Vejledning til Projekt Extranet ved DJF

Vejledning til Projekt Extranet ved DJF Indhold Beskrivelse af Extranet... 3 Projektrum til forskningssamarbejde... 3 Projektrum for internt og eksternt samarbejde... 3 Faciliteter... 4 Intranet... 4 Andre muligheder med SharePoint... 4 Inden du går i gang:... 5 Create / oprettelse af Site... 6 Redigering i egen Site:... 7 Ændring af titel / beskrivelse:... 8 Ændring /nyoprettelse af Dokument-bibliotek:... 8 Ændring af navn i Hurtigstart... 8 Indsættelse af mapper / biblioteker:... 10 Indsættelse af dokumenter:... 10 Indsættelse af nyt logo:... 10 Upload / indsættelse af billeder :... 10 Kalenderfunktion:... 13 Projektopgaver:... 13 Annonceringer:... 13 Oprettelse af brugere:... 14 Oprette intern bruger:... 14 Oprette ekstern bruger:... 16 Fjern Alle brugere i DJF :... 19 Oprettelse af offentlig hjemmeside:... 20 Ændring af dokumentbiblioteker på den offentlige side:... 21 Indsætte tekst i den offentlige side:... 23 Uploade / Indsætte billeder på den offentlige side:... 24 Oprette slideshow på den offentlige side:... 26 Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 1

Slette den offentlige side (men beholde projektrummet.... 30... 30... 31 Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 2

... 31 Manage egne sites:... 32 Manage / Se andres Sites:... 33 Manage Users... 34 Vedligehold af Departments, Project types og Research Units:... 35 Beskrivelse af Extranet Som vidensvirksomhed skal DJF kunne dele viden både internt i organisationen og eksternt med forskningskolleger, forskningsbrugere, bevillingsgivere og andre samarbejdspartnere. Og i mange tilfælde er videndelingsværktøjer et krav for at hjemtage både danske og internationale projekter. Det er derfor vigtigt, at have et velfungerende elektronisk redskab til videndeling både internt og eksternt. På den baggrund har DJF valgt SharePoint, som er et Microsoft Office produkt. SharePoint er udviklet som et projektstyringsværktøj, men har mange andre anvendelsesmuligheder og kan i høj grad ses som en overbygning (paraply) til flere af DJF's andre softwareprodukter. En oversigt over programmets forskellige anvendelsesmuligheder kan bl.a. findes på http://office.microsoft.com/dadk/sharepointserver/ha101732171030.aspx Projektrum til forskningssamarbejde I foråret 2009 er SharePoint blevet udviklet, således at det opfylder en lang række behov ved DJF. Udgangspunktet er, at man som projektleder skal kunne starte sit eget projektrum (site) via et link fra intranettet. På de første sider tager man stilling til hvilken form for projektsamarbejde, der er tale om, hvem der skal have adgang til sitet (inkl. eksterne) samt vælge om sitet skal publiceres i form af etablering af en hjemmeside på internettet. Sitet kan bestå af et internt (eventuelt med eksterne deltagere) projektrum (til deling af data, informationer, opgaver, kalender m.m.) samt en internetside, der eksempelvis informerer om projektets resultater. Der er mulighed for at vælge forskellige former for projektrum. Som standard er der opbygget et projektrum, som tager udgangspunkt i et typisk DJF-projekt. Herudover er der mulighed for at vælge blandt en lang række skabeloner. Nogle skabeloner passer til et samarbejde mellem to forskere, som blot skal skrive en artikel sammen, andre skabeloner er beregnet til store internationale projekter med mange deltagere. Der er både en dansk- og engelsksproget version. Det skal nævnes, at der er (kommer?) mulighed for at lave integration med Scanjour, dvs. at ansøgninger, referater m.v. kun skal ligge ét sted. Projektrum for internt og eksternt samarbejde Alle medarbejdere ved DJF kan i princippet lave projektrum. Muligheden for hurtigt og nemt at etablere projektrum vil således også kunne anvendes i forhold til interne projekter og processer. Det forventes således at de mange forskellige interne udvalg og ad hoc grupper ved DJF opretter projektrum, som dels Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 3

giver bedre samarbejdsmuligheder, dels gør det muligt for kolleger m.fl. at følge aktiviteterne. SharePoint kan i øvrigt også anvendes som platform for forskningsudvalg og andre udvalg, som DJF medarbejdere deltager i. Faciliteter En anden oplagt mulighed er at anvender SharePoint i forbindelse med beskrivelse og anvendelse af faciliteter. På en ekstern side kan man beskrive faciliteten overfor potentielle samarbejdspartnere. I selve projektrummet man udbygge beskrivelsen, lave bookingfaciliteter m.m. Intranet Sharepoint giver mulighed for at opbygge intranet, som udover gængse intranetfaciliteter, giver langt bedre mulighed for at vidensdele internt i organisationen.det forventes at en intern proces med at anvende SharePoint som platform for intranettet vil blive iværksat i efteråret 2009. Andre muligheder med SharePoint Der en lang række andre anvendelsesmuligheder ved Sharepoint. Eksempelvis er det aktuelle workflow ved ansættelse af nye medarbejdere hos DJF enormt tidskrævende, og der er et stort potentiale for at spare tid og samtidig give en bedre brugeroplevelse for den nye medarbejder. Der er vedlagt en artikel, som beskriver hvordan Dansk Industri har samlet alle arbejdsprocesser ved nye ansættelser i et workflow på SharePoint. Den nye medarbejder udfylder selv sine data og ønsker, og oplysningerne bliver automatisk behandlet eller sendt videre til relevante medarbejdere.sharepoint giver endvidere en række muligheder i forhold til business intelligence eksempelvis i forhold til hovedindikatorer for performance, grafisk fremstilling af budgetter, centraliserede rapportcentre osv. Man vil også kunne forstille sig, at der i regi af Sharepoint udarbejdes særligt lukkede portaler for udvalgte samarbejdspartnere. Det kunne eksempelvis være i forhold til Fødevareministeriet, hvor man kunne forestille sig, at afrapporteringen afløses af en opdatering af internetsiden, at der er en oversigt over medarbejdere, der arbejder med høringssvar, at der er en aktuel status for udarbejdelse af høringssvar, at der er oversigt over artikler under udarbejdelse osv. God fornøjelse Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 4

Inden du går i gang: Hvis du ikke vil logge på systemet hver gang men gerne vil have det sker automatisk, skal du lige have sat din browser til at registrere Intranet adgang. Highlight Lokalt Intranet og klik på Websteder klik herefter på Avanceret. Start din browser og klik på Funktioner Internetindstillinger og herefter fanebladet Sikkerhed Indtast adressen http://extranet.agrsci.dk og klik Tiljøj Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 5

Create / oprettelse af Site Log in på Extranet via Link Gå på fanebladet Create Site http://extranet.agrsci.dk Site URL: Site Title: Site Description: Project Type: Department: Research Unit: Site Template: Business Justification Create Site Indtast URL på dit Site. Undlad æøå og specialtegn. Indtast titlen på dit Site. (denne kan senere ændres) Indtast beskrivelse til dit Site. (Kan senere ændres) Klik på rullemenû og vælg hvilken type projekt det drejer sig om Klik på rullemenû og vælg Institut Klik på Rullemenû og vælg enhed Ved Site Template vælges først om Sitet skal være på Dansk eller Engelsk via rullemenû. Herefter vælges hvilken slags projektsite, der skal bruges. Hvis man har valgt Dansk vil den danske DJF Research Projektside samt standard danske sharepoint Sites være synlige. Hvis man har valgt engelsk vil den engelske DJF Research Projectsite samt standard engelske sharepoint Sites være synlige. Bemærk at det sprog man har valgt følger resten af sitets levetid. Har man valgt forkert må der laves et nyt. Valgfrit men her kan evt. skrives formål Click på Create Site. Hvis man har undladt at udfylde nogen af ovenstående felter, vil der fremkomme en tekst med hvilket felt man mangler. Har man udfyldt korrekt vil der blive oprettet et Internt projektrum. Navigering i Sitet foregår i Brødkrummestien. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 6

Redigering i egen Site: For at lave om i sit site f.eks. ændring af titel, indsættelse /ændring af dokument biblioteker m.m. gøres dette ved at klikke på Webstedshandlinge r dernæst Indstillinger for Websted. Hvis det er selve siden der skal ændres på klikkes på Webstedshandlinge r og dernæst Rediger Side Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 7

Ændring af titel / beskrivelse: Klik på Webstedsindstillinger. Klik på Indstillinger for websted. Klik på Titel, beskrivelse og ikon. Ændre Titel eller Beskrivelse (det hjælper ikke at ændre ikon, da den er fravalgt i DJFskabelonen) Ændring /nyoprettelse af Dokumentbibliotek: Klik på Webstedsindstillinger. Klik på Indstillinger for websted. Klik på Webstedbiblioteker og lister Klik på Tilpas dokumentbib. der skal ændres. Klik på Titel, besk.m.m. Ændre navnet. Ændring af navn i Hurtigstart Hvis f.eks. overskriften Dokumenter skal ændres: Klik på webstedshandlinger Indstillinger for websted Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 8

Klik på Navigation Klik på den overskrift der skal ændres, f.eks. dokumenter og klik herefter på Rediger Ændre titelnavnet klik OK Klik OK igen Gå tilbage til Startsiden og bemærk at Overskriften nu er ændret. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 9

Indsættelse af mapper / biblioteker: Klik på dokumentbib. Klik på Ny Klik på Ny mappe Skriv navnet på mappen Hvis der klikkes på Nyt dokument, startes Word og der kan nu på normalvis laves et dokument. Indsættelse af dokumenter: Skal der uploades et dokument klikkes på Send Overfør dokument eller overfør flere dokumenter. Indsættelse af nyt logo: Klik på Webstedhandlinger klik på rediger side. Ved Webdel logo klik på Rediger Rediger delt webdel. Ved billedhyperlink angiv ny URL f.eks. http://www.agrsci.dk/design/agrsci/imag es/logo-uk.jpg Klik evt. på Test hyperlink. Upload / indsættelse af billeder : Klik på Vis alt indhold på webstedet. Klik på Webstedets billeder Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 10

Klik på Send - Overfør dokument Skriv fil- og stinavn eller klik på Gennemse Udvælg det billede der skal uploades, og klik Åben Klik OK Nu er billeder uploaded og klar til brug: Fra forsiden klikkes på Webstedshandlinger og Rediger Side I billedfeltet klikkes på rediger og rediger delt webdel Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 11

Ret I sti til hvor dit billed ligger. Hvis man har lagt som beskrevet foroven vil stilinie se således ud (hvor sp er sitenavn) og welcome02.gif er billednavn /sites/sp/sitecollectionimages/welcome0 2.gif Klik evt. På Test hyperlink for at se om det virker. Klik OK og dernæst afslut redigeringstilstand Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 12

Kalenderfunkt ion: Projektopgave r: (ligger default på forsiden) Udfyld formularen og klik OK. Annonceringer : (ligger default på forsiden) Klik Tilføj ny meddelelse. Udfyld formularen og klik OK. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 13

Oprettelse af brugere: Oprette intern bruger: Klik på Brugere og Grupper fra Startsiden Klik på Ny og Tilføj Brugere Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 14

1. Indtast initialer på den bruger der skal have adgang. Hvis der er flere adskilles med semikolon. 2. Klik på Ikon så de rette personer findes. 3. Vælg rettigheder som vedkommende skal have. 4. Hvis der skal sendes mail til vedk. lader man hakket stå ellers fjernes det. 5. Skriv evt. en personlig meddelelse. 6. Klik OK Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 15

Oprette ekstern bruger: Klik på Brugere og Grupper fra Startsiden Klik på Ny og Add External User Indtast mailadressen på den eksterne bruger og klik på ikonet Hvis brugeren ikke er registreret i forvejen, bliver man bedt om at klikke for at registrere Vælg hvilke rettigheder den eksterne bruger skal have og Klik derefter Grant Permission Der kommer en Mail om brugeren er oprettet. Efter at man har oprettet en ekstern bruger, modtager man en mail fra 1785@agrsci.dk om at brugeren er oprettet. Mailen indeholder tillige password til brugeren. Den er som regel kryptisk, så selv om der opfordres til at man ikke videresender mailen synes jeg alligevel I skal gøre det. Husk at sende linket med. Denne findes således: Via Manage Sites Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 16

højreklikkes på den Eksterne adresse URL) vælg Kopier genvej. Sæt den ind i den mail der skal sendes til brugeren. Den eksterne bruger får nu følgende Login billede. Som username tastes emailadresse, som Password tastes (eller klippe/klistres) password fra mail. Den eksterne bruger bliver bedt om at udfylde formularen og vedkommende logges på. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 17

Hvis brugeren er i vores system i forvejen (f.eks. medlem af et andet site) får man besked om det, og kan gå videre til at give rettigheder. Ved klik på Alle brugere kan man få et overblik over hvem der har rettigheder. Som udgangspunkt har Alle i DJF læserettigheder. Skal brugeren fjernes igen: Sæt hak i brugeren. Klik på Handlinger og vælg: Slet brugere fra gruppen. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 18

Fjern Alle brugere i DJF : Som udgangspunkt er Alle Sites åbne. Dvs. Alle i DJF har adgang til at se dem. MOSS-Administratorer og MOSS- Superbrugere har adgang til at rette i dem. Har man brug for et Site hvor ingen andre, (end de personer man selv har tilføjet) skal have adgang skal disse fjernes. Bemærk dog at SystemAdministratorer (ligesom i alle vore systemer) altid har bagomliggende rettigheder. Klik på brugere og grupper Klik på Site Visitors og dernæst sæt hak i domain users Klik på Handlinger og dernæst fjerne brugere fra gruppe. Klik OK til at man gerne vil fjerne dem. Er der ingen der må se sitet, klikkes på Site Owners sæt hak i mossadmins og mosssuperbrugere og fjern dem på samme måde Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 19

Oprettelse af offentlig hjemmeside: Fra projektrummet er det muligt at kreere en offentlig hjemmeside. Klik på opret offentligt site. Der er nu lavet et faneblad mere der hedder: Offentligt projektweb. Den offentlige hjemmeside er opbygget på den måde at den ligner agrsci.dk i layout. Bemærk Webstedhandlinger er flyttet til venstre side. Der er oprettet 4 dokument biblioteker som standard, men disse kan rettes eller ændres. Bemærk: Har man lavet et offentligt site, skal det synliggøres fra vores agrsci.dk. Send venligst linket til den offentlige side til jeres Internet superbruger ansvarlige. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 20

Ændring af dokumentbibliotek er på den offentlige side: Klik på Webstedsinstillinger, klik på Vis alt indhold på webstedet. Klik på Sider Klik på pilen ved dokumentbiblioteket. (Bemærk det står på engelsk). Vælg rediger Egenskaber. Klik OK for at tjekke elementet ud. Ændre titelnavnet og klik OK. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 21

Tjek det ind ved klik på pil og dernæst vælg Tjek ind. Udfyld evt. kommentarer og klik OK. Klik på Udgiv en overordnet version klik OK Klik på Godkend. Nu kan den også ses af udefra kommende. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 22

Indsætte tekst i den offentlige side: Stå på den side man gerne vil sætte noget tekst i i dette tilfælde Forside, og klik på Webstedhandlinge r dernæst på Rediger Side 1. Klik på Klik her for at tilføje.. hvis det er første gang der indsættes tekst. 2. Hvis man tidligere har sat tekst vælges i stedet Rediger indhold Skriv eller kopier en tekst ind. Benyt evt. formateringslinien. 1. Klik på Tjek ind for at del kladden. 2. Klik på Udgiv for at udgiv den. Den er ikke synlig for andre førend det er gjort. Indsæt tekst i de andre sider på samme måde. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 23

Uploade / Indsætte billeder på den offentlige side: Upload billeder til den offentlige side: Stå på den offentlige side og klik på Webstedshandlinger Rediger Side Klik på Rediger indhold Klik på Åbn et nyt vindue for at indsætte et billede. Klik på gennemse Klik på Send og klik på gennemse Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 24

Udvælg det billede der skal uploades (sendes) og klik Åbn Klik Ok Tjek billedet ind. Gentag evt. denne proces hvis der skal uploades flere billeder der skal bruges. Indsæt billedet på Siden: Gå ind på Rediger Siden igen og klik på Åbn nyt vindue for at indsætte billede. Klik på Gennemse. Marker det billede der nu skal sættes ind og klik OK Klik OK igen Tjek ind for at dele kladden Send den til godkendelse (som er dig selv) Udgiv den. Først nu kan billedet ses af andre. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 25

Oprette slideshow på den offentlige side: Stå på den offentlige side og klik Webstedshandling er Indstillinger for websted rediger alle indstillinger for websted Klik Webstedsbibliotek er og lister Klik Opret nyt indhold Vælg Billedbibliotek Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 26

Skriv et navn til Billedbiblioteket Klik Nej for at den skal vises på Hurtig Start Klik Opret I billedbiblioteket klikkes på Send Overfør billede Klik Gennemse udpeg det billede der skal oploades klik Åbn og OK Udfyld med relevante data og klik OK Gentag proceduren for at uploade flere billeder. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 27

Gå i det bibliotek hvor diasshow skal være. Klik Webstedshandling er og Rediger Side Klik Tilføj en Webdel Vælg Ugen i Billeder og klik Tilføj Klik Rediger og Rediger Delt webdel Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 28

Rediger / Ændre Titel Angiv det biblioteksnavn du oprettede til dine billeder Klik OK Tjek ind Godkend m.m. Du har nu et diasshow hvor man kan klikke på Vis diasshow for at se det. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 29

Slette den offentlige side (men beholde projektrummet. Stå på den offentlige side og klik Webstedshandlinge r. Klik på Indstillinger for Websted og dernæst Rediger alle indstillinger for Websted Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 30

Klik på Slet Webstedet Klik Slet igen Så er den offentlige side fjernet, og man kan se det ved enten at pinel tilbage eller taste adressen igen. Læg mærke til at det rent faktisk er den offentlige og ikke hele sitet der slettes. Klik Slet Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 31

Manage egne sites: Log in på Extranet via Link Gå på fanebladet Manage Sites http://extranet.agrsci.dk Her har man mulighed for at se hvilke sites man har lavet, klikke sig ind på dem, og delete dem. Man kan sortere sites ved at klikke på kolonneoverskriften. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 32

Manage / Se andres Sites: Log in på Extranet via Link Gå på fanebladet All Projects http://extranet.agrsci.dk Her har man mulighed for at gå på egne og andre sites. Som udgangspunkt er alle Sites åbne for alle i DJF mht læserettigheder. Bemærk filteret i øverste højre hjørne. Her kan man vælge fra hvilket institut man gerne vil se sites. Som udgangspunkt vil Institutledere og superbrugere default få valgt eget institut. Alle andre vil få valgt All. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 33

Manage Users (kun for Administratorer og Superbrugere Andre kan ikke se fanebladet) Log in på Extranet via Link Gå på fanebladet Manage Users http://extranet.agrsci.dk Find den bruger, der skal gøres noget ved, og klik Take Action Her kan man Modify, Reset Password, delete bruger m.m. Man skal dog huske på at en bruger kan være tilknyttet flere sites. Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 34

Vedligehold af Departments, Project types og Research Units: (Kun for Administratorer) Gå på fanebladet ECTS Administration (dette skal gøres både på Extranet samt Extranet-test så de altid er ens) og klik på Lists Der er 3 lister der skal vedlgeholdes: Departments Project types Research Units Åbn f.eks. Departments ved at klikke på den. Klik på New hvis der skal laves en Ny eller klik på Pilen og vælg Edit Item, hvis den skal laves om. Lav rettelserne og klik OK Gør det samme for Project types Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 35

Klik på Research Units Vælg New eller Edit Item hvis den skal rettes. Ret Titel eller Research Unit, men bemærk at der her skal vælges Department også. Klik OK Jette Fudge Jørgensen, 28. maj 2009 Side 36