Det sociale område Handicap- og socialpsykiatriafdelingen 16. februar 2009 09/2464 Side 1 / 5 Uanmeldt tilsyn 2009 Røde kors, Dagcenter og inderhuset Sjællandsvej 3-7, 6000 Kolding. Uanmeldt tilsyn foretaget den 13.1.2009 i tidsrummet 9-30-14.00. Tilsynsførende: Planlægger Mette Strunge Dubert og faglig konsulent Sofie Lodahl Bai, ansat i afdelingen for Handicap- og Socialpsykiatri, Det sociale område, Region Syddanmark. 1. Målgruppe Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter drives som et tilbud efter Lov om Social Service 108 og 104 og er beliggende i Kolding. Dansk Røde kors Bo og Dagcenter er et selvejende tilbud med driftsoverenskomst med Region Syddanmark. Målgruppen er yngre fysisk handicappede borgere over 18 år med varigt handicap af neurologisk eller traumatisk oprindelse. Der er 27 døgnpladser og 10 dagpladser. Indsatsen er primært af vedligeholdende karakter. 2. Tilsynets generelle indtryk af tilbuddet. Tilsynet oplever overordnet Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter som et tilbud under udvikling. En overordnet prioritering af fremtidens tiltag er besluttet i ledelsen. Såvel ledelse som medarbejdere synes meget motiverede og beredte på de udviklingstiltag, der for fremtiden skal præge Dansk Røde Kors arbejde. Ledelsens planer om udvikling af Bosteds-systemet (handleplaner 1 og dagbogsnotater) samt en revidering af medicinhåndteringen anerkendes af tilsynet som et udviklingsområde. Herunder implementering heraf, så medarbejderne kan yde den optimale indsats til den enkelte borger/bruger. Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter lever op til Regionens retningslinier vedrørende magtanvendelse. 1 Vil I fremtiden skulle kaldes Individuelle planer.
Side 2 / 5 Tilsynet vurderer, at normeringen på tilsynsdagen er forsvarlig i forhold til antallet af borgere/brugere. Ydermere at medarbejdernes faglige sammensætning synes at matche målgruppens behov. Tilsynet anbefaler følgende til kvalitetssikring og udvikling på baggrund af tilsynsbesøget. 1. Redigere interne retningslinier vedrørende medicinhåndtering i henhold til Region Syddanmarks nuværende retningslinier. Herunder sikre, at medarbejdere har mulighed for at identificere udleveret medicin. Samt at de kvitterer ved udlevering i Bosted. 2. Medicin i egen bolig skal stå i aflåst rum. 3. Bosteds-systemet: handleplaner og dagbogsnotater udarbejde en skriftlig plan for de tiltag, der skal sikre udvikling på området, indeholdende en tidsplan samt en implementeringsstrategi. 4. Sikre at it-opkoblingen (Citrix) fungerer. 3. Evt. bemærkninger til rapporten fra forstander og driftschef, som ikke er indarbejdet. Fra forstanderen: Ingen. Fra driftschefen: Ingen. 4. Fremsendelsesbemærkning til driftschefen. Rapporten fremsendes under henvisning til ovenstående anbefalinger. I bedes træffe aftale med tilbuddets forstander om anbefalingerne. Den 4. marts 2009, JFB. 5. Tilsynsbesøgets forløb. Fokuspunkter: De tilsynsførende havde forud for selve tilsynsdagen fastsat følgende fokusområder: Tjek af procedurer vedrørende magtanvendelser. Forefindes der skriftlig procedure, kan disse beskrives, udfyldes indberetningerne, bliver indberetningerne underskrevet og indsendt til Region Syddanmark, hvordan følges disse op internt? Tjek af medicin, er den i aflåst skab, herunder retningslinier, procedurer for dosering og udlevering af medicinen, herunder procedurer for, hvorledes medicinændringer håndteres, kvitteres der ved udlevering, procedurer for evt. fejlmedicinering mv.? Tjek af 2 borgeres handleplaner. Er de udarbejdede og tilgængelige, og er der en tydelig sammenhæng mellem mål, delmål og den enkeltes dagbogsnotater? Tjek af dagens rutiner. Hvor mange medarbejdere er mødt på arbejde, er der nogen fraværende, er der indkaldt vikarer. Er normeringen forsvarlig i forhold til antallet af borgere der er til stede? Overordnet vil tilsynets udførelse og konklusioner primært være baseret på iagttagelse og observationer.
Side 3 / 5 Hvorledes foregik tilsynsbesøget: Tilsynet ankommer 9.30. Centerlederen er ikke til stede. Tilsynet taler med souschefen, afdelingslederen for inderhuset samt afdelingslederen for Dagcenteret. På arbejde er ydermere - Inderhuset: Der er i alt mødt 7 medarbejdere op. 4 sundhedsfaglige medarbejdere (SSA), 3 pædagoger samt en vikar. På en vanlig dag er der 5 medarbejdere, men grundet mødevirksomhed om tirsdagen er yderligere 2 medarbejdere tilstede. En medarbejder er på sygehuset med en borger. Dagcenter: 1 sundhedsfaglig medarbejder (SSA), 2 pædagoger, 1 sygeplejerske, 1 ergoterapeut, en vikar samt 1 aktivitetsmedarbejder (keramiker). Tilsynet vurderer, at normeringen er forsvarlig i forhold til antallet af borgere/brugere. Ydermere at medarbejdernes faglige sammensætning synes at matche målgruppens behov. 6. Tilbuddets aktuelle situation. De fysiske rammer. Ved rundvisning på Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter kunne tilsynet se fortløbende renoveringer udført på: Loft/tagkonstruktioner Kontorer Derudover blev tilsynet vist rundt på Dagcenteret samt Inderhuset et boligafsnit til 11 borgere centralt beliggende i hjertet at Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter. Tilsynet blev inviteret ind og se en lejlighed. Boligen opfattedes som en tidssvarende 2 rums bolig, med eget bad og toilet. Sidstnævnte med en standard der lever op til Arbejdstilsynets krav vedr. plads på toilet/baderum Tilsynet blev i forhold til fokuspunkterne gennemført via dialog med 2 medarbejdere fra henholdsvis Inderhuset og Dagcenteret. 7. Særlige fokuspunkter, herunder status i opfølgning af tilsynets tidligere anbefalinger. Magtindberetninger. Medarbejderne kender tydeligvis retningslinjerne for magtanvendelse, hvorledes magtindberetningerne skal håndteres/udfyldes, samt hvor skemaerne forefindes. Nye medarbejdere får udleveret bekendtgørelsen, og der kvitteres for modtagelse. Borgerne inddrages i udfyldelsen af magtindberetningerne, såfremt det er muligt. Opfølgning af udøvet magtanvendelse drøftes ved behov på gruppemøder (Dagcenter) og yderligere behandling foregår altid i SR. Medarbejderne vurderer, at opfølgningen fungerer tilfredsstillende. En medarbejder berettede om en undervisningsdag vedr. emnet afholdt af Region Syddanmarks jurist på området. Medicin.
Side 4 / 5 Der forefindes skriftlige retningslinier gældende for såvel Inderhuset som Dagcenteret. Adspurgt til hvem, der har ansvaret for medicindosering, ændring af medicinkort, hvorledes disse udføres og hvor, svarer de 2 medarbejdere sikkert og samstemmende uafhængigt af hinanden. En tydelig ansvarsfordeling vedr. medicinhåndtering kan konstateres værende til stede i forhold til den rutineprægede praksis. Medicinansvarlige nøglepersoner er udpeget. Medicinadministrationen styres i Bosteds-systemet. Retningslinierne er pt. under revidering de 2 tilsynsførende fik en kopi på tilsynsdagen. Det kan konstateres, at disse ikke er i overensstemmelse med Region Syddanmarks nuværende generelle retningslinier vedr. medicinhåndtering. Dette bemærkes i forholdet vedr. udlevering af medicin, hvor medarbejdere ikke kvitterer herfor (medarbejders fulde navn skal anføres, når medicin udleveres). Medicinen opbevares i doseringsæsker, hvor navn, medicindosis, interval er noteret. Ydermere er medicinkort vedlagt. På dagcenteret kan medarbejderne opleve, at eksterne borgere ikke medbringer medicinkort. I en sådan situation er det ikke muligt at kontrollere, hvorvidt det udleverede medicin svarer overens med lægens ordinering. Dette stilles der krav om i Region Syddanmarks retningslinier, såvel som i Dansk røde Kors egne anvisninger. Der er et tilfælde, hvor en ekstern bruger får medicinen doseret at sygeplejerske i eget hjem. Idet brugeren selv mener at være i stand til at administrere medicinen, medtages ikke et medicinkort. Medicinen gives af medarbejderen, idet borgeren i fysisk forstand ikke selv kan tage medicinen. Her oplever medarbejderen at stå i en gråzone, og beskriver situationen som et dilemma. Såfremt der sker utilsigtede hændelser (fx medicin der glemmes) noteres dette i Bosteds-systemet. Dette er sket et par gange, og i et tilfælde har en medicinansvarlig sundhedsfaglig medarbejder vurderet, at den glemte medicin fra morgenen kan springes over, således middagsmedicin gives i stedet for. Dette blev i situationen noteret ved selve doseringsæsken, så personalet senere på dagen var informeret. I Dansk røde Kors retningslinier står anført, at i tilfælde hvor der sker afvigelser fra det ordinerede medicin, tages der kontakt til en sundhedsfaglig personale, der skal vurdere, hvorvidt der skal tages kontakt til egen læge eller vagtlæge. PN. medicin: udleveres kun i forhold til de beskrevne anvisninger, og noteres på Bosted-systemet. Borgere boende i Inderhuset opbevarer medicinen i egne lejligheder. Medicinen er ikke aflåst. Ved nærmere afklaring med regionens jurist præciseres det, at al medicin på Region Syddanmarks tilbud skal opbevares aflåst. 2 gange årligt afholdes internt medicinkursus for nye medarbejdere. Undervisere er sundhedsfagligt personale. Handleplaner Inderhus: Udarbejdes i Bosted-systemet. Medarbejderen fremviser på computeren en handleplan med mål og delmål. Dagbogsnotaterne vedr. samme borger viser lidt senere ingen sammenhæng til disse. Medarbejderen referer til en Bosteds-gruppe der er nedsat i forhold til at sikre og videreudvikle den
Side 5 / 5 fremtidige brug netop på Bosteds-systemet herunder også handleplaner og dagbogsnotater. En opkvalificering medarbejderen udtrykker glæde over. Dagcenter: Senest udarbejdede handleplan, medarbejderen kunne forevise, var dateret til 2005. Medarbejderen berettede, at de pt. ikke udarbejdede handleplaner, men i stedet for udarbejdede såkaldte statusskrivelser ved behov. Medarbejderen gav udtryk for, at hun i det daglige arbejde kunne mangle handleplaner. Især i forhold til at sikre en fælles målrettet indsats til den enkelte bruger. Medarbejderen var meget positiv i forhold til ledelsens planer om at prioritere udviklingen af handleplaner i fremtiden. Ledelsen beretter om den nedsatte arbejdsgruppe; Bosteds-gruppen. De har til formål at udvikle brugen af systemet, herunder handleplaner og dagbogsnotater. Det oplyses ydermere af ledelse og medarbejdere, at arbejdet i Bosteds-systemet er yderst besværliggjort af et langsomt arbejdende It-system. Tilsynet kunne ved selvsyn konstatere at klik fra en side til en ny, krævede flere minutters arbejdstid for systemet. Tjek af dagens rutiner og personalenormering Tilsynet vurderer normeringen som værende fuld forsvarlig jf. 5. 8. Status vedr. interne tilsyn. Da forstanderen afholdt orlov i en del af året 2008, blev der ikke foretaget internt i tilsyn 2008. Dansk Røde Kors er lige nu i gang med et stort fællesprojekt for hele institutionen, der handler om ledelsesgrundlag, værdier og arbejdsmiljø. Dette arbejde, som forventes færdigt medio marts, vil være udgangspunkt for et interne tilsyn. I marts er der indkaldt til et ekstra MED-udvalgs møde, hvor dagsordenen er godkendelse af de produkter, der kommer ud af fællesprojektet. Derudover vil en undersøgelse af det psykiske arbejdsmiljø blive inddraget i det interne tilsyn Forstanderen forventer at MED-udvalget godkender oplægget til internt tilsyn før sommerferien. Derefter planlægger forstanderen, at gennemfører tilsynet i september og oktober. 9. Bruger/pårørendetilfredshed Ingen pårørende var til stede. 10. Andet. Anbefalinger fra sidste tilsynsrapport (november 2008) berøres ikke i denne rapport. Tilsynet finder det ikke muligt at vurdere på tiltagene, idet Dansk Røde Kors Bo og Dagcenter ikke kan forventes at have fastsat initiativer, set i forhold til den korte tid, imellem nuværende og sidste tilsynsrapports offentliggørelse.