Økonomi- og Planlægningsafdelingen REFERAT Møde i: Forum for standardiserede og effektive arbejdsgange (FSEA) Dato: Tirsdag 26.11.2019 Kl.: 08.00-10.00 Sted: Kristineberg 3, mødelokale 0.08 Deltagere: Direktør Martin Lund (formand) Centerchef PC København Line Duelund Nielsen (næstformand) Udviklingschef BUC Henrik Ingemann Andersen Leder af CVD Allan Lohmann Brugerrepræsentant Kim Bach Overlæge PC Nordsjælland Mette Rindom Udviklingschef PC Ballerup Louise Bangsgaard Pårørenderepræsentant Ellen Merete Juul Udviklingschef PC København Charlotte Pelch Administrationschef PC Stolpegård Kamilla Sørensen Teamleder, ergoterapeut PC Amager Lea Klarup Teamkoordinator PC Nordsjælland Karin Arnberg Overlæge BUC Eline Levin Afdelingssygeplejerske PC Glostrup Line Seewaldsen Kristineberg 3 2100 København Ø. Direkte 3864 0072 Ref.: Anica Hand Dato: 19.11.2019 Øvrige deltagere på mødet: Økonomi- og planlægningschef Sven Knudsen Leanchef Jens Normand Konstitueret Kvalitets- og udviklingschef Marie Louise Shee Konsulent Økonomi og Planlægningsafd. Anica Hand Peter Iepsen, CVD (til punkt 2) Ole Gerner Jacobsen, Center for Ejendomme (til punkt 4) Kim Sander, Projekt- og driftschef (til punkt 4) Thomas Hovmøller Ris (til punkt 4) Afbud: Klinikchef PC Glostrup Darius Mardosas Klinikchef PC Sct. Hans Thomas Schütze Målstyrings- og Patientlogistikchef Jacob Bille Krogh Dagsordenspunkter: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og input til kommende dagsordener (8.00-8.10) 2. Forbedringsmødet i forummet (8.10-8.30) 3. Forbedringsforslag til indkaldelsesbreve (8.30-9.20) 4. Status på Grøn Drift og Udvikling i Region Hovedstaden (9.20-9.50) 5. Mødeevaluering (9.50-9.55) 6. Evt. (9.55-10.00)
Punkt 1 - Godkendelse af referat fra sidste møde (8.00-8.10) Velkomst og evt. kommentarer til referat fra sidste møde. Drøftelse af emner til kommende dagsordener. Tilbagemeldinger til forum på tidligere behandlede sager: - Anvendelse af korrespondancemeddelelser (KM) i RHP: Hospitalsledelsen besluttede d. 22/10, at vi går i gang med implementeringen af KM. Det blev i forlængelse af dette aftalt, at der udpeges nogle nøglemedarbejdere fra centrene til at indgå i arbejdet med kvalitets- og udviklingsafdelingen som tovholder. Det blev desuden aftalt, at arbejdet startes op i det centrale samordningsudvalg. Implementeringsplaner indgås herefter med den enkelte kommune. - Ambulante patientforløbsbeskrivelser: o Blev behandlet i Hospitalsledelsen d. 29/10 o Efter Hospitalsledelsens behandling af materialet, blev dette sendt fra Ida Hagemann via fællepostkasser til relevante centre d. 14/11. o I mailen adresseres baggrund, processen samt præcisering af implementeringsopgaven og forslag til tilgangen. o Det blev desuden besluttet, at KAG Psykoterapi også indgår i en fremtidig revision fsva. ikke-psykotiske patienter med komplekse forløb samt patienter med skizofrenilidelser. Punkt 2 Forbedringstavlemøde i forummet (8.10-8.30) Form Mundtligt i plenum faciliteres af Jens Normand. Indstilling Det indstilles, at forummet: o Drøfter forbedringskort på tavlen o Tilføjer evt. andre forbedringsforslag Beslutning/Vigtige drøftelser SafetyNet Handleplaner: Line Duelund har fået svar fra HR-afdelingen vedr. anvendelsen af Safety- Net og forbedringstavler. Region Hovedstadens Psykiatri følger de regionale retningslinjer på området ift. handleplaner. HR-afdelingen vil tage en mere generel drøftelse i netværket med arbejdsmiljøkonsulenter på næstkommende netværksmøde ligesom Ulla Rasmussen (HR-chef) vil bringe det op med de øvrige arbejdsmiljøchefer i Regionen, hvorvidt der er brug for særlige og mere skærpede/præcise retningslinjer ift. brugen af SafetyNet samt forbedringstavler. Forummet afventer et mere konkret svar fra HR. Samtykkeerklæringer: Udfordringen ift. faggruppernes adgang til SP blev tidligere sat på forummets katalog over generende arbejdsgange. På grund af en lovændring og Side 2
en ny samtykkeerklæring er det blevet nemmere for socialrådgivere og pædagoger at få adgang til patientjournalen i SP. Problemet opleves derfor ikke længere. Udredning i forløb (v/ Peter Jeppsen og Allan Lohmann) Problem: Peter beskriver problemet vedr. specialiseret udredning i forløb. Ifølge Allan drejer det sig om ca. 300-400 patienter P.t. foregår den specialiserede udredning i forløb i de enkelte psykiatriske ambulatorier, hvor det er svært at koordiner mellem specialfunktionerne, som skal inddrages i udredningen. Der mangler en tovholder, der kan koordinere mellem de forskellige specialfunktioner ift. udredning af patienter. Forslag: Udredning i forløb koordineres af Center for Visitation og Diagnostik (CVD) ved hjælp af regionsfunktion Behandlingsansvaret bliver hos den ambulante enhed, som patienten er tilknyttet til. Specialfunktionerne kommer til patienten og ikke omvendt. Det blev aftalt, at der udarbejdes en mere detaljeret beskrivelse af problemstillingen og løsningsforslaget (fx i form af en A3 og en værdistrømanalyse). Der skal involveres forum for patientbehandling samt inddrages patienter. Allan Lohmann/CVD går i gang med arbejdet og koordinerer ved hjælp af Jens Normand. Der udarbejdes en A3 til næste møde i forummet i januar. Indkaldelsesbreve (se punkt 3) Marie Louise udarbejder en A3 om standardbreve mhp. drøftelse og beslutning om videre forløb på næste møde d. 28. januar 2020. Kommunikation/Opfølgning Sagsresumé Afprøvningsvis afsættes der et kvarter til løbende forbedringsarbejde, hvor der drøftes forbedringsønsker ift. generende arbejdsgange på centrene ved hjælp af en forbedringstavle. Der vil være fokus på forummets fire hovedområder: 1. Kvalitets- og forbedringsarbejdet 2. Kapacitetsstyring og kapacitetsplanlægning 3. Ledelsesinformation og data 4. Sundhedsplatformen Der følges op på forbedringsforslagene fra sidste gang. På dagsorden i dag er der en orientering vedr. nedbringelse af klimaaftrykket i regionen samt forbedringsforslag til indkaldelsesbreve på dagsorden. Nye forbedringsforlag drøftes: Side 3
Problem ift. udredning i forløb (Allan Lohmann) Samtykkeerklæringer (Line/ fra katalog over generende arbejdsgange) Punkt 3 Forbedringsforslag til indkaldelsesbreve (8.30-9.20) Form Kim Bach indleder med et kort indslag vedr. information og sprog i indkaldelsesbrevet fra patientperspektivet pba. et eksempel på et brev. Marie Louise Shee orienterer om rammen for indkaldelsesbreve og hvordan forummet kan påvirke det ift. mulige forbedringsforslag. Herefter tid til gruppearbejde. Indstilling Det indstilles, at forummet: o Drøfter indkaldelsesbrevene (gruppedrøftelse) o Kommer med forbedringsforslag Beslutning/Vigtige drøftelser Kim Bach gennemgik indkaldelsesbrevet og de forskellige bilag. Han drøftede det med brugernetværket på et møde i sidste uge og har også fået lidt tilbagemelding derfra. Hans tilbagemeldinger/indtryk gik på: Der er for mange sider, det vil være godt at korte det ned til 2-3 sider. Når man får indkaldelsen i e-boks, er de enkelte sider derudover ikke samlet i sammen fil, men sendes derimod i flere filer, som skal hentes enkeltvis. Det er bedst at have alle relevante informationer på første side, også ift. at man kan se det bedre på sin telefon. Det er svært at se, hvor præcis man skal mødes. Der er behov for at det står tydeligere for at sikre at patienten møder op det rigtige sted. I eksemplet står der, at samtalen er på første sal, men ikke i hvilket team/hos hvem, det kan man finde på en anden side. Det vil være rart at have informationer ift. offentlig transport med i brevet. (tætteste station - metro, bus, S-tog) Det virker mærkeligt, at der står et telefonnummer for at komme i kontakt med e-boksen på forsiden ikke mest relevante information. Ift. informationer om Nem SMS synes Kim, at det ville være bedre at få dem til første samtale og ikke i indkaldelsesbrev. Det bliver for meget. Til gengæld mangler der information om at man kan udfylde oplysninger i MinSP før den første samtale. Der er behov for at der fremgår hvordan man kan svare på brevet/hvem man skal kontakte. Det vil være rart hvis man fik at vide, at man kan melde via sms (hvis man kan). Side 4
Marie Louise Shee forklarer at forsiden er en regional standard. Pt. er det kun muligt at skrive individuel tekst per centret i tekstboksen i bunden. (under den blå streg) I selve brevet kan der tilpasses i den blå kasse ift. dato/tid; sted; adresse. Derudover er det krav at sende siden om de vigtige forberedelser inden dit besøg bl.a. ift. juridiske oplysninger (1-2 sider). Alle andre bilag er valgfri og noget der sendes fra hvert center Det er muligt at lave en pakke af siderne og sende dem til e-boks samlet. Marie Louise viste nogle eksempler fra Region Sjælland, der har tilføjet nogle kommentarer (i talebobler) med vigtige beskeder til patienten. Det kan man evt. bruge som inspiration. Henrik Ingemann Andersen beskriver problemet på Børne- og Ungdomspsykiatrisk Center ift. at man i de fleste tilfælde kun kan sende indkaldelsesbreve el.lign. til børnenes e-boks. Hvis BUC får CPR-numrene fra den henvisende læge, så kan det også sendes til forældrene, men ikke via SP. Der opstår i den forbindelse mange misforståelser om samtalerne skal være med eller uden barnet osv. Der arbejdes dog på at det bliver tydeligere. En anden udfordring opstår ift. et multibrev, når der sendes flere tider på en gang. Der er behov for at der tydeligt står at man har fået flere tider. Ift. MinSP skal der ventes på at det er implementeret på alle centre, det sker først i løbet af 2020. Herefter kan der tilføjes en sætning ift. brug af MinSP som en kan- og ikke en skal-opgave. Det er ikke så nemt at linke til andre bilag, fordi det er forskelligt indhold centervis. Konklusionen af plenumdrøftelsen er at de mest basale informationer skal fremgå tydeligt fra den første side ift. hvor/hvornår (hvor længe) /hvem og hvad. Herefter var der tid til gruppedrøftelserne ift. problemstillingen og hvad en god standard skal indeholde. Kommunikation/Opfølgning Marie Louise udarbejder en A3 om standardbreve mhp. drøftelse og beslutning om videre forløb på næste møde d. 28. januar 2020. Sagsresumé Det er en bred oplevelse på centrene (både i voksenpsykiatrien og i børneungepsykiatrien), at der mangler vigtige informationer i indkaldelsesbrevet fx ift. hvem patienten skal se, hvorfor patienten er indkaldt og hvad der Side 5
skal ske. Det er vigtigt at kigge på sproget i brevet og gøre det mere forståeligt for patienterne. Derudover er der et ønske om at tilføje kommunikation vedr. MinSP i indkaldelsesbrevet. På sidste FSEA-møde blev der aftalt at drøfte mulige forbedringsforslag ift. indkaldelsesbreve. Marie Louise orienterer kort ift.: Fakta om indkaldelsesbreve (hvordan ser de ud som de gør?) Hvad kan vi påvirke? Bilag Bilag 1: Eksempel på et standardbrev Punkt 4 Status på Grøn Drift og Udvikling i Region Hovedstaden (9.20-9.50) Form Oplæg v/ Ole Gerner Jacobsen, Center for Ejendomme, Energi og Miljø. Herefter tid til spørgsmål. Indstilling Det indstilles, at forummet drøfter, hvordan oplægget bedst formidles til centrene. Beslutning/Vigtige drøftelser Ole Gerner Jacobsen holdte oplæg vedr. Region Hovedstadens miljø- og klimaprogram, hans oplæg samt pjecer vedr. Region Hovedstadens indsatser er vedhæftet referatet. Nyt affalds-setup (beholdersystem) i psykiatrien skal implementeres i 2020-2021, se side 8 i oplægget. Det udrulles på alle somatiske hospitaler i 1.kvartal 2020 og herefter i psykiatrien. Udrulningen indeholder undervisning og vejledning ift. det nye system. Det er blevet godt modtaget på de hospitaler, hvor det blev prøvet af. Desuden er der fokus på den cirkulære økonomi fx ift. overflødigt emballage. Det sker via udbudsprocesserne. Forummet spørger ind til hvordan der sikres, at kommunerne er langt ift. affaldssortering og genanvendelse af affald og at det, der bliver sorteret på hospitalerne, ikke bare sendes til forbrænding. Forummet efterspørger en guide til hvad der skal ske i psykiatrien og hvad hvert afsnit kan og skal bidrage med. Der er behov for central kommunikation med henblik på vidensdeling, forventede resultater og information om regionale indsatser. Det er vigtigt med et bud på hvad man skal købe og at det så også ligger i SAP. Desuden ønskes der let/enkelt informationsmateriale til patienter, som kan hænges på forbedringstavlerne. Side 6
Kommunikation/Opfølgning Ole sender snarest en tilbagemelding på de områder der blev spurgt ind til. En vejledning og forklaring på de regionale indsatser og hvad afsnittene skal/kan bidrage med udarbejdes af Center for Ejendomme i samarbejde med Center for Kommunikation og sendes ud formentlig i 1. kvartal 2020. Thomas Hovmøller Ris (fra kommunikationsteamet) skriver en nyhedsartikel om Oles oplæg til PsykIntra. Sagsresumé Efter drøftelsen af nedbringelse af klimaaftrykket på centrene i forummet d. 29.10.2019 orienteres der i dag om den regionale politik. Efterfølgende skal der skrives en nyhedsartikel til Region Hovedstadens Psykiatris intranetside om oplægget. Region Hovedstadens miljø- og klimaprogram for hospitaler, virksomheder og centre 'Grøn Drift og Udvikling' (GDU) fra 2016 indeholder CO2-reduktionsmål for 2025 for energi, affaldsressourcer og transport. Programmet indeholder desuden mål for genanvendelse af affaldsressourcer og energiforbrug samt en række koncernfælles indsatser, som skal sikre at målene indfries. Grønne indkøb, kommunikation og grøn vækst og innovation understøtter programmet. I maj 2019 vedtog regionsrådet Region Hovedstadens Handlingsplan for FN s verdensmål, som øger ambitionsniveauet for GDU s indsatserne og inddrager nye områder. På mødet gives oplæg med dialog om GDU s målsætninger, indsatser, samarbejde m.m. og der stilles skarpt på, hvordan GDU berører psykiatrien. Bilag Oplæg Grøn Drift og Udvikling Region Hovedstadens handlingsplan for FN s verdensmål Pjece Grøn Drift og udvikling Punkt 5 Mødeevaluering (9.50-9.55) Hvordan er mødet forløbet? Hvad skal vi tage med til de næste møder, og hvad skal vi ændre på? Det er godt at se, at det vi har drøftet før, er med på dagsorden. Men vi skal arbejde på at fange problemerne med det samme og få dem skrevet ned, når vi drøfter dem i plenum, så vi ikke behøver at drøfte det samme igen i grupperne. Side 7
Det fungerer meget godt med en forbedringstavle. Det giver god gennemsigtighed og man får forklaret udfordringerne på en god måde. Forklare udfordringen på en god måde Der er meget implicit i forummet ift. navne, forkortelser m.m., det vil være godt med navneskilte. Punkt 6 Evt. (9.55-10.00) Med venlig hilsen Anica Hand Planlægningskonsulent Økonomi- og planlægningsafdelingen Side 8