Nyhedsbrev december 2012 Kære kolleger Har din kollega fået nyhedsbrevet? Jeg vil begynde årets sidste nyhedsbrev med at takke alle ansatte ved Ejendomscenteret for jeres indsats i forbindelse med etablering af Ejendomscenteret. Det har været et år med mange ændringer, som også har været udfordrende for især det personale ude i kommunens skoler, institutioner og rådhuse, som har skiftet ledere. I har hjulpet med at gøre overflytningen nemmere ved at udvise fleksibilitet og velvilje. De ledere i havde før overflytningen, jeres tidligere TR og AMR har også hjulpet os på rette vej. Det vil jeg gerne takke for. Ejendomscenteret anno 2012 må siges at være rykket endnu tættere på målet. Ser vi tilbage på nogle af årets milepæle, vil jeg hæfte mig ved ansættelsen af vores afdelingsleder i Drift og Service, og ved ansættelsen af servicelederne som hver især har en central plads i Ejendomscenterets arbejde. Drift og Service har i det hele taget været under forvandling i år. Nu er første etape af afdelingen ved at være på plads med overflytningen af medarbejdere og opgaver fra rådhuse, skoler og daginstitutioner. Vi er ved at være klar til at tage hul på næste etape i udviklingen af Drift og Service, hvor medarbejdere fra bl.a. kulturog sociale institutioner også skal kobles på afdelingen. Det kan du læse mere om her i nyhedsbrevet. Et andet skridt på vejen, som har været en vigtig del af Ejendomscenterets etablering i år, har været den endelige godkendelse af vores MED-struktur, som blev vedtaget i efteråret. I denne tid er MED-udvalgene ved at være bemandet, men der er stadig få uklarheder i besætningen, som dog bliver løst inden vi træder ind i det nye år. I 2013 vågner vi op med fungerende MED-udvalg, som vil blive præsenteret i et nyhedsbrev i starten af det nye år. Så vi væbner os med tålmodighed lidt endnu. I Ejendomscenteret ser vi tilbage på et år, hvor der er sket rigtig meget. Også at jeg selv sidder ved roret for at lede Ejendomscenteret på rette kurs midt i alle forandringerne, og at Bent Westerberg er blevet konstitueret direktør. Den 14. december havde vi møde med følgegruppen, hvor emnerne, som er her i nyhedsbrevet, var på dagsordenen. Jeg ser frem til at fortsætte det gode samarbejde i 2013, hvor vi også har mange store beslutninger og opgaver foran os. Herfra ønsker jeg jer alle en glædelig jul og et godt nytår. Vi vender stærkt tilbage næste år. Mange hilsner Peter Munk Konstitueret centerchef for Ejendomscenteret
Bruger du moppen rigtigt? fokus på medarbejdersundhed i Drift og Service Ikke alle har adgang til en pc og intranettet på arbejdet. Print derfor nyhedsbrev til de af dine kolleger, som ellers ville gå glip af informationen. Indhold Bruger du moppen rigtigt? 2 Jamen, hvem skal betale 3 Ømme skuldre og ondt i ryggen kan desværre alt for let blive en del af din hverdag, hvis du har et fysisk arbejde med rengøring eller som teknisk servicemedarbejder. I det nye år sætter vi endnu mere fokus på medarbejdersundhed med et helt nyt tiltag til jer medarbejdere, som er blevet overflyttet til Ejendomscenteret. Vi har ansat en fysioterapeut og to ergoterapeuter, som i løbet af 2013 vil besøge jeres arbejdsplads for at tage temperaturen på medarbejdersundheden. Under besøget vil de se på ergonomien på jeres arbejdsplads, f.eks. jeres arbejdsstillinger og hvordan i bruger forskellige redskaber og maskiner i dagligdagen. Formålet er, at give jer gode råd og vejledning om, hvordan muskelsmerter og andre fysiske arbejdsskader kan forebygges bl.a. ved hjælp af forskellige øvelser. Drift & Service sætter gang i næste etape 4 Beredskabscenteret skal bruge oplysninger om døgnteknik 4 Hvad skal der ske i 2013 5 Med denne ordning bliver ergoterapeuterne og fysioterapeuten den opsøgende part. Det betyder med andre ord, at de vil forsøge at handle før skaden sker, således at medarbejdernes sundhed er i fokus og arbejdsskader forebygges. Fysioterapeut Sofie Holck 2 Ergoterapeut Tina Feldtmose Andersen Ergoterapeut Trine Nielsen
Jamen, hvem skal betale? I takt med, at Ejendomscenteret overtager ansvaret for drift og service af kommunens bygninger, er det i nogle tilfælde svært at vurdere, hvem der skal betale regningen, når noget skal udskiftes eller går i stykker. Er det Ejendomscenteret eller er det fagcenteret/institutionen som skal betale, hvis køleskabet i hjemkundskabslokalet går i stykker eller hvis døren hænger? Det har været en udfordring at lave fælles retningslinjer for, hvilken konto man skal hæve pengene fra. Derfor har der været behov for en justeret kontoplan med ens retningslinjer for alle. Som hovedregel kan det siges, at de udgifter som er forbundet med pædagogisk arbejde og undervisning, skal betales af skolen eller institutionen. Omvendt skal de udgifter der er forbundet med selve bygningen og dens installationer betales af Ejendomscenteret. Her er der nogle eksempler på, hvornår Ejendomscenteret eller institutionen/fagcenteret skal betale: Låse og nøglesystem Snerydning forplads, stier, veje Reparation af bygningsinstallation Renovation Alarmsystemer Ventillations- og varmeanlæg Rengøringsartikler Hvis man går i alarmen - lærer, pædagog og elev mv. Snerydning indgangsparti/ trappe Reparation af undervisningsmæssige installationer Lovpligtige undervisningsmæssige inspektioner/eftersyn Reparation af borde, stole, tavle mv. Materialer og artikler til undervisning Legeredskaber Klik her for at se hele listen Giv os et praj Er der noget, vi overser i kommunikationen eller i processen om det nye ejendomscenter, så giv os et praj. Har du forslag til nyhedsbrevet eller til etableringen og processen: kontakt kommunikationsmedarbejder Simone Louise Jensen på silj@frederikshavn.dk eller 98 45 50 28. 3
Drift & Service sætter gang i næste etape Ejendomscenterets yngste afdeling - Drift & Service - er for alvor begyndt at tage form. I januar blev afdelingslederen ansat, og i april var 5 serviceledere klar til at trække i arbejdstøjet i hver deres område af kommunen. Første etape har betydet, at alle ansatte inden for rengøring og teknisk service i daginstitutioner, på rådhuse og i kommunens skoler er blevet overflyttet til Drift og Service. Nu er vi klar til at tage hul på næste etape, hvor flere medarbejdere og bygninger skal kobles til Ejendomscenteret. Det gælder rengøringspersonale og teknisk servicemedarbejdere som er ansat i institutioner på fritids-, kultur-, unge-, og socialområdet. Men bygningerne er meget forskellige, bruges forskelligt og har forskellige ejerforhold. Nogle aktiviteter afvikles i kommunens egne bygninger og andre i lejede lokaler. Derfor er det helt naturligt, at vi skal vurdere fra bygning til bygning, hvordan opgaverne kan løses bedst i fremtiden. Det første skridt er, at vi skal i dialog med centercheferne på det område, hvor den enkelte institution hører under. Bagefter skal vi have en snak med institutionens leder, så vi sammen kan lave en plan, der passer til hver enkelt bygning. Processen sættes i gang i starten af det nye år. Beredskabscenteret skal bruge oplysninger om døgnteknik En arbejdsgruppe har henover året arbejdet med at registrere Tyverialarmer hører under Døgnteknikområdet, som i det den døgnteknik, som vi har i kommunens byg- sidste års tid er blevet undersøgt. Nu er vi nået dertil, hvor ninger. Det vil sige teknik, som vi er afhængige af, skal vi skal ud i ejendommene og hente flere data. Derfor vil virke hele døgnet rundt, f.eks. alarmsystemer som bl.a. medarbejdere fra Beredskabscenter Frederikshavn inden brandalarmer og adgangskontrol til bygninger. for den nærmeste periode besøge de bygninger, som er koblet til Ejendomscenteret. Døgnteknik er et meget indviklet område, som bl.a. kræver overvågning døgnet rundt, hvis en alarm går eller hvis De ejendomme vi besøger, får naturligvis nærmere besked et system svigter. For at gøre opgaven lettere, er det blevet inden, så vi kan få styr på indhold, tidspunkt og kontaktperson. besluttet at samle drift og overvågning hos beredskabscenterets Ved besøget medbringer personalet naturligvis vagtcentral i Frederikshavn frem for at have aftaler personlig legitimation. flere forskellige steder. 4
Hvad skal der ske i 2013? Næste år skal vi i gang med rigtig mange nye tiltag, som bl.a. gør det nemmere for alle Ejendomscenterets ansatte at kommunikere med hinanden og også med samarbejdspartnere uden for centeret. I starten af året er vi klar med den færdige Huslejemodel, der forklarer Ejendomscenterets opgaver som udlejer af de bygninger som institutioner, skoler mv. bor i. Huslejemodellen er den overordnede aftale, som Ejendomscenteret laver med fagcentrene, hvor SLA Service- LeveranceAftale er en aftale om niveauet for rengøring og teknisk service i hver bygning. Den aftale kommer også på plads i det nye år. Ejendomscenteret arbejder på at lave en ny Ejendomsportal på intranettet, som skal op at stå i løbet af 2013. Portalen skal rumme alle de oplysninger om Ejendomscenteret, som medarbejdere rundt omkring i kommunen har brug for at vide. Et andet tiltag bliver et nyt it-system, som skal hjælpe os med at bruge kommunens bygninger og arealer på den bedste måde. En af de opgaver, som ligger øverst i bunken, er, at vi sammen med fagcenteret skal se på, hvordan vi bruger vores fritids- og foreningshuse bedst. Systemet kan rigtig mange gode ting, som gør kommunikationen imellem alle parter hurtigere og bedre. Hvis du har tilknytning til en bestemt ejendom, kan du klikke dig ind med et login og få alle oplysninger om bygningen. Er det en bygning som er ved at blive renoveret, kan håndværkerne også få adgang til ejendommen og se tidsplaner, notater og tegninger over projektet. Brugerne i bygningen kan komme med tilføjelser inde i systemet, hvis der er noget, som f.eks. håndværkerne skal vide om rummet og hvordan det bliver brugt i dagligdagen. I Ejendomscenteret ser vi frem til et år, hvor vi skal arbejde på at gøre kommunikationen bedre og mere enkel. Det er en meget vigtig opgave, som har været udfordrende, fordi vi er midt i en proces, som hele tiden forandrer sig, og fordi der er rigtig mange, som løbende har brug for informationer. Vi glæder os til at tage fat i alle de nye tiltag, som vi skal i gang med næste år. Grafik:12-729.hl 5