Retningslinje for design i Region Nordjylland Formål Formålet med regionens design er at sikre en sammenhængende og ensartet visuel identitet, der skaber genkendelse hos modtageren. Retningslinjen beskriver rammer og regler for de medier hvor logo, navnetræk og design skal anvendes. Anvendelse Retningslinjen for design i Region Nordjylland gælder for alle regionens enheder og ansatte herunder både det centrale niveau (Regionshuset) og det decentrale niveau (sygehuse, sektorer, institutioner). Designretningslinjen gælder for regionens samlede udtryk, herunder: Kommunikationsprodukter (fx breve, powerpoint, pjecer, web, nyhedsbreve, personaleblade, annoncer) Sagsbehandlingsmateriale (fx dagsorden/referater, kontorskabeloner) Bygninger og skilte Medarbejder relaterede produkter (fx visitkort, ID-kort, email signatur) Andet materiale (fx konferencemateriale, beklædning, biler, porcelæn) Designretningslinjen gælder uanset om designet udøves i fælles og overordnede tiltag, som det sker via centrale beslutninger, eller om det sker via den individuelle medarbejderkommunikation. Definition af begreber Designretningslinjer: Logo: Navnetræk: Design: De designmæssige retningslinjer der er defineret. Kan læses i designguiden på www.design.rn.dk. Regionens logo (navn med rn cirkel) Institutionens navn Layoutmæssig opsætning hvor logo og navnetræk placeres i sammenhæng med farver, skrifttyper m.v. Beskrivelse 1. Den fælles tilgang til design Formålet med et fælles design for den samlede region er at skabe en klar og visuel identitet samt sikre et professionelt kommunikativt udtryk. Principperne for designet er, at institutionen har et navnetræk med primær placering der suppleres med et regionslogo i en sekundær placering. Skrifttyper, farver og design er fastlagt i rammer og skabeloner for de enkelte 1
produkter/materialer. Der er udviklet tværgående løsninger der gør det ensartet og nemt at håndtere designretningslinjerne for hele regionen (fx skabeloner til breve, powerpoint og pjecer, bestillingsmoduler til visitkort, ID-kort og kontaktpersonkort). Disse løsninger anvendes lokalt. Det lokale forbrug af produkter med design/logo financiers lokalt fx layout og trykning af pjecer, skiltning på biler, bestilling af ID-kort, forbrug af bolcher m.m. De decentrale enheder har pligt til at orientere sig i de fælles designretningslinjer og følge de fælles retningslinjer i deres kommunikationspraksis. Dette gælder både for materiale enheden selv producerer og for materiale enheden lader eksterne fx bureauer om at udforme. Ved kontakt til eksterne bureauer ifht. designopgaver skal enheden sørge for at gøre opmærksom på designguiden på www.design.rn.dk. 2. Brug af designet Retningslinjen her fastlægger at designet skal anvendes på en række kommunikationsprodukter. I enkelte tilfælde er designretningslinjerne et tilbud og ikke et krav. Disse tilfælde benævnes kan. Det skal forstås sådan, at man kan undlade at sætte afsender/logo på produktet. Det gælder for fx biler og beklædning. Men hvis man på disse produkter vælger at sætte logo på, er der forskellige design, der skal vælges imellem. 2.1 Skal Designretningslinjer skal følges på følgende medietyper: - Annoncer - Brevpapir - Diplomer til jubilarer - E-mail signatur - ID-kort - Kittelbeklædning (gradvis implementering) - Konferencemateriale (navneskilte, bordkort, programmer, invitationer, kursusbeviser, udstillingsmateriale) - Kontaktpersonkørt/mødekort - Kontorskabeloner (elektroniske julekort, Dagsorden/Referat fra officielle møder, Fax, Følgeskrivelse, Notatark) - Kuverter - Nyhedsbreve - Personaleblade - Pjecer og publikationer - Porcelæn (gradvis implementering) - Postere, bannere og udstillingsmateriale - Powerpoint - Pressemeddelelser - Rapporter (forsider/omslag ikke indhold dog skrifttype) - Skilte (ved nyskiltning eller udskiftning skal skilte følge designmanualen) - Visitkort - Web 2
2.2 Kan Designretningslinjer kan følges på følgende medietyper dvs. man kan undlade at sætte afsender/logo på produktet, men hvis der sættes logo på, er der retningslinjer der skal følges: - Beklædning og merchandise (t-shirts, fleece, paraplyer, tasker, net, vandflasker, papirholdere, bolcher m.m.) - Biler - Kalenderindstik - Konferencemateriale (omslagsmapper, blokke, kuglepenne) - Musemåtter For både skal- og kan-situationer findes udførlige designbeskrivelser i regionens designguide. 3. Sam-kommunikation I særlige tilfælde hvor regionen i et ligeværdigt fællesskab med fx kommune, stat, universitet eller lignende skal fremstå som afsender, sker det som en ligeværdig afsender hvor de respektive logoer placeres sideordnet. Regionens øvrige designretningslinjer (farver, skrifter, design m.m.) træder dermed ud af kraft. Roller og ansvar Følgende grupper har en rolle og et ansvar for at designet anvendes og implementeres: - Ledere - Designkontaktpersoner - Designkontaktpersonnetværket - Superbrugere - Kommunikation Ledere Ledelsen er ansvarlig for at designet anvendes og følges. Lederne skal sikre at designretningslinjerne efterleves lokalt i hverdagskommunikationen af de enkelte medarbejdere. Sygehus/sektorledelsen skal udpege en designkontaktperson samt tage stilling til det lokale behov for at udpege superbrugere. Sygehus/sektor ledelsen og den lokale leder er ansvarlige for, at der er kendskab til designkontaktperson og superbrugere, og at denne/disse gives rum og kompetence til at løse opgaven og udfylde deres rolle. Designkontaktpersonen Der skal udpeges en designkontaktperson for hver institution/sektor (repræsentation ifht. udvidet direktion) se nærmere for repræsentation under designnetværket. I større organisationer bør designkontaktpersonen skabe et lokalt designnetværk til implementering af design og afholde møder med det lokale netværk. Dette er en lokal ledelsesbeslutning. 3
Designkontaktpersonen skal: - Repræsentere de decentrale/lokale ønsker, behov og krav i udviklingen af designlinjen og være den centrale forvaltnings kontaktperson til det decentrale led. Dvs. sørge for at informationer flyder lokalt i egen organisation herunder sikre at relevante ledere og medarbejdere decentralt er orienteret om designudviklingen og implementeringen. - Være ambassadør for designretningslinjerne. Skal derfor kende de faglige argumenter for designretningslinjerne og sikre at de følges decentralt. - Implementere designet decentralt dvs. sikre at designretningslinjer implementeres og følges. - Opbygge og drive en lokal tilpasset implementeringsorganisation - Opbygge og koordinere et lokalt superbrugernetværk - Udveksle erfaringer i forhold til god brug og implementering af design lokalt og centralt. - Deltage i udviklingen af kurser, intropakker, skabeloner m.m. samt diverse designjusteringer Det er vigtigt at designkontaktpersonen synliggør sin rolle i egen organisation. Udover mødetid i designnetværket skal designkontaktpersonen bruge tid til den lokale implementering alt efter organisationens størrelse vil dette variere. For at kunne udfylde rollen som designkontaktperson skal denne sidde i en position i den decentrale enhed som gør det muligt at koordinere og implementere design-retningslinjerne. Designkontaktpersonen skal have et godt lokalt netværk og kendskab til egen organisation til at indsamle og sprede relevante informationer. Designnetværk Designnetværket består af alle lokale designkontaktpersoner og ledes af Kommunikation. Netværket skal: - Udveksle informationer og erfaringer på tværs af organisationen - Koordinere implementeringen af designet - Udvikle designets tværgående initiativer - Øge fokus på implementering af retningslinjer og fælles beslutninger - Styrke understøttelsen af det decentrale designarbejde Designkontaktpersonnetværket sammensættes således det repræsenterer udvidet direktion. Aalborg Sygehus kan pga. organisationens størrelse have 2 pladser. Røntgenfysik, Infektionshygiejnen samt Graviditet og fødsel kan pga. organisationernes størrelse og organisatoriske placering udpege en kontaktperson til netværket men er ikke forpligtet til at deltage på alle møder. Specialsektorens institutioner repræsenteres via 2 repræsentanter fra institutionerne som i fællesskab med Specialsektorens repræsentant repræsenterer alle specialsektorens institutioner. Designnetværket mødes ca. 6 gange årligt eller efter behov. Superbrugere Superbrugerne skal understøtte det konkrete arbejde med designet og supplere designkontaktpersonen i den lokale implementering af designet. Superbrugere skal hjælpe kolleger med fx konkret brug af skabeloner og anvendelse af designretningslinjerne og skal derfor have dybdegående kendskab til designretningslinjerne, vejledninger og skabeloner. Superbrugeren bør være bruge designet og dets skabeloner jævnligt. Superbrugere skal organiseres i et lokalt netværk som designkontaktpersonen skal etablere og koordinere. Designkontaktpersonen er som udgangspunkt ikke superbruger, men kan være det i en vis udstrækning hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Dette afgøres lokalt. 4
Superbrugeren uddannes via de kursustilbud regionen tilbyder i samarbejde med den lokale designkontaktperson. Sygehus/sektorledelsen fastlægger det lokale behov for superbrugere. Designkontaktpersonen afgør i samarbejde med ledelsen det lokale netværks størrelse og organisering. Kommunikation Kommunikation har det overordnede faglige ansvar for designet og er ansvarlig for at understøtte decentrale designopgaver via designkontaktpersonnetværket. Kommunikation skal: Koordinere, udvikle og drive designprojektet Fastlægge mål, målsætninger og retningslinjer for designet og sikre opfølgning Udviklede skabeloner/funktioner i samarbejde med designkontaktpersoner Sikre at de enkelte løsninger lever op til designets krav Planlægge og sikre implementeringen af designprojektet. Lede designkontaktpersonnetværket Tilrettelægge kurser og materiale til superbrugere Endvidere er det Kommunikation som: Har beslutningskompetencen til endelige afgørelser ifht. anvendelse af designet Er opdateret på den faglige viden og udviklingstendenser indenfor design Har kontakten til leverandører Sikrer referencen til direktion og udvidet direktion Fungerer som mødeleder Kontrol og måling Som et led i designkontaktpersonnetværkets arbejde evalueres implementering af designet med passende mellemrum. Via TrykkeriOnline sikres desuden et kvalitetstjek af regionens tryksager. Kommunikation er ansvarlig for kontrol og måling. Opdatering og opfølgning Kommunikation har ansvar for at tage initiativ til at opdatere og revidere retningslinjen, når der vurderes at være behov. Opdateringen skal ske i samarbejde med relevante dele af organisationen. Kommunikation sørger for at retningslinjen er tilgængelig på web og i regionens PRI system. 5