stafetten Quickguide for Danmarks www.dfif.dk Idræt & Motion Åbne aktiviteter Danmarksstafetten Revideret den 24-01-08
Hvad er Danmarksstafetten? Danmarksstafetten er en Åben aktivitet, arrangeret af foreninger i Dansk Firmaidrætsforbund. Formål Formålet er at stimulere interessen for idræt, motion og samvær samt at bidrage til 30 minutters motion om dagen. Nøgleværdier Sundhed, samvær og fællesskab. Hvorfor skal vi arrangere Danmarksstafetten? Danmarksstafetten skal arrangeres, fordi den - kan skaffe foreningen nye medlemmer - kan udbrede kendskabet til den lokale forening - ikke koster mange penge - appellerer til firmaaktivitet Side 1
Indhold og form Danmarksstafetten er stafetløbet, hvor alle kan være med. Både nuværende og potentielt kommende medlemmer kan deltage. - Løbets strækning er vejledende på ca. 5 km. pr. omgang - Holdene består af tre eller fire personer - Man kan lave hold i alle mulige rækker, men det mest almindelige er: Damer Herrer Mix Børn (Skolestafetten) I forbindelse med løbet kan der være - andre motionstilbud - boder, hvor man kan købe forfriskninger - lodtrækninger med præmier fra lokale sponsorer - andre aktiviteter f. eks. rekvisitter fra DFIF - hygge med madkurv/kaffe Danmarksstafetten kan med fordel arrangeres samme dag som Panterdagen som er en anden Åben aktivitet i DFIF. Side 2
Forudsætninger for værtskab Krav for at arrangere Danmarksstafetten - start/målområde - mulighed for tilrettelæggelse af løberute på ca. 5 km. (gerne gennem et hyggeligt og smukt område) - areal med plads til opvarmning og udstrækning - toilet og omklædningsfaciliteter - strømforsyning til højttaleranlæg - foreningsstand. Sørg for at din forening er synlig på dagen - opsætning af start/målbanner samt DFIF-flag (lånes af DFIF) - ansvarlig for oprydning efter arrangementet - samaritter eller anden form for førstehjælp i området Desuden vil det være en god idé med - DFIF-stand, der er forskellige muligheder for udstillingsmateriale som kan lånes gratis ved henvendelse. Vær i god tid! - boder til information, tilmelding, udlevering af startnumre, madpakkeuddeling, diplomuddeling, tidtagning og evt. salg af diverse artikler - sørg for god lokal pressedækning før, under og efter arrangementet - lokale sponsorer og/eller samarbejdspartnere Side 3
Arbejdsopgaver Der er brug for nogle hænder til forskellige arbejdsopgaver. Arbejdsopgaverne kan f. eks. fordeles i følgende grupperinger: Aktivitetsgruppen - afmærker ruten - sørger for vejvisere/kort - planlægger aktiviteter før og efter stafetten - er fejeblade på ruten Facilitetsgruppen - sørger for toilet- og omklædningsforhold - sørger for borde, bænke m.m. - fremskaffer nødvendigt værktøj og materiel - ophænger banner og flag Servicegruppen - sælger T-shirts m.v. - serverer/sælger forfriskninger - bemander de forskellige boder - skriver diplomer - sørger for værdi og bagageopbevaring Sekretariatsgruppen - tilmelder foreningen - bestiller varer i Danmarksstafettens shop - afregner med DFIF - indberetter antal deltagere til DFIF - markedsføring (se særskilt afsnit) Oprydningsgruppen - rydder op i start/målområdet - rydder op på ruten Side 4
MotionsManager Til at hjælpe foreninger i gang med at arrangere Danmarksstafetten, er der ansat en MotionsManager. MotionsManageren hjælper arrangørerne igennem det første arrangement. MotionsManageren hjælper med følgende: Planlægningen afviklingen evalueringen Foreninger, der ønsker hjælp af MotionsManageren skal henvende sig til kontoret, Idræts- & Motionsafdelingen, Kirsten Mikkelsen Motionsmanager for Danmarksstafetten: Kirsten Tranekjær Søgaard, Skanderborg Tlf. 64 89 27 66 Side 5
Lokal markedsføring For at det bliver en vellykket Danmarksstafet, skal der selvfølgelig være nogen deltagere. Det kræver, at man gør en indsats for at markedsføre aktiviteten og skabe noget synlighed og interesse omkring den. Ofte er det en god idé at lægge ansvaret for markedsføringen og informationsarbejdet i hænderne på et par udvalgte personer. - Beskriv for jer selv, hvem det er, I gerne vil have til at deltage målgruppen. Jo mere præcist I kan indkredse målgruppen, jo bedre kan I også rette jeres budskab mod dem. - Hvordan rammer i målgruppen? Hvilke kommunikationsknapper, kan der trykkes på? Hvem gør det? Hvornår skal det gøres? - Vær i god tid med at få formidlet information om aktiviteten. - Hold foreningens bestyrelse og udvalg informeret om aktiviteten, og hvordan det skrider fremad med planlægning m.v. - Hvis foreningen har et blad, kan I bruge dette til information om aktiviteten. - Send indbydelser/plakater/information om aktiviteten til foreningens medlemmer og til virksomheder i foreningens lokalområde. - Hæng plakater om aktiviteten op i lokalområdet og sørg for, at der er hænder til at gøre dette arbejde. Internettet er et godt sted at reklamere, idet man kommer vidt omkring og dermed markedsfører både foreningen og aktiviteten på en gang. Følgende sider kan anbefales: - Foreningens egen hjemmeside, et must! Information om tid, sted, tilmelding og priser. - DFIF s kalender på forbundets hjemmeside. - Portalen http://www.kultunaut.dk/ under kategorien sport det er gratis og kan bruges, når der er tale om en åben aktivitet. - Kommunens aktivitetskalender - hvis der altså findes en sådan i din kommune. Side 6
Pressedækning DFIF hjælper gerne med udformning af pressemeddelelse og annonce. Pressemeddelelse: Husk på at pressen ikke er forpligtet til at bruge det. Annonce: Kan man købe sig til i den lokale avis el. lign. Brug tilskuddet til dette. Sponsorer I Danmarksstafetten kan man med fordel involvere lokale sponsorer. En sponsor kan ofte hjælpe med tilmeldinger og lign. mod reklame i diverse materialer og opslag ved arrangementet. Sponsorer kan også være med til at sprede budskabet om aktiviteten. Side 7
Tilmelding og bestilling Indbydelse til Åbne aktiviteter kommer ud i en Foreningsservice medio december/primo januar måned. Tilmelding sker via DFIF s hjemmeside www.dfif.dk Vælg Min side Log på med din e-mailadresse og den adgangskode du har fået tilsendt på e-mail fra CRM user. Hvis du ikke har en adgangskode skal du klikke på ny bruger. Side 8
Vælg Arrangementer Der kommer en liste frem. Find aktiviteten og klik på den. Der vises en side om aktiviteten og forudsætninger for kontaktpersonen. Klik på knappen tilmeld til dette arrangement. Herefter fremkommer et skærmbillede med dine adresseoplysninger. Her skal du vælge din forening. Derefter følger du anvisningerne på skærmen. Bestiller du varer der koster noget, skal du vælge, om du vil betale med kort eller efter faktura. Levering Bemærk; tryksager fremsendes første gang primo marts, beklædning ultimo marts. Herefter behandles bestillinger løbende. Se salgs- og leveringsbetingelser. Side 9
Afbrydelse Du kan godt tilmelde dig som kontaktperson først og bestille varer på et senere tidspunkt. Så går du til næste (nederst i skærmbilledet) uden at bestille. Ligeledes, hvis du ønsker kun at bestille varer, springer du bare hen over tilmeldingsdelen. Vigtigt! Du skal fortsætte til sidste trin og godkende tilmelding til sidst! Du modtager en kvittering på e-mail, når tilmelding/bestilling er gennemført korrekt. Hvis du har brug for at afbryde midlertidig og fortsætte senere, klikker du i gem og fortsæt.. (nederst i skærmbilledet). Så ligger tilmeldingen og venter i tilmeldinger, hvorfra du kan fortsætte senere. Opstår der problemer med tilmeldingen eller bestilling af varer er der hjælp at hente hos Kirsten på kontoret i dagtimerne tlf. 65 31 65 60 eller ved Ann på mobiltlf. 61 20 90 58 Side 10
Reklameartikler Man kan bestille diverse artikler til markedsføring i DFIF. Til Danmarksstafetten kan bl.a. købes følgende: - Plakater A3/A4 kr. 2,50/2,00 - Indbydelser afhængig af str. og sider Kr. 1,00-4,00 - Tilmeldingsblanketter som løsblad kr. 0,04-0,10 - Diplomer kr. 1,00 - T-shirt kr. 36,00 - Løbe T-shirt kr. 64,00 - Skilte (lamineret) kr. 5,00 - Afmærkningsbånd kr. 0,00 - Løbsnumre pr. enkelstk. kr. 3,00 - Drikkedunk? - Håndklæder kr. 63,00 Priserne er vejledende! Start-/målbanner og DFIF flag lånes af DFIF og skal ophænges på dagen. Vigtigt! For at vi kan tilbyde materialerne til en særlig fordelagtig pris, er det meget vigtigt at alt bestilles samlet og i god tid. Dermed er det også yderst vigtigt at alle foreninger har bestilt og er klar med alle materialer inden den 28. februar! Rabat Overholdes denne frist tilbyder vi desuden en rabat på den samlede ordre på 5%. Men det gælder kun hvis foreningens materialer er klar til tryk. Efterbestillinger Efter fristen kan man desuden ikke forvente at få det man bestiller til den samme pris. Vi kan som regel stadig skaffe materialer, men det kan koste ekstra. Side 11
Materialerne Alle materialer er med DFIF og Danmarksstafettens logo og skal følge DFIF s designlinje. Plakater og diplomer er standard uden tekst. Put ikke det trykte materiale i din printer, det kan ødelægge den! Der medfølger særlige klisterark, hvorpå man kan printe sin tekst og derefter klæbe den på materialerne. Standardmaterialerne kan downloades fra ForeningsNet. Hvorefter man kan indskrive sin lokale tekst og printe selv. Det er et krav at print er i farver og en god kvalitet. Side 12
Tilskud Der gives kun tilskud til en Danmarksstafet om året. Foreninger der starter Danmarksstafetten op kan i 2008 søge FOUpuljetilskud. Der gives kr. 8.000,- Bemærk! Ansøgningen skal indsendes i god tid, så den kan behandles inden arrangementets afholdelse. Ansøgningsskemaet downloades fra hjemmesiden eller bestilles ved henvendelse til kontoret. Det udfyldte ansøgningsskema sendes til: DFIF, Storebæltsvej 11, 5800 Nyborg, att. Helle Nielsen. Gerne elektronisk hn@dfif.dk. Tilskud de efterfølgende år: Foreninger, der har afholdt Danmarksstafetten før, får aktivitetstilskud således de følgende år: 2008: kr. 4.000,- Fra 2009 gives tilskud efter følgende fordelingsnøgle: Deltagerantal på 000-99 udløser kr. 1.000,- Deltagerantal på 100-199 udløser kr. 2.000,- Deltagerantal på 200 - -> udløser kr. 4.000,- Hvis der er flere foreninger indenfor et mindre geografisk område der ønsker at afholde Danmarksstafetten, kan man gå sammen om at arrangere det på de samme præmisser, som hvis de var en forening. Tilskuddet gives efter det samlede deltagerantal og deles mellem foreningerne. Side 13
Særlige betingelser Tilskuddet kan helt eller delvist bortfalde, hvis konceptet ikke overholdes. Følgende regler gælder: 1. Konceptet som det er beskrevet i denne quickguide, skal altid overholdes. 2. Indbydelsen følger standard layout for Danmarksstafetten, med sekretærbistand fra Idræts- & Motionsafdelingen. I særlige tilfælde vil det være muligt at markedsføre arrangementet i et andet lokalkendt navn. Foreningen modtager fuldt tilskud. 3. Man kan selv fremstille sit materiale. For at modtage tilskud gælder at man overholder DFIF s designlinie, logoer og navne skal fremstå i min. størrelse som på standard indbydelsen. Materialet skal være trykt i en god kvalitet. Man modtager fuldt tilskud, hvis disse ting er overholdt. Vi anbefaler en godkendelse fra Idræts- og Motionsafdelingen. 4. Man kan søge om grafisk bistand i DFIF s Kommunikationsafdeling og dermed følge DFIF s designkrav, men ikke nødvendigvis designkrav for Danmarksstafetten. Der afregnes direkte med Kommunikationsafdelingen, der opnås ikke særligt fordelagtige priser. Der ydes ikke tilskud. Hvis man modtager tilskud og konceptet ikke overholdes efterfølgende bortfalder retten til aktivitets tilskud og man må tilbagebetale evt. FOU pulje tilskud helt eller delvist. Hvis arrangementet aflyses, fremsendes regnskab til Idræts- og Motionsafdelingen og evt. rest beløb tilbagebetales.! Er man i tvivl bør man kontakte Idræts- & Motionsafdelingen, Kirsten Mikkelsen eller Ann Baunbæk Hansen. Side 14
Årets Motionsby Hvert år kåres Årets motionsby i Åbne aktiviteter. Første gang i 2006. Forudsætningen for at komme i betragtning er at man som minimum arrangerer 3 af de 4 Åbne aktiviteter. Derudover er det en fordel at foreningen udvikler sig både deltagermæssigt men også ved nye tiltag og en ekstraordinær indsats. Vinderen bliver udvalgt af arbejdsgruppen for Åbne aktiviteter. Præmien er et diplom samt en overraskelse! Næstved Årets Motionsby 2007 Side 15