Regionshuset Viborg Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Uanmeldt tilsyn ved Pilebakken, Pilevej 4, Salten, 8651 Them. Udført af tilsynsteamet: Ellen Brunebjerg og Trine K. Birkemose den 3. september 2009. Indledning og formalia Pilebakken, som drives efter 108 i Lov om Social Service, har 26 pladser for mennesker over 50 år med svære psykiske lidelser og/eller demenssygdomme og deraf følgende problemskabende adfærd. Der er to afdelinger Øst og Vest. Dette uanmeldte tilsyn havde fokus på afdeling Øst og på områderne: Udviklingstendenser, dokumentation, pårørendesamarbejde, magtanvendelser, medicin samt rekruttering og arbejdsmiljø. Dato 21-10-2009 Trine Kjærgaard Birkemose Tel. +45 8728 4027 Trine.Birkemose@STAB.rm.dk 1-51-74-9-07 Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted den 4.2.2009. Alle tilsynsrapporter er tilgængelige på tilbuddets hjemmeside, og der er modtaget handleplaner for opmærksomhedspunkterne. Side 1 Deltagere i tilsynet Ledelsen: Jytte Jacobsen, Bostedsleder Medarbejdere: social- og sundhedsassistent, afd. Øst, gruppe 1, SR og LMU medlem social- og sundhedsassistent, afd. Øst, gruppe 2 Medarbejderne var forespurgt om at deltage af bostedslederen på dagen. SR er sikkerhedsrepræsentant, TR er tillidsrepræsentant. LMU er lokaludvalget for medbestemmelse og medindflydelse. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Der deltog ikke beboere og pårørende i tilsynet. Beboerne har generelt vanskeligheder med at medvirke i en interviewsituation, og der var ikke pårørende tilstede under tilsynets besøg. Tilsynet ankom kl. 9.00 og traf bostedslederen. Der var ikke afdelingsledere til stede. Der blev gennemført interview med lederen og to medarbejdere fra afdeling Øst samt gennemført en rundvisning i afdeling Øst. Tilsynet sluttede med en tilbagemelding til lederen og kørte igen kl. ca. 12.30. Tilsynets samlede vurdering Pilebakken har sat fokus på dokumentationsrutiner og Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet (DKM), bl.a. ved nedsættelse af en arbejdsgruppe og udpegning af ressourcepersoner, hvoraf en er frikøbt til opgaverne. Det er målet at opnå en ensartet og gennemsigtig brug af Bosted
System (elektronisk journalsystem) samt at alle beboerrelevante dokumenter indføres i systemet. På udviklingsområdet har Pilebakken gennemført et fælles efteruddannelsesprojekt for alle medarbejdere bl.a. i samarbejde med Gårdhaven, et tilbud med tilsvarende målgruppe, og tilbuddene skal endvidere sætte fokus på mennesker med alkoholdemens. Pilebakken deltog på Demensdagene med Perlefiskerne, et projekt til beskrivelse af faglige metoder, og fik positiv opmærksomhed. Samarbejde med pårørende vægtes højt af ledelse og medarbejdere på Pilebakken. Samarbejdet er individuelt tilrettelagt, og derudover inviteres alle pårørende til samtale med kontaktpersonerne hver 3. måned. I en aktuel klagesag, hvor pårørende til en beboer ikke er enig i behandlingen, er inddraget eksterne samarbejdspartnere med hvem, det er konkluderet at ydelserne er fagligt forsvarlige og tilstrækkelige. Det er formået at bevare et samarbejde med familien. Magtanvendelser indberettes efter gældende regler til Center for Voksensocial. Der er beskrevne procedurer for opfølgning og fælles faglig læring. Pilebakken har nedlagt centralkøkkenet og flyttet madfremstillingen ud i et køkken i hver afdeling. Formålet er at bringe madlavningen med dufte og lyde tættere på beboerne og give mulighed for inddragelse af de beboere, der kan og vil. Udflytningen er netop sket på tidspunktet for tilsynsbesøget, og der er derfor endnu ikke gjort erfaringer. Medicin håndteres afdelingsvis og efter faste procedurer. Der er konstateret svind i en afdeling, og dette behandles i samråd med embedslægen bl.a. ved opstramning af visse procedurer samt ved at sætte lys på. Tilsynet anbefaler at der iværksættes registrering og opfølgning på fejl og utilsigtede hændelser på tværs af afdelingerne. Pilebakkens ledelse arbejder aktivt for at udvikle tilbuddets omdømme og forbedre rekrutteringsmulighederne. Der inddrages bistand fra kommunikationsmedarbejder i CVOS og samarbejdes med den lokale presse om dækning af begivenheder på Pilebakken, fx indvielse af de nye køkkener. Der forekommer vold og trusler om vold samt nap, krads mv. på Pilebakken. Der er velbeskrevne procedurer og virksomme rutiner til registrering, bearbejdning og opfølgning på medarbejderne samt for den fælles organisatoriske læring. Der er sat fokus på den interne kommunikation, som både ledelse og medarbejdere finder, er et fælles ansvar at forbedre. Implementering af en ny virksomhedsplan er bremset med henblik på en forventningsrunde med yderligere inddragelse af medarbejderne og medejerskab for øje. Medarbejderne finder at de har en tilgængelig og lydhør ledelse og et godt kollegialt samarbejde. Tilsynsteamet ser følgende opmærksomhedspunkter Medicinhåndtering. Det anbefales at Pilebakken iværksætter fælles registrering og opfølgning på fejl og utilsigtede hændelser med henblik på fælles organisatorisk læring. Side 2
Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Ledelse Dokumentation: Der er nedsat en arbejdsgruppe på Pilebakken, som har til opgave dels at være ressourcepersoner i forhold til arbejdet med Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet (DKM) og dels at arbejde med implementering af Bosted System (elektronisk journalsystem). Den ene medarbejder er frikøbt til opgaverne, og udarbejder bl.a. manualer til de øvrige medarbejdere. Efterhånden benytter alle medarbejdere Bosted System med undtagelse af husassistenter og vikarer. Husassistenterne indgår i begrænset omfang i plejen, og der er ikke givet adgang for vikarer. Nogle medarbejdere har problemer med at benytte systemet, fx at scanne dokumenter ind eller udskrive, og systemet anvendes forskelligt i forhold til systematikken. Det er målet at opnå ensartethed og gennemskuelighed i brugen af Bosted System, og helt konkret skal alle handleplaner og andet beboerrelateret materiale være indscannet eller skrevet ind inden årsskiftet. De individuelle planer er udskrevet og opbevaret i en mappe, som er tilgængelig for alle. Udvikling. Medarbejdere fra Pilebakken deltog i Demensdagene med projektet Perlefiskerne, som er et værktøj til at beskrive metoder i den faglige indsats. Projektet vakte opmærksomhed, bl.a. fik det en pris, og VISO har været på besøg med henblik på at indgå aftaler om undervisning og at blive leverandør. Ledelsen mener dog, at Pilebakken fortsat har brug for at arbejde med yderligere implementering i eget hus, og der er søsat et miniprojekt, som skal genoplive Perlefiskergruppen og tage stilling til det fortsatte arbejde med projektet. Den sidste runde af AMU-kurset, som holdes sammen med Gårdhaven og Kærhuset, er under afvikling. Sammen med en konsulent fra Social- og Sundhedsskolen i Skive arbejder Pilebakken nu på implementering af kurset, og der er overvejelser om, der er brug for mere undervisning i frontallapdemens. Pilebakken skal ifølge rammeaftalen sammen med Gårdhaven sætte fokus på tilbud til mennesker med alkoholdemens. Samarbejdsrelationer. Pilebakken er i færd med at opbygge samarbejdet med Center for Voksensocial, som er en større organisation end det tidligere psykiatridistrikt. Pilebakken har bedt om at møde de relevante medarbejdere, udviklingskonsulent og socialrådgiver fx, med henblik på at lære dem og deres arbejdsområder at kende. Der har netop været opsamling efter det fælles ledelseskursus, hvoraf det fremgik at især afdelingsledere og mellemledere oplever lang afstand til administrationen. Medarbejdere Dokumentation: En af medarbejderrepræsentanterne finder at det bliver stadigt nemmere at benytte Bosted System. De daglige notater føres rutinemæssigt i Bosted System, og andre dokumenter lægges efterhånden ind. Systemet er godt Side 3
Den generelle faglige indsats Kerneydelsen til at dele informationer gennem og fx hurtigt blive opdateret efter en ferie. Medarbejderne har fået tid og rum til at arbejde med systemet, og nogle er uerfarne i at bruge IT generelt. Det er en stor hjælp, at der er udpeget en superbruger, som skriver manualer og støtter de mindre erfarne. Det kan knibe lidt med adgang til en af de få PC ere, og medarbejderne fordeler skrivetiden i løbet af dagen, så ikke alle skal skrive på samme tid, når vagten slutter. Den anden medarbejderrepræsentant er nyudnævnt ressourceperson i forhold til Bosted System og Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet. Medarbejderen er optaget af at overføre beboernes dokumenter til Bosted System, at strukturere de daglige notater samt at udarbejde manualer. Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse Ledelsen Pårørendesamarbejde generelt, pårørenderåd: Der er afholdt en sommerfest for alle beboere og deres pårørende med grill og underholdning i begge afdelinger. Der var, som afslutning på arrangementet, inviteret til et møde for de pårørende i dagligstuen, hvor en pårørende talte om sine oplevelser. Der deltog 6 pårørende i denne del af arrangementet. Etablering af pårørenderåd er ikke drøftet siden sidste tilsyn. Bostedslederen havde tænkt at drøfte det med de pårørende ved sommerfesten, men det blev ikke aktuelt, henset til fremmødet. Lederen udsender Nyhedsbreve med jævne mellemrum, og når der er noget nyt at fortælle. Senest er udsendt et nyhedsbrev til beboere og pårørende om Cabaret i november måned. Pilebakken modtager af og til breve eller mails fra pårørende, som ønsker at udtrykke deres taknemmelighed for omsorgen og plejen af beboerne. Medarbejdere Pårørende: De pårørende inviteres mindst hver 3. måned til en samtale med kontaktpersonerne, hvor der følges op på, hvordan det går. Der føres referat af samtalerne i Bosted System. Nogle pårørende er der mest telefonisk kontakt med, og personalet har altid mulighed for en samtale med pårørende, når de besøger beboerne. Nogle pårørende kan være kritiske, og i et tilfælde deltager afdelingslederen i samtalerne med de pårørende. Beboerne er ikke påvirket af de uenigheder, der kan opstå mellem medarbejdere og ledelse på Pilebakken og de pårørende. Medarbejderne er opmærksomme på altid at være i mødekommende overfor pårørende, så de føler sig velkomne. Side 4
Den generelle faglige indsats Magtanvendelser og håndtering af klager Ledelsen Magtanvendelser Pilebakken hører nu til Center for Voksen Social CVOS, hvortil magtanvendelser indberettes. Der er forskelle i CVOS håndtering af indberetningerne i forhold til Pilebakkens tidligere tilhørsforhold i psykiatridistriktet. Pilebakkens ledelse oplever at kravene til bl.a. underskrifter ikke har været helt konsistente. Pilebakken har holdt møde med konsulenten fra CVOS samt en jurist om afgrænsninger af tilladt magt og nødret/nødværge, og de har anmodet om, at en vejledning på området skrives i et læseværdigt og pædagogisk anvendeligt sprog. Der er jævnlig dialog med konsulenten, og Pilebakkens medarbejdere og ledelse har fået god vejledning om pædagogiske beskrivelser. Klager Pilebakken har en klagesag, hvor pårørende til en beboer ikke er tilfreds med ydelserne, og hvor der er forskellige opfattelser af beboerens problemer og behov. Der er fortsat en løbende dialog med de pårørende, som inviteres til møde hver 3. måned eller oftere. Afdelingslederen deltager i møderne, og der skrives referat. Ligeledes ydes en ekstra indsats i forhold til dokumentation af ydelserne. Pilebakken inviterede synscentralen til en temadag om den pågældende beboer, hvor også de pårørende var inviteret. Det mundede ud i, at der nu altid er en medarbejder på gangen, som hurtigt kan komme til stede, hvis beboeren har brug for det. Derudover er embedslægen inddraget, og samlet set er konkluderet, at Pilebakken yder en fuld faglig forsvarlig og tilstrækkelig indsats. Medarbejdere Medarbejderne har viden om magtanvendelsesreglerne fra deres ledelse samt fra regelmæssige drøftelser på afdelingsmøder og til supervision. Magtanvendelser sker som oftest i hygiejnesituationer og efter forudgående tilladelse. Indberetningsskemaer og regelsættet er tilgængeligt, og ved tvivl bringes det op med afdelingslederen. Skemaerne udfyldes i samarbejde med de involverede kolleger. Efter en magtanvendelse tales med beboeren tilpasset beboerens formåen. Drøftelserne omhandler dilemmaerne i forhold til omsorgssvigt og omsorgspligt og gråzonen mellem guidning, holde i hånd og magtanvendelse. På Pilebakken lægges vægt på at indberette alle tilfælde og at sætte lys på dilemmaerne. Magtanvendelser forebygges gennem godt kendskab til beboerne og fælles aftaler om, hvordan hver enkelt beboer skal støttes bl.a. for at undgå splitting. Kontaktpersonerne er tovholdere i forhold til beskrivelser og beslutninger, og forebyggelse af magtanvendelser drøftes med kolleger, ledelse og på læringsdagene. Side 5
Den generelle faglige indsats Tilsynets Bemærkninger Pilebakken har sat fokus på dokumentationsrutiner og Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet (DKM), bl.a. ved nedsættelse af en arbejdsgruppe og udpegning af ressourcepersoner, hvoraf en er frikøbt til opgaverne. Det er målet at opnå en ensartet og gennemsigtig brug af Bosted System (elektronisk journalsystem) samt at alle beboerrelevante dokumenter indføres i systemet. På udviklingsområdet har Pilebakken gennemført et fælles efteruddannelsesprojekt for alle medarbejdere bl.a. i samarbejde med Gårdhaven, et tilbud med tilsvarende målgruppe, og tilbuddene skal endvidere sætte fokus på mennesker med alkoholdemens. Pilebakken deltog på Demensdagene med Perlefiskerne, et projekt til beskrivelse af faglige metoder, og fik positiv opmærksomhed. Samarbejde med pårørende vægtes højt af ledelse og medarbejdere på Pilebakken. Samarbejdet er individuelt tilrettelagt, og derudover inviteres alle pårørende til samtale med kontaktpersonerne hver 3. måned. I en aktuel klagesag, hvor pårørende til en beboer ikke er enig i behandlingen, er inddraget eksterne samarbejdspartnere med hvem, det er konkluderet at ydelserne er fagligt forsvarlige og tilstrækkelige. Det er formået at bevare et samarbejde med familien. Magtanvendelser indberettes efter gældende regler til Center for Voksensocial. Der er beskrevne procedurer for opfølgning og fælles faglig læring. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Tilsynet vises rundt i afdeling Øst, for uddybende beskrivelse henvises til tidligere tilsynsrapporter eller tilbuddets hjemmeside. Centralkøkkenet er nedlagt, og madfremstillingen er lagt ud til et køkken i hver afdeling. Dertil er fortsat endnu et anretterkøkken i hver afdeling. Køkkenerne er ombyggede og godkendte til formålet. På tidspunktet for tilsynets besøg er udflytningen netop sket, og der er endnu ikke gjort erfaringer med omlægningen. Formålet er at bringe madlavningen tættere på beboerne med mulighed for at inddrage dem der kan og at bringe dufte og lyde mv. tættere på beboernes hverdag. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering Ledelse Der er igen - forekommet svind i medicinen i en afdeling. Embedslægen er i lighed med tidligere kontaktet, og denne vurderer at procedurerne er i orden samt anbefaler at der sættes lys på i organisationen. Side 6
De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinhåndtering Svindet har medført yderligere opstramning på procedurerne, bl.a. at der kvitteres ved hvert eneste nøgleskift fra medarbejder til medarbejder, også når der skal tages fx PN-medicin frem. Det er besværligt men nødvendigt, vurderer lederen. Ledelsen overvejer om medicininstruksen skal revideres og/eller redigeres med henblik på større overskuelighed. Ledelsen kender ikke til fejl eller utilsigtede hændelser og mener, at de tilfælde der måtte være, behandles på afdelingsmøderne. Medarbejdere Medicin doseres/optælles af kontaktpersonerne for en uge ad gangen og kontrolleres af en anden medarbejder med viden om medicin. Aftenvagten kontrollerer dagdosis for den kommende dag og stiller dagsmedicinen i aflåst skab om morgenen sammen med medicinkortene. Medicin gives af de medarbejdere, der er på vagt, dvs. at medarbejdere uden medicinkursus må give doseret medicin. Nogle medarbejdere kan og må give injektioner, og det er ikke hensigtsmæssigt at oplære alle i dette, da færdigheden skal vedligeholdes. Medarbejderne vurderer at der generelt er god viden om medicin og medicinhåndtering blandt medarbejderne. Såfremt der sker fejl, kontaktes læge/vagtlæge. Der forekommer få fejl, som tages op på afdelingsmøder samt i sikkerhedsgruppen. Medarbejderne kan erindre to fejl eller deromkring det sidste 1½ år. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Tilsynets Bemærkninger Pilebakken har nedlagt centralkøkkenet og flyttet madfremstillingen ud i et køkken i hver afdeling. Formålet er at bringe madlavningen med dufte og lyde tættere på beboerne og give mulighed for inddragelse af de beboere, der kan og vil. Udflytningen er netop sket på tidspunktet for tilsynsbesøget, og der er derfor endnu ikke gjort erfaringer. Medicin håndteres afdelingsvis og efter faste procedurer. Der er konstateret svind i en afdeling, og dette behandles i samråd med embedslægen bl.a. ved opstramning af visse procedurer samt ved at sætte lys på. Side 7
Medarbejdere og medarbejderforhold Generelt, normering, rekruttering Ledelse Pilebakkens omdømme har i nogen grad været præget af gammelt plejehjem, og ledelsen har arbejdet aktivt med rekruttering. På hjemmesiden er der tilføjet beskrivelser til nye jobsøgende, og ved seneste stillingsopslag tog ledelsen andre tilbuds erfaringer og jobbeskrivelser med i annoncen. Det gav omkring 15 ansøgere, hvoraf fem var kvalificerede; de 4 sprang fra pga. af andre omstændigheder som afstand og for meget weekendarbejde, men der blev ansat en kvalificeret medarbejder. Der er aftalt møde med en kommunikationsmedarbejder fra CVOS for at drøfte fremtidig annoncering. Pilebakken er dertil opmærksom på at invitere den lokale presse fx til den kommende indvielse af de nye køkkener. Medarbejdere og medarbejderforhold Internt samarbejde og Arbejdsmiljø Ledelse Intern kommunikation er et tema, ledelse og medarbejdere på Pilebakken arbejder med. AKUen Arbejdsklimaundersøgelsen, er endnu ikke færdigbearbejdet men viser, at der er behov for at arbejde med en klarere kommunikation. Bostedslederen oplever at der kan opstå usikkerhed, også efter grundige drøftelser, aktuelt fx om ibrugtagning af de nye køkkener. Der er udarbejdet en ny virksomhedsplan, men implementeringsprocessen er stoppet, idet ledelsen ønsker at inddrage medarbejderne yderligere. Der skal være en ny runde om forventninger mv. med henblik på at opnå større grad af ejerskab blandt ledere og medarbejdere. Til efteråret skal udarbejdes elektronisk APV Arbejdspladsvurdering, som kombineres med dialogmøder i hver afdeling. Økonomi. Pilebakken har haft lynnedslag som udrettede store skader på telefoner, alarmer og internettet. Udover at det er bekosteligt at reparere, betød det også en vis sårbarhed i situationen, da Pilebakken var uden alarmer samt ikke kunne bruge telefoner og Bosted System. Der var ikke et beredskab i IT afdelingen, men det arbejdes der nu på at oprette. Økonomisystemet InfoRM fungerer fortsat ikke efter hensigten. Det betyder at tilbuddet ikke kan bruge systemet til styring af økonomien og må bruge egne regneark for at have overblik over fx indtægterne. Medarbejdere Medarbejderrepræsentanterne er i lighed med bostedslederen optaget af den interne kommunikation. På den ene side oplever medarbejderne, at der er en åben og ligeværdig kommunikation, hvor medarbejdere og ledere kan sige tingene ligeud til hinanden. Ledelsen opleves som tilgængelig og åben. På den anden side oplever medarbejderne at Pilebakken er en stor arbejdsplads, hvor det kan være svært at få informationer ud til alle. Medarbejderne mener at ansvaret for god kommunikation er hos både afsender og modtager og altså er et fælles ansvar for ledelse og medarbejdere at arbejde med. Side 8
Medarbejdere og medarbejderforhold Internt samarbejde og Arbejdsmiljø For øjeblikket er alle optaget af udflytning af køkkenet til de to afdelinger, hvilket imødeses med blandede forventninger. Nogle medarbejdere er forbeholdne overfor konsekvenserne; om det medfører en øget arbejdsbyrde til fx opvask. Nogle medarbejderne synes ikke de var inddraget i beslutningsprocessen, men at de fik indflydelse på selve udmøntningen. Medarbejderrepræsentanterne ser en udfordring i at integrere køkkenmedarbejderne i afdelingerne, således de bliver en del af personalegruppen. De vil trække på erfaringerne fra sidste omorganisering af afdelingerne, være åbne og nysgerrige og opmærksomme på at spørge til, hvordan det går. Ved tilfælde af vold udfylder den udsatte medarbejder et voldsskema ved at fortælle episoden til en kollega. Skemaet lægges til afdelingslederen, som efterfølgende tager en samtale med medarbejderen og undersøger om der er behov for yderligere tiltag. Skemaerne gives også til sikkerhedslederen med henblik på yderligere opfølgning og læring. Ved trusler eller andre mindre indgribende episoder udfyldes et såkaldt kryds-skema. På skemaet kan medarbejderen oplyse, hvordan episoden påvirkede vedkommende; hjertebanken, angst osv. Skemaerne gøres op månedligt med henblik på at følge udviklingen, om enkelte medarbejdere har været særligt udsatte osv. Det er op til hver medarbejder at vurdere, om det skete skal føre til en registrering på voldsskema eller til kryds-skema. Medarbejderne er opmærksomme på hinanden og hjælper hinanden med at huske skemaerne, og de fælles drøftelser på afdelingsmøderne skærper opmærksomheden. Vold, trusler og magtanvendelser behandles også jævnligt på læringsdagene, som er supervisionsdage med en ekstern supervisor. Samlet set synes medarbejderrepræsentanterne, at de har en god arbejdsplads. Medarbejderne brænder for beboerne, de har gode kolleger og ledelsen er opmærksom og tager hensyn til ønsker ved fx arbejdsplanen. Medarbejdere og medarbejderforhold Tilsynets bemærkninger Pilebakkens ledelse arbejder aktivt for at udvikle tilbuddets omdømme og forbedre rekrutteringsmulighederne. Der inddrages bistand fra kommunikationsmedarbejder i CVOS og samarbejdes med den lokale presse om dækning af begivenheder på Pilebakken, fx indvielse af de nye køkkener. Der forekommer vold og trusler om vold samt nap, krads mv. på Pilebakken. Der er velbeskrevne procedurer og virksomme rutiner til registrering, bearbejdning og opfølgning på medarbejderne samt for den fælles organisatoriske læring. Der er sat fokus på den interne kommunikation, som både ledelse og medarbejdere finder, er et fælles ansvar at forbedre. Implementering af en ny virksomhedsplan er bremset med henblik på en forventningsrunde med Side 9
Medarbejdere og medarbejderforhold yderligere inddragelse af medarbejderne og medejerskab for øje. Medarbejderne finder at de har en tilgængelig og lydhør ledelse og et godt kollegialt samarbejde. Side 10