ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Esbjerg Kommunes INDKØBSPOLITIK 2015-2016
INDKØBSPOLITIK I ESBJERG KOMMUNE Indholdsfortegnelse Grundlag for Indkøbspolitikken...3 Indkøbspolitikkens overordnede formål...4 Indkøbspolitiske mål....5 Indkøbsorganisationen....6 Indkøbsaftaler og leverandører....7 Indkøbsfællesskaber....7 Lokale virksomheder i Esbjerg Kommune....8 E-handel....8 Miljø....9 Leasing....10 Sociale- og etiske forhold....10 Andre forhold....11 2
ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Grundlag for Indkøbspolitikken Esbjerg Kommune forvalter som Danmarks 5. største kommune et indkøbsbudget med et stort økonomisk volumen på ca. 1 mia. kr. årligt. Derfor skal Esbjerg Kommune samordne og koordinere sine indkøb via en indkøbspolitik. Indkøbspolitikken sammenfatter de grundlæggende elementer for indkøb i Esbjerg Kommune. Udmøntningen af den overordnede Indkøbspolitik fremgår af Indkøbsstrategien. Alle kommunens afdelinger og institutioner er forpligtet til at leve op til indkøbspolitikken. Selvejende institutioner, som opfylder kommunens ITmæssige betingelser, har mulighed for at være omfattet af kommunens indkøbspolitik. Esbjerg Kommune ønsker at tilgodese indkøb, som foretages sammen med borgeren (både børn og voksne) på baggrund af et pædagogisk aktiverende formål, hvorfor disse indkøb ikke er omfattet af indkøbspolitikken. Målgruppen for pædagogisk aktiverende indkøb vil hyppigst være børn, unge eller voksne fra daginstitutioner, ældrecentre, bosteder og døgninstitutioner. Et pædagogisk aktiverende formål kan f.eks. være, at borgeren lærer at mestre de aktiviteter, der er forbundet med en indkøbssituation eller indkøb til bosteder/ døgnsinstitutioner, som skal afspejle og fungere som et privat dagligdagshjem. at Esbjerg Kommune optræder som én kunde overfor leverandørerne for at opnå stordriftsfordele? Dette sker bl.a. ved at centralisere udbud og aftaleindgåelse, for at øge de økonomiske besparelser og mindske ressourcer i forbindelse med indkøb. 3
Indkøbspolitikkens overordnede formål Indkøbspolitikken danner rammen for Esbjerg Kommunes indkøbsfunktioner i hele koncernen såvel centralt som decentralt og omfatter indkøb af varer og tjenesteydelser. Det overordnede formål med Esbjerg Kommunes indkøbspolitik er at høste gevinster på indkøbsområdet for at øge det økonomiske råderum til gavn for borgerne i kommunen. Det betyder, at Esbjerg Kommune arbejder aktivt for: at skabe rammerne og sikre optimale indkøbsvilkår for, at Esbjerg Kommune kan købe alle nødvendige varer og tjenesteydelser på de økonomisk mest fordelagtige betingelser at indkøb og materialestyring skal koordineres og disponeres via indkøbsaftaler indgået af den centrale udbudsog indkøbsfunktion, så der opnås stordriftsfordele at Indkøbspolitikken skal medvirke til at skabe en ensartet adfærd for indkøb i kommunens centrale og decentrale enheder at Esbjerg Kommune er kendt som en troværdig og professionel samarbejdspartner, fordi vi holder det, vi skriver i indkøbsaftalerne? Det betyder bl.a., at kommunen skaber sikkerhed og tryghed for kommunens indkøbere og leverandører ved at: afholde jævnlige statusmøder foretage priskontrol følge op på intern aftaleoverholdelse evaluere aftalerne anvende faggrupper være i løbende dialog med såvel leverandører som kommunens indkøbere 4
ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Indkøbspolitiske mål For at opnå effekten af Esbjerg Kommunes primære indkøbspolitiske målsætning; at sikre størst mulige gevinster til gavn for borgerne i kommunen, vil vi fokusere på, at Esbjerg Kommune: udbyder og køber ind efter princippet bedst og billigst dvs. køber den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris i det omfang det er muligt, anvender udbudsformer, der tilgodeser små- og mellemstore virksomheder (SMV er) laver indkøbsaftaler, der tilgodeser den lille som den store institution i kommunen koordinerer sine indkøb og optræder som én kunde overfor leverandørerne for at udnytte de samlede indkøbsressourcer til at opnå koncernfordele fremstår som en troværdig og professionel samarbejdspartner foretager alle indkøb af varer og tjenesteydelser i henhold til gældende lovgivning, herunder EU s udbudsdirektiver kun handler med leverandører, der er i stand til at deltage i e-handel gennem en miljøbevidst indkøbspolitik medvirker til en så lille belastning af miljøet som muligt under hensyn til pris og kvalitet at når Esbjerg Kommune udbyder og køber ind efter princippet den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris, så betyder det bl.a., at sortimentet kun indeholder varer og ydelser, der er need to have i stedet for nice to have? 5
Indkøbsorganisationen Den centrale indkøbsorganisation i Esbjerg Kommune er en udviklings- og forretningsorienteret enhed, som ud fra en helhedsbetragtning og med udgangspunkt i koncerntankegangen har ansvar for, at indkøb koordineres mest hensigtsmæssigt på tværs af kommunen. at Esbjerg Kommune laver indkøbsaftaler, som tilgodeser såvel den lille som den store institution? F.eks. er der via fødevareaftalen mulighed for, at små institutioner kan bruge købekort i dagligvarebutikker, mens produktionskøkkener skal bruge et cateringsfirma. Digitalisering & It er ansvarlig for indgåelse af indkøbsaftaler på IT- og telefoniområdet i samarbejde med den centrale indkøbsorganisation. Teknik & Miljø er ansvarlig for alle bygge- og anlægsprojekter, herunder gennemførelse af EU-udbud i forbindelse hermed (dog under hensyntagen til udlicitering af boligadministration til DAB). Den centrale indkøbsorganisations primære opgaver er: gennemførelse af EU-udbud vedligehold og optimering af brugen af indkøbsaftaler via dialog med brugere og leverandører indgåelse og drift af indkøbsaftaler. Vedligeholdelse af det elektroniske indkøbssystem, herunder indlæsning af e-kataloger intern og ekstern kontrol af overholdelse af brug af indkøbsaftaler og benchmarking priskontrol beregning af besparelsespotentialer udbudsplanlægning og identifikation af nye udbudsområder markedsføring af indkøbsaftaler, indkøbspolitikken og indkøbsstrategien rådgivning og undervisning af indkøbende enheder opfølgning og rapportering til Direktion og Økonomiudvalg For at fremme den nødvendige udvikling af kommunens indkøb samt at understøtte samarbejdet på tværs af afdelingerne i kommunen, er der nedsat en tværgående indkøbsgruppe, der repræsenterer indkøbs- og ledelsesmæssige interesser i de enkelte forvaltninger. Gruppen medvirker til at skabe en synergieffekt på tværs af de enkelte afdelinger. For at kunne indgå indkøbsaftaler, der giver mening og gevinst for Esbjerg Kommune er det en vigtig forudsætning, at vi gør brug af de enkelte afdelinger og institutioners viden og erfaring. Det gør vi ved at nedsætte faggrupper, som bidrager med fagspecifik viden på det udbudte område. Tilsvarende inddrager vi interne ressourcer som f.eks. arbejdsmiljøkonsulenter, der rådgiver i udbud, hvor trivsel og sikkerhed er for øje. 6
ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Indkøbsaftaler og leverandører Samtlige centrale og decentrale enheder skal anvende de indgåede indkøbsaftaler. Selve disponeringen inden for rammeaftalerne foretages decentralt. Ikke-kontraktbelagte leverandører må ikke anvendes, med mindre der er tale om et indkøbsbehov, der aktuelt ikke er koordineret. Esbjerg Kommune lægger vægt på at tilgodese de enkelte institutioner og afdelingers behov, bl.a. ved at understøtte god drift og tilgang til indkøbsaftalerne, samt sikring af optimale leveringsbetingelser. Esbjerg Kommune arbejder aktivt for at skabe et fortroligt og tillidsfuldt samarbejde med kommunens leverandørkreds, og ønsker endvidere at optræde som en troværdig og professionel samarbejdspartner. Esbjerg Kommune fremstår som én juridisk enhed for at opnå koncernfordele, som giver både forretningsmæssige fordele og administrative gevinster. Ligeledes ønsker vi, at vore leverandører er klar til at indgå i en dialog om de handelsvilkår, der er nødvendige for et godt og brugbart samarbejde. Indkøbsfællesskaber SKI Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S (SKI) er en indkøbscentral, der blev grundlagt som offentligt ejet aktieselskab i 1994. SKI ejes af staten (55 pct. af aktierne) og Kommunernes Landsforening (45 pct.). SKI gennemfører EU-udbud på vegne af den offentlige og halvoffentlige sektor, samt etablerer rammeaftaler på en række vare- og tjenesteydelser. Esbjerg Kommune anvender SKI-aftaler, herunder de forpligtende SKI-aftaler, som blev aftalt mellem KL og Regeringen i Økonomiaftalen 2012 så vidt muligt. Der foretages altid en vurdering af, om aftalerne matcher kommunens behov og de forretningsmæssige kriterier. KOMUDBUD Esbjerg Kommune er medlem af Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012, forkortet til KomUdbud, der er et formaliseret udbudsfællesskab. De enkelte medlemskommunerne er forpligtede til at varetage et årligt antal udbud i fællesskabet. Fællesskabet gennemfører årligt mange udbud, som Esbjerg Kommune har mulighed for at anvende. Kontingent og antallet af udbud som tovholderkommune gradueres, i forhold til den enkelte kommunes størrelse målt efter antal indbyggere. at når indkøb på et givent vareområde overstiger fastsatte tærskelværdier, skal området udbydes i henhold til EU og national lovgivning? TVÆRKOMMUNALE OG REGIONALE SAMARBEJDER Esbjerg Kommune vil, hvor det er hensigtsmæssigt, indgå fælles aftaler med andre kommuner og regioner omkring indkøb af varer og tjenesteydelser. 7
Lokale virksomheder i Esbjerg Kommune Esbjerg Kommune ønsker at tilbyde de lokale virksomheder bedst mulige betingelser for at skabe vækst og arbejdspladser i kommunen. Det gør kommunen bl.a. ved at samarbejde med Esbjerg Erhvervsudvikling om at hjælpe de lokale virksomheder med at blive leverandører til det offentlige. I fællesskab tilbyder Esbjerg Erhvervsudvikling og Esbjerg Kommune kursusforløb og arrangementer, som klæder virksomhederne på i forbindelse med offentlige udbud og de regler, der er forbundet med det. Når der gennemføres udbud i Esbjerg Kommune konkurrerer alle leverandører på lige vilkår. Esbjerg Kommune indgår kun indkøbsaftaler med leverandører, der kan tilbyde den samlet set bedste vare til den lavest mulige pris herunder også eventuelt totalomkostninger for anskaffelsen. Under hensyn til disse forudsætninger og, hvor der er potentielle tilbudsgivere indenfor kommunegrænsen, udbydes vare- og tjenesteydelser så vidt muligt enten som Esbjerg Kommunes egne udbud eller som kommuneopdelte udbud i fællesskaber, således at små og mindre store virksomheder har mulighed for at byde ind på kun Esbjerg Kommunes volumen i disse udbud. E-handel Bestilling af varer foregår via det elektroniske indkøbssystem, hvilket giver mulighed for automatisk fakturakontrol, bogføring og betaling. Manglende bestilling af varer via det elektroniske indkøbssystem må kun forekomme, såfremt der er tale om varer, der ikke fremgår af indkøbssystemets elektroniske varekatalog, og som heller ikke kan erstattes af varer herfra. Bestilling af tjenesteydelser skal foregå hos de aftaleleverandører, som fremgår af det elektroniske indkøbssystem, såfremt de ikke kan e-handles. Krav vedrørende e-handel indgår i alle fremtidige udbud som mindstekrav. Den centrale indkøbsorganisation er ansvarlig for at tilbyde undervisning i brugen af det elektroniske indkøbssystem. at Esbjerg Kommune kun indgår aftaler med leverandører, som kan e-handle? Det gør vi fordi, at e-handel sikrer en høj aftaleoverholdelse i forhold til tilbudslistevarer, samt sikrer indirekte priskontrol. 8
ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Miljø Esbjerg Kommune ønsker med en klima- og miljøbevidst indkøbspolitik at arbejde aktivt for at nedsætte miljøbelastningen og fremme udvikling og anvendelse af mindre miljøbelastende produkter og tjenesteydelser, til gavn for det ydre miljø. Endvidere ønsker Esbjerg Kommune aktivt at medvirke til, at der skabes et sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt arbejdsmiljø i såvel egne afdelinger, institutioner m.v., som hos Esbjerg Kommunes leverandører af varer og tjenesteydelser. Der skal ske en bevidst inddragelse af klima- og miljøhensyn ved indkøb af varer og tjenesteydelser. Det betyder, at kommunen ved valg af leverandører skal inddrage miljøhensyn i den udstrækning det er relevant, og der er lovhjemmel til det. Klima- og miljøhensyn vil derfor som hovedregel indgå som underkriterium ved udbud. Ved vurdering af produkter bør der tages hensyn til det/de produkter, der er mindst miljøbelastende og mindst ressourceforbrugende ved produktion, levering, anvendelse, bortskaffelse og eventuel genanvendelse. Ved vurdering af produkter kan der indgå oplysninger om: hvorvidt produktet lever op til kriterierne for anerkendt miljømærke produktets indhold af miljømæssige uønskede stoffer emballering, herunder genanvendelse af emballagen omfanget af forurening ved produktion og anvendelse af produktet levetiden af produktet bortskaffelsen af produktet omfang af CO 2 - udledning ved transport af varen eller servicen mulighed for reparation eller køb af reservedele varens energiforbrug økologi i fødevarer Miljøbelastende produkter erstattes i størst muligt omfang af mindre miljøbelastende produkter (substitution). I vurderingen af produkter og ydelser indgår såvel det ydre miljø som arbejdsmiljøet. Ved indkøb af el-forbrugende produkter tages hensyn til produkternes energiforbrug (totale omkostninger). at Esbjerg Kommune er en miljøbevidst kommune? Dette sikres bl.a. via brug af miljøgodkendte mærker og test af produkter ved udbud. 9
Leasing Aftaler om leasing eller anden langtidsleje er underlagt særlige regler, og skal derfor håndteres centralt af Økonomi. Sociale- og etiske forhold Esbjerg Kommune forudsætter, at kommunens leverandører og deres underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner: tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning Esbjerg Kommune forudsætter endvidere, at leverandøren og dennes underleverandør respekterer de grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. I tilfælde, hvor leverandøren i sit virke for Esbjerg Kommune har direkte kontakt til børn og unge, skal leverandøren kunne dokumentere, at de involverede medarbejdere ikke er straffet for sædelighedsforbrydelser eller lignende forhold, som gør dem uegnede til opgaven. 10
ESBJERG KOMMUNE INDKØBSPOLITIK Andre forhold Hverken Esbjerg Kommunes medarbejdere eller leverandører må videregive informationer om kommunens indkøbsaftaler til udenforstående. Esbjerg Kommune er omfattet af Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Fritvalgsordningen, jævnfør den sociale lovgivning, kan ligeledes indebære, at indkøbsaftaler offentliggøres af hensyn til borgernes interesser. Indkøbsaftaler i Esbjerg Kommune må ikke anvendes af medarbejderne til egne private indkøb. Indkøbspolitikken evalueres ultimo 2016. 11
Kommunikation Marts 2015