Elevhåndbog
Elevhåndbog Indholdsfortegnelse: 1. Generel information ved ansættelse i Region Syddanmark 2. Praktikforløbet 3. Løn - og ansættelsesforhold 4. Skoleophold 5. Afslutning på elevuddannelsen Marts 2013/Bente Bach
1. Generel information ved ansættelse i Region Syddanmark 1.1. Acadre 1.2. Adgangskort 1.3. Arbejdstid 1.4. Erhvervskort - Pendlerkort 1.5. Feriefonden 1.6. Fleksordning 1.7. Kantinen 1.8. Organisationen 1.9. Parkering ved Regionshuset og HR-huset 1.10. Personaleforeningen 1.11. Tavshedspligt 1.12. Telefonpolitik/åbningstider 1.13. Regionens værdier
1.1 ACADRE Acadre er Region Syddanmarks fælles elektroniske sags og dokumenthåndteringssystem (ESDH-system). Acadre bruges til at danne og opbevare de dokumenter, der er sagsrelevante. Alle administrative medarbejdere og ledere i Region Syddanmark skal anvende Acadre. Som nyansat får du et kursus i brugen af dette. 1.2. ADGANGSKORT Ved ansættelsens start får du udleveret et adgangskort til Regionshuset og HR-huset. Adgangskortet giver adgang ved indgange i Regionshuset samt HR-huset. Kortet bruges derudover til betaling af mad i kantinen, hvor man indsætter penge på kortet via eget dankort eller kontanter. 1.3. ARBEJDSTID Din arbejdstid er 37 timer om ugen, hvilket svarer til 7,4 timer pr. dag. Arbejdstiden er mandag torsdag fra 08:00 15:30 og fredag fra 08:00 15:00. Arbejdstiden på 37 timer inkluderer ½ times daglig spisepause. 1.4. ERHVERVSKORT - PENDLERKORT Under HR Portalen vil du kunne få information om pendlerordning, hvor man kan få rabat ved at købe kort gennem regionen (trækkes via lønnen). 1.5. FERIEFONDEN Som ansat hos regionen er der hvert år mulighed for at leje Region Syddanmarks feriefonds feriehuse, som ligger rundt i hele Danmark samt i Berlin. Så trænger du til at slappe af, kan du lægge billet ind på et af vore feriehuse. Læs mere om dette på intranettet.
1.6. FLEKSORDNING Alle medarbejdere ved Region Syddanmarks hovedsæde, Damhaven 12 i Vejle, er omfattet af en fleksordning. Som elev skal du dog koordinere med den elevansvarlige for accept, såfremt du ønsker at anvende fleksordningen. 1.7. KANTINEN Kantinens åbningstider Morgenmad fra kl. 7.30 til 10.30 Frokost: kl. 11.30 til 13.00 Der er et bredt udvalg af mad, salat og drikke. Egen mad og drikke må gerne medbringes. Der er gratis kaffe og te. 1.8. ORGANISATIONEN Region Syddanmark er en offentlig servicevirksomhed med omkring 25.000 medarbejdere og er dermed én af Danmarks største arbejdspladser, hvor det konstant gælder om at kunne koordinere, holde overblik og nytænke for at opretholde en effektiv og moderne organisation. Der henvises i øvrigt til folderen Region Syddanmark som organisation og uddannelsessted, som udleveres ved ansættelse. Regionen dækker fra Vejle til Sønderjylland, samt Fyn og øerne, og Regionshuset ligger i Vejle midtby, kun 10 minutters gang fra stationen. Regionen er delt op omkring fire hovedområder, som er: Sundhed Social Psykiatri Regional Udvikling Disse fire områder danner rammen om det daglige arbejde, der foregår i regionen, som suppleres af fire administrative stabe, som hovedsageligt ligger i Regionshuset. De fire stabe er: HR IT Økonomi Kommunikation Beskrivelse af hovedområder samt stabe Regionssekretariatet I regionssekretariatet foregår bl.a. den politiske betjening i forbindelse med regionsrådet og dennes formand. Herudover er den overordnede ledelsesbetjening for koncernledelsen og direktionen også en vigtig del af deres arbejdsområder.
Sundhed Sygehusene er en af de store poster under dette hovedområde og Region Syddanmarks sundhedsvæsen arbejder for at skabe sundhed på tværs af hele regionen. Der foregår også et samarbejde med de praktiserende læger, og et samarbejde med kommunerne. For at skabe kvalitet i sundhedsvæsnet arbejdes der med forskning, planlægning og udvikling. Social På det sociale område arbejdes der med koordinering mellem regionens borgere og de sociale bosteder, som hører under regionen. Psykiatri På psykiatriområdet arbejdes der på at skabe udvikling og sikre planlægning med regionens psykiatricentre. Regional Udvikling Regional Udvikling udarbejder bl.a. strategier for bæredygtighed, uddannelse, erhvervsudvikling, og kultur i regionen. De arbejder også inden for støttemuligheder, vækst, jordforurening og råstoffer. HR Human Ressources HR staben arbejder med medarbejdernes personaleforhold i regionen. Det dækker alt lige fra løn, rådgivning omkring personalejuridiske spørgsmål, overenskomstforhandlinger, rekruttering, fastholdelse og motivation, arbejdsmiljø, personalepolitikker, medarbejderuddannelse - og udvikling. IT Indgangen til It foregår via Servicedesk. It stabens opgaver strækker sig fra strategilægning, standarder, politikker, rådgivning omkring IT sikkerhed, kurser, indkøb til den daglige IT drift, systemvedligeholdelse og udvikling samt projektledelse i forbindelse med større IT projekter. Økonomi Økonomistaben koordinerer bl.a. økonomien mellem de ledende organer i regionen. De står samtidig bag regeringsforhandlinger omkring regionens økonomi og for diverse budgetudarbejdelser. Indkøb er også en funktion under økonomi, ligesom sundhedsøkonomi, regnskab og finans. Bygningsafdelingen er også en del af økonomistaben og inddrages i alle politiske beslutninger om bygge- og anlægssager i regionen. Kommunikation Kommunikationsstaben har blandt andet ansvaret for regionens kommunikationspolitik og delpolitikker, internet, kontakt til pressen og personalemagasinet PULS, borgermagasinet Sund i Syd og erhvervsmagasinet Syddanmark NU. 1.9. PARKERING VED REGIONSHUSET OG HR-HUSET Ved ansættelsen får du udleveret et parkeringskort, og benyttes egen bil kan der parkeres ved Regionshuset og HR-huset.
1.10. PERSONALEFORENINGEN Personaleforeningens navn Elastikken er inspireret af regionens logo, som minder om en elastik, der har samme form som Syddanmark. Kontingent for medlemskab af personaleforeningen er fastsat til 15,- kr. om måneden, der betales via din løn. Der skal dog gøres opmærksom på, at det er frivilligt at være med i personaleforeningen. 1.11. TAVSHEDSPLIGT Som ansat ved Region Syddanmark, vil du kunne få adgang til oplysninger, der skal behandles fortroligt. Som følge heraf, er du underlagt tavshedspligt efter forvaltningslovens 27, jf. straffelovens 152. Tavshedspligten ophører ikke ved fratræden. 1.12. TELEFONPOLITIK/ÅBNINGSTIDER Telefonerne skal besvares i følgende tidsrum: Mandag torsdag: 8.00 15.30 Fredag: 8.00 14.00 1.13. VÆRDIER Region Syddanmarks medarbejdere arbejder ud fra tre værdisætninger: Vækst i fagligheden Ordentlighed i det vi gør og siger Rum til fornyelse og begejstring
2. Praktikforløbet 2.1. Afdelinger for praktiksteder 2.2. Elevansvarlig 2.3. Elevmøder 2.4. Evalueringssamtaler 2.5. Gravid under uddannelse 2.6. Introduktionsprogram 2.7. Praktikplan 2.8. Regionen og skolens forpligtelser for uddannelsen 2.9. Rekruttering af nye elever 2.10. Uddannelsesansvarlig
2.1. AFDELINGER - ELEVTIDEN Indenfor HK området er der i Regionshuset praktikpladser i følgende afdelinger: HR Overenskomst og Løn HR - Personaleudvikling Sundhed Praksis Sundhed Internt Ledelsessekretariat Driftsekretariatet Økonomi Regnskab og Finans Økonomi - Indkøbsafdeling Råds- og direktionssekretariatet Regional Udvikling På nogle af ovennævnte praktiksteder vil der være borgerkontakt. 2.2. ELEVANSVARLIG For hvert praktiksted er der tilknyttet en elevansvarlig. Den elevansvarlige er fagligt fyrtårn for dig og står for din daglige oplæring. Hermed er du sikker på, at du gennemfører din uddannelsesplan. Du kan altid gå til din elevansvarlige og få hjælp. 2.3. ELEVMØDER Din uddannelsesansvarlige indkalder til møder med eleverne. Det kan være møder for alle elever eller møder med henholdsvis 1. års eller 2. års elever. Eleverne bruger derudover gerne deres middagspause på at sætte sig sammen i kantinen og spise. Det er dog også en god idé at man af og til holder middagspause med dem fra afdelingen, hvor man er i praktik. 2.4. EVALUERINGSSAMTALER Som elev har du krav på, at der bliver holdt mindst tre evalueringssamtaler, hvor de første to skal afholdes mellem elev og elevansvarlig inden prøvetidens udløb. 1. samtale finder sted efter 4 ugers ansættelse, og 2. samtale efter to måneders ansættelse. Inden prøvetidens udløb afholder den uddannelsesansvarlige også en samtale med dig. Den uddannelsesansvarlige afholder sammen med dig tillige en evalueringssamtale i andet år af elevtiden, for at sikre, at vi når igennem det der er aftalt. Ved afslutning af hvert praktiksted afholder den elevansvarlige en evalueringssamtale med eleven. Derudover får eleven en udtalelse. 2.5. GRAVID UNDER UDDANNELSE Hvis du bliver gravid og skal på barsel, mens du endnu er elev, er det meget vigtigt, at du sammen med regionen og skolen så hurtigt som muligt får drøftet og aftalt, hvorvidt din uddannelsesaftale skal forlænges pga. barsel.
2.6. INTRODUKTIONSPROGRAM Før din start som elev vil du med posten modtage et introduktionsprogram. Programmet vil være af intern karakter, men der kan også være aktiviteter ud af huset. 2.7. PRAKTIKPLAN Inden du begynder som elev ved Region Syddanmark er der udarbejdet en vejledende praktikplan for din praktikuddannelse. Praktikplanen skal koordineres sådan, at du efter endt uddannelse er kvalificeret til at løse generelle administrative opgaver. Til orientering kan der ændres i din praktikplan i løbet af uddannelsesforløbet. Den uddannelsesansvarlige har pligt til at informere dig i god tid ved ændring. 2.8. REGIONEN OG SKOLENS FORPLIGTELSER FOR UDDANNELSEN I din elevtid er vi som arbejdsplads forpligtet til at lære dig: Kommunikation og korrespondance Administration og sagsbehandling Budget og regnskab Personale- og lønadministration 2.9. REKRUTTERING AF NYE ELEVER I foråret bliver der hvert år rekrutteret nye elever med start 1. september. Ved ansættelsessamtalerne deltager 1. års eleverne på skift med ved disse samtaler. I starten af din elevtid vil 2. års eleverne stå for en team-building dag med de nye elever. Ved dette arrangement deltager på skift 2-3 elevansvarlige samt den uddannelsesansvarlige. Derudover arrangerer 1. års elever en intro aften inden start, hvor de evt. tager de nye elever med ud at spise, for dermed at lære hinanden bedre at kende. 2.10. UDDANNELSESANSVARLIG Bente Bach, HR har det overordnede elevansvar samt den koordinerende funktion omkring dig som elev. Du kan træffe Bente Bach på 7663 1682/ 2920 1682 eller på mail:bente.bach@rsyd.dk Derudover fungerer den uddannelsesansvarlige som din livline. Du er altid velkommen til at få en snak, og det er op til dig, hvad du vil dele med den uddannelsesansvarlige. Du er sikret fuld diskretion.
3. Løn- og ansættelsesforhold 3.1. Ferie 3.2. Fravær og sygdom 3.3. Fri med løn 3.4. Løn under uddannelsen 3.5. Prøvetid
3.1. FERIE Er ansættelsesforholdet påbegyndt 1. juli eller senere, har du som elev ret til højest 1 uges betalt ferie i det indeværende ferieår ved lukning af arbejdspladsen mellem den 1. oktober og 30. april pga. ferie. På hverdage imellem jul og nytår er Regionshuset lukket for borgerhenvendelser. Den 6. ferieuge optjener du fra første dag. Men du kan først holde ferie og den 6. ferieuge i ferieåret som løber fra 1. maj til 30. april. Når du starter ansættelsesforhold som elev 1. september har du fuld ferie med løn fra 1. maj året efter dvs. 5 uger + den 6. ferieuge. Dagen efter Kr. Himmelfartsdag samt Grundlovsdag (5.juni) er Regionshuset lukket for borgerhenvendelser, og der kan afholdes en feriedag. 3.2. FRAVÆR OG SYGDOM Barnets 1. og 2. sygedag Du har mulighed for hel eller delvis fri med løn på et barns første og anden sygedag, når følgende betingelser er opfyldt: 1. barnet er under 18 år og har ophold hos dig 2. fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og 3. friheden er forenelig med forholdene på praktikstedet Du har ret til 5 dages indlæggelse med dit barn, hvis barnet er under 7 år. Ved fravær på grund af egen sygdom, dit barns sygdom eller indlæggelse med barnet skal du straks give besked til egen afdeling. 3.3. FRI MED LØN Der gives fri med løn til læge/tandlægebesøg. Vi har tillid til at du finder et fornuftigt tidspunkt på dagen for disse besøg. Hvis du bliver indkaldt til at møde på session, har du fri med løn. Der gives fri med løn til kurser som regionen har bevilget dig. Juleaftensdag og nytårsaftensdag er fridage med løn. For 1. års elever er tillige alle hverdage mellem jul og nytår fri med løn såfremt Regionshuset har lukket. 2. års eleverne skal selv betale for disse dage med enten afspadsering eller feriedage. Grundlovsdag og 1. maj er fridage fra kl. 12:00 Der ydes fri med løn til 2. års elever, såfremt de kaldes til ansættelsessamtale.
Omsorgsdage Du har ret til fravær fra arbejdet med sædvanlig løn i to dage pr. kalenderår pr. barn til og med det kalenderår, hvor barnet fylder 7 år, med henblik på omsorg for barnet. Retten til omsorgsdage i et kalenderår gælder uanset på hvilket tidspunkt af året du tiltræder. Omsorgsfravær kan afholdes som hele eller halve dage. 3.4 LØN UNDER UDDANNELSEN Som elev i regionen er du dækket af overenskomst mellem HK/KOMMUNAL og Danske Regioner I 2013 er lønnen for 1. år elever 12.500 kr. pr. mdr. og for 2. år er lønnen 13.156 kr. pr. mdr. (2012) Fra den dag du fylder 25 år får du voksenelevløn 18.800 kr. pr. mdr. (2013) plus pensionsordning, hvor det samlede bidrag udgør 12,5% Deltagelse i arrangementer udenfor huset Den uddannelsesansvarlige samt elevansvarlige vil sikre din deltagelse i arrangementer ud af huset, enten fordi det er relevant i forhold til det praktiksted du er i, eller begrundet i sociale arrangementer. Eksempler kunne være: valgaften i huset messer tur til København studietur ryste sammen tur take off dag gastronomisk event besøg på anden sygehusenhed Ovenstående varianter skal betragtes som et tilbud, du ikke er pålagt. Disse interessetimer udover normal arbejdsdag honoreres derfor ikke. 3.5 PRØVETID De første tre måneder af praktiktiden er der gensidig prøvetid, hvor det står begge parter frit for at opsige aftalen uden varsel og uden grund. Forlængelse af prøvetiden kan ske, men kun, hvis du har været fraværende i mere end 1 måned af prøvetiden. Prøvetiden forlænges så tilsvarende fraværet, som kan være pga.: sygdom, supplerende skoleundervisning, graviditet, barsel, adoption eller arbejdsfrihed pga. særlige forhold. Efter prøvetiden er aftalen uopsigelig. Dog kan en uddannelsesaftale altid opsiges gensidigt af parterne. Der er ikke varsel, men parterne finder en rimelig løsning. Som elev kan du ikke fritstilles.
4. Skoleophold 4.1. Skole 4.2. Studietur
4.1. SKOLE Under uddannelsesforløbet er der skoleophold på i alt 15 uger (4 uger + 4 uger + 5 uger + 2 uger), det sidste skoleophold er skriveperiode for fagprøve. Undervisningen foregår på Campus Vejle, Boulevarden 48, 7100 Vejle. På skolen skal du lære om: Politik og økonomi Organisation og samarbejde Lovgivning Kommunikation Første skoleophold undervises i: min arbejdsplads i det offentlige Andet skoleophold undervises i: det offentlige som serviceleverandør Tredje skoleophold undervises i: den offentlige sektor som aktiv part i samfundet Refusion transport ved skoleophold Skolen beregner og indberetter din transporttid til AER, hvor du vil få udbetalt den refusion Regionshuset modtager. Fagprøven Fagprøven er den afsluttende prøve for kontoruddannelser med speciale. Den skal sikre, at du har nået alle mål for uddannelsen. Skriveperiode: 9 dage plus 2 fridage (én til forberedelse af oplæg + én til eksamen) 4.2. STUDIETUR Når du bliver 2. års elev er en del af den 5 ugers skoleperiode en studietur til Bruxelles, 4-5 dage, hvor særligt fagene Den Europæiske Union og Privatisering, udlicitering og brugerbetaling er i centrum. Program og rejseplan for denne studietur koordineres og afholdes i samråd med Vejle, Silkeborg, og Horsens Handelsskole. Du har ret til en fridag med løn en anden dag, hvis søndag indgår i studieturen. Transporten til Bruxelles vil typisk foregå via bus med afgang fra Vejle. Morgenmad vil formentlig blive serveret i bussen, hvor du selv skal sørge for drikkevarer. Øvrig forplejning undervejs både ud og hjem er for din egen regning. Diæter Da du selv skal afholde omkostninger til forplejning, udover morgenmad, udbetales der diæter.
5. Afslutning på elevuddannelsen 5.1. Uddannelsesbevis 5.2. Udlært
5.1. UDDANNELSESBEVIS Ved uddannelsens afslutning udsteder skolen et uddannelsesbevis til dig. Beviset dokumenterer at du har opnået faglig kompetence inden for uddannelsen. For at få dit uddannelsesbevis skal du bestå fagprøven og de eksamensfag og eksamensprojekter, der er fastlagt i hele uddannelsesforløbet. 5.2. UDLÆRT Markering For de udlærte afholdes en reception i Regionshuset, ved en lettere bespisning. Det aftales med dig, hvem du kunne tænke dig at se til denne reception, udover de obligatoriske. Regionen giver en gave samt en buket, og HK er ligeledes repræsenteret ved en gave, hvis den udlærte er medlem af HK.