MDI Enghavevej 31, 1 1674 København V Tlf. 3324 8100 info@mdi.dk www.mdi.dk September 2013 En god fusionsproces er den bedste start på en ny æra
Når man som bestyrelse og ledelses står overfor en fusionsproces, er der en række opmærksomhedspunkter som det er vigtigt at forholde sig til. Nedenfor følger dels nogle gode råd til hvorledes man griber en fusionsproces an, dels en vejledning til hvilke emner og opgaver man skal omkring. Gennemgangen skal ikke ses som en udtømmende liste over fusionsrelaterede opgaver, men som en emneliste der bringer fusionsprocessen godt på vej. Meget fusionsledelse handler om at få medarbejderne til at se sig selv i en ny institution og blive trygge og engagerede heri. Det handler om at personalet kan se sig som en helhed, at den enkelte medarbejder kan se sig som en del af helheden og at vide hvor den nye retning peger hen. Dermed ikke sagt at al tidligere aktivitet skal smeltes sammen til et fælles nyt. Der kan sagtens være en afvejning af at visse elementer fortsætter uændrede f.eks. traditioner og fester, som kan være stærkt forankrede og identitetsskabende og visse elementer skal smeltes sammen til noget nyt f.eks. teamforståelse og fælles forpligtelser. Den nærmere pædagogiske og personalemæssige opfølgning i forhold til en fusionsproces vil dog ikke blive yderligere berørt i denne pjece. Væksthus for ledelse har udarbejdet nogle gode råd og anbefalinger til hvorledes man som leder bedst muligt understøtter en fusionsproces. Her gælder: 1. Fokuser på opgaven Lad kerneopgaven og resultatkravene være styrende for organisationens udvikling og dine prioriteringer som leder. Dels bliver du bedømt på resultaterne, dels vil det næsten altid være det bedste fundament at bygge en ny fælles kultur i enheden på. 2. Skab en løsningskultur Sørg for fra starten at skabe en løsningsorienteret tilgang til problemer ellers risikerer i at drukne i dem. Værn konsekvent alle medarbejdere til selv at foreslå løsninger på de problemer, de påpeger 3. Vis nærvær Vær fysisk til stede og mentalt nærværende i dine relationer til medarbejderne. En fusionsproces skaber let bekymringer og rejser mange spørgsmål. Dem kan du bedst håndtere ved at være synlig, tydelig og tillidsvækkende i den løbende dialog med medarbejderne. 4. Udnyt alles evner Brug den åbne situation til at finde netop den plads til hver enkelt medarbejder (og mellemleder) hvor vedkommende udnytter sine evner bedst muligt. Vær derfor omhyggelig og kreativ, når I lægger den nye kabale med opgaver og kompetencer 5. Opsøg gode råd Søg sparring, hvor og når du kan. Alle god ledere opsøger gode råd i tide. Brug din chef (bestyrelse), dine kollegaer, dit ledernetværk, fortrolige i andre dele af organisationen, din ægtefælle eller en professionel coach brug gerne mange forskellige sparringsparter.
(læs mere på Væksthus for ledelse, De første 100 dage som leder af en fusioneret organisation ; maj 2006) Der er i en fusionsproces en række praktiske ting at forholde sig til. Vær dog opmærksom på, at al tiden ikke går med at løse de konkrete problemstillinger og der dermed ikke efterlades tid til at sætte retning og skabe fælles værdigrundlag under fødderne. For at skabe en sådan balancegang er der nedenfor sat fokus på: a) Beslutning om fusion b) Fusionsstyregruppe c) Kommunikationsplan d) Børn- og forældreinvolvering e) MDI s rolle Ad a) Beslutning om fusion Efter at de respektive bestyrelser for de kommende fusionsinstitutioner er blevet enige om en fusion (en principbeslutning om fusion), udarbejdes der en anmodning om princip godkendelse af fusion til kommunen og der nedsættes en fusionsstyregruppe. I fusionsanmodningen til kommunen er der en række oplysninger der skal medsendes og redegøres for. For at komme omkring alle emner tilbyder MDI rådgivning om udformning af ansøgning. Ad b) Fusionsstyregruppe En fusionsstyregruppe nedsættes af de respektive bestyrelser og har til opgave at sikre fremdrift i fusionsarbejdet. Fusionsstyregruppen har overfor de fusionerende institutioners bestyrelser ansvaret for, at institutionerne kommer godt og sikkert igennem fusionen, således at den ny fusionerede institution er funktionsdygtig fra det i bestyrelserne fastsatte tidspunkt. Fusionsstyregruppens medlemmer udpeges af institutionernes bestyrelser. Ved udpegningen tages hensyn til, at styregruppen har behov for forskelligartede kompetencer. Ved udpegningen er det hensigtsmæssigt at få en formand for styregruppen, der kan påtage sig en betydelig arbejdsopgave. Det er nødvendigt, at der til styregruppen udpeges personer fra alle de berørte institutioners bestyrelser. Lederne er fødte medlemmer i fusionsstyregruppen. Det bør af hensyn til forankring overvejes, om der er medarbejderrepræsentanter/tr/sr, der ønsker at lægge arbejde i projektet. Det er erfaringen, at en styregruppe ikke skal have for mange medlemmer. Det vil være en fordel at have et medlem, der er erfaren i projektledelse. De respektive bestyrelser udarbejder et kommissorium hvor de i fællesskab får nedskrevet hvad fusionsstyregruppen skal tage sig af og hvilken beslutningskompetence der følger med styregruppen. Det er vigtigt at holde sig for øje, at styregruppen har kompetence i det omfang mandat gives af bestyrelserne og at de respektive bestyrelser har det overordnede styrings- og ledelsesansvar frem til at institutionerne er fusionerede og der er valgt en ny fælles bestyrelse. Fusionsstyregruppen opløses når en ny fælles bestyrelse for den fusionerede institution er valgt. Opgaver som typisk lægges ud i en fusionsstyregruppe:
- Udarbejdelse af et forslag til ny vedtægt som skal godkendes i de respektive bestyrelser mhp. fremsendelse til endelig godkendelse i kommunen. Vedtægten tager afsæt i MDI s standardskabelon og indeholde forslag til: o En ét eller to-strenget bestyrelsesmodel og argumentation herfor o Institutionens overordnede værdigrundlag og argumentation herfor, hvad skal den nye institution være kendt for? o Forslag til navn o Åbningstider - Forslag til kommende ledelsesstruktur og funktionsbeskrivelse af ledelsesfunktioner. Den kommende ledelsesstruktur kan give anledning til at visse ansættelsesforhold skal genforhandles. Dette gøres i samarbejde med MDI. - På baggrund af økonomisk oplæg fra institutionslederne omkring den kommende institutions økonomi, dannes der et overblik over den fremtidige økonomiske bæredygtighed og herudfra fastsættes antallet af kommende medarbejdere. I dialog med de respektive ledere og med afsæt i det definerede værdigrundlag, udarbejdes forslag til funktionsbeskrivelser for de nye medarbejdere. Eventuel kompetenceudvikling kan i samme ombæring afdækkes. - Beslutte om der skal være fælles eller separat anvisning (og heraf afledt forældreråd) jf. brev fra Københavns Kommune dateret 4. januar 2011. - Fastsætte dato for forældremøde og valg til den nye bestyrelse, med afsæt i dato for hvornår kommunen har godkendt vedtægterne. De to bestyrelser indkalder herefter deres respektive forældregrupper. - Kortlægning af de fysiske rammer og afdækning af de juridiske aftaler ift. ejerforhold/lejeforhold/kontrakter/vedligeholdelse/investeringsbehov - Afklaring af madordning Fusionsstyregruppen kan nedsætte underudvalg, således at det ikke er hele styregruppen der skal varetage den samlede opgaveudredning. I kommissoriet er der nedskrevet en tids- og handlingsplan som grundlag for gennemførelse af fusionsprocessen. Det er med afsæt i denne tids- og handlingsplan at fusionsstyregruppen arbejder og løbende orienterer de respektive bestyrelsesinstitutioner om deres arbejde. Tids- og handlingsplanen bør ses som et dynamisk arbejdsredskab, der løbende udvikles med sigte på en vellykket fusion. Det er helt afgørende at sikre, at der er en operativ tidsplan knyttet til handlingsplanen, da mange tiltag og økonomien til institutionerne er helt afhængig af, at de udmeldte deadlines overholdes. Ad c) Kommunikationsplan Det er næsten umuligt at overvurdere behovet for intern kommunikation i en fusionsproces. Så selv om lederen synes at der er informeret grundigt, kan det opleves som utilskrækkeligt blandt medarbejdere og forældre. Information og kommunikation om fusionen er vigtigt, fordi det kan skabe tryghed omkring processen, det signalerer at man værdsætter og anerkender aktørerne og det skaber medejerskab omkring fremtiden. Både medarbejdere og forældre kan reagere meget forskelligt på en kommende fusion. Nogle bliver usikre og bange, andre ser muligheder for personlig og faglig udvikling. Særligt medarbejdere, men også forældrene, er centrale aktører i en vellykket fusionsproces. I den dialog er det vigtigt at sætte fokus på det som medarbejdere/forældre har indflydelse på og kan udvikle på og ikke det som der ikke er mulighed for at få indflydelse på.
Tids- og handlingsplanen er en god støtteplan i forhold til at planlægge hvornår der er central information der skal videregives eller hvornår der er emner der skal drøftes i de større fællesskaber. Tids- og handlingsplanen skal således være den plan der understøtter den løbende kommunikation og information. Derudover er det også vigtigt at melde ud hvilke ansvarsområder og funktioner de forskellige ledere i et lederteam har, således at personalet med tiden ved hvordan man går til ledelsen med diverse emner. Ud over kommunikationen med medarbejdere og forældre er det vigtigt at tænke følgende aktører med ind i kommunikationen også: - MED-strukturen herunder tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter - De faglige organisationer - Netværket - Den pædagogiske konsulent - Forvaltningen/områdechefen - MDI Ad d) Børn- og forældreinvolvering Ud over at det er vigtigt løbende at sikre en god kommunikation med forældre, kan der også være basis for at involvere både børn og forældre i forhold til at skabe den bedste fremadrettede kvalitet. I en fusionsproces er det ofte at man må lave om på plejer og i den forbindelse skal man finde frem til nye måder at skabe mest mulig kvalitet på. Her kan det være at både børn og forældre har nogle nye og anderledes perspektiver på hvad der er vigtigt at bevare, hvad man undrer sig over og hvilke muligheder man ser fremadrettet. Ad e) MDI s rolle MDI bistår gerne igennem hele processen med råd og vejledning. Nedenfor er en gennemgang af de ydelser som MDI varetager som en del af administrationsbidraget. Derudover tilbyder MDI konsulentbistand i forhold til at facilitere og understøtte fusionsprocessen ift. personaletrivsel og udvikling, ledersparring og udviklingssamtaler, øvrig juridisk bistand og vejledning og uddannelse af bestyrelsen. MDI yder assistance til: - Udarbejdelse af principansøgning om fusion til kommunen - Kommentering af de af fusionsstyregruppen udarbejdede vedtægtsforslag - Udarbejdelse af endelig fusionsansøgning til kommunen - Afmelding af CVR-nummer og EAN-nummer samt eventuelle yderligere aftaler - Indberetning til CVR-register med nyt navn - Udarbejdelse af ny driftsoverenskomst med kommunen - Videreformidle nyt navn og kontaktoplysninger til bank og forsikringsselskab Lederens opgaveliste I forhold til den daglige ledelse og fremdrift i fusionsprocessen, er der en række emner som lederne i særdeleshed bør være optagede af. Listen er ikke udtømt. Det gælder: - Afholdelse af fælles personalemøder, hvordan og hvornår - Ny mødestruktur for hele institutionen - Besøg i børnegrupperne eller planlægning af fælles aktiviteter
- Planlæg hvordan ledelsen er tilpas synlig i de forskellige dele af organisationen. Hvordan to eller flere arbejdspladser håndteres i praksis og hvordan man kan organisere sig for også selv at blive uafhængig af sit kontor. - Fælles personalepolitiske spilleregler, f.eks. afspadsering, overarbejde, sammenhæng mellem arbejdsliv og familie/fritidsliv, fejring af fødselsdage, faste pauser - Uddannelsespolitik og kompetenceafdækning - Nyt samarbejdsudvalg og TRére/SRére - Lukkedage - Udarbejdelse af læreplaner, hvordan? - Vagtplaner og ferieafholdelse - Overblik over aftaler og indkøb kan der rationaliseres eller standardiseres - IT-systemer og hjemmeside - Telefoner og telefonnumre - Alarmsystemer Bilag: - For fusioner der foretages i Københavns Kommune: Krav ved sammenlægninger af institutioner dateret 4. januar 2011 - Kompetence og rolleoversigt ved en fusionsproces - http://www.lederweb.dk/projekter/publikationer/publikation/81605/de-forste-100-dage1