Når Københavns Kommune renoverer skoler - roller og ansvar i helhedsrenoveringerne
2
Indhold Hvorfor skal du læse denne pjece? 4 Beslutning - hvorfor skal der renoveres? 5 Ansvar og roller for helhedsrenovering 6 Helhedstænkning - de 6 indsatsområder 7 Før opstart 15 Fase 1: Opstart af projekt 16 Fase 2: Fra idéoplæg til dispositionsforslag 18 Fase 3: Projektforslag og projektering 20 Fase 4: Udbud og entreprise 21 Fase 5: Udførelse 22 Fase 6: Aflevering og ibrugtagning 23 Overordnet tidsplan for helhedsrenovering 24 3
Hvorfor skal du læse denne pjece? Københavns Kommune har gennem de seneste år afsat ca. 2 mia. kr. til helhedsrenovering af de københavnske folkeskoler. Der eksisterer dog fortsat et væsentligt renoveringsbehov, som betyder, at der også fremadrettet bliver afsat betydelige midler til dette formål. Det er Københavns Ejendomme (KEjd), der har ansvaret for planlægning og gennemførelse af helhedsrenoveringerne. Børne- og Ungdomsforvaltningen (BUF) har dog en vigtig rolle især i planlægningsfasen, hvor I som brugere af bygningen medvirker til, at de valgte tiltag og løsninger tilgodeser både børn og personales behov. Denne pjece giver en kort indføring i de formål og aktiviteter, der er i hver fase af helhedsrenoveringsprojektet. Denne forståelse er vigtig, fordi aktiviteterne i hver af projektets faser hænger nøje sammen med den type input, vi har brug for fra jer. 4
Beslutning - hvorfor skal der renoveres? Det er KEjd s opgave løbende at holde sig opdateret over tilstanden af kommunes ejendomme herunder folkeskoler. Det er derfor KEjd, der vurderer, om den enkelte skole skal indstilles til en helhedsrenovering. Det er de kommunale politikere, der træffer den endelige beslutning om hvilke skoler, der skal helhedsrenoveres. Den økonomiske ramme, der afsættes til hver enkelt helhedsrenovering, er beregnet på baggrund af på forundersøgelser og erfaringstal. Det er KEjd s ansvar at sikre, at den samlede budgetramme - og de vilkår, der er besluttet af politikerne bliver overholdt. 5
Ansvar og roller for helhedsrenovering Midler til helhedsrenovering søges af KEjd og bliver afsta til KEjd, ligeledes har KEjd det økonomiske ansvar. KEjd har også ansvar for planlægning og udførelse af renoveringsprojekterne. Som i kommunens øvrige byggeprojekter bliver der også i helhedsrenoveringsprojekter nedsat et byggeudvalg. Det er igennem deltagelse i byggeudvalgsarbejdet, at I som brugere har indflydelse på projektet. Det er KEjd s ansvar at afholde byggeudvalgsmøderne. Dvs. at det er KEjd, der inviterer til møderne og KEjd s projektleder, der leder møderne. BUF s projektleders rolle i forbindelse med helhedsrenoveringerne er at bistå skolerne i deres kommunikation med KEjd i forhold til projekt og proces. Byggeudvalget består af: Projektledere fra KEjd og BUF Rådgiver En repræsentant fra skolens ledelse Teknisk personale Arbejdsmiljørepræsentant Evt. skolekonsulent fra BUF s område. Områdets skolekonsulent deltager i byggeudvalgsmøderne efter behov, men orienteres altid om, at møderne bliver afholdt. 6
Helhedstænkning - de 6 indsatsområder Den politiske målsætning med de afsatte midler til helhedsrenovering er, udover almindelig renovering og vedligehold - at skolerne kommer til at opfylde nutidige funktionskrav. Det er blandt andet i forhold til udstyr i basislokaler og ordentlige toiletforhold og herudover investeringer i klimatilpasning og energirenoveringer. Grundtanken er at samle og koordinere indsatsen på de forskellige områder, så der opnås en synergieffekt indenfor de enkelte projekter og et ensartet kvalitetsniveau på tværs af kommunens folkeskoler. Områderne er inddelt i 6 indsatsområder indenfor udvendig og indvendig genopretning/renovering, modernisering, energirenovering, klimatilpasning, indeklima samt tilgængelighed. I de følgende afsnit beskrives mulige tiltag indenfor hvert af de 6 indsatsområder. 7
1. Indvendig og udvendig genopretning/renovering Omfatter både genopretning/renovering af klimaskærm, tekniske anlæg, terræn og indvendige overflader, teknisk udstyr i køkkener, toiletter mv. Af typiske opgaver indenfor genopretning kan nævnes: Renovering/udskiftning af tag Renovering/udskiftning af vinduer/yderdøre Renovering af facade, herunder murværk, fuger, sålbænke og gesimser Renovering af udvendige belægninger og udearealer, herunder hegn og cykelparkering Renovering/udskiftning af gulve og vægge samt maling af overflader Renovering/udskiftning af indvendige døre Renovering/udskiftning af el-installationer/tavler Renovering/udskiftning af tekniske anlæg, herunder tærede rør, ventiler m.v. Udskiftning af toiletter, håndvaske og armaturer m.v. 8
2. Modernisering Modernisering omfatter tiltag, der bringer bygningerne i overensstemmelse med nutidige krav og standarder. Der kan være tale om lovbestemte krav, som skal opfyldes i forbindelse med ombygninger og andre indgreb i bygningerne, og det kan være funktionsmæssige behov. Af typiske opgaver indenfor modernisering kan nævnes: Etablering/modernisering af fagområder Etablering/modernisering af undervisnings-, arbejds- og opholdsarealer. Etablering/modernisering af udearealer Tiltag der understøtter inklusion inde og ude, herunder indretning og inventar. Modernisering af tekniske anlæg Modernisering af akustiske og belysningsmæssige forhold Modernisering af undervisningsfaciliteter herunder pædagogisk it Elektronisk adgangskontrol 9
3. Energirenovering Målsætningen for energirenoveringen er, at bygningernes energimæssige standard (målt på bygningernes energimærke) skal forbedres med mindst 1-3 trin afhængigt af energimærkernes nuværende niveau. Energitiltag, der med fordel kan udføres i forbindelse med øvrig renovering, har høj prioritet. Her kan f.eks. være tale om efterisolering af tagkonstruktion i forbindelse med udskiftning af tag, montering af energiruder i forbindelse med renovering/udskiftning af vinduer samt efterisolering af ydervægge i forbindelse med facaderenovering. Mulige energitiltag kan endvidere omfatte renovering og indregulering af varme- og ventilations-anlæg, etablering af CTS- eller anden styring af anlæggene, hvor dette ikke allerede forefindes, samt udskiftning af belysningsanlæg. 10
4. Klimatilpasning Forebyggelse af skader i forbindelse med kraftig regn og skybrud prioriteres højt. Det er hensigten at gennemføre tiltag således, at en regnmængde svarende til 30 % stigning i hverdagsregnen så vidt muligt skal kunne håndteres lokalt. Tiltag kan i den forbindelse være genanvendelse, nedsivning lokalt m.v. Behov for etablering af opkanter, omfang af dræn, størrelse på kloaker og brønde m.v. indgår i vurderingen af behovet for tiltag. 11
5. Indeklima Med henblik på at understøtte elevernes indlæringsevne og lærernes arbejdsmiljø, skal tiltag i dette indsatsområde forbedre indeklimaforholdene i skolens undervisningsrelaterede rum og arbejdspladser. Følgende parametre indgår i en vurdering af behovet for indeklimaforbedrende tiltag: Luftkvalitet, temperatur, akustik og belysning. Af typiske opgaver indenfor indsatsområdet indeklima kan nævnes: etablering af mekanisk ventilation forbedret styring/indregulering af varme- og ventilationsanlæg etablering af solafskærmning forbedring af belysning og mulighed for lysstyring forbedring af akustiske forhold Endvidere vil der i forbindelse med gennemførelse af helhedsrenoveringen på den enkelte skole blive foretaget en vurdering af behovet for evt. screening for forekomst af asbest, blyholdige malinger samt PCB, ligesom risikoen for skimmelsvampeproblemer som følge af eventuelt tidligere fugtindtrængning i konstruktionerne vil blive vurderet. 12
6. Tilgængelighed I denne kategori er prioriteret tiltag, der forbedrer bevægelsesbaseret tilgængelighed. Der er taget udgangspunkt i de myndighedskrav, der vil blive stillet i forbindelse med en ombygning, dvs. krav om niveaufri adgang til stueetagen samt adgang til handicaptoilet. 13
Prioritering af indsatsområder Byggeudvalget kommer med funktionsmæssige, pædagogiske og didaktiske input, som en del af prioriteringen af aktiviteter inden for de 6 indsatsområder. Det er KEjd, der foretager den overordnede prioritering mellem aktiviteter og indsatsområder. Byggeudvalget får mulighed for at kommentere prioriteringen, inden den godkendes endeligt. 14
Før opstart Inden opstart af projektet afholder KEjd et fælles opstartsmøde for de skoler, der er blevet tildelt midler til helhedsrenovering i samme budgetår. KEjd indkalder til mødet, hvor skolernes ledelse deltager. På mødet informerer KEjd om de overordnede rammer for helhedsrenoveringen, roller og ansvar, inddragelsesprocessen og på hvilke måde, du som bruger har indflydelse. 15
Fase 1: Opstart af projekt Når helhedsrenoveringen på den enkelte skole er politisk besluttet, får projektet tildelt en projektleder fra KEjd og en projektleder fra Drift og Anlæg i BUF. Projektlederen fra KEjd udarbejder rådgiverudbud og rådgiver vælges. Formålet med fasen er at skabe et overordnet overblik over sagens omfang. Rådgiveren foretager en registrering af skolens eksisterende bygninger og igangsætter en række tekniske forundersøgelser som f.eks. miljø- og geotekniske forhold m.v. Det er vigtigt, at brugerne giver deres viden til kende for at få afdækket alt. Aktiviteter Der afholdes to dialogmøder med deltagelse af projektlederen fra KEjd, projektlederen fra BUF, rådgiver og brugerne repræsenteret ved skoleledelse, teknisk personale og arbejdsmiljørepræsentant. Første møde er et præsentationsmøde, hvor der er rundvisning på skolen, og brugerne kan give funktionsmæssige, pædagogiske og didaktiske input. På andet møde vil registreringen og prioritering af tiltag inden for de seks indsatsområder blive gennemgået, brugerne har mulighed for at komme med input og kommentarer til dette. Det er KEjd, der har ansvar for at foretage den endelige prioritering indenfor den fastsatte økonomiske ramme. 16
Resultater Rådgiver udarbejder en registreringsrapport, som sammen med input fra skolens brugere ligger til grund for udarbejdelsen af et ideoplæg, der beskriver prioriteringen af de arbejder, der skal udføres på skolen. 17
Fase 2: Fra idéoplæg til dispositionsforslag I denne anden fase af helhedsrenoveringen sker en konkretisering af ideoplægget til et dispositionsforslag, der beskriver hvordan byggeprohjektet lever op til kommunens generelle krav til funktioner og byggeri. Her ses blandt andet på brugernes ønsker, registreringsrapporten og kommunens funktions- og byggeprogrammer. Samtidig kortlægges planforholdene, dvs. muligheder og begrænsninger for byggeprojektet. Aktiviteter Rådgiveren udarbejder dispositionsforslag for helhedsrenoveringen, som også skal indeholder et planlægningsbudget og den første tidsplan. Der nedsættes et byggeudvalg, der gennem byggeudvalgsmøder har mulighed for at komme med deres input. I denne periode kan byggeudvalget forvente 1-2 byggeudvalgsmøder - antallet bestemmes af projektets størrelse og kompleksitet. Resultater Et dispositionsforslag, som skal danne grundlag for det videre arbejde med projektet. Dispositionsforslaget sammenfatter krav, behov og ønsker i forhold til den økonomiske ramme. 18
Byggeudvalgets rolle På byggeudvalgsmøderne fremlægger KEjd og rådgiver det udarbejdede ideoplæg og efterfølgende dispositionsforslag. Byggeudvalget har her mulighed for at komme med input og kommentarer til materialet. 19
Fase 3: Projektforslag og projektering I denne 3. fase af byggeriet bliver projektet mere konkretiseret. Med udgangspunkt i dispositionsforslag og input fra brugerne, vil rådgiverne udarbejde et projektforslag, som er en bearbejdning af dispositionsforslaget. Det er en vigtig del af projektforslaget, at der udarbejdes en plan for logistikken og den daglige drift i den eksisterende skole under udførelsesperioden. Aktiviteter Rådgiverne udarbejder projektforslag. Forslaget stiger i detaljeringsgrad i forhold til løsningsforslag, tidsplan og ramme og budget. Der afholdes 1-2 byggeudvalgsmøder i perioden, hvor byggeudvalget har mulighed for at komme med input og kommentarer til forslaget. I slutningen af fasen foretager KEjd den endelige prioritering af arbejderne og økonomien lægges fast. Resultat Et projektforslag, som danner basis for det mere teknisk detaljerede hovedprojekt. Projektforslaget er umiddelbart bindende for hvad helhedsrenoveringen omfatter. 20
Fase 4: Udbud og entreprise I byggeriets fase 4 færdigprojekteres projektet til et myndighedsprojekt, så det kan indsendes til myndighederne for at opnå byggetilladelse. Herefter bliver projektet helt færdiggjort til et hovedprojekt, så det kan udbydes til entreprenørerne. Aktiviteter Der vil i denne fase ikke være beslutninger, der skal træffes af brugerne. Der kan dog ske en inddragelse, når der skal diskuteres detaljer omkring fast inventar samt det endelige farvevalg. Resultat Der gives byggetilladelse, og entreprenøren vælges. 21
Fase 5: Udførelse I byggeriets fase 5 etableres byggepladsen, og byggeriet går i gang. I denne fase vil der være fokus på at sikre byggeprocessens fremdrift. Aktiviteter Som bygherre har KEjd ansvaret for at styre projektet med særligt henblik på tidsplan, økonomi og kvalitet. Samtidig er det KEjd s ansvar, at skolen kan fungere sideløbende med, at renoveringsarbejderne udføres. Byggeudvalget vil blive inddraget ved væsentlige ændringer af funktion og kvalitet i byggeriet. Endvidere vil skolens ledelse blive inviteret til at deltage i dele af entreprenørens byggemøder, for at udveksle information omkring byggeprojektet, tidsplaner, sikkerhed mv. Hvis helhedsrenoveringen omfatter opgradering eller etablering af nye tekniske anlæg herunder ventilationsanlæg mv. vil KEjd uddanne skolens tekniske personale til at drifte disse, inden anlæggene afleveres og tages endeligt i brug. Resultat Færdige bygninger og brugere, der er forberedt til den fremtidige drift. 22
Fase 6: Aflevering og ibrugtagning I byggeriets fase 6 afsluttes byggeriet, og det er blevet tid til, at brugerne kan ibrugtage de renoverede bygninger. Aktiviteter Brugerne får overdraget bygningen efter endt byggeri. To måneder efter ibrugtagningen afholdes et møde med KEjd og dennes rådgiver, hvor brugerne fremlægger de mangler, der evt. er blevet opdaget, således at disse kan blive udbedret. Dette gælder også fejl og mangler ved de tekniske anlæg. Resultat Nu kan elever og personale tage de nye fysiske rammer i brug. Hvis der opstår problemer med anlæggene efter ibrugtagning er det KEjds Helpdesk, der skal kontaktes på www.kejd.dk. 23
Overordnet tidsplan for helhedsrenovering Opstart Fra idéoplæg til dispositionsforslag Projektforslag og projektering År 1 År 2 24
Udbud og entreprise Udførelse Aflevering og ibrugtagning År 3 og år 4 25
KØBENHAVNS KOMMUNE Børne- og Ungdomsforvaltningen