Grundejerforeningen Hyrdeengen Uddelt den. 21 februar 2009 Februar 2008

Grundejerforeningen Hyrdeengen Uddelt den. 21 februar 2009 Februar 2008 Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Grundejerforeningen Hyrdeengen. Onsdag den 11. marts 2009 kl. 19.30 i Pilehaveskolens dramarum. Dagsorden: 1) Valg af dirigent (Bestyrelsen forslår Ole Bøgeholt) 2) Beretning (Vedlagt) 3) Regnskab (Vedlagt) 4) Rettidigt indkomne forslag: Vedtægtsændringer: A) Prg. 6A Rettelse til Prg.6A Er et medlems kontingent ikke betalt rettidigt, pålægges et gebyr på kr. 100 i gebyr pr. rykker max 3 rykkere. Som pålægges medlemmets kontingent det efterfølgende kvartal. B) Prg. 17 Tillæg til Prg. 17 Bestyrelsen kan befuldmægtige kasseren til at fortage betalinger af godkendte bilag via netbank med egen signatur. 5) Fremlæggelse af budget og fastsættelse af kontingent. 5A. Fremlæggelse af budget (vedlagt) 5B. Bestyrelsen forslår at kontingent bliver hævet til kr. 2500,- i stedet for de nuværende kr. 2000 (se venligst beretning) 6) Valg af formand (ikke aktuelt) 7) Valg af næstformand 8) Valg af kasserer (Heidi Jelvard Kristensen modtager genvalg) 9) Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer (ikke aktuelt) samt 2 supplanter (Per Riis og Rene Florager modtager genvalg) 10) Valg af revisorer (Jan Jensen og Ole Bøgeholt modtager genvalg) 11) Valg af 2 revisorer supplanter. 12) Eventuelt

Beretning 2008 2008 var et travlt år for bestyrelsen. En masse tiltag er blevet lavet og vi ser positivt på fremtiden. Der er blevet diskuteret en masse om, hvad vi vil med vores Hyrdeengen i fremtiden. Gammelt nag og diskussioner er blevet lagt på hylden og bestyrelsen er gået igang med alt fra bunden af, så vi selv kunne danne vores indtryk. Resultatet og den fremtidige høst af vores arbejde beskriver jeg i de følgende punkter, som står herunder. Gartner. Vi fik lavet en gartnerhåndbog, hvori man kunne se, hvad der skal vedligeholdes i Hyrdeengen. (Bogen kan ses på vores hjemmeside.) Dette har vist sig at være en super god ide, da man nu har et overblik og ikke mindst har noget at holde gartneren op imod ved evt. tvivlsspørgsmål. Ydermere er der lavet et tillæg til bogen på alt arbejde i hele Hyrdeengen, som ikke indeholder vedligeholdelse, så nu har vi overblik over alt, hvad der skal laves udover. Tilbud er blevet hentet ind på alt, så vi kan se om evt. noget af arbejdet kan laves samtidigt, så grundejerforeningen kan spare penge. Når de forskellige ting er blevet lavet, kommer de så ind i bogen over vedligeholdelse. Arbejdet bliver lavet efterhånden, som der er penge til det. Bogen er også blevet brugt til at indhente nye tilbud fra gartnere. Det har vi fået en masse positivt respons på fra gartnerne, da de nu kan se, hvad der præcist skal laves. Vi bad 4 anlægsgartnere om at komme med et tilbud. Firmaerne vi valgte at spørge er alle lokale firmaer og ikke store virksomheder, som tidligere da vi har erfaret, at de ikke har sjælen med i Hyrdeengen. En valgte ikke at komme med et tilbud, mens 3 valgte at være med. Anlægsgartneren, vi valgte, blev Kirkebredegaard Anlægsgartnerfirma og efter endnu en samtale med den nye gartner, er vi sikre på, at vi har valgt rigtigt. Der forligger en plan for volden de næste mange år. Bestyrelsen ser sig tvunget til at ændre lidt på rækkefølgen da der ikke blev lavet en økonomisk plan men kun en fremgangsplan. Dette sker da noget af arbejdet der er lagt op til overstiger vores allerede vedtagne budget for volden. Planen for volden bliver ændret lidt efterhånden, da de tilbud, som vi har indhentet på arbejdet, kan blive billigere, hvis vi slår noget af arbejdet sammen. Denne beslutning bliver truffet af bestyrelsen, da alle kun har interesse i, at det bliver billigere at gennemføre planen. Ellers bliver planen holdt og alt arbejde bliver udført i overensstemmelse med planen. Der bliver måske indført nogle arbejdsdage, hvor beboere deltager, så vi kan få lavet nogle af de ting, som vi selv kan stå for. Eks. maling af skur.

Vi tager pulsen på folk, om det har (er) interesse og tager derefter en beslutning om det bliver til noget. Bestyrelsen informerer nærmere. Legepladser. Legepladserne 2, 5, 6 er nu i orden og vi skal i 2010 renovere legeplads 1. Der er dog et problem med legeplads 1. Der er på en tidligere generalforsamling blevet besluttet, at man skal renovere legeplads 1, men man kan ikke renovere noget, som ikke er der. Da legepladsen var ulovlig og farlig for børn at lege på, besluttede den tidligere bestyrelsen selvfølgelig at rive den ned, da man kunne komme til skade på den. Det er nu blevet gjort. Så man skal ikke renovere den, men bygge en ny. Og det ændrer jo selvfølgelig noget på beløbet, man skal bruge. Bestyrelsen får et nyt tilbud hjem på en ny legeplads og finder det nødvendigt (alt afhængig af prisen), at udskyde projekt legeplads med et stykke tid. Vi vil selvfølgelig stræbe efter vores tidsplan. Hjemmeside. 2008 blev et stort år for vores hjemmeside. Den er nu blevet lavet/opdateret så alt findes på den. Vi lavede i efteråret en rundspørge, hvor vi spurgte, hvor mange der stadig ville have informationer på papir og der var kun 21, så det sparer Grundejerforeningen for en masse udgifter og ikke mindst i disse tider, miljøet. Vi har valgt at op til generalforsamlingen at sende alt ud på papir. Det bliver det sidste år vi gør dette, til næste år kommer alt elektronisk. Dette er muligt, selvom der i vores vedtægter står at det skal leveres pr. brev til hver enkelt husstand, fordi at man i dag sidestiller mail med papir. (Dog ikke til de 21 som har valgt andet.) Vi må opfordre til at, dem, som ikke har tilmeldt sig på mail gør det på hjemmesiden. Mht. nye beboere er det op til dem selv at indhente information hos formanden eller på hjemmesiden ang. vores retningslinjer. Der står dog skrevet at det er den tidligere beboer, som skal oplyse om dette. Men det jo ikke alle, der gør dette, så derfor har vi valgt at indføre et gebyr på 500 kr til ejendomsmæglere, som vil have oplysninger. Netbank. Det blev besluttet på en ekstra-ordinær generalforsamling at vi skal have netbank og PBS. Dette har medført, at vores kasserers arbejde er blevet meget nemmere. Vi opfordrer alle til at melde sig til PBS så alt kører elektronisk. Der er en del som mangler, men det tror vi bare er forglemmelse.

YOU SEE KABEL TV. Der blevet holdt møde med You See omkring vores kabeltv og de kunne ikke komme med et bedre tilbud end det, som vi har i forvejen. Så det beholder vi. Det er et problem, at alt for mange ikke betaler deres kontingent til tiden, det resulterer nu i, at der bliver sendt en rykker med gebyr. Dette bliver automatisk styret af den elektroniske betaling. Hvis folk bliver ved med at betale for sent og vi ikke har dækning nok til at betale You See, når de sender deres regning, kan grundejerforeningen se sig nødt til at opsige samarbejdet med You See. Hvis vi desværre må det, skal den enkelte beboer sørge for sit eget kabel tv og så stiger priserne med ca 25%. Da vi i dag får en del rabat. Bestyrelsen kommer med et forslag om at hæve det nuværende rykkergebyr fra 25 kr til 100 kr første gang og dernæst et yderligere rykkergebyr 100 kr. anden gang Det skal jo ikke gå udover os andre, at nogle ikke kan finde ud af at betale til tiden. Kontingent. Tiden er desværre løbet fra os og de nuværende 2000 kr om året er ikke længere tilstrækkelige. Vi i bestyrelsen forslår at den bliver hævet med 125 kr pr. kvartal, så vi får en stigning på 500 kr. om året. Dette er nødvendigt, da alt desværre stiger og vi i bestyrelsen er lidt træt af vi på hver generalforsamling skal bede om fornyet kapital. Dette kommer som et punkt på vores dagsorden. Fliser. Det blev besluttet på generalforsamlingen i 2008 at vi skulle betale 500 kr. ekstra i 2008 så vi kunne genoprette vores fliser. Vi skulle så stemme om det samme kontingent forhøjelse i 2009 og 2010 Bla. derfor forslaget om kontingent-forhøjelse permanent. Vi har brugt penge til at genoprette vores fliser og vil i fremtiden fortsætte med at rette op, indtil vi er færdige. Vi holder jævnligt øje med hele Hyrdeegnen så vi kan tilgodese dem, som har det værst. Der er selvfølgelig nogen, som mener at det er værst hos dem. Bare rolig vi kommer hele vejen rundt. Rotter. Som I sikkert har læst i lokal-sprøjten har bestyrelsen i samarbejde med kommunen sørget for at vi bliver forsøgsrotter med de rottefælder som Vallensbæk/Ishøj har købt ind. De startede i Hyrdeengen d. 14 januar.

Firmaet som sætter fælder har fundet et brud på kloaknettet. (Stedet er kun bestyrelsen bekendt indtil undersøgelse er fortaget) Det fungerer på denne måde: Firmaet tager kontakt til kommunen. Kommunen tager kontakt til Grundejerforeningen med et påbud om at det skal undersøges/repareres inden 30 dage og alle udgifter ligger på ejer. Grundejerforeningen finder problemet, tager kontakt til ejeren af kloakstykket hvis det er privatejet og ikke grundejerforeningens stykke og sender regningen videre på undersøgelsen til ejeren. Ejeren får så mulighed for at reparere det selv inden 30 dage. Hvis det ikke sker sørger kommunen for det og sender regningen videre til ejeren. Det er sådan at når kommunen finder brud et sted har de tildens til lede efter huller på kloaknettet andre steder for så slipper de for rottebkæmpelse. Man vil ikke have den udgift i kommunen hvis problemet er selvforskyldt. Som i alle nok tænker! DET BLIVER DYRT. Så derfor opfordrer vi på det kraftigste at alle folk tjekker om de har hul på deres kloaknet og selv sørger for reparation. Så bestemmer man i det mindste selv tempoet på regningen Bestyrelsen tager dette meget alvorligt og vil i den kommende til tjekke grundejerforeningens kloaknet med de midler vi har til rådighed i vores kloakfond. Hvis nogle har problemer må i gerne tage kontakt til bestyrelsen så vi måske kan lave en samlet pakke for reparation af nettet i Hyrdeengen og folk kan spare nogle penge på det. Vi får derved også et overblik om problemets omfang. Veje Det er blevet vedtaget i kommunen (efter bl.a. massivt pres fra bestyrelsen) at der bliver sat skilte op med 40 km i timen i vores område. Skiltene bliver snart sat op. Vore oprindelige ønsker om at få chikaner bliver lagt på is, da vi lige vil se virkningerne på 40 km skiltene. Hunde. Vi har fået et tiltagende problem nemlig HUNDELORTE, idet der er kommet flere hunde i vor bebyggelse og mange ejere af hundene har ikke lyst til at rydde op efter sig, ja, selv i vore sandkasser er der nu hundelorte, det er jo lækkert, ikke sandt!! ligesom det jo også er dejligt, når børnene boltrer sig på græsset, og kommer hjem med hundelort på tøjet, eller man træder i een, når man går på vore stier.

Bestyrelsen synes det er for dårligt og derfor vil der blive opsat opsat skiltning med, at hunde SKAL holdes i snor i vort område, som det jo ligeledes fremgår af vores ordensreglement. Det kan måske hjælpe lidt på problemet, men kun anstændighed løser hele problemet. Sportshal Foreningen råder over 3 badmintonbaner i Pilehaveskolens idrætshal søndage mellem 8.00 og 9.00 Alle kan komme, ingen tilmelding er nødvendig. Bestyrelsen. Vi skal nu vælge en ny næstformand til vores grundejerforening. Grundejerforeningen siger tak til Michael Jarlbæk for den store indsats. Bestyrelsen er kommet med en skrivelse hvori man skal tage stilling til, hvad vi vil med vores Hyrdeengen. (ligger på vores hjemmeside under Information info skrivelse.) Vi opfordrer alle til at læse denne. (Er delt ud til dem der skal have print) Vi lytter til folks ønsker og holdninger og tager en beslutning derefter. Vi ser frem til et 2009 og de kommende år hvor vores tiltag i 2008 gerne skulle bære frugt. Tak for den opbakning og positive udmelding, som vi har fået i 2008. Mange hilsner Formand Michael Egvang

BUDGETFORSLAG GRF. HYRDEENGEN Likviditeter -45.000 Budget Realiseret Budget 2009 2008 2008 Hjemmeside, info, kontorartikler m.v. -12.000-15.207-12.000 Møder, generalforsamling, bestyrelse, div. udvalg -8.000-5.796-8.000 PBS Betalingsservice -7.000 I alt kontor -27.000 YouSee -560.000 CopyDan -52.300 Dong -6.000 I alt TV signal -618.300 Vedligehold af fællesareal -212.625-328.605-285.000 Renovering af legepladser 0-140.360-150.000 Renovering af voldområde -100.000 0 0 Snerydning -15.000 Renovering af flisebelægning - fællesstier -145.875-53.125-99.500 I alt fælles arealer -473.500 Festudvalg 0 0-2.000 Diverse incl. gebyrer m.v. 3.000 3.487-1.000 Tilstandsrapport YouSee 0-12.500-12.500 Udgifter i alt -1.160.800-552.106-570.000 Ordinær Kontingenter: 199 parceller af kr 2.500 497.500 398.000 398.000 Ekstraordinært kontingent 199 parceller af kr. 0 99.500 99.500 YouSee 560.000 CopyDan 52.300 Dong 6.000 I alt TV signal 618.300 Likviditeter på giro konto 45.000 Indtægter i alt 1.160.800 Overskud 0-54.606-72.500