Side 1 af 11 Vejledning til Datakommunikationsaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk
Indholdsfortegnelse Side 2 af 11 1. Indledning... 3 2. Hvad er formålet med Datakommunikationsaftalen?... 3 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten?... 3 4. Rammekontraktens varighed... 4 5. Sortiment på Rammekontrakten... 4 6. Migrering af eksisterende kunder... 5 7. Bestilling af tjenesteydelser mv.... 6 8. Levering... 6 9. Nedlæggelse af abonnement... 7 10. Fakturering og betaling... 7 11. Mangler... 8 12. Misligholdelse... 8 13. Servicegarantier... 8 14. Bodsopkrævning... 9 15. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring... 10 16. Tvister... 10
Side 3 af 11 1. INDLEDNING Som led i 6. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen genudbudt indkøbsaftalen om datakommunikationstjenester, tilbehør samt tilknyttede serviceydelser (Datakommunikationsaftalen). Rammekontrakten er et genudbud af datakommunikationsaftalen, der udløb den 31. december 2011. I forbindelse med Datakommunikationsaftalens ikrafttrædelse er der udarbejdet nærværende vejledning i brug af aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunderne til at få et bedre overblik over Datakommunikationsaftalens konkrete indhold, og herigennem overføre Datakommunikationsaftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigter mv. 2. HVAD ER FORMÅLET MED DATAKOMMUNIKATIONSAFTALEN? Formålet med Datakommunikationsaftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af datakommunikationstjenester mv., der opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen, og svarer til det konkrete behov, som kunden har efterspurgt til en attraktiv pris. Den leverede kvalitet og funktionalitet skal opfylde minimumskrav, som er kravspecificeret af Moderniseringsstyrelsen i rammekontrakten (markeret med MK i Kontraktbilag 1B og 1C), samt de krav, Leverandøren angiver at opfylde i Kontraktbilag 2 (markeret med K eller PK i Kontraktbilag 1B). 3. HVEM KAN BRUGE RAMMEKONTRAKTEN? Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe tjenesteydelser mv. inden for det område, som rammekontrakten vedrører. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos de på rammekontrakten valgte leverandører inden for rammekontraktens område.
Side 4 af 11 Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af datakommunikationstjenester mv. i staten. Det følger således af det forpligtende element, at de omfattede tjenesteydelser mv. ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af f.eks. SKI s aftaler, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter udenfor Datakommunikationsaftalens sortiment hos de leverandører, der er på aftalen. Såfremt en konkret tjenesteydelse mv. ikke er omfattet af indkøbsaftalens sortiment, men det på aftalen er muligt at købe en substituerende tjenesteydelse mv., så skal tjenesteydelsen købes på indkøbsaftalen. Når der på aftalen således er defineret en tjenesteydelse, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal tjenesteydelsen købes på indkøbsaftalen. Kommuner, regioner, selvejende institutioner mv., Folketinget og, Danmarks Nationalbank kan ligeledes gøre brug af Datakommunikationsaftalen. Ved at tilslutte sig kan kommuner, regioner mv. frivilligt købe Datakommunikationsaftalens ydelser og er ikke forpligtet til at gøre brug af rammeaftalen (modsat de tidligere aftaler, hvor tilslutningen forpligtede). Tilmelding indebærer således alene en adgang, men ikke en forpligtelse, til at anvende rammeaftalen. Kommuner, regioner, selvejende institutioner mv., Folketinget og Danmarks Nationalbank kan tilslutte sig aftalen fra primo januar 2012 til den 1. marts 2012. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk/tilmelding, hvor en vejledning om tilslutningsprocessen ligeledes er tilgængelig. Tilmelding til aftalen efter 1. marts 2012 forudsætter, at Statens Indkøb godkender tilmeldingen. I Kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen. 4. RAMMEKONTRAKTENS VARIGHED Rammekontrakten er gældende i 4 år. Den træder i kraft januar 2011 og løber frem til og med den 31. december 2015. 5. SORTIMENT PÅ RAMMEKONTRAKTEN Nedenfor er tjenesteydelser mv. omfattet af rammekontrakten oplistet. Der henvises dog til Kontraktbilag 1B for specifikke detaljer om hvert enkelt produkt. For tekniske definitioner henvises i øvrigt til Kontraktbilag 0. Endeligt henvises der til Kontraktbilag 2 (Leverandørens løsningsbeskrivelse) for information omkring leverandørens konkrete levering og opfyldelse af rammekontrakten. Netværksforbindelser med symmetriske kapaciteter fra 2 Mbit/sek til 10 Gbit/sek samt en asymmetrisk kapacitet på 4/1 Mbit/sek, leveret på enten:
Side 5 af 11 o Linje med leverandør-ejet CPE eller o Linje uden leverandør-ejet CPE Internetforbindelser med symmetriske kapaciteter fra 2 Mbit/sek til 10 Gbit/sek, leveret på enten: o Linje inkl. leverandør-ejet CPE eller o Linje ekskl. leverandør-ejet CPE eller o Netværksforbindelse omfattet af rammekontrakten Serviceabonnementer: Det er muligt at vælge mellem 3 typer af servicegarantier tilknyttet forbindelsesabonnementerne: o Guld: servicetid 24 timer, 7 dage om ugen; afhjælpning inden for 4 timer (1 time for redundante forbindelser) under servicetiden o Sølv: servicetid 24 timer, 5 arbejdsdage om ugen; afhjælpning inden for 8 timer under servicetiden o Bronze: servicetid 8.00-17.00, 5 arbejdsdage om ugen; afhjælpning inden for næste arbejdsdag under servicetiden Redundans til forbindelser, leveret som enten: o Redundans fra samme PoP o Redundans fra samme PoP med forskelligt PE-udstyr o Redundans med alternativ linjeteknologi o Redundans fra alternativ PoP (kun til netværksforbindelser) Forskellige serviceydelser, herunder Quality of Service, logisk adskillelse af trafik, sammenkobling af enheder mv. Herudover mulighed for ekspresleverance af tilkøbsydelser. Nyoprettelser: Nyoprettelser er prissat i næsten hele Danmark i henhold til forbindelsestypen (netværk, internet eller redundans), kapacitetens størrelse (f.eks. 10 Mbit/sek eller 10 Gbit/sek) samt installationsadressens postnummer. Læs mere på www.statensindkob.dk, hvor prislister mv. kan findes. 6. MIGRERING AF EKSISTERENDE KUNDER Den tidligere rammekontrakts leverandør, TDC A/S, er forpligtet til i et udsvingsforløb at levere de af den hidtil gældende rammekontrakt omfattede ydelser på samme vilkår og til samme priser indtil endelig overlevering til den nye leverandør er tilendebragt. Kunder på Moderniseringsstyrelsens hidtil gældende rammekontrakt for indkøb af datakommunikationstjenester, tilbehør og tilknyttede serviceydelser, der udløb den 31. december 2011, migreres vederlagsfrit til den nye rammekontrakt med de på den hidtil gældende rammekontrakt omfattede forbindelser og tilknyttede ydelser.
Side 6 af 11 Migrering til den nye rammekontrakt koordineres mellem den enkelte kunde og leverandøren (Nianet A/S). Det er den enkelte kundes ansvar at overgå til den nye rammekontrakts leverandør med sine datakommunikationsforbindelser mv.. Nianet A/S vil kontakte den enkelte kunde med henblik på at aftale et migreringstidspunkt. Nianet A/S skal endvidere udarbejde en migreringsplan for hvert ministerområde. Ved spørgsmål, tvister eller andet kan Moderniseringsstyrelsens projektleder for det overordnede migreringsprojekt, Jannie Thomas, kontaktes på jat@modst.dk eller 41 70 39 51. Der kan også rettes henvendelse til Nianet A/S kontaktpersoner Jesper Frimodt på telefon 30 16 03 07 eller mail jef@nianet.dk eller Søren Bowall Jensen på telefon 30 16 03 06 eller mail sbj@nianet.dk. 7. BESTILLING AF TJENESTEYDELSER MV. Bestilling af tjenesteydelser mv. foretages via bestillingssystemet som beskrevet i Kontrakbilag 8 eller pr. telefon eller e-mail. Link til bestillingssystemet (e-handelssiden) kan findes på www.statensindkob.dk på aftalesiden Datakommunikation under menupunktet Statens Indkøbs aftaler. I forbindelse med bestilling af tjenesteydelser mv. skal Nianet have oplysninger om bygningstegninger, kontaktperson på leveringsadressen og ip-informationer. Tidspunkt for installation/levering mv. skal fremgå af ordrebekræftelsen. 8. LEVERING Ved levering forstås, at ydelsen er oprettet, fuldt funktionsdygtig og godkendt af kunden. Levering af kundens bestilling sker afhængig af, hvilken ydelse, der bestilles: Ved nyoprettelser skal installation og bestået overtagelsesprøve skal være sket senest 40 arbejdsdage efter leverandørens modtagelse af kundens bestilling. I ekstraordinære tilfælde kan leverandørens levering forsinkes af tekniske forhindrende forhold, hvilket kunden skal underrettes om senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af kundens bestilling. Herefter skal kunden senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af leverandørens meddelelse afgøre om ordren opretholdes eller annulleres. Ved opgradering og nedgradering skal levering være sket senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af kundens bestilling. Ved flytning skal levering være sket inden 10 arbejdsdage fra modtagelse af kundens bestilling.
Side 7 af 11 Ved levering af forbindelser har kunden endvidere mulighed for at få foretaget en overtagelsesog/eller driftsprøve i henhold til betingelserne i kontraktbilag 9. Ved bestilling af tilkøbsydelser skal kunden senest 5 arbejdsdage efter bestilling have fremsendt de eventuelt af leverandøren krævede relevante oplysninger, således at opgaven kan udføres. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelse af de eventuelt af kunden fremsendte oplysninger skal opgaven være udført. Såfremt kunden ønsker ekspresleverance (mod et gebyr), skal levering være sket senest 24 timer efter modtagelse af de eventuelt af kunden fremsendte oplysninger. Levering skal i alle tilfælde ske på den af kunden ved den konkrete ordre anviste adresse og leverandøren skal fjerne og medtage tom emballage o. lign., herunder udføre installation i henhold til god skik inden for branchen mv. Læs mere om levering i rammekontrakten samt Kontraktbilag 6. 9. NEDLÆGGELSE AF ABONNEMENT Kunden skal meddele leverandøren om nedlæggelse af abonnement senest 3 måneder før abonnementets nedlæggelse. Abonnementet kan dog kun ophøre ved en måneds udgang. Nedlæggelse af abonnement er vederlagsfrit. 10. FAKTURERING OG BETALING Fakturering af samtlige tjenesteydelser (abonnementer mv.) sker som udgangspunkt kvartalsvist bagud, men kan dog ændres til månedsvis fakturering efter aftale mellem kunden og leverandøren. Priser for netværksforbindelser, internetforbindelser, serviceabonnementer og Quality of Service er prissat som flat-rate (abonnementspriser). Disse priser er således ikke forbrugsafhængige. Kunden kan ikke faktureres for datakommunikationstjenester, tilbehør og tilknyttede serviceydelser i perioden, før overtagelsesprøven er godkendt af kunden, jf. Kontraktbilag 9. Såfremt der er fejl i en faktura, er kunden berettiget til at afvise denne. Leverandøren skal herefter udarbejde en ny korrekt faktura til kunden. I perioden fra leverandørens udstedelse af den fejlbehæftede faktura til leverandørens udstedelse af ny og korrekt faktura, anses kundens manglende betaling ikke som misligholdelse af kundens betalingsforpligtelse. Alle priser er angivet i danske kroner og inkluderer alle afgifter undtagen moms. Læs mere om fakturering og betaling i rammekontrakten, Kontraktbilag 4, 8 og 12.
11. MANGLER Side 8 af 11 Der foreligger en mangel, hvis datakommunikationstjenester, tilbehør og tilknyttede serviceydelser og/eller Bestillingssystemet ikke opfylder rammekontraktens krav, herunder til kvalitet, markedsstandarder og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og kunden med føje kan forvente. Der foreligger ligeledes en mangel, hvis leverandørens ydelse eller dele heraf, herunder materialer, som indgår i ydelsen, er tilvirket efter produktionsprocesser eller -metoder, hvor de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og miljø ikke er overholdt. Hvis der opstår uenighed mellem parterne omkring karakteren af en mangel ved et produkt eller en serviceydelse, kan parterne anmode Voldgiftsinstituttet om at udpege en uvildig sagkyndig, der herefter afgiver en vejledende udtalelse herom. Læs mere om mangler i rammekontrakten. 12. MISLIGHOLDELSE En række forhold kan føre til misligholdelse af kontrakten. Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Herudover gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Læs mere i rammekontraktens punkt 6.6. 13. SERVICEGARANTIER Forbindelsesabonnementerne omfatter som standard servicegarantien bronze. Endvidere er det muligt at tilknytte en udvidet servicegaranti til abonnementerne, hhv. sølv og guld. For en komplet oversigt over servicegarantierne henvises til Kontraktbilag 1C. En standard (bronze) og udvidet (sølv eller guld) servicegaranti adskiller sig fra hinanden på længden af servicetiden og den maksimale afhjælpningstid: Servicetiden definerer det tidsrum, hvorunder leverandøren er forpligtet til at modtage henvendelser i HelpDesk, samt hvor leverandøren er forpligtet til, inden for de i Kontraktbilag 1C punkt 2.1.2 og 2.1.3 specificerede tidsfrister, at udbedre fejl hos kunden på de omfattede ydelser.
Side 9 af 11 Servicetiden er som følger: Guld: 24 timer i døgnet, 7 dage om ugen, dog undtaget leverandørens servicevindue, jf. Kontraktbilag 1C pkt. 1.5. Sølv: 24 timer i døgnet, 5 arbejdsdage om ugen Bronze: I tidsrummet kl. 8.00-17.00, 5 arbejdsdage om ugen. Afhjælpningstiden definerer det tidsrum, inden for servicetiden, der går fra en afbrydelse af de omfattede ydelser fejlmeldes af kunden, eller leverandøren selv har konstateret afbrydelsen, og til det tidspunkt hvor ydelsen igen fungerer fejlfrit. Kunden skal, på baggrund af leverandørens meddelelse om at fejlretning er gennemført, godkende at afbrydelsen er afhjulpet. Afhjælpningstiden er som følger: Guld: 1 time for redundante forbindelser, 4 timer for ikke-redundante forbindelser. Sølv: 8 timer. Bronze: Næste arbejdsdag. 14. BODSOPKRÆVNING Nedenfor fremgår overordnet om de tilfælde, hvor kunden kan opkræve bod fra leverandøren. Leverandøren skal betale bod til kunden ved forsinket levering, jf. Kontraktbilag 6 pkt. 2.2. Hvis den forsinkede levering kan henføres til leverandøren, skal leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag betale en bod på 500 kr. pr. forbindelse. Boden kan maksimalt udgøre 20.000 kr. pr. linje. Leverandøren skal betale bod til kunden ved udeblivelse/forsinket fremmøde, jf. Kontraktbilag 6 pkt. 3.1. Ved leverandørens udeblivelse eller forsinket fremmøde uanset forsinkelsens omfang uden forudgående orientering til kunden, skal leverandøren betale 1.000 kr. i bod. Boden er et engangsbeløb, der betales for overskridelse af et aftalt tidspunkt for installation eller leverance. Bod efter denne bestemmelse udelukker ikke samtidig bod efter Kontraktbilag 6 pkt. 2.2 (se ovenfor). Bemærk, at der omvendt også skal betales bod fra kunden til leverandøren ved kundens udeblivelse/forsinket fremmøde, jf. Kontraktbilag 6 pkt. 3.1. Leverandøren skal betale bod til kunden såfremt reaktionstiden overskrides. Reaktionstiden definerer det tidsrum inden for servicetiden, der går fra en afbrydelse af de omfattede ydelser fejlmeldes af kunden eller leverandøren selv konstaterer afbrydelsen og frem til, at leverandøren påbegynder fejlafhjælpningen. Reaktionstiden må ikke overstige 30 minutter for alle servicegarantierne. For bodsoversigt henvises til Kontraktbilag 1C, pkt. 2.1.2 samt Moderniseringsstyrelsens vejledning til bodsopkrævning.
Side 10 af 11 Leverandøren skal betale bod til kunden såfremt afhjælpningstiden overskrides. For definition henvises til vejledningens pkt. 12. Afhjælpningstiden må ikke overstige: Guld: 1 time for redundante forbindelser, 4 timer for ikke-redundante forbindelser. Sølv: 8 timer. Bronze: Næste arbejdsdag For bodsoversigt henvises til Kontraktbilag 1C pkt. 2.1.3 samt Moderniseringsstyrelsens vejledning til bodsopkrævning. Det bemærkes, at for så vidt angår bod for overskridelse af hhv. reaktionstid og afhælpningstid, er leverandøren forpligtet til at opgøre og rapportere disse. Læs mere om bod i rammekontraktens punkt 6.4.1 samt konkret i Kontraktbilag 1C og Kontraktbilag 6. Moderniseringsstyrelsen har udarbejdet en specifik vejledning til bodsopkrævning samt en skabelon til bodsopkrævning, der kan findes på www.statensindkob.dk på aftalesiden Datakommunikation under menupunktet Statens Indkøbs aftaler. 15. LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT OG ANSVARSFORSIK- RING Leverandøren er erstatningspligtig over for både kunden og Moderniseringsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod kan maksimalt udgøre kr. 10.000.000. Det påhviler leverandøren at opretholde en ansvarsforsikring, der dækker leverandørens erstatningsansvar. Læs mere i rammekontraktens punkt 6.8. 16. TVISTER Rammekontrakten er undergivet dansk ret. Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne vedrørende rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Læs mere i rammekontraktens punkt 6.20.
Side 11 af 11 I tilfælde af tvister eller andet kan Statens Indkøbs kontaktperson Jannie Thomas kontaktes på telefon 41 70 39 51 eller mail jat@modst.dk.