Indenrigs- og Socialministeriet 15.75.40.10 Puljen til udvikling af bedre ældrepleje, UBÆP 2009 Ansøgning sendes til: Sikringsstyrelsen, Tilskudskontoret, Landemærket 11, 1119 København K. Ansøgningsfrist 26. maj 2009, kl. 12.00. A PROJEKTSKEMA B GENERELLE OPLYSNINGER Projektets/aktivitetens titel: Skriv titel her: Etablering af elektroniske dokumentation til sikring af tværfaglig koordinering af den samlede omsorgs og sundhedsindsats for beboere på Nordfyns Kommunes plejecentre.. B I hvilken kommune har projektet postadresse i? Skriv kommunenavn her: Nordfyns Kommune C Ansøger: Sæt kryds: x Kommunal (skal indsende ansøgning til kommunen, som vurderer projekterne og sender dem til Indenrigs- og Socialministeriet med en positiv eller negativ indstilling) Selvejende institution (skal indsende ansøgning til kommunen, som vurderer projekterne og sender dem til Indenrigs- og Socialministeriet med en positiv eller negativ indstilling) Privat leverandør (skal indsende ansøgning direkte til Indenrigs- og Socialministeriet) (Private leverandører skal være godkendt som leverandør i den kommune, projektet tænkes gennemført i, og det skal dokumenteres ved en aktuel kontrakt med kommunen. Kopi af kontrakten skal vedlægges) Ansøgers identifikation: Udfyld kun dette felt, hvis I ikke har et CVR-nummer: CVR-nummer: eller Tilskudsansvarliges CPR-nummer: 2 9 1 8 8 9 4 7 - Ansøgers* navn Nordfyns Kommunes ældreafdelingen ( plejecenterdelen) Gadenavn, nr. Vesterled 8 Postnummer 5471 Søndersø Telefonnummer 64828306 e-mail: jup@nordfynskommune.dk *En ansøger defineres her som kommune, selvejende institution eller privat leverandør Navn på kontaktperson Judith Poulsen Gadenavn, nr. Vesterled 8 Postnr. & By 5471 Søndersø Telefonnummer 64828306 e-mail: jup@nordfynskommune.dk D Tilskudsansvarliges* underskrift: Undertegnede forpligter sig til at ville overholde betingelserne for et eventuelt tilskud. 15/5-09 Judith Poulsen Dato Underskrift Tilskudsansvarliges navn - maskinskrevet eller blokbogstaver
E *En tilskudsansvarlig defineres her som den person, der har det fulde økonomiske og retlige ansvar for projektet, der gives tilskud til. Hvilket beløb søges der om fra puljen? Udfyldes kun for perioder i overensstemmelse med projektperioden. Se afsnit om projektperiode i vejledningen. Projektår* Fra Til Beløb i kr. Dag Md. År Dag Md. År 1 01 10 2009 30 09 2010 614.068,00 *Et projektår defineres her som 12 måneders periode. Specificeret budget skal udfyldes ved hjælp af regnearket, som er omtalt i vejledningens afsnit Budget i Praktiske oplysninger. F Er der til samme projekt søgt om tilskud fra andre af ministeriets puljer eller fra andre tilskudsgivere? Hvis ja, angiv nedenstående: Nej Indenrigs- og Socialministeriets puljer. Puljenavn: År: Ansøgt beløb i kr. Evt. modtaget tilskud i kr. J.nr.: Andre tilskudsgivere: År: Ansøgt beløb i kr. Evt. modtaget tilskud i kr. G Har ansøgeren tidligere søgt om midler fra denne pulje? Hvis ja, skriv j.nr.: Evt modtaget tilskud 2007 2008 2009 9591-0783-01 335.000 93.800 241.200 H Privat leverandør: Private leverandører skal være godkendt som leverandør i den kommune, projektet tænkes gennemført i. Det skal dokumenteres ved en aktuel kontrakt, jfr. vejledning pkt. 3. Kopi af kontrakten skal vedlægges. Kopi af kontrakt er vedlagt Ja
PROJEKTOPLYSNINGER 1 Projektets formål: Beskriv kort projektets formål. Hvilket problem skal projektet løse for målgruppen, og hvilken forandring, skal det medføre for målgruppen. Se afsnit om projektets formål i vejledningen. Tema for projektet (kryds af) Hjælp til selvhjælp i ældreplejen x Øget koordinering mellem omsorgs- og sundhedsindsats Skabe den bedste kontakt mellem ældre, pårørende og personale x Få mest ud af tiden fokus på organisering og arbejdstilrettelæggelse Nordfyns Kommunes 7 plejecentre med i alt 24 boenheder ønsker på baggrund af embedslægens anbefalinger at igangsætte et udviklingsprojekt. Projektet skal udvikle bedre dokumentationsredskaber samt have fokus på at fremme koordineringen mellem den sociale og sundhedsfaglige indsats på omkring beboerne på Kommunens plejecenter. Projektet formål er at styrke koordineringen og samarbejdet mellem beboerens læge, sygehusene, de kommunale sundhedstilbud i kommunen (f.eks. træning, hjælpemidler eller de forebyggende tilbud overfor kronisk syge) og personalet i plejeboligerne omkring beboernes sundhedsmæssige og sociale behov. Medarbejderne har på de uanmeldte og anmeldte Kommunale tilsyn efterspurgt muligheden for bruge IT i deres arbejde med dokumentation. De mener, de vil lette deres samarbejde med praktiserende læger og sygehuse og de kommunale samarbejdspartnere. De mener også, systemet vil mindske mulighederne for at lave fejl f.eks. i registrering af medicin, da systemet giver opdaterede oplysninger om f.eks. medicin fra lægemiddelkataloget. Samlet set, mener personalet, at IT kan være med til en bedre helhedsorienteret social- og sundhedsfaglig indsats. De vil gerne have redskaber til dokumentation, så der ikke bruges unødig plejetid på arbejdet. Endelig ønsker personalet let og sikker adgang til kommunikation med eksterne samarbejdspartnere, som f.eks. praktiserende læger uden at skulle bruge tid på at vente i telefonen. Nordfyns Kommune vil til løsning af overstående gennemføre et projekt med indførelse af elektronisk dokumentation på plejecentrene i ved etablering af adgang til omsorgssystemet Rambøll Care. Målet er, at den elektroniske kommunikation skal benyttes på plejecentrene til at understøtte samarbejdet mellem sygehuset f.eks. til videregivelse af oplysninger omkring undersøgelses resultater, ambulant behandling, indlæggelsesforløb og sygehuset anbefalinger til plejen og omsorgen af beboeren på plejecentret. Målet er også IT skal understøtte samarbejdet mellem praktiserende læger og plejecentrene f.eks. til genbestilling af medicin, og lægens ordinationer og anbefalinger til den sundhedsfaglige indsats over beboeren, så muligheden for fejl og utilsigtede hændelser minimeres. Målet er også, at personalet på plejecentrene oplever en lettelse i tidsforbruget i arbejdet med dokumentationsform ved at bruge de samme redskaber og fortrykte skabeloner.
2 Projektets målgruppe: Beskriv kort og præcist de personer, der er omfattet af projektet. Se afsnit om målgruppen i vejledningen. Målgruppen er personalet på plejecentrene i Nordfyns Kommune. Der skal etableres en projektleder, hvis ansvarsområde er at sikre projektets gennemførelse både organisatorisk, teknisk og selve den praktiske implementering. Der uddannes 20 nøglepersoner i brugen af Rambøll Care. Disse 20 nøglepersoner skal videreuddanne deres kollegaer på de respektive plejecentre. Disse 20 personaler bliver særligt uddannet i systemet og udarbejder sammen med projektlederen en brugermanual og undervisningsmateriale, som nøglepersonerne kan bruge til den videre undervisning af deres kollegaer gennem 8 timers oplæring af personalet ude på de enkelte plejecentre. Det forventes, at 100 medarbejdere vil være i stand til at benytte Rambøll Care i deres dokumentation arbejde ved projektets afslutning Indirekte bliver alle 250 personaler, som arbejder på plejecentrene i Nordfyns Kommune berørt af projektet. Projektet er rette mod samtlige medarbejdere på plejecentrene både de mandlige og kvindelige. 3 Antal forskellige brugere*: Angiv hvor mange forskellige brugere, der forventes at være omfattet af projektet. Projektår** Fra Til Antal forskellige brugere Dag Md. År Dag Md. År I perioden 1 01 10 2009 30 09 2010 100 *En bruger defineres her som en person, som projektet har til formål at hjælpe, og som deltager i projektet. **Et projektår defineres her som 12 måneders periode, som tælles fra projektets starttidspunkt. 4 Beskriv på hvilken måde antal brugere vil blive opgjort? I skal beskrive, hvordan I systematisk vil opgøre antallet af brugere. F. eks. ved registrering. Ved hver undervisning foretages en registrering af deltagerne. 100 medarbejderne er undervist og benytter Rambøll Care i deres arbejde ved projektperiodens slutning. Det evalueres ved, at der efter 3 mdr., 6. mdr., 9 mdr. og ved projektets afslutning laves målinger på, hvor mange medarbejdere på plejecentrene, der logger sig ind på Rambøll Care i løbet af deres arbejdsdag. Dette kan gøres, fordi hver medarbejder udstedes med et log nummer for at kunne benytte IT systemet. 5 Køn: Er projektet målrettet? Se afsnit køn skal tænkes ind i projekterne i vejledningen Sæt kryds: Kvinder Mænd x Både kvinder og mænd
6 Projektets SMART-sikre mål på brugerniveau: Det SMART sikrede mål er en konkretisering af projektets formål og skal bruges til at styre projektet. Se afsnit Kriterier for fordeling af støtte i vejledningen. Projektets gennemføres med ansættelse af projektleder. Projektlederens ansvarsområde er at sikre projektets gennemførelse både organisatorisk, teknisk og selve den praktiske implementering. Projektlederen, som skal fungere tovholder for hele projektet og som faglig supervisor til nøglepersonerne i forhold til udarbejdelse af brugermanual. Projektlederens skal sikre forankring i brugen af Rambøll Care blandt personalet. Desuden skal projektlederen sammen med nøglepersonerne og gruppelederne på plejecentrene vedtage arbejdsgange, redskaber til dokumentation samt ansvarsforlig i forhold til brug af IT til dokumentation. Arbejdsgangene skal nedskrives i brugermanualen. Projektlederen skal være med til at sikre samarbejdet med de eksterne aktører. Projektlederen er ansvarlig for afrapportering omkring projektet til styregruppe. Indkøb og etablering af 1 elektronisk arbejdsplads i form af Hardware, printer og arbejdsplads i samtlige boenheder på plejecentrene i alt 24 stk. Indkøb af ekstra modul til Rambøll Care som skal bruges af plejecentrene til dokumentation. Gennemførelse af udannelse af 20 nøglepersoner i form af 2 dages undervisning ved Rambøll Care. Gruppelederen, nøglepersoner og projektleder gennemgår arbejdsgange og ansvarsfordelingen, samt udarbejder skabelon til plejeplan indeholdende de sygeplejefaglige optegnelse jf. embedslægens anbefalinger. Afholdelse af fyraftensmøder med alle medarbejdere på de enkelte plejecentre med emnet. Dokumentation: Hvad, hvordan og hvorfor?, - hvordan gør vi det effektivt så der ikke bruges unødig plejetid på det. Gruppeledere, nøglepersonerne og projektleder fastlægger arbejdsgange og udarbejder brugermanual i forhold til benyttelse af IT som dokumentationsredskab. De respektive gruppeledere på plejecentrene udarbejder sammen med nøgleperson og projektleder en tidsplan for implementering i det enkelte plejecenter. Nøglepersonerne gennemfører IT undervisningen i de enkelte boenheder af 4 timer varighed pr. hold. Rambøll Care bruges i alle plejecentrenes boenheder til dokumentation. 7 Dokumentation af opnåelse af målene/resultaterne: Beskriv kort og præcist, hvordan projektet vil dokumentere, hvilke resultater I opnår. Brugermanualen foreligger indeholdende arbejdsgange og ansvarsfordelingen, samt skabelon til plejeplan foreligger sammen med brugervejledning i brugen af IT i forhold til dette. 100 medarbejderne er undervist og benytter Rambøll Care i deres arbejde ved projektperiodens slutning. Det evalueres ved, at der efter 3 mdr., 6. mdr., 9 mdr. og ved projektets afslutning laves målinger på, hvor mange medarbejdere på plejecentrene, der logger sig ind på Rambøll Care i løbet af deres arbejdsdag. Dette kan gø-
res, fordi hver medarbejder udstedes med et log nummer for at kunne benytte IT systemet. Ved projektets afslutning gennemføres desuden en spørgeskema blandt plejepersonalet med evaluering af medarbejderne oplevelse af om brugen af IT skaber bedre koordinering mellem den sociale og sundhedsfaglige indsats omkring beboeren. Hvordan de oplever samarbejdet med eksterne samarbejdspartnere samt medarbejderne oplevelse af ressourceforbrug med dokumentation elektronisk 8 Aktiviteter og tidsplan: For at opnå målene/resultaterne, skal I iværksætte forskellige aktiviteter. Beskriv kort de centrale aktiviteter, som projektet vil gennemføre. Beskriv sammenhængen mellem aktiviteterne, og hvordan aktiviteterne bidrager til opnåelsen af målene/resultaterne. Tidsplanen for aktiviteter skal udarbejdes. Se afsnit Kriterier for fordeling af støtte i vejledningen. TIDSPLAN D 1/10-2009 Projektleder ansættes. D 1/10 til 1/12-2009 Etableret af 24 arbejdspladser med plejecentermodulet i Rambøll Care på plejecentrene. D 1/11til 31/12-2009 Nøglepersoner bliver udpeget på alle plejecentre i Nordfyns Kommune. I alt 20 stk. Der er afholdt orienterende og opstartende møde mellem projektleder, gruppeledere og nøglepersoner. 1 projektdag 5 timer Der skal uarbejdes en tidsplan for det enkelte plejecenter omkring implementering..1. projektdag pr center i alt 7 projektdage á 8 timer D. 1/1-30/4-2010 Gennemførelse af undervisning af nøglepersoner, vedtagelse af arbejdsgange, kompetence og ansvarsfordeling udarbejdelse af brugermanual. Udarbejdelse af arbejdsgange 2 projektdage. Undervisning af nøglepersoner 4 projektdage á 8 timer. Udarbejdelse af brugermanual/ undervisningsmateriale 5 projektdage á 8 timer Gennemførelse af fyraftensmøder på alle 7 plejecentre. 7 projektdage á 3 timer. 30/4 31/8-2010: Nøglepersonerne gennemfører undervisning af de øvrige personale 8 personer pr. hold i alt 10 undervisningsdage á 8 timer. 30/9-2010: 100 medarbejdere er undervist og bruger Rambøll Care i deres arbejde med dokumentation og i samarbejdet med kommunale tværfaglige og eksterne sundhedsfaglige samarbejdspartnere. Ved inddragelse af nøglepersoner og gruppeledere i den udarbejdelse at tidsplan for implementeringen plejecenter sikres, at planen bliver lettere at implementere og med ejerskab hos gruppeledere og personale. Projektlederen er med til at sikre overholdelse af den vedtagne plan. Medarbejderne er meget motiveret. 9 Dokumentation af aktiviteter: Beskriv kort og præcist, hvordan projektet vil dokumentere, at aktiviteterne blev gennemført. Projektlederen vil udarbejde en evalueringsrapport over implementeringsprocessen. Rapporten indeholder bl.a. de enkeltes plejecenters tidsplan for implementering samt medarbejdernes tilbagemelding fra spørgeskemaundersøgelsen. I rapporten bliver indeholdt en registrering af mødeaktivitet og mødedeltagelse.
Dokumentation på etablering af 24 arbejdspladser gives i form af bilag på forbrug. Faktura fra Rambøll Care på undervisning af nøglepersoner.. Der laves registrering af de medarbejdere der har deltaget i fyraftensmøder. Der laves registrering af udannede nøglepersoner. Der laves registrering på medarbejdere der deltager i de enkelte projektdage. Brugermanualen foreligger indeholdende arbejdsgange og ansvarsfordelingen, samt skabelon til plejeplan foreligger sammen med brugervejledning i brugen af IT i forhold til dette. Der vil blive lavet en registrering af nøglepersonernes undervisning på de enkelte plejecentre. 10 Projektets organisation og ledelse: Beskriv kort projektets organisationsstruktur og opgavefordeling. F.eks. hvor mange ansatte er der i projektet, projektlederens rolle, hvem har det overordnede ansvar for projektet, projektets samarbejdsparter, og hvad disse bidrager med. I forbindelse med projektet skal nedsættes en styregruppe bestående af ældrechef, 1 gruppeleder fra hvert af de decentrale plejecentre, 1 nøgleperson fra hvert plejecenter og projektlederen. Projektlederen er ansvarlig for afrapportering omkring projektet til styregruppe. Projektlederen har det daglige ansvar for implementeringen. Styregruppe skal tage stilling til evt. organisatoriske problemstillinger og problemstillinger, der skal træffes afgørelse om på tværs af kommunens plejecentre. Projektlederen er ansvarlig for at indkalde styregruppen efter behov. Projektlederen nedsætter en implementeringsgruppe bestående af samtlige nøglepersoner og gruppeledere. Implementeringsgruppens ansvar er at udarbejde arbejdsgange, fordeling af opgaver og ansvars- og kompetence i forhold til dokumentation og sundhedsfaglige forhold. Nøglepersonernes funktions er at sikre undervisningen af sine kollegaer i den udarbejde brugermanual, udarbejdelse af undervisningsmateriale og forestå selve undervisningen i brugen af IT. Desuden skal nøglepersonerne melde problemstillinger fra det virkelige liv tilbage til projektlederen og evt. styregruppen. 11 Videreførelse af projektets aktiviteter efter tilskudsperiodens udløb: Beskriv kort, hvis I vil videreføre projektets aktiviteter efter tilskudsperiodens udløb. Nøglepersonerne vil løbende skulle opdateres og videreformidle nye muligheder ved versionsopdateringer af IT programmet. Der vil løbende være behov for undervisning af nye medarbejdere og elever. Der vil blive lavet en funktionsbeskrivelse på nøglepersonerne ansvarsområde fremadrettet samt en plan for opdatering af personalets kompetencer. Plejecentrene vil blive tilknyttet ældreområdets og sundhedsområdet eksisterende systemadministrationsorganisation.