Statusnotat vedr. fusionsproces

Transkript

1 Oprettet af Sine Rudfeld Oprettelsesdato Dokumentnavn Statusnotat vedr. fusionsproces Statusnotat vedr. fusionsproces 1.1 Processen indtil nu På bestyrelsesmøderne i marts og april drøftedes muligheden for en fusion mellem Erhvervsakademi Lillebælt og University College Lillebælt. På baggrund af et visionspapir, der ridsede de indledende tanker vedr. potentialet i en sådan fusion op, blev det af begge bestyrelser besluttet at fortsætte processen med en afdækning af mulighederne for en fusion mellem EAL og UCL. Arbejdet er efterfølgende blevet organiseret som følger: Styregruppemøder i den styregruppe, der blev nedsat i forlængelse af sidste bestyrelsesmøder. Deltagere er bestyrelsesformænd, -næstformænd og rektorer. Rektoratsmøder med deltagelse af rektorer og prorektorer fra de to institutioner. Nedsættelse af et fusionssekretariat med deltagelse af både EAL og UCL. På baggrund af drøftelser af form og indhold på styregruppemøder og rektoratsmøder er arbejdet med det beslutningsgrundlag, der præsenteres i et første udkast på bestyrelsesseminaret 12. juni 2017 og sidenhen skal danne grundlag for den endelige beslutning på bestyrelsesmøder i oktober 2017, blevet påbegyndt. Udkast til beslutningsgrundlaget udsendes sammen med dette statusnotat forud for bestyrelsesseminaret og består af en udvidet skabelon, der skal vise bestyrelserne, hvad de kan forvente at blive præsenteret for til bestyrelsesmøderne i oktober. Med udgangspunkt i visionspapiret og den efterfølgende drøftelse på bestyrelsesmøderne i marts/april er fokus for arbejdet at få afdækket de potentialer og opmærksomhedspunkter, der er ved en fusion, samt frem mod oktober at give et bud på en eventuel overordnet organisationsstruktur. I samarbejde med Pluss Leadership er der desuden blevet udarbejdet program for hhv. det fælles bestyrelsesseminar 12. juni 2017 og et fælles seminar for ledelse og samarbejds-/hovedsamarbejdsudvalg 27. juni Sidstnævnte følges op med et fælles seminar for samarbejds- og hovedsamarbejdsudvalg i august. For at sikre en åben og transparent proces er der løbende fokus på kommunikation til både medarbejdere og eksterne interessenter. I forlængelse af bestyrelsesmøderne i marts og april blev der således afholdt orienteringsmøder for medarbejdere på både UCL s og EAL s lokationer i hhv. Vejle og Odense, hvor både Erik Knudsen og Jens Mejer Pedersen deltog for at orientere om fusionsarbejdet. På baggrund af disse møder blev begge rektorer interviewet om baggrunden for fusionen, hvilket blev præsenteret i nyheder på de respektive interne platforme. Der har desuden været holdt møder med en række eksterne interessenter, herunder repræsentanter for arbejdsmarkedets parter, folketingsmedlemmer og borgmestre, for at orientere om fusionsplanerne, ligesom der har været afholdt to møder med Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte mhp. side 1/5

2 afklaring af politiske forhold, der kan have indflydelse på fusionsarbejdet (se desuden punkt 1.2) Kommunikation Kommunikationsafdelingerne på UCL og EAL udarbejder i fællesskab en plan for kommunikation. Denne inddeles i to faser: Fase 1: Den undersøgende fase (nu-oktober) Fase 2: Den etablerende fase (oktober-juli 2018) Der er for nuværende fokus på fase 1, hvor den interne kommunikation skal: Sikre indsigt i processen og tankerne bag Tydeliggøre potentialer og udfordringer Skabe nysgerrighed på tværs af EAL og UCL Der kommunikeres via en fælles webplatform, der formidler al nødvendig viden både i fase 1 og fase 2. Desuden fastholdes dialogen med væsentlige eksterne interessenter for institutionerne, fx arbejdsmarkedets parter, aftagere, uddannelsespolitiske interessenter m.fl. både gennem rektorernes direkte dialog og med afsæt i den pressestrategi, der udarbejdes af kommunikationsafdelingerne. 1.2 Institutionelle rammer Der har som nævnt i punkt 1.1 været afholdt to møder med Styrelsen for Institutioner og Uddannelsesstøtte det første med deltagelse af akkrediteringsinstitutionen mhp. afklaring af en række forhold, der kunne have indflydelse på en fusion, herunder særligt processen vedr. institutionsakkreditering, som udfoldes i punkt nedenfor. Regelgrundlag og fusion: Regelgrundlaget for en ny institution vil skulle etableres inden for rammerne af professionshøjskolelovgivningen. Fra styrelsens side er det blevet afklaret, at en sammenlægning af to institutioner kan ske som egentlig eller en uegentlig fusion. Det betyder enten, at de to institutioner nedlægges, og en ny etableres (egentlig fusion), eller at en af de institutioner, der sammenlægges, ikke opløses men bliver den fortsættende institution (uegentlig fusion). Styrelsen har tilkendegivet, at en uegentlig fusion vil være den mest enkle model. Det betyder samtidig, at akkrediteringsprocessen kunne fortsætte på det nuværende grundlag, såfremt en uegentlig fusion vælges. Ved en uegentlig fusion vil den fortsættende institution være UCL, men under nye rammer (vedtægter - herunder bestyrelsessammensætning, organisering m.v.). Nyt koncept for rammekontrakter: Styrelsen har fremlagt et nyt koncept for strategiske rammekontrakter. Udgangspunktet er, at rammekontrakterne i højere grad tager udgangspunkt i institutionernes egne strategier og mål, samt at der skal være tale side 2/5

3 om individuelle kontrakter. Grundet fusionsprocessen foreslås, at EAL og UCL meddeler styrelsen, at man ønsker at påbegynde rækken af forhandlingsmøder efter bestyrelsesbehandlingen i begyndelsen af oktober, hvilket styrelsen er indstillet på. Det er desuden afklaret, at UCL og EAL skal behandles som to juridiske enheder, indtil der foreligger en godkendelse af den nye institution. Hvordan en eventuel parallelproces kan etableres i forhandlingerne, såfremt bestyrelserne beslutter at gå videre med fusionsprocessen, skal afklares nærmere. Styringseftersyn, herunder bestyrelsesudpegning: Bestyrelsen i en eventuel fusioneret institution skal etableres efter professionshøjskolelovgivningen, hvilket vil sige, at den skal bestå af medlemmer. Det forventes, at der kommer en ny styringsreform, som vil få virkning fra 1. juli En eventuel ny institution vil derfor skulle etableres efter disse nye regler, hvilket forventes at få konsekvenser for formandsudpegning og eventuelt også antal af øvrige bestyrelsesmedlemmer. Styrelsen har tilkendegivet, at man ville se positivt på en ansøgning om dispensation for antallet af medlemmer i en ny bestyrelse, såfremt de nye rammer vil betyde en reduktion af antallet af bestyrelsesmedlemmer. Nyt bevillingssystem: Det er afklaret, at EAL og UCL for så vidt angår forskningsbevillingen ved en fusion ikke vil blive ringere stillet end i dag. I forhold til institutionstilskuddet forventes der gennemført en bevillingsreform med virkning fra I så fald vil begge institutionstilskud blive fastholdt, indtil det nye system træder i kraft. Uddannelses- og forskningsministeriet har desuden den 31. maj 2017 offentliggjort tekniske beregninger, der viser, at UCL vil tabe 2,2 mio. kr. og EAL 2,4 mio. kr. ved en overgang fra det eksisterende bevillingssystem (2016) til det foreslåede nye bevillingssystem. Disse konsekvenser forventes at være uafhængige af en fusion. Udbudsret: Udbudsretten af uddannelser vil skulle følge de nuværende regler for de to institutioner, hvilket vil sige, at EAL s udbudsret på de tekniske og merkantile uddannelser er delt med IBA i Fredericia, og tilsvarende at EAL har udbudsret i Billund kommune, mens det tilsvarende ikke er tilfældet for UCL s vedkommende (UCL har udbudsret alene i Fredericia og ikke udbudsret i Billund). Dette vil der dog blive arbejdet videre med, da EAL og UCL har ønske om at få skabt tydelige rammer i forbindelse med en evt. fusion Institutionsakkreditering Både EAL og UCN søger om institutionsakkreditering i 2017, og de forventes at arbejde parallelt med akkrediteringen og sammenlægningen. Akkrediteringsafgørelsen forventes at foreligge i efteråret 2018, hvor sammenlægningen i givet fald vil være gennemført. Inden for akkrediteringslovgivningen vil man kunne gennemføre akkrediteringen af de to institutioner hver for sig. Akkrediteringsafgørelserne for hver institution vil begge blive overført til den nye institution. I tilfælde af, at én af institutionerne akkrediteres positivt og en anden betinget, vil den positivt akkrediterede del fortsat have de rettigheder, der følger med den afgørelse, mens en evt. betinget positivt akkrediteret del kun vil kunne få nye uddannelser godkendt gennem en uddannelsesakkrediteringsproces. Der forventes samtidig gennemført ændringer i akkrediteringslovgivningen, som betyder, at en eventuel betinget akkreditering vil blive ophævet, når den nye institution inden for 4-5 år skal side 3/5

4 institutionsakkrediteres som en ny institution. Det vil i givet fald betyde, at man ikke vil skulle gennemføre en særskilt fornyet akkrediteringsproces inden for en toårig periode, som reglerne er nu, men kan gøre det som en del af en fornyet akkrediteringsproces for den nye institution. Både EAL og UCL har i dag som foreskrevet etableret en systematisk praksis, der retter sig mod de 5 kriterier i institutionsakkrediteringen og som dokumenteres i måltal, selvevaluering og ledelsesrefleksionen i ansøgning om institutionsakkreditering. Ledelsesinformation og opfølgning er desuden grundlæggende opbygget efter samme model, idet der udarbejdes kvalitetsrapporter/uddannelsesberetninger på udbudsniveau, som behandles i institutionens ledelsesstreng. Akkrediteringsmæssigt er der således ikke noget til hindring for, at der inden for institutionen kan være kvalitetssystemer, der ikke er fuldstændig ens. Det eneste krav vil være, at der er behov for en justering i kvalitetssystemet i forhold til behandlingen på direktionsniveau, hvor der, indtil der er etableret et nyt fælles kvalitetssystem med ensartede procedurer, skal behandles 2 rapporter fra uddannelsesområderne i hhv. EAL- og UCL områderne. 1.3 Processen fremadrettet Frem mod bestyrelsesmøderne i oktober 2017, hvor principbeslutning om fusionen skal træffes, fortsættes arbejdet med det vedlagte udkast til beslutningsgrundlag. Fokus vil her særligt være på at få udfoldet beskrivelsen af politiske og organisatoriske forhold i en eventuel ny organisation, herunder strategi og vision (som drøftes på bestyrelsesseminaret og efterfølgende det fælles ledelses- og samarbejdsseminar), overordnet organisering, styringsprincipper og samspil med omverdenen. Her vil de afdækkede opmærksomhedspunkter og risici ved en fusion blive adresseret. I et egentligt katalog over potentialer vil der desuden blive arbejdet på at afdække mulige potentialer ved en fusion indenfor følgende kategorier: Uddannelse, forskning og innovation Efter- og videreuddannelse Aftagere og professioner Støttefunktioner Medarbejderperspektiver Studenterperspektiver Institutionel synlighed Medarbejdere og ledere vil blive inddraget, hvor det er relevant, fx ifm. afdækning af potentialer ved en fusion. Efter bestyrelsesbehandlingen i oktober, og i tilfælde af et positivt udfald, igangsættes arbejdet med den sammenlægningsredegørelse, der inden 1. juli 2018 skal indsendes mhp. ministergodkendelse. Udkast til sammenlægningsredegørelsen forventes klar til bestyrelsesbehandling i maj/juni 2018, hvor den endelige beslutning om fusion træffes. side 4/5

5 Der vil være løbende dialog med bestyrelserne om fremdriften i udformningen af sammenlægningsredegørelsen, ligesom der evt. vil skulle tages stilling til styring af processen. Dette kan ske fx gennem etablering af en styregruppe, en interimbestyrelse eller lignende. side 5/5