Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College

Bilag 2.1. Skabelon til: Indkøbspolitik for UC. Gør tanke til handling VIA University College

Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 Statens Indkøbspolitik...3 Samarbejde på tværs af Danmark...4 Lokale forhold...5 2. Formål...5 3. Lovgrundlag...6 Udbudsdirektivet...6 Tilbudsloven...6 Tærskelværdier...7 4. Aftalehierarki...8 5. Central aftaleindgåelse...9 6. Rette kvalitet til den bedste pris....10 7. Sammenhæng med øvrige politikker i UCX...10 8. Udarbejdelse af udbudsplan og deltagelse i udbud...11 9. Udmøntning af besparelser og regulering af budgetter...11 10. Indkøb under tærskelværdier...12 11. Compliance...12 12. Principper for valg af leverandør...12 13. Samarbejde med leverandører...13

1. Indledning Professionshøjskolerne i Danmark arbejder sammen om mange temaer herunder indkøb. Professionaliseringen af indkøb i hele den offentlige sektor har naturligvis også sat sit præg på skolernes arbejde inden for indkøb. Skolerne er allerede godt i gang med at sikre optimeringen af deres indkøb, men denne politik skal sætte rammerne for det fremtidige arbejde på området og særligt sikre, at professionshøjskolerne opnår størst mulig effekt af at arbejde sammen. Professionshøjskolernes samlede størrelse skal anvendes til at opnå stordriftsfordele i forhold til gennemførelse af udbud, samarbejdet med og i relation til leverandørerne og i forhold til løbende at blive endnu bedre til at bedrive offentlige indkøb. Indkøbspolitikken følges op af en konkret fælles strategi eller handleplan inden for de enkelte områder < Hvilke kriterier har UCX for at indgå i et fælles udbud > < Hvad skal være til stede (udbytter) før UCX vil deltage i et fælles udbud > <Hvilke særlige mål har UCX med deres indkøbspolitik> Statens Indkøbspolitik Professionshøjskolerne er organiseret under Uddannelses- og Forskningsministeriet som selvejende institutioner, og som sådan er skolerne relativt frit stillet i forhold til indkøb. Regeringens Strategi for intelligent offentlig indkøb indeholder en række principper for indkøb, som i væsentlig udstrækning har været inspiration til denne politik. Professionshøjskolerne har gennem denne politik sikret, at intentionerne i Regeringens strategi bliver indarbejdet i indkøbsarbejdet og i de kommende år optimeres. Side 3 af 14

Samarbejdet mellem skolerne på indkøbsområdet skal optimeres for derigennem at sikre det mest effektive indkøbsarbejde. Samtidig skal det respekteres, at professionsskolerne har et ønske om en selvstændig profil og en relevant lokal fundering. Professionsskolerne er placeret i hele landet, hvilket betyder, at der i nogle sammenhænge også skal medtages geografiske og lokale forhold, når der bliver arbejdet med optimering af indkøb. De syv principper i regeringens strategi er: 1. Optimér indkøbsfunktionen med de rette kompetencer og et strategisk fokus og udnyt koordinationsmuligheder, faglige synergier og stordriftsfordele 2. Foretag altid en grundig behovs- og markedsafdækning samt markedsdialog for at sikre konkurrence og indfri markedets potentiale. 3. Vælg altid den udbudsform, der bedst understøtter indkøbets formål og begrænser det samlede transaktionsomkostninger. 4. Overvej altid at bruge funktionskrav, så der bliver rum til nytænkning go effektivisering af den offentlige sektor. 5. Overvej altid at inddrage totalomkostninger ved indkøb for at sikre lave totaløkonomiske omkostninger i brugsperioden. 6. Understøt den grønne omstilling ved at stille miljø- og energikrav. 7. Prioritér implementering og kontraktstyring efter aftaleindgåelse, så indkøbsaftalerne efterleves og gevinsterne realiseres. Samarbejde på tværs af Danmark I regi af professionshøjskolerne er der nedsat en projektgruppe af indkøbsansvarlige fra de enkelte professionshøjskoler. Formålet er, at der etableres en fælles platform for optimering af indkøbsarbejdet. < Hvad vil UCX forpligte sig til ift. etablering af en fælles platform > Der er på nuværende tidspunkt følgende projekter under udarbejdelse: 1. Etablering af monitorering af indkøb gennem et elektronisk analysesystem. Den løbende monitorering skal resultere i, at der løbende bliver udvalgt relevante fælles udbudsområder, hvor stordriftsfordelene ved det fælles arbejde kan betale sig. 2. Etablering af en fælles model der skal bruges til at vurdere rentabiliteten i at udføre fællesudbud. < Hvordan vil UCX bidrag til etablering af en fælles model > 3. Etablering af et fælles sæt procedurer der skal indarbejdes i arbejdet med fællesudbud. I proceduren er der blandt andet taget stilling til: Side 4 af 14

Lokale forhold a. Hvem der har hvilket ansvar og forpligtigelser i forhold til udbudsarbejdet. b. Hvorledes de enkelte skoler forpligtiger sig til at deltage. c. At der trods fællesudbud indgås aftale mellem den enkelte skole og leverandøren. d. Udgifter og forpligtigelser i forbindelse med udbuddene. Det er et fælles ansvar for de deltagende skoler. Udgiften bliver fordelt efter en i proceduren fastlagt model. e. Udgifter og forpligtigelser, der opstår i forbindelse med den enkelte skoles anvendelse af aftalen, er den enkelte skoles eget ansvar. < Hvilke geografiske og lokale forhold gør sig gældende for UCX, og hvilken betydning har det ift. at indgå i samarbejdet > 2. Formål Indkøbspolitikken skal sikre de bedste indkøbsvilkår for professionshøjskolerne, så alle varer og tjenesteydelser indkøbes på de økonomisk mest fordelagtige betingelser den rette kvalitet til den bedste pris. Indkøbspolitikken skal sikre, at indkøbsprisen vurderes i sin helhed og ud fra totalomkostningsmæssige betragtninger - herunder medgået tid, forretningsmæssige principper og opnåelse af stordriftsfordele. Indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for indkøb på professionshøjskolernes enheder. Indkøbspolitikken skal sikre, at alle indkøb af varer og tjenesteydelser sker i henhold til gældende lovgivning. < Lokale forhold som vil være gældende for UCX ift. ovenstående formål > Side 5 af 14

3. Lovgrundlag Udbudsdirektivet Udbudsreglerne er en del af regelkomplekset i form af EFtraktatbestemmelser, direktiver, forordninger mv., der tilsammen skal bidrage til at skabe EU s Indre Marked for kontrakter, som offentlige myndigheder mv. indgår med eksterne leverandører. Offentlige kontrakter over en vis størrelse i forhold til køb af varer eller tjenesteydelser eller om bygge- og anlægsarbejder skal normalt tildeles efter nærmere beskrevne procedureregler. De væsentligste principper i udbudsdirektivet i forhold til offentlige myndigheder er, at de skal overholde principper om ligebehandling og gennemsigtighed i forhold til tilbudsgiverne. I forbindelse med køb af varer og tjenesteydelser er professionshøjskolerne i henhold til EU s Udbudsdirektiv udbudspligtig på en lang række af varegrupper og tjenesteydelser 1. For at løfte professionshøjskolernes udbudspligt skal professionshøjskolerne selvstændigt gennemføre udbud samt anvende Statens indkøbsaftaler og SKI s aftaler. Det er de enkelte professionshøjskolers samlede kontraktsum, der afgør om en varegruppe eller tjenesteydelse, skal sendes i udbud. Tilbudsloven Tilbudsloven gælder blandt andet for indkøb af varer og tjenesteydelser, som ikke er omfattet af EU s udbudsdirektiver 2. Tilbudsloven indeholder en pligt for offentlige myndigheder til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser. Annonceringspligten indebærer, at myndigheden som minimum skal offentliggøre en annonce, der indeholder følgende: Beskrivelse af opgaven. o Kontaktoplysninger. Frist for modtagelse af tilbud eller anmodninger om deltagelse. 1 Disse findes i direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 ( Udbudsdirektivet ). 2 Reglerne i Tilbudsloven findes i bekendtgørelse nr. 1410 af 07/12/2007. Side 6 af 14

Adresse for modtagelse af tilbud eller anmodninger om deltagelse. Kriterier for tildeling af opgaven. Fra 1. april 2012 har alle offentlige indkøbere haft pligt til at annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser efter tilbudslovens afsnit II på udbud.dk Tærskelværdier De til enhver tid gældende tærskelværdier kan findes på hjemmesiden www.udbudsportalen.dk. For 2014 og 2015 er tærskelværdierne som følger: Udbudsdirektivet: Tjenesteydelser Direktiv nr. 2004/18/EF Bilag II A tjenesteydelser (undtaget de under næste punkt nævnte tjenesteydelser): Bilag II B tjenesteydelser. Tjenesteydelse under bilag II A, kategori 8 samt tjenesteydelser under bilag II A, kategori 5, hvis CPV-positioner svarer til CPC-nummer 7524, 7525 og 7526 Selvejende institutioners kontrakter: 1.541.714 kr. 1.541.714 kr. Deltjenesteydelser 595.832 kr. Tabel 1 Varekøb Varekøb Delydelser, varer: Selvejende institutioners kontrakter: 1.541.714 kr. 1.541.714 kr. Tabel 2 Bygge- og anlæg Direktiv nr. 2004/18/EF Bygge- og anlægsarbejder: Delarbejder Selvejende institutioners kontrakter: 38.624.804 kr. 7.447.900 kr. Tabel 3 Tilbudsloven: Side 7 af 14

Tjenesteydelser Selvejende institutioners kontrakter: Tilbudsloven Bilag II A tjenesteydelser Mellem 500.000 kr. og 1.541.714 kr. Tabel 4 Varekøb Selvejende institutioners kontrakter: Tilbudsloven Varekøb Mellem 500.000 kr. og 1.541.714 kr. Tabel 5 Bygge- og anlæg Statslige kontrakter: Tilbudsloven Afholdelse af Licitation Underhåndsbud Mellem 3.000.000 kr. og 38.624.804 kr. Mellem 300.000 kr. og 3.000.000. kr. Tabel 6 4. Aftalehierarki Professionshøjskolerne anvender dels egne aftaler - enten lokalt på den enkelte professionshøjskole eller aftaler udarbejdet i fælleskab, og dels eksterne aftaler indgået af f.eks. Statens Indkøb eller Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI). For at sikre at de enkelte enheder så vidt muligt køber ind under konkurrenceudsatte aftaler, gælder følgende aftalehierarki: 1. Aftaler indgået efter udbud, enten i regi af professionshøjskolerne i fælleskab, eller på den enkelte professionshøjskole. 2. Aftaler indgået af Statens Indkøb, hvor den enkelte professionshøjskole centralt har tilsluttet sig aftalerne. 3. Udbud i SKI regi, hvor den enkelte professionshøjskole centralt har tilsluttet sig aftalerne. 4. Lokalt indgåede aftaler. 5. Køb uden aftaler. I forbindelse med en konkret anskaffelse skal den enkelte afdeling eller enhed sikre, at anskaffelsen er foretaget i overensstemmelse med aftalehierarkiet. I tvivlsspørgsmål skal den enkelte afdeling eller enhed henvende sig til den Side 8 af 14

indkøbsansvarlige på den enkelte professionshøjskole, for at søge sparring til at sikre den tilstrækkelige grad af konkurrenceudsættelse. Dermed sikrer professionshøjskolerne, at gældende lovgivning på området overholdes. < Hvilke procedurer har UCX for at sikre, at aftalehierarkiet bliver overholdt > <Hvem har kompetence til hvad> 5. Central aftaleindgåelse De enkelte professionshøjskoler er selvstændigt ansvarlige for, at lovgivningen overholdes, og det er den enkelte professionshøjskole, der har ansvaret for at sikre, at der findes et relevant sæt aftaler i forhold til den enkelte skole. < UCX sikrer, at lovgivningen bliver overholdt igennem xxxxxx / UCX henviser til xx for nærmere information om hvordan lovgivningen bliver overholdt > Professionshøjskolerne organiserer sine indkøb som centralt indgåede rammaftaler med lokale indkøbere, der organisatorisk er placeret i de enkelte afdelinger og enheder. Rammeaftalerne er såkaldte Skal-aftaler, som den lokale indkøber skal benytte sig af. De lokale decentrale budgetansvarlige er ansvarlige for, at indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken og gennem anvendelsen af de indgåede aftaler. De centrale rammeaftaler indgås af Indkøbsfunktionen på den enkelte professionshøjskole. Indkøbsfunktionen har ansvaret for at vedligeholde og udvikle indkøbspolitikken, tilrettelægge og gennemføre udbud, annonceringer og forhandlinger samt sikre, at resultaterne realiseres i indkøbsaftalerne, herunder foretage kontraktopfølgning over for leverandørerne og sikre relevant information om aftalerne til hele XXX Indkøbschefen/indkøbsansvarlig har bemyndigelse til at indgå rammeaftaler. Enkeltstående anskaffelser og anlægsprojekter, som forpligter den enkelte professionshøjskole ud over et budgetår, skal forelægges til godkendelse hos XX. < UCX kommentar til ovenstående Central aftaleindgåelse > Side 9 af 14

6. Rette kvalitet til den bedste pris. XX ønsker, at alle indkøb afspejler den rette sammenhæng mellem kvalitet og pris. XX ønsker ikke at indkøbe varer eller tjenesteydelser af en højere kvalitet end nødvendigt. I forbindelse med indkøb samt udarbejdelse af udbudsmaterialer skal det derfor vurderes hvilket kvalitetsniveau, der er nødvendigt i forhold til varen eller tjenesteydelsen. Den rette/ønskede kvalitet fastlægges i samarbejde med brugerne af produkterne og ydelserne, der skal indkøbes. Gennem udbud og aftaleindgåelse sikres, at XX opnår de rette priser i forhold til den ønskede kvalitet samt et sæt samhandelsvilkår, som er fordelagtige for professionshøjskolen. Her tænkes eksempelvis på reklamationsbetingelser, service og produktansvar. Når XX foretager indkøb, er disse som udgangspunkt ikke omfattet af reglerne om forbrugerkøb. Derfor er det nødvendigt med et sæt aftalebetingelser, som stiller XX i en fornuftig situation. I forbindelse med vurderingen af pris skal der i relevant omfang foretages totaløkonomiske betragtninger i forhold til fastsættesen af, hvorledes prisparametrene opstilles. Herved sikres den bedst mulige økonomiske tilgang til anskaffelsen for XX. 7. Sammenhæng med øvrige politikker i UCX Fx Personalepolitik 8. Udarbejdelse af udbudsplan og deltagelse i udbud XX har et ansvar for at udarbejde udbudsplaner. Udbudsplanerne udarbejdes af Indkøbsfunktionen. Side 10 af 14

Arbejdet med at identificere udbudsområder tager udgangspunkt i indkøbsdata. Udbudsplanen for varer og tjenesteydelser fastlægges i en trinvis proces, hvor der blandt andet tages hensyn til, hvilke udbud XX skal gennemføre, hvilke der gennemføres i fællesskab med de øvrige professionshøjskoler samt hvilke udbud der gennemføres af Statens Indkøb eller hos SKI. Endeligt spiller besparelsespotentialet ved gennemførelse af de enkelte udbud en væsentlig rolle i forbindelse med prioriteringen af udbudsplanen. Indkøbsfunktionen udarbejder et forslag til en udbudsplan for varer og tjenesteydelser, der godkendes af XX. Efter godkendelse er indkøbsfunktionen ansvarlig for gennemførelsen af den vedtagne udbudsplan. Planen skal revideres årligt og godkendes af XXX < Procedurer for UCX, der sikrer udarbejdelse af udbudsplan og kontinuerlige indkøbsanalyser til at identificere hvilke varer og tjenesteydelser, der skal indarbejdes i den årlige udbudsplan for UCX. > 9. Udmøntning af besparelser og regulering af budgetter Det er op til den enkelte professionshøjskole at fastsætte regler og retningslinjer for, hvorledes økonomiske gevinster af udbud skal have indflydelse på budgetterne på den enkelte professionshøjskole. Der foretages altid en konkret økonomisk vurdering af resultatet af et udbud foretaget i fælleskab. < Hvilke regler og retningslinjer er gældende for UCX > 10. Indkøb under tærskelværdier Der er fastlagt regler for indkøb under tærskelværdierne på de enkelte professionshøjskoler. < Hvilke regler er gældende for UCX > Side 11 af 14

11. Compliance Alle XX afdelinger, enheder og medarbejdere er forpligtet til at anvende de indgåede aftaler, samt følge aftalehierarkiet i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser. Compliance følges løbende gennem analyser af indkøbsdata, og indkøbsfunktionen rapporterer løbende til ledelsen. Der udarbejdes en årlig rapport til ledelsen på XX. < Beskriv procedurer (fx ansvar, roller, arbejdsbeskrivelse) for at sikre compliance bliver overholdt, konsekvensen ved ikke at overholde compliance og hvilken ledelsesrapportering, der finder sted > 12. Principper for valg af leverandør Nedenstående principper er af væsentlig betydning for XX når der skal vælges en leverandør. Ud over nedenstående principper vil der i forbindelse med udbud, annonceringer og forhandlinger, blive stillet relevante krav i forhold til de enkelte aftaleområder. 1. Leverandøren skal være økonomisk velfunderet. Der indgås kun aftale med leverandører, der er økonomisk velfunderede, og som kan dokumentere økonomisk evne til at løse opgaven. Desuden indgår XX kun aftaler med leverandører, der ikke har forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. 2. Leverandøren skal kunne opfylde kvalitetskravene. Der indgås kun aftale med leverandører, der kan sandsynliggøre deres evne til at løfte opgaven på det definerede kvalitetsniveau. 3. Leveringssikkerhed Da XX vægter leveringssikkerhed, vælges der kun leverandører, der kan demonstrere deres evne til at sikre en tilstrækkelig grad af leveringssikkerhed. Det er dog afgørende, at der ikke stilles krav om leveringssikkerhed på områder, hvor det ikke er nødvendigt. Samtidig er professionshøjskolerne forpligtet til at sikre, at nye leverandører eller leverandører med en innovativ til gang til leverancen har en relevant mulighed for at vinde udbuddet. Side 12 af 14

4. Gældende regler om arbejdsmiljø, samarbejds- og sikkerhedsudvalg skal overholdes. Leverandøren skal overholde gældende dansk lovgivning vedrørende arbejdsmiljø samt samarbejds- og sikkerhedsudvalg. 5. Leverandører skal udvise miljømæssig og sundhedsmæssig ansvarlighed. Den ansvarlige for udarbejdelsen af udbudsmaterialet skal i hvert udbud stille krav om, at leverandøren lever op til lovgivningen på miljø og sundhedsområdet. 6. Leverandører skal overholde internationale konventioner. Ethvert samarbejdsforhold med leverandører skal ske på et forsvarligt etisk grundlag. Derfor skal leverandøren samt eventuelle relevante underleverandører leve op til internationale konventioner om forskelsbehandling, vederlæggelse, arbejdsmiljø, foreningsfrihed, beskyttelse af børn og tvangsarbejde. Aftaler med leverandører til XX kan opsiges, såfremt ovennævnte konventioner ikke overholdes af leverandøren eller dennes underleverandører. 13. Samarbejde med leverandører XX betragter leverandørerne og deres viden som et væsentligt aktiv. XX vil derfor forsøge at inddrage viden fra leverandørerne i relevant omfang i alle aspekter af arbejdet med indkøb. Konkret vil der i forbindelse med udbud og indkøbsarbejde generelt blive søgt størst mulig åbenhed om arbejdet, samt anvendt de til en hver tid lovlige muligheder for dialog med markedet. Det vil være til gavn for både XX og for de leverandører, der byder på opgaven. Åbenhed over for markedet og de konkrete leverandører ses som en hovedkilde til gode udbud og til efterlevelse af principperne i Strategi for intelligent offentligt indkøb. Konkret udmønter åbenheden sig i, at der i forbindelse med udbud: Foretages en dialog med markedet At udbudsmaterialet sendes i høring i markedet for bedst muligt at kunne inddrage leverandørenes viden og erfaringer. At tilbyde leverandører der har budt, men ikke har vundet, en gennemgang af, hvorfor deres tilbud ikke vandt. Side 13 af 14

< Hvilke procedurer har UCX for markedsinddragelse > Side 14 af 14