Af JSJO 7. april 2016 Vejledning CRMeducation basisløsning
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 introduktion... 2 1.1 Basisløsningen... 2 1.2 Tilkøbsmoduler... 2 2 Kom på CRMeducation... 3 2.1 Adgang til CRMeducation via web... 3 3 Forbered et VEU-besøg... 4 3.1 Arbejdsproces for forberedelsen til et VEU-besøg... 4 3.2 Find et firmas stamkort... 5 3.3 Importer et firma til CRMeducation... 7 3.4 Opret en kontaktperson til et firma... 9 3.5 Ret oplysninger i en kontaktpersons stamkort... 10 3.6 Tjekke og tilføje kundeansvarlig til et firma... 11 3.7 Tilføje aktiviteter til et stamkort... 12 4 Efterbehandling af et VEU-besøg... 13 4.1 Arbejdsproces til efterbehandling af et VEU-besøg... 13 4.2 Registrering af VEU-besøg... 13 4.3 Tjekke og rette registreringer i en besøgsrapport... 15 CRMeducation basisløsning 1
1 INTRODUKTION CRMeducation er en CRM løsning målrettet uddannelsesinstitutioner og VEU-samarbejder. Løsningen består af en basisløsning og et antal tilkøbsmoduler. Det er normalt VEU-centeret, som indgår en aftale med Eniga om basisløsningen, som så stilles til rådighed for partnerinstitutionerne i VEU-samarbejdet. Partnerinstitutionerne kan hver især vælge at tilkøbe yderligere funktionalitet i form af tilkøbsmoduler. Eniga udvider og tilpasser i relevant omfang funktionaliteten i basisløsningen og tilkøbsmodulerne. Grundfilosofien er, at vi sammen kan skabe mere værdi i en fælles løsning, end vi kan hver for sig. 1.1 Basisløsningen Basisløsningen er baseret på Microsoft Dynamics CRM 2015, og har bl.a. følgende særlig funktionalitet: Tilgang til CRM via web site (https://crmeductaion.eniga.dk) Tilgang til CRM via app til tablet (ios, Android & Windows) via appen Dynamics CRM, dog med begrænset funktionalitet Registrere VEU-center relaterede virksomhedsbesøg Dele virksomheder med andre brugere af løsningen (sker automatisk) Dele besøgsrapporter med VEU-Center (sker automatisk) Dele kontaktpersoner med alle i VEU-Center (sker automatisk) Dele aktiviteter med alle (kræver manuel handling) Integration til NN Markedsdata (daglig opdatering) 1.2 Tilkøbsmoduler Fælles for alle tilkøbsmoduler er, at de giver skolen mulighed for at isolere egne data, så de ikke deles med de andre. Alle tilkøbsmoduler indeholder følgende: Tilgang til CRM fra Outlook Isolering af egne data o Virksomheder deles altid og deles på tværs af VEU-Centre o Deling af kontaktpersoner skal ske ved aktiv handling fra bruger o Deling af besøgsrapporter skal ske ved aktiv handling fra bruger. Dog forslår systemet deling på VEU besøgsrapport, så brugeren aktivt skal fravælge dette, hvis data ikke skal deles. o VEU-Center får rapport over antal besøgsrapporter per skole, som ikke er delt Institutionens superbruger(e) kan få support direkte hos Eniga Der findes følgende tilkøbsmoduler: Marketing o Oprettelse af marketingslister o Oprette lynkampagner & kampagner o Masseudsende nyhedsbreve Easy og praktikplads o Integration til Easy-A og Easy-P (daglig opdatering af data) o Særlig besøgsrapporttype til praktikpladsopsøgende arbejde CRMeducation basisløsning 2
2 KOM PÅ CRMEDUCATION 2.1 Adgang til CRMeducation via web 1. Åben en browser. Det kan eksempelvis være Internet Explorer. 2. Skriv webadressen crmeducation.eniga.dk 3. Skriv dit brugernavn og password og venstreklik derefter på Log på. 4. Du ser nu Dashboardet som er din personlige forside og er nu logget på CRMeducation. CRMeducation basisløsning 3
3 FORBERED ET VEU-BESØG 3.1 Arbejdsproces for forberedelsen til et VEU-besøg I forberedelsen til et VEU-besøg, er der også en proces i CRMeducation. For at sikre bedste arbejdsgang, skal man før et VEU-besøg klare følgende: Finde firmaets stamkort i systemet. o Hvis ikke firmaet allerede er registreret i systemet, importeres firmaet til CRMeducation og stamkortet kan derefter indlæses. Tjekke at den rigtige kontaktperson er oprettet i firmaet. o Hvis ikke kontaktpersonen er oprettet på firmaets stamkort, opretter man kontaktpersonen på stamkortet. Tjek at kontaktpersonens kontaktoplysninger er korrekte. o Hvis kontaktoplysningerne ikke er korrekte, indlæser man kontaktpersonens stamkort og retter kontaktoplysningerne. Sikre sig at man står som kundeansvarlig for firmaet o Er man ikke kundeansvarlig, er det kun en selv der kan se det man opretter på firmaets stamkort. Tilføje aktiviteter o Er der aftaler, opgaver eller telefonopkald som skal registreres Her følger der links til de relevante vejledninger Find et firmas stamkort Importer et firma til CRMeducation Opret en kontaktperson til et firma Ret oplysninger om en kontaktperson Tjekke og tilføje kundeansvarlig til et firma Tilføje aktiviteter til et stamkort CRMeducation basisløsning 4
3.2 Find et firmas stamkort 1. Flyt musemarkøren op på øverste menulinje hvor der står Microsoft Dynamics CRM (tryk ikke). Efter kort tid kommer der en ekstra fane, og her venstreklikker man på brikken SALG. 2. Flyt igen musemarkøren op på øverste menulinje hvor der nu står Salg (tryk ikke). Efter kort tid kommer der igen en ny fane, og her venstreklikker man på brikken FIRMAER 3. Fremskaf cvr-nummeret på firmaet. Har du ikke fået cvr-nummeret udleveret, søges det frem via cvr-registret på websiden datacvr.virk.dk Har du ikke nok information til at finde cvr-nummeret via cvr-registret, bruges andre websider som eksempelvis google.dk eller krak.dk til at finde de oplysninger, som gør dig i stand til at finde firmaet i cvr-registret. Tjek med cvr-registret at cvr-nummeret er korrekt, da der til tider er fejlregistreringer andre steder på nettet. CRMeducation basisløsning 5
4. I søgefeltet til højre under topfanen, indtastes cvr-nummeret. Derefter trykkes på Enter 5. Fremkommer den firmapost man søger, venstreklikker man på oven på selve firmanavnet Fremkommer det rette firma eller den rette afdeling ikke, skal firmaet først importeres til CRMeducation. Følg guiden Importer firma til CRMeducation for at importere firmaet ind i CRMeducation. 6. Tjek under Kontaktpersoner om kontaktpersonoplysninger er fyldestgørende. Er oplysningerne fyldestgørende, er Firmaet klar til næste VEU-besøg Hvis oplysningerne ikke er fyldestgørende, følges guiden Opret en kontaktperson til et firma eller guiden Ret oplysninger i en kontaktpersons stamkort CRMeducation basisløsning 6
3.3 Importer et firma til CRMeducation 1. Flyt musemarkøren op på øverste menulinje hvor der står Microsoft Dynamics CRM uden at trykke. Efter kort tid kommer der en ekstra fane, og her venstreklikker man på brikken SALG 2. Flyt igen musemarkøren op på øverste menulinje hvor der nu står Salg uden at trykke. Efter kort tid kommer der igen en ny fane, og her venstreklikker man på brikken FIRMAER 3. Venstreklik på SØG I NAVNE OG NUMRE CRMeducation basisløsning 7
4. Der fremkommer nu et nyt vindue, hvori du skriver cvr-nummeret i det rette felt og trykker Enter 5. Alle afdelinger af firmaet der er registreret på cvrnummeret, dukker nu op. Vær opmærksom på at nogle cvr-numre indeholder mange forskellige afdelinger og det kan derfor være nødvendigt at bladre for at finde den rigtige firmapost. Ved meget store firmaer, som eksempelvis en kommune, kan det blive uoverskueligt at finde den rigtige post. Hvis det er tilfældet, gentager man søgningen, men tilfører en ekstra oplysning som eks. adresse Hvis der ingen poster fremkommer, er det fordi der er fejl i cvr-nummeret. Hvis det er tilfældet, kan man fremsøge firmaet via nogle af de andre parametre som Gade og Navn 6. Dobbeltvenstreklik på den firmapost du skal bruge. Der fremkommer nu et nyt vindue, hvor man øverst til venstre trykker på Opret/Gem firma 7. Firmaet er nu oprette i databasen og kan herefter søges frem. CRMeducation basisløsning 8
3.4 Opret en kontaktperson til et firma 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort, følg evt. guiden Find et firmas stamkort 2. Tryk på + til højre for Kontaktpersoner 3. Der kommer nu et gardin, hvor man udfylder de relevante oplysninger. De *-markerede felter er obligatoriske. Når felterne er udfyldt korrekt, venstreklikker man på Gem og kontaktpersonen er nu oprettet i firmaet. CRMeducation basisløsning 9
3.5 Ret oplysninger i en kontaktpersons stamkort 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort, følg evt. guiden Find et firmas stamkort 2. Venstreklik på Kontaktpersonens navn 3. Udfør rettelserne og tryk gem ikonet nederst i højre hjørne. CRMeducation basisløsning 10
3.6 Tjekke og tilføje kundeansvarlig til et firma 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort. Følg evt. guiden Find et firmas stamkort 2. Inde på firmaets stamkort placerer man musemarkøren til højre for firmanavnet på 3. Dernæst kommer der en ekstra fane, hvor man trykker på Lokal Kundeansvarlig 4. Man tjekker nu at man står på listen over tilknyttede brugere. Gør man ikke det, tilføjer man sig ved at trykke på TILFØJ EKSISTERENDE BRUGERE 5. Der kommer nu en fane frem hvor man skriver sit navn og trykker enter Herefter trykker man på sit navn. Man bør nu dukke op på listen over kundeansvarlige og man er nu tilføjet som kundeansvarlig for firmaet og kan nu arbejde med firmaet i CRMeducation CRMeducation basisløsning 11
3.7 Tilføje aktiviteter til et stamkort Har man korrespondance med et firma eller aftaler om et VEU-besøg, er det en god ide at påføre aftalen til firmaets stamkort. Ud over at man selv har hånd i hanke med sine aftaler, betyder det også at i det tilfælde hvor en anden skal overtage ens arbejde, så er vedkommende up-to-date med firmaet. 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort. Følg evt. guiden Find et firmas stamkort 2. I midten af skærmbilledet er der adgang til at tilføje aktiviteter eller skrive en note. Ud over aktiviteterne Tilføj Telefonopkald og Tilføj Opgave som står synligt fra starten, kan man trykke på knappen for at få mulighed for at sende en E-mail eller påføre en Aftale Aktiviteter og noter er synlige for alle som tilgår firmaets stamkort. CRMeducation basisløsning 12
4 EFTERBEHANDLING AF ET VEU-BESØG 4.1 Arbejdsproces til efterbehandling af et VEU-besøg Efterbehandlingen af et VEU-besøg, kræver lidt arbejde i CRMeducation. For at sikre bedste arbejdsgang, skal man efter et VEU-besøg klare følgende: Tjekke op på om firmaets stamkort er opdateret o Det kan ske at kontaktpersonen blev en anden end den oprindeligt planlagt. Her er det vigtigt at man får påført kontaktpersonen til stamkortet. Det kan også være at VEU-konsulenten ikke er oprettet som kundeansvarlig. Hvis stamkortet ikke er up-to date, kan man finde relevante vejledninger under Forbered et VEU-besøg Registrere besøget i en besøgsrapport. Tjekke op på udfyldningen og evt. udføre rettelser Her følger der links til de relevante vejledninger Registrering af VEU-besøg Tjekke og rette registreringer i en besøgsrapport 4.2 Registrering af VEU-besøg 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort, følg evt. guiden Find et firmaets stamkort 2. Til højre for Besøgsrapporter trykker man på + CRMeducation basisløsning 13
3. Der åbner nu et nyt vindue. Start med at finde den rette kontaktperson. For at vælge en kontaktperson fra firmaets stamkort, trykker man til højre for feltet Kontaktperson. Der fremkommer et søgefelt med en lup og man trykker nu på luppen og derefter på den rette kontaktperson Hvis kontaktpersonen ikke er registreret, følger man guiden Opret en kontaktperson til et firma før man udfylder besøgsrapporten 4. Resten af rapporten udfyldes nu Ønsker man at skrive under felterne Behov (deles ikke) eller Bemærkninger (deles ikke), skal man først gemme besøgsrapporten 5. Når rapporten er udfyldt, trykker man GEM eller GEM OG LUK øverst til venstre CRMeducation basisløsning 14
4.3 Tjekke og rette registreringer i en besøgsrapport 1. Tryk dig ind på firmaets stamkort, følg evt. guiden Find et firmaets stamkort 2. Under Besøgsrapporter dobbeltvenstreklikkes på det møde som skal tjekkes/rettes. Man skal ikke klikke oven på firmanavnet eller kontaktpersonens navn, da det i stedet vil åbne de respektive stamkort 3. Udfør rettelserne og tryk gem ikonet nederst i højre hjørne. CRMeducation basisløsning 15
C/O TEC Nordre Fasanvej 27 2000 Frederiksberg Telefon 3817 7000 www.eniga.dk