til klubben, dette gælder også for seniorholdene. For ungdomsholdene (forældre) gælder det at 50% går til den ENKELTE spiller og 50% til klubben. Hjemmeside Klubbens hjemmeside er www.hvidovrehaandbold.dk. Hvis vi skal have en spændende hjemmeside, er det klubbens trænere, ledere og spillere, som skal være med til at skabe den. Så hvis du har noget som du gerne vil have på hjemmesiden, så send en mail til webmaster@hvidovrehaandbold.dk. og hjælp webmaster med at holde den opdateret. Det er det, som gør hjemmesiden spændende. Retningslinjer/politikker Følgende politikker afspejler klubbens holdning til en række områder. Eventuelle handlinger i strid med disse, vil blive vurderet individuelt af bestyrelsen på baggrund af sagens karakter. Overtrædelser medfører typisk en skriftlig advarsel, mens grove overtrædelser kan medfører eksklusion fra klubben. Narkotika Der må ikke indtages eller distribuerer nakotika i hallen eller ved fester og andre arrangementer i klubregi. Rygning Det er ikke tilladt at ryge nogle steder indendørs i Dansborghallen. Rygning skal foregå udendørs. Doping Brug og salg af ulovlige præstationsfremmende midler accepteres ikke og vil blive håndteret i henhold til nationale retningslinjer herfor. Sponsorer Til arrangementer i klubregi skal klubbens sponsorer til en hver tid have mulighed for at afgive et tilbud på produktet, såfremt sponsor normalt kan levere produktet. Brug af Grotten I Grottens åbningstid skal øl, sodavand mv., der nydes i omklædningsrum, hal eller Grotten, indkøbes i Grotten. Alkohol I Grotten og ved fester i klubregi udskænkes ikke alkohol til unge under 18 år. Unge under 18 år må ikke indtage alkohol i hallen i forbindelse med træning, kamp og andre arrangementer.