Generelle udbudsbetingelser Kapitel 1 i forbindelse med udbud af Flytteservice Side 1 af 7
Forord Herlev Kommune udbyder herved Flytteservice i henhold til de forvaltningsretlige principper. Kommunen har følgende befolkningsgrundlag: ca. 28.000 borgere Materialet er opbygget som følgende: Kapitel 1: Udbudsbetingelser Kapitel 2: Kravspecifikation Kapitel 3: Herlev Kommunes standardbetingelser Bilag 1: Definition af arbejdspladser Bilag 2: Tilbudsliste Bilag 3: Tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, underkriterier Service og miljø, bilpark Bilag 4: Tomgangsregulativ for kommunen Bilag 5: Checkliste til tilbudsgiver Side 2 af 7
Indholdsfortegnelse 1.1 Indledning... 4 1.2 Aftaleperiode...... 4 1.3 Dokumentationskrav... 4 1.4 Tildelingskriterier... 4 1.5 Valg af Tjenesteyder på kontrakten... 4 1.6 Tilbudsfrist og formkrav... 5 1.7 Åbning af de indkomne tilbud... 5 1.8 Vedståelsesfrist... 5 1.9 Sprog... 5 1.10 Honorar... 5 1.11 Alternative tilbud... 6 1.12 Konsortier... 6 1.13 Spørgsmål til udbudsmaterialet... 6 1.14 Kontrakten... 6 1.15 Forbehold... 7 1.16 Tidsplan... 7 Side 3 af 7
Kapitel 1 Generelle udbudsbetingelser 1.1 Indledning Dette udbud omhandler en kontrakt omkring tjenesteydelsen Flytteservice, herunder bla. interne såvel som eksterne flytninger, ned- og udpakning og håndtering af it-udstyr, jf. Kravspecifikationen i Kapitel 2. Udbuddet omfatter flytning af arbejdspladser og flytninger i kommunernes institutioner. Ordregiver ønsker at indgå én samlet aftale med én leverandør. 1.2 Aftaleperiode Kontrakten indgås for en periode på 3 år. Aftalen forventes at træde i kraft den 1. oktober 2016. Den estimerede årlige omsætning er anslået ca. DKK 250.000. Kommunen er ikke forpligtet til at omsætte dette beløb. 1.3 Dokumentationskrav Der henvises til bilag 5 Checkliste til tilbudsgiver. 1.4 Tildelingskriterie Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet baseret på følgende underkriterier med vægtede angivne procentsatser: 1) Tilbudssum 30 % 2) Service 45 % 3) Miljø, bilpark 25% Tilbudssum (30 %) vil blive vurderet på baggrund af de af tilbudsgiver angivne priser, jf. bilag 2 Tilbudsliste. Service (45%) og miljø, bilpark (25%) blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af bilag 3 Tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, underkriterier Service og miljø, bilpark. 1.5 Evalueringsmodel Ved vurdering af de indkomne tilbud, vil ordregiver anvende Oslo-modellen, hvor vurdering af tilbuddets kvalitative kriterier sker med point på en skala fra 0-10, der omregnes til et beløb som lægges til den tilbudte pris. Uddrag fra www.udbudsportalen.dk Oslo-modellen Denne model er inspireret af modellen fra Oslo Kommune og kendetegnes ved, at de kvalitative kriterier prissættes via en omregningsfaktor der omdanner pointene til et beløb. Beløbet indgår som et tillæg til den tilbudte pris, hvormed en beregnet pris fremkommer. Indledende indtastninger Leverandørnavn på de indkomne tilbud indtastes, hvorefter man indtaster et eller flere kriterier. Den samlede pointangivelse fordelt på pris og kvalitative kriterier skal summere til 100. Side 4 af 7
Vurdering Man indtaster tilbudsgivers pris og vurderer alle de kvalitative kriterier på en skala fra 0 til 10. Det anbefales at indtaste kommentarer til hver pointtildeling, til brug for efterfølgende begrundelse. Kommentarer bliver udskrevet på resultat siden. Resultat Oslo modellen udregner et procenttillæg som lægges til tilbudsprisen, hvorved, der opnås en beregnet pris. Den udregnede pris fremkommer ved at lægge en procentsats til hver tilbudsgivers pris. Jo større tillægget er, jo dårligere har tilbuddet scoret på de kvalitative kriterier. For hvert kvalitativt kriterium udregnes en faktor. Denne faktor er udtryk for forholdet mellem vægtningen af et kvalitativt kriterium i forhold til vægtningen af prisen. Hvis prisen er vægtet med 80 point og et kvalitativt kriterium er vægtet med 20 point, så er faktoren for kriteriet på 0,25 eller 25 %. En sådan faktor udregnes for alle angivne kriterier. Når et kvalitativt kriterium bedømmes, så angives der point på en skala fra 0-10 (hvor 10 er den bedste score). Hvis scoren for et kriterium er 3, så vil scoren beregnes: (10-3)/10, der giver 0,7. Således får scoren øget effekt jo lavere pointtal et kriterium opnår. For hver kvalitativt kriterium ganges den beregnede score med kriteriets faktor. Så jævnfør eksemplerne ovenfor så vil vi videreføre tallet 0,175 (0,25*0,7). For hvert kriterium laves denne udregning og resultatet for hvert af de angivne kriterier summeres til ét tal. 1.6 Tilbudsfrist og formkrav Tilbud skal være ordregiver i hænde senest den 29. august 2016 kl. 12.00. og fremsendes pr. mail til indkob@herlev.dk, att. Udbudskonsulent Susanne Keil Bruhn. Mail bedes mærket i emnefelt: Udbud Flytteservice/Susanne Keil Bruhn. Filer bedes mailet i et eller flere af følgende formater: Word, Excel, PDF. Tilbud modtaget efter ovenstående tidspunkt, et andet sted eller i en anden form end angivet vil blive afvist. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet, og tilbuddet bedes opbygget som angivet i bilag 5 checkliste. 1.7 Åbning af de indkomne tilbud Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud, eller til at få oplysninger om indholdet heraf. 1.8 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 1.9 Sprog Tilbud med alt dertil hørende samt al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. 1.10 Honorar Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialet. Side 5 af 7
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret. 1.11 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 1.12 Konsortier Flere tilbudsgivere kan i fællesskab vælge at gå sammen i et konsortium eller anden sammenslutning med henblik på at afgive tilbud. Sammenslutningens medlemmer skal hæfte solidarisk ved afgivelse af tilbud samt i hele kontraktperioden. Sammenslutningen skal udpege en bemyndiget repræsentant blandt sine medlemmer, der med bindende virkning kan indgå aftaler på vegne af sammenslutningen samt forestå kontakten til ordregiver i forbindelse med udbudsproces og i den efterfølgende kontraktperiode. Eventuel udskiftning af deltagere i sammenslutningen i kontraktperioden skal accepteres af ordregiver. 1.13 Spørgsmål til udbudsmaterialet Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal stilles pr. mail til: indkob@herlev.dk, att. Udbudskonsulent Susanne Keil Bruhn Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål, hvis udbudsmaterialets indhold eller dele heraf giver anledning til spørgsmål. Alle spørgsmål der fremsendes senest den 19. august 2016 vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på www.herlev.dk senest 6 dage før tilbudsfristen. Opmærksomheden henledes på sommerferieperiode. 1.14 Kontrakten Kontrakten, se kapitel 3 Herlev Kommunes standardbetingelser, vil ikke være til forhandling, hvorfor tilbudsgiver bedes tage højde for betingelser og vilkår i forbindelse med sin tilbudsgivning. Kontrakten forventes at udgøre (i prioriteret rækkefølge): Eventuelle spørgsmål og svar Udbudsmateriale med tilhørende bilag Det vindende tilbud Side 6 af 7
1.15 Forbehold Tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil ikke blive accepteret. Sådanne tilbud vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Forbehold for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret og lagt til den pris, tilbudsgiver har angivet. Denne pris vil herefter indgå i evalueringen af tilbuddet. Ordregiver forestår kapitaliseringen af forbehold. 1.16 Foreløbig Tidsplan Offentliggørelse af udbudsmateriale på 17. juni 2016 www.herlev.dk Frist for at stille spørgsmål til 19. august 2016 udbudsmaterialet Frist for tilbud 29. august kl. 12.00 Tilbudsevaluering Uge 35-36 Tildeling af kontrakt Uge 37 Kontraktindgåelse Uge 38 Kontraktstart 1. oktober 2016 Side 7 af 7