1
Indholdsfortegnelse Forord... 6 Lille virksomhed, privat, familie eller noget andet 6 Microsoft SharePoint online er indbygget i Office 365 6 Optimering af billeder i denne bog 6 Forudsætninger for at bruge denne bog 6 Hvad er Office 365 Small Business Premium... 8 Lille virksomhed eller til privaten med websted 8 Du skal køre Windows 7 eller 8 8 Prøv 365 Small Business Premium en måned gratis 9 Small Business Premium versus Home Premium 9 Office 365 er tilgængelig online alle steder 9 Du lejer Office 365 på måneds eller årsbasis 9 Den som opretter aftalen bliver administrator 10 Før du installerer Office 365 Small Business Pre...... 11 Du får brug for en stærk adgangskode 11 Du får også brug for en velfungerende mail-konto 11 Hvad er sikre adgangskoder... 12 Oprette en gratis Outlook.dk-mail-konto... 13 Oprette en gratis Outlook.dk-mail-konto i praksis 13 Hent/installer Office 365 Small Business Premium 19 Hvad er et domæne (et domænenavn) 19 Gå til den side, du skal udfylde 19 Bruger-id og domæne er en kombination af dine valg 21 Selve indtastningen af data 22 Skriv organisationsnav, firmanavn, til privaten-navn 23 Skriv navnet til venstre for snabel-a, dig som bruger 23 Adgangskode og anti-robot-tekst 25 Afslut, og opret kontoen... 25 Indtast telefonnummer for at kunne nulstille kontoen 26 Log på Office 365 efter installering (opret genvej) 28 Åbn din Outlook.dk-konto (brug et link til Office 365 der) 28 Log aldrig af Office 365 (gør det nemt at logge på) 31 Marker Log mig ikke af-feltet for at gøre det nemmere 31 Log af, hvis du forlader computeren 32 Brugerfladen i ruden Introduktion (Åbn/luk ruden) 33 Du alene er administrator med administrator-rettigheder 33 Genvej til Office.com samt Beskeder-knappen 34 Outlook-, Kalender, Personer-, nyhedsstrøm osv. 35 Hvad vil brugere, du opretter, have adgang til 37 Dit navn-knap med indstillinger om din profil (log af) 37 Indstillinger for Office 365-udgaven 38 Trin for trin-hjælp i ruden Introduktion 39 Lukke og åbne ruden Introduktion 39 Masser af hjælp i Office 365... 41 Sådan vælger du hjælp-funktionen i Office 365 41 Installere Office 2013... 43 Tilføje nye brugere i Office 365 (administrator)... 46 Opret en ny bruger... 46 Redigere data for den nye bruger (stillingsbetegnelse) 49 Logge på som ny bruger (ikke administrator)... 51 Lagre og dele med SkyDrive Pro... 54 Gemme et Word 2013-dokument i skyen i en ny mappe 54 Dele-knappen (del med andre) 55 2
Opret en ny mappe til (oprette nye dokumenter) 55 Trække et dokument ind i en mappe 57 Dele dokumentet med andre 58 Dele dokumentet med andre (redigere eller kun se) 59 Flere værktøjer i Filer-menuen (båndet i Skydrive) 60 Slette en mappe... 61 Arbejde med (redigere) Word-dokumentet via Skydrive 61 Log ind hos brugeren du delte dokumentet med... 65 Følge et delt dokument i Nyhedsstrømmen... 66 Gå til Outlook Web App, og klik på følg dokument 67 Gå til Nyhedsstrøm for at se dokumenter, du følger 68 Stop med at følge et dokument 69 Opret ny kontaktperson i Office 365, hvad er Lync 70 Interne og eksterne kontaktpersoner 70 Dele og bruge en mail-mappe (postkasse) 70 Forskellige genveje til kontakter (her via mail fra bruger) 70 Send en mail, planlæg møde, send chatbesked, Føj til kontaktakt 71 Oprette en kontakt fra bunden af 73 Redigere en markeret (valgt) kontakt 74 Slette en markeret (valgt) kontakt (flere handlinger) 75 Importer kontakter via en CSV-fil 75 Oprette en ny e-mail og bruge kontaktpersoner 77 Lync (chat, onlinemøder samt lyd og video-opkald) 77 Brugen af mobile enheder, aktiver eller slå fra 78 Lync-online er allerede installeret med Office 365 80 Kalenderen i praksis... 81 Nyt møde om to måneder (Opret en ny hændelse) 83 Markere hændelsen som privat eller ikke 84 Indsætte et billede eller vedhæftet en fil 85 Gå hurtigt til dags dato... 86 Dele kalender-hændelse med andre i organisationen 86 Se andre brugeres kalendere 88 Se indkaldelse til møde-mail hos brugeren 89 Brugeren accepterer og sender et svar 89 Se accept af møde-mail fra bruger hos administratoren 91 Se accept i kalenderen hos administratoren 91 Oprette et websted (SharePoint Online)... 92 Trin for trin-start... 92 Gå direkte i gang (Vælge webstedets udseende) 93 Træk et jpg-billede ind som nyt baggrundsbillede 95 Farver, webstedslayout og skrifttyper 96 Starte forfra med webstedet uden at miste noget 99 Starte forfra ved at klikke på Start-linket 100 Oprette en ny websteds-titel 100 Indsæt et logo på webstedet... 102 Arbejde med menupunkter og sider... 105 Ændre teksten i et menupunkt 105 Vis/skjul et menupunkt/link (en side) på webstedet 106 Opret et nyt menupunkt i menuen til venstre, en ny side 107 Slette et menupunkt (slette en side) 108 Webstedets sidefod (skrive ny tekst i sidefoden)... 110 Webstedets sideformatet (ny kolonne til højre)... 111 Skrive/formatere tekst på en side (indsæt billede) 113 Indsætte et billede fra Skrivebordet 114 Billederne skal gøres så små som muligt inden upload 115 3
4 Indsætte tekst under billedet 115 Formatere et billede (Billede-fanen), opret et link 118 Der er nu redigeret videre på websiden 118 Opret link til et billede, som linker til en side med tekst 118 Husk at gemme det nye link 119 Slette et link 119 Formatere et billede på en webside 120 Billedformater-knappen (vælg evt. ramme om billedet) 121 Position-knappen (hvor skal billedet placeres på siden) 122 Vandret/lodret størrelse (manuel indstilling) 123 Vandret/lodret mellemrum-felterne (afstand til sidekant) 123 Husk at gemme... 124 Indsætte en side, skrive tekst til og linke til Om os-linket 124 Indsætte et link til en adresse 125 Facebook-integrations-app (hente en gratis app)... 127 Hente app på SharePoint Store (vælg valuta og sprog) 127 Vælge indstillinger for en installeret app 129 Bruge Facebook-integrations-app i praksis 132 Slette webdelen på siden... 134 Indsæt en Facebook Like Box, og lav om på koden 134 Sider skal godkendes inden webstedet publiceres... 138 Hvis du prøver at udgive kladder, får du en Sideudkast-dialogboks 138 Se på visningen Alle sider, om sider er godkendt eller ej 139 Bruge en tidligere version af en side eller slette den 140 Godkende en side... 141 Default-siden = startsiden, som du først kommer ind på 142 Publicere webstedet og gøre det offentligt... 144 Redigere webstedet når du har publiceret det 145 Oprette en genvej til webstedet på Skrivebordet... 148 Ændre ikonet til genvejen... 149 Oprette en blog på webstedet... 151 Log på webstedet og gør bloggen synlig 151 Oprette en ny blog-meddelelse 152 Blogværktøjerne... 152 Blog-editoren... 153 Skrive og formatere tekst i Blog-editoren 153 Tilføj kategori samt dato... 154 Publicer meddelelse og gør den offentlig på webstedet 154 Skifte meddelelses-layout... 155 Arbejde med og redigere kategorier 156 Omdøb en kategori... 156 Menuen Åbn i Kategorier-dialogboksen 158 Tilføje en kategori... 158 Giv mig besked, når der kommer kommentarer 159 Blog-kommentarer... 161 Administrer meddelelser (slette meddelelser) 161 Opret en blog-meddelelse i Word 2013 (registrere blog) 162 Intro til at oprette et teamwebsted... 169 Der er flere måder at starte et teamwebsted på 169 Oprette teamwebstedet i praksis via Webstedsindhold 171 Valg af skabelon: vælg blog eller projektwebsted på samme måde 173 Teamwebstedet er oprettet - åbne Teamwebstedet 175 Du kan lade brugere oprette deres egen Teamwebsteder 176 Slette brugere (gendanne slettede brugere)... 177 Gendanne slettede bruger... 178 Gem i Office365 fra installeret Office-program... 180
Du skal oprette et link i Gem som-dialogboksen 180 Introduktion til at arbejde i Windows 8... 183 Windows 8 startskærmen og interaktive farvede fliser 183 En app er en application = et program 183 Gå direkte til Skrivebordet... 183 Tilbage til Metro-brugerfladen 184 Installere Chrome-browseren 184 Sikkerheden i Windows 8... 185 Start installering af ekstern sikkerheds-program som administrator 185 Løsningscenter giver en oversigt over sikkerheden på computeren 186 Amuletter (amulet-menuer) i Windows 8 188 Åbne flere amuletter i en menu (fjerne amulet-menuen igen) 188 Amuletten Søg (Søg i Windows 8 med eller uden amulet) 188 Åbne amuletten Søg ved at skrive noget i Metro-brugerfladen 190 Åbne amuletten Indstil (findes også i andre apps) 190 Genstarte, slumre eller lukke computeren 191 Installer den første mail-konto i Windows 8 192 Tilknyt Windows Live ID og gå i skyen med Windows 8 194 Hvad er et Windows Live ID 194 Klik på vis tillid for at aktivere synkronisering 197 Installer mail-konto nummer to i Windows 8 199 Logge på Office 365 på en Windows 8 computer... 203 Installere Office 2013 på Windows 8 computeren 204 5
Forord Denne bog gennemgår Office 365 Small Business Premium for nye brugere, som bliver guided gennem de mange muligheder i Office 365 Small Business Premium trin for trin, så alle kan følge med. Du kan bruge bogen til at få en velfungerende udgave af Office 365 Small Business Premium op og køre med et velfungerende og publiceret websted, som du nemt kan fortsætte med at udvikle. Lille virksomhed, privat, familie eller noget andet Office 365 Small Business Premium er lavet til virksomheder med et mindre antal ansatte, men den kan også bruges af private brugere, som har behov for at bruge Office 2013-programmerne på op til fem forskellige computere. Et faktum der alene kan gøre det værd at bruge det lille beløb, som det koster mere i forhold til Office 365 Home Premium, når man tænker på, at du så også får hurtig og nem adgang til at oprette og publicere et fuldblods websted, der er nemt at vedligeholde og udvikle videre på. Hvis du bruger Office 365 Small Business Premium i privaten, kan du koncentrere dig om opsætningen af webstedet og installering og brug af Office 2013-programmerne og bruge mindre tid på det administrative i Office 365. Opsætning, publicering og brug af webstedet samt installering af Office 2013-programmerne er gennemgået grundigt i denne bog, som også er rettet mod private brugere af Office 365 Small Business Premium. Der kommer selvstændige bøger om de forskellige Office 2013-programmer fra Forlaget TextMaster i 2013. Microsoft SharePoint online er indbygget i Office 365 Overordnet set er SharePoint en platform, der indeholder mange værktøjer, som deler en fælles infrastruktur i et firma. SharePoint er altså ikke et enkeltstående program som Word eller Excel, men en lang række programmerings- og indstillingsmuligheder, som det måske kræver en erfaren SharePoint udvikler for at få det optimale ud af, hvis der er tale om større firmaer. I Office 365 er SharePoint online en del af Office 365, som du sikkert bare bruger i praksis uden at tænke nærmere over det, før navnet popper op i link måske i forbindelse med arbejdet på dit websted. Programudgave i denne bog I denne bog arbejder jeg med Office 365 Small Business Premium på computere med Windows 7 og 8 installeret. Du får en lille intro til at arbejde i Windows 8, som du arbejder i Windows 7. Optimering af billeder i denne bog Kvaliteten af billederne i denne bog er nøje gennemgået både ved læsning i pdf-dokumentet og i Adobe Digital Editions for e-bogens vedkommende, så alle dele af billeder, hvor du skal kunne se detaljer, er forstørret op, så detaljerne ses tydeligt. Det kræver nogle flere sider, men er noget, som jeg prioriterer højt. Forudsætninger for at bruge denne bog Som tidligere nævnt er denne bog for nye brugere, så alle kan følge med. Du lærer at installere Office 365 Small Business Premium. Du lærer om brugerfladen i Office 365 Small Business Premium. Du lærer, hvordan du installerer den fulde Office 2013 på flere com- 6
putere. Du lærer at oprette mails for nye brugere og evt. gøre dem til administratorer plus meget mere. Se indholdsfortegnelsen og stikordsregisteret for at få det fulde overblik. Rigtig god arbejdslyst med dit arbejde med Photoshop CS6. Martin Simon, Solrød Strand sommeren 2013. 7
Hvad er Office 365 Small Business Premium Hvis det skal siges kort, så er Office 365 Small Business Premium en samling kendte Office-værktøjer, der nu kan bruges online både til dit eget Office-arbejde samt samarbejdet med de personer, du kommunikerer med i en mindre virksomhed med et begrænset antal medarbejdere. Der er en 7 GB postkasse per bruger og mulighed for delte kalendere plus meget mere. Følgende webside giver mange flere informationer om mulighederne med Office 365 Small Business Premium. http://office.microsoft.com/da-dk/business/sammenlign-office-til-virksomheder-planer-fx102918419.aspx Lille virksomhed eller til privaten med websted Office 365 Small Business Premium er rettet mod den lille virksomhed, men der er absolut også muligheder for den private brugere, som vil have et velfungerende websted med til en lille merpris samt mulighed for at installere og løbende få opdateret hele Office 2013 på op til fem forskellige computere. I skrivende stund (sommeren 2013) til 912 kroner om året per bruger. Du skal køre Windows 7 eller 8 For at kunne køre Office 365 Small Business Premium skal du have Windows 7 eller 8 installeret på computeren. Jeg installerer og arbejder med Office 365 Small Business Premium på en Windows 7-computer, men i de sidste kapitler i bogen går jeg over på en Windows 8 computer og installerer Office 2013 via mit Office 365 Small Business Premium-abonnement. 8
Når du er inde i Office 365 Small Business Premium, er der ikke den store forskel på, om du arbejder på en computer med Windows 7 installeret eller en computer med Windows 8 installeret. Prøv 365 Small Business Premium en måned gratis Du kan teste Office 365 Small Business Premium i en måned uden omkostninger. Det skulle være nok tid til at finde ud af, om det er den måde, du vil installere Office 2013 på computeren (og evt. på flere andre computere), selv om det måske er til hjemmebrug og ikke til et mindre firma. Small Business Premium versus Home Premium Office 365 Small Business Premium er rettet med små firmaer, mens Office 365 Home Premium er rettet mod hjemmebrugere, men prisforskellen er ikke så stor, og med Office 365 Small Business Premium får du en mulighed for at oprette et websted, som er betydeligt nemmere at arbejde med og vedligeholde end noget, jeg tidligere har set, og du skal ikke betale ekstra hos en internetudbyder. Her er et link til en webside med oftede stillede spørgsmål og svar. http://office.microsoft.com/da-dk/products/ofte-stillede-sporgsmal-til-office- FX102926087.aspx Office 365 er tilgængelig online alle steder En af de store fordele ved Office 365 er, at Office-programmerne kan installeres på computeren (flere computere), og du kan også vælge at hente et program ned i en browser og bruge det der (web apps) uden at installere noget. På den måde er Office 365 tilgængelig alle steder både på flere computere derhjemme og på tabletten eller mobilen, når du er på farten. Du lejer Office 365 på måneds eller årsbasis Den store forskel på Office 365 og almindelige Office-pakker, som du kender dem fra tidligere er, at du abonnerer på Office 365 for en måned eller et år ad gangen. Til gengæld 9
så har du også altid en fuldt opdateret udgave af pakken i forhold til, hvis du køber den og installerer den på en computer. Og det er sandsynligt, at der nu kommer opdateringer oftere end tidligere for at lokke flere til at leje i stedet for at eje det bliver mere og mere udbredt i disse år for mange programmer. Den som opretter aftalen bliver administrator Den person som opretter lejeaftalen med Microsoft bliver automatisk administrator med mulighed for at oprette og kontrollere nye brugere, men også med mulighed for at gøre andre brugere til administratorer. Gennem denne bog er der fokus på administratoren af Office 365, og som du vil se, så er brugerfladen i Office 365 meget effektiv og let at bruge. Her er et billede af det websted, du kommer til at følge trin for trin-oprettelsen af gennem denne bog, så du kan lave et websted med dit eget indhold. 10
Før du installerer Office 365 Small Business Pre... Inden du går i gang med at installerer Office 365 Small Business Premium, så er der nogle få ting, du kan gøre for at lette installeringen af Office 365 Small Business Premium. Du får brug for en stærk adgangskode Du skal vide noget om adgangskoder for at kunne vælge en sikker en af slagsen, og det er vigtigt at bruge noget tid på det. Du får også brug for en velfungerende mail-konto Du skal også bruge en gyldig e-mail-konto, så du har et sted at modtage informationer fra Office 365 Small Business Premium i forbindelse med, at du opretter prøveperioden og installerer Office 365 Small Business Premium. Måske har du allerede en gyldig e-mail-konto, du kan bruge hvis det ikke er tilfældet, så gennemgår jeg i et følgende kapitel, hvordan du opretter en Outlook.dk-mail-konto (tidligere Hotmail), som er gratis, så du har en mail-konto, du kan bruge, når du installerer Office 365 Small Business Premium. 11