ACUBIZ A/S Opret rejseafregning

ACUBIZ A/S Opret rejseafregning Guide

INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse...2 Hvad er Acubiz...3 Hvad er en rejseafregning... 3 Afregning af dine omkostninger...4 ❶ Kontér... 4 ❷ Dokumentér... 4 ❸ Klarmeld... 4 Kontér dine omkostninger...5 Ikke konteret omkostning... 5 Korrekt konteret omkostning... 5 Digitale kvitteringer...6 Arbejd med Acubiz Capture... 6 Arbejd med Mail-In... 6 Kvitterings bank... 7 Tilknyt kvitteringer til dine omkostninger...8 Tilknyt digitale kvitteringer... 8 Upload kvittering... 9 Rejseafregning... 10 Opret rejseafregning... 10 Dimensioner... 11 Tilknyt bilag til din rejseafregning... 14 Index... 15 APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 2 AF 15

HVAD ER ACUBIZ Acubiz er lavet for at gøre det nemmere for medarbejderne i deres daglige arbejde at få foretaget korrekt rejseafregning, så omkostningerne bliver korrekt ført ind i virksomhedens regnskab. Denne guide beskriver, hvad en rejseafregning er og hvordan en rejseafregning nemt og enkelt oprettes, således at du bruger mindst mulig tid på at få afregnet dine omkostninger. HVAD ER EN REJSEAFREGNING En rejseafregning er et chartek til flere bilag/omkostninger der relaterer til samme rejse/kundebesøg (eller andet). Herunder vises eksempel på brug af rejseafregning. Rejseafregning samlet overblik BILAG: Bilag der vedrører samme rejse REJSEAFREGNING Med alle tilknyttede bilag 2.580,- 158,- 357,- Messe i Berlin, Tyskland Hotel - Ophold - Mad - Diverse Frokost Kørsel Samlet : 3.095,- GODKENDER Her kan du se, at flere omkostninger (bilag) lægges sammen i en rejseafregning og sendes til godkendelse. Dette giver et godt overblik over de omkostninger der vedrører rejsen Messe i Berlin, Tyskland. Dermed et bedre overblik både for dig selv, og for din godkender. Enkelt bilag De samme omkostninger kan fremsendes til godkenderen enkeltvis, men de gør, at godkenderen kan have svært ved at få det overordnede overblik over rejsen. Der kan selvfølgelig være situationer hvor det giver bedre mening af fremsende en omkostning enkeltvis altså uden en rejseafregning. 2.580,- 357,- Hotel - Ophold - Mad - Diverse GODKENDER Kørsel GODKENDER 158,- Frokost GODKENDER APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 3 AF 15

AFREGNING AF DINE OMKOSTNINGER For at afregne dine omkostninger kan nedenstående 3 basis huskeregler benyttes: ❶ KONTÉR ❷ DOKUMENTÉR ❸ KLARMELD Du skal vælge, hvilken omkostnings der er tale om, inden du klarmelder. Det er f.eks. om pengene er benyttet på Taxa, parkering eller Hotel (eller andet). Det er dig der har brugt pengene, og du er dermed den bedste til at vide hvad pengene reelt er brugt på. Alle dine kvitteringer kan overføres til Acubiz med CAPTURE eller MAIL-IN og tilknyttes den enkelte omkostning. Dokumentationen af dine omkostninger, kan også betyde, at lægge alle relevante omkostninger ind på en rejseafregning for bedre overblik for godkender og regnskab. (Læs mere på side 3) Når omkostningerne er konteret og dokumenteret, skal de klarmeldes og fremsendes til godkendelse. Som tillæg til ovenstående kan du selvfølgelig vælge, at lægge alle dine omkostninger ind på en rejseafregning for mere overskueligt overblik. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 4 AF 15

KONTÉR DINE OMKOSTNINGER Når du logger ind, vises dit ubehandlede område med alle dine omkostninger der ikke er klarmeldt. Det er disse omkostninger, der skal konteres og dokumenteres og evt. anbringes på en rejseafregning. Dette gøres nemt og enkelt direkte på din forside. FIGUR 1: KONTEREDE OG DOKUMENTEREDE OMKOSTNINGER De med rødt markerede omkostninger er ikke korrekt konteret og dokumenteret, hvorimod de grønne markerede omkostninger er korrekt konteret og dokumenteret. IKKE KONTERET OMKOSTNING Bemærk udråbstegnet (!) i venstre side, og det tomme omkostningsfelt (ved pil). FIGUR 2: IKKE KONTERET BILAG KORREKT KONTERET OMKOSTNING Når du har valgt en omkostningstype i omkostningsfeltet, forsvinder udråbstegnet, og bilaget er nu klar til at blive vedhæftet en rejseafregning. FIGUR 3: KONERET BILAG Når alle omkostninger er korrekt konteret og dokumenteret, kan du oprette den relevante rejseafregning. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 5 AF 15

DIGITALE KVITTERINGER De fleste omkostninger skal have tilknyttet en eller flere kvitteringer. Det er de fysiske kvitteringer du har fået de steder du har foretaget køb. Betaling kan være sket både kontant eller med kreditkort. ARBEJD MED ACUBIZ CAPTURE Med Acubiz CAPTURE App en, kan du tage et billede af din kvittering med din smartphone (iphone, Android eller Windows Phone) og overføre den direkte til Acubiz EMS. Din kvittering Brug Acubiz Capture app. Tag et billede af din kvittering Kvitteringen kommer ind i Acubiz EMS systemet. Acubiz Capture er en abonnement tjeneste, som skal tilkøbes til Acubiz EMS. ARBEJD MED MAIL-IN Modtager du ofte kvitteringer på e-mail (evt. PDF-filer) kan du med fordel benytte MAIL-IN. Med MAIL- IN kan du videresende en kvittering på e-mail direkte til Acubiz, for derefter at tilknytte denne til en omkostning i Acubiz. Kvittering Tag et billede af din kvittering med kameraet på din smartphone Vedhæft billedet i en ny e- mail på din smartphone. Sendes til: XXXX@acubizcapture.com Kvitteringen uploades til Acubiz EMS systemet. Acubiz MailIn er en abonnement tjeneste, som skal tilkøbes til løsingen. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 6 AF 15

KVITTERINGS BANK Når dine kvitteringer er modtaget i Acubiz kan der ske to ting: 1. Automatisk tilknytning til en omkostning (Kun via CAPTURE) a. Når der tages et billede af en kvittering via CAPTURE, er det muligt at angive et beløb for kvitteringen. b. Acubiz finder automatisk omkostninger hvor beløbet matcher det indtastede, og samler dem automatisk. c. Hvis der ikke er match på beløb, lægges kvitteringen i kvitterings banken. 2. Placering i kvitterings banken a. Kvitterings banken giver mulighed for at slette kvitteringer (dubletter eller ulæselige) b. Hvis en omkostning med tilknyttet digital kvittering slettes, flyttes den digitale kvittering automatik til kvitterings banken, hvor den således kan slettes eller benyttes til en anden omkostning. Én digital kvittering kan kun benyttes én gang. Er den fysiske kvittering meget lang, kan der med fordel tages flere billeder som derefter kan sættes på samme omkostning, Vælg kameraikonet i øverste højre hjørne, når du er logget ind i Acubiz. FIGUR 4: KNAP TIL DIN BANK AF DIGITALE KVITTERINGER (DOKUMENTATION) Nu åbnes dit kvitterings banken med de digitale kvitteringer, der ikke allerede er tilknyttet en omkostning. I dette område kan du slette kvitteringer, der ikke er relevante (dubletter eller ulæselige). FIGUR 5: CAPTURE DIGITAL KVITTERINGS BANK Vælg Luk, når du er færdig. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 7 AF 15

DOKUMENTER MED KVITTERINGER TIL DINE OMKOSTNINGER Når alle dine kvitteringer er overført digitalt (enten med CAPTURE eller MAIL-IN), skal disse nu tilknyttes de enkelte omkostninger. TILKNYT DIGITALE KVITTERINGER Via din forside med ubehandlede omkostninger kan du hurtigt tilknytte dine overførte digitale kvitteringer. FIGUR 6: TILKNYTTE CAPTURE KVITTERING TIL BILAGET Vælg kameraikonet, direkte fra forsiden for at tilknytte en kvittering til den enkelte omkostning. Dette åbner din kvitterings bank, hvorfra du kan vælge blandt alle de digitalt kvitteringer der ikke allerede er i brug. FIGUR 7: VÆLG BILLEDE DER SKAL TILKNYTTES TIL BILAGET Vælg den digitale kvittering, som skal tilknyttes omkostningen og vælg Gem kvitteringen er nu tilknyttet omkostningen. Bemærk, at der er kommet et 1-tal ved siden af kameraikonet. Det er muligt at tilknytte flere digitale kvitteringer til samme omkostning. FIGUR 8: INDIKATION OM, AT DER ER TILKNYTTET 1 BILLEDE (KVITTERING) APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 8 AF 15

UPLOAD KVITTERING TIL EN OMKOSTNING Hvis du har en relevant kvittering liggende på din computer (PDF, Word, Excel eller noget helt andet), er det muligt at vedhæfte dette som en fil/billede til den enkelte omkostning. Fra forsiden kan du klikke på (+) ikonet ved rejseafregningen (eller den enkelte omkostning) og derefter klikke på selve omkostningen: Omkostningen åbnes, og under området Vedhæftede filer vælges Browse. Lokaliser dokumentet på din computer FIGUR 9: VÆLG FIL/BILLEDE PÅ LOKAL HARDDISK Vælg Åbn (Dette kan variere afhængigt af dit styresystem på computeren): FIGUR 10: GEM VEDHÆFTNING Vælg Gem. FIGUR 11: FIL ER VEDHÆFTET APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 9 AF 15

REJSEAFREGNING Har du flere omkostninger der hører til samme rejse, kan du med fordel oprette en rejseafregning (Læs mere på side 3) for at skabe overblik over de benyttede omkostninger. Gør således: OPRET REJSEAFREGNING Via knappen Opret vælges Rejseafregning og Acubiz åbner en ny rejseafregning. Udfyld rejseafregningen med de relevante oplysninger om rejsen FIGUR 12: GENERELLE INFORMATIONER Periode rejsestart og hjemkomst I forbindelse med evt. diæter er det vigtigt, at både datoer og tidspunkter noteres. Er der ikke tale om diæter kan felterne med tidsangivelser være blanke. FIGUR 13: DATOVALG Land Rejser du i et andet land end dit hjemland, skal rejselandet vælges på listen. FIGUR 14: VALG AF LAND Formål Formålet med rejsen kan skrives så forklarende som muligt, og skal altid udfyldes. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 10 AF 15

DIMENSIONER Anvender firmaet dimensioner, skal disse udfyldes. FIGUR 15: DIMENSIONS OMRÅDET I ovenstående tilfælde er der 3 dimensionsniveauer. Følgende informationer kan variere afhængig af den aktuelle konfiguration af AcubizEMS Dimensionsfelterne er åbne tekstfelter der kan skrives i. Det er ikke muligt at angive sin egen tekst, men det er derimod muligt at søge blandt de muligheder der findes i den enkelte dimension. Foruddefineret dimensionsværdi kan være konfigureret således, at der altid er udfyldt en dimension (eks. i Afdeling dimensionen, som nedenfor). FIGUR 16: FORHÅNDSUDFYLDT DDIMENSIONS VALG Afhængig af konfiguration kan feltet være låst og dermed ikke give mulighed for ændring. Skift af dimension kan ske på 2 forskellige måder Begynd at skrive i feltet og valgmulighederne indskrænkes jo mere du skriver. Filtrering sker først med indtastning af minimum 2 karakterer, eks: FIGUR 17: SØGNING PÅ DIMENSION 1. Ved at skrive se er der 2 afdelinger der indeholder disse søgekriterier. Vælg én Dimensionen er nu udfyldt 2. Søg i alle værdier ved at benytte forstørrelsesglasset til at få vist mulighederne i alfabetisk sortering (Max 50 resultater vises i listen benyt derfor forrige søgefunktion til at filtrere resultaterne yderligere). APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 11 AF 15

Hvis der klikkes én gang på forstørrelsesglasset, vil den værdi der allerede står i dimensionsfeltet benyttes som filtrerings kriterie, og der vises derfor kun én værdi, da der ikke er andre værdier der passer. Derfor anbefales det, at der trykkes 2 gange på forstørrelsesglasset, som derefter rydder dimensionsfeltet (og fjerner filtreringsværdien) og viser alle muligheder (op til 50) Derefter vælges den nye værdi i listen og det nye valg er markeret i dimensionsværdien. Det er vigtigt at vælge dimensionsvalget I listen, og ikke at skrive dimensionsvalget direkte i dimensionsfeltet, da dette vil resultere i en invalid dimensionsværdi. Husk altid at vælge fra listen. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 12 AF 15

Dimensions split I Acubiz er det muligt at foretage split på en dimension således, at eks. to (eller flere) afdelinger kan deles om udgiften. Afhængig af konfigurationen kan denne mulighed være aktiveret eller inaktiveret (Dimensionssplit er et tilkøbs ydelse). Flere dimensioner kan have muligheden for split, men der kan kun splittes på én dimension på hver rejseafregning/bilag FIGUR 18: DIMENSION DER SKAL/KAN SPLITTES Klik på split-ikonet for at aktivere split formularen til indtastning af fordeling på omkostningerne. Udfyld de afdelinger (på samme måde som valg af dimensioner) der skal splittes på. FIGUR 19: VALG AF YDERLIGERE DIMENSIONER DER SKAL SPLITTES Indtast den procentsats der skal splittes afdelingerne imellem. FIGUR 20: AFSLUTNING AF SPLIT Tryk på Opdater og luk) FIGUR 21: SPLITTET DIMENSION Der er nu splittet 50/50 (%) på hver afdeling. Ret i split ved at trykke på, og slet splittet ved at trykke på. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 13 AF 15

TILKNYT BILAG (OMKOSTNINGER) TIL DIN REJSEAFREGNING Arbejder du med en rejseafregning kan der indsættes flere omkostninger, som allerede ligger i din ubehandlede oversigt. FIGUR 22: INDSÆTTE BILAG Vælg indsæt bilag for at vælge mellem alle bilag, der endnu ikke er tilknyttet en rejseafregning (Fra din ubehandlede oversigt). Markér det eller de bilag, der skal vedhæftes. Acubiz markerer automatisk det/de omkostninger der ligger indenfor samme datointerval som selve rejseafregningen har, da der er stor sandsynlighed for, at de skal med på samme rejseafregning. FIGUR 23: INDSÆTTELSE AF MARKEREDE BILAG Vælg, og de 4 valgte dokumenter vedhæftes nu rejseafregningen. FIGUR 24: TILKNYTTEDE OMKOTNINGER TIL REJSEAFREGNINGEN Dimensioner på tilknyttede bilag Når indsætter omkostninger på en rejseafregning er det (som udgangspunkt) altid dimensions valget fra selve rejseafregningen der arves af de omkostninger du indsætter. Det er altså kun på rejseafregningen der skal vælges dimensioner. APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 14 AF 15

INDEX Android... 6 Capture... 6; 8 Dimensioner... 11; 14 Formål... 10 Ikke konteret... 5 indsæt bilag... 14 iphone... 6 kameraikonet... 7; 8 Kontér... 5 kvitteringer... 6; 7; 8 Land... 10 MailIn... 6 omkostninger... 5; 6 omkostningsfeltet... 5 Opret... 10 Periode... 10 personlige forside... 5 Rejseafregning... 3 Rigtigt konteret... 5 styresystem... 9 Tilknyt bilag... 14 ubehandlede... 8 vedhæfte... 9 Windows Phone... 6 APRIL 2015 OPRET REJSEAFREGNING SIDE 15 AF 15