Syddjurs Kommune Hovedgaden 77 Rådhuset 8410 Rønde Ankestyrelsens decisionsskrivelse vedrørende Syddjurs Kommunes revisionsberetning for regnskabsåret 2013 Ankestyrelsen modtog ved e-mail af 28. august 2014 beretning om revision af Syddjurs Kommunes sociale regnskaber for regnskabsåret 2013 på områder med statsrefusion. Ankestyrelsen har gennemgået de dele af revisionsberetningen, der vedrører ydelser og tilskud på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område, som er omfattet af bekendtgørelse nr. 195 af 27. februar 2013, om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social-, Børne- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder, jf. 82, stk. 3 i bekendtgørelse nr. 789 af 25. juni 2014 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters og Undervisningsministeriets ressortområder. Konklusionen på revisionen er, at Syddjurs Kommunes forvaltning og udbetaling af disse ydelser og tilskud har givet revisionen anledning til en revisionsbemærkning på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område. 2. marts 2015 J.nr. 2014-0064-44278 Ankestyrelsen Metode og Praksis Teglholmsgade 3 2450 København SV Tel +45 3341 1200 Fax +45 3341 1400 revision@ast.dk www.ast.dk EAN-nr: 57 98 000 35 48 21 Åbningstid: man-fre kl. 9.00-15.00 Personfølsomme oplysninger kan kun fremsendes elektronisk til sikkermail@ast.dk Bemærkningen kan henføres til: Personsager og forretningsgange på det sociale område.
Ankestyrelsen bemærker følgende i Syddjurs Kommunes revisionsberetning: Revision på det sociale område Personsager og forretningsgange på det sociale område Ankestyrelsen bemærker, at revisionen igen har ledt til en bemærkning på området, som i 2013 også omfatter Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds områder. Bemærkningen kan henføres til, at der på områderne merudgifter til børn, tabt arbejdsfortjeneste og merudgifter til voksne efter servicelovens 41, 42 og 100, er fundet mange fejl og mangler, jf. afsnittene neden for. Revisor vurderer på denne baggrund at områderne ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler, og at den generelle udvikling i kommunens sagsbehandling er forringet i forhold til tidligere år. Revisor anbefaler, at der på ovennævnte områder tages ledelsesmæssige skridt til en forbedring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Ankestyrelsen finder det positivt, at kommunen har igangsat tiltag med henblik på yderligere indsats på ledelsestilsynet. Ligeledes finder Ankestyrelsen det positivt, at alle personsager på området efter servicelovens 100, merudgifter til voksne, er gennemgået og reguleret i overensstemmelse med gældende regler, samt at der fremadrettet foretages løbende opfølgninger. Kommunens revisor anmodes om en opfølgning på området i forbindelse med beretningen for 2014. Systemkontrol og ledelsestilsyn Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret, at der på revisionstidspunktet ikke er foretaget kontrol af personer med indberetningsadgang, at der ikke er foretaget ledelsesmæssigt tilsyn med ubehandlede advis fra KMD-Aktiv, og at der ikke er foretaget ledelsestilsyn. Ankestyrelsen finder det positivt, at kommunen har oplyst, at kontrollerne bliver udført. Ankestyrelsen kan støtte revisors anbefalinger til forbedringer af kontrol og ledelsestilsyn, herunder at der sættes ledelsesmæssigt fokus på området. Ankestyrelsen finder det positivt, at kommunen fremadrettet vil gennemføre løbende systemkontroller og kontrol af advis i KMD-Aktiv. 2
Kommunen og kommunes revisor anmodes om fortsat opmærksomhed på området. Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret periodiseringsfejl i opgørelsen vedrørende særligt dyre enkeltsager. Fejlen betød en mindre refusion på cirka 150.000 kroner. Ankestyrelsen finder det positivt, at de fornødne rettelser er foretaget inden afgivelse af erklæring. Ankestyrelsen har noteret sig, at der endvidere er konstateret enkelte andre forhold, der vil blive berigtiget i 2014. Kommunens revisor anmodes om en opfølgning på området i forhold til, at der er foretaget de nødvendige berigtigelser forbindelse med beretningen for 2014. SEL 41 Merudgifter til børn Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret væsentlige fejl i alle seks gennemgåede sager på området. I fire af sager er der fundet fejl med refusionsmæssig betydning. Fejlene kan henføres til manglende indregning i standardbeløb. I fem af sager er der fundet fejl uden refusionsmæssig betydning. Fejlene kan henføres til manglende bevilling, manglende begrundelse for, at der er tale om er merudgift som følge af den nedsatte funktionsevne og manglende dokumentation for opgørelsen af udgiften. Ankestyrelsen finder det positivt, at alle sager er gennemgået, og der er sket en regulering i overensstemmelse med gældende regler. Kommunens revisor anmodes om en opfølgning på området i forbindelse med beretningen for 2014 SEL 42 Tabt arbejdsfortjeneste Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret væsentlige fejl med refusionsmæssig betydning i fem af de seks gennemgåede sager på området. Fejlene kan henføres til fejlberegning af ydelsen, fejlberegning af pensionsbidrag, fejl i eller manglende udbetaling af ophørstillæg, fejl i beregning af ferietillæg, manglende vurdering af eventuelt sparede udgifter og manglende dokumentation for beregningsgrundlaget for ydelsen. Ankestyrelsen finder det positivt, at alle sager er gennemgåede, og der er sket en regulering i overensstemmelse med gældende regler. 3
Kommunens revisor anmodes om en opfølgning på området i forbindelse med beretningen for 2014 SEL 100 Merudgifter til voksne Ankestyrelsen bemærker, at revisor har konstateret en væsentlig fejl uden refusionsmæssig betydning i to ud af fire gennemgåede sager på området. Fejlen kan henføres til, at der er indhentet nye oplysninger om sandsynliggjorte udgifter, og at omberegning ikke er sket umiddelbart efter de ændrede regler omkring udmålingssystemet trådte i kraft. Kommunens revisor anmodes om en opfølgning på området i forbindelse med beretningen for 2014. Kommunens indsats mod socialt snyd Ankestyrelsen bemærker, at revisor vurderer, at Syddjurs Kommune har etableret hensigtsmæssige og betryggende procedurer til at forebygge og afdække tilfælde af uberettiget modtagelse af ydelser mod bedre vidende. Opfølgning for regnskabsåret 2012 Der har ikke været bemærkninger i beretningen for regnskabsåret 2012 på Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forholds område, der har nødvendiggjort en opfølgning i 2013. Temarevision Kommunernes hjemtagelse af refusion hen over året Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold udmeldte for regnskabsåret 2013 en temarevision omhandlende kommunernes hjemtagelse af refusion hen over året. Temarevisionens formål er at sætte fokus på vigtigheden af rettidige refusionsanmodninger, og at tilskynde kommunerne til at sikre, at der løbende i budgetåret foreligger et retvisende refusionsgrundlag, og at der foretages den fornødne kvalitetssikring heraf, således at der i videst muligt omfang foretages korrekte refusionsanmodninger, og at restafregninger og berigtigelser mindskes i størst muligt omfang. Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale Forhold udsendte vejledning til temarevisionen til kommunalbestyrelserne og de kommunale revisorer i brev af 28. juni 2013. 4
Ankestyrelsen finder det tilfredsstillende, at revisor i forbindelse med temarevisionen har fundet, at kommunens forretningsgange for den kvartalsvise refusionsanmodning er betryggende og hensigtsmæssigt tilrettelagt. Ankestyrelsen har noteret sig, at revisor bemærker, at kommunen anvender dispositionsregnskaber som udgangspunkt for anmodningerne om forskudsrefusion vedrørende Særligt dyre enkeltsager.. For de øvrige områder sker anmodningerne på baggrund af de faktiske afholdte udgifter og forventningerne til årsbudgetterne. Ankestyrelsen finder det ligeledes tilfredsstillende, at kommunen løbende foretager korrektion og ændring i de løbende refusionsanmodninger og restafregninger ved afvigelser i forhold til budgettet eller når de faktiske udgiftstal giver anledning hertil. Endelig finder Ankestyrelsen det tilfredsstillende, at kommunen systematisk analyserer årsager til store endelige restafregninger, og ændrer forretningsgangen for den kvartalsvise refusionsanmodning, hvis analyser med videre giver anledning hertil. Ankestyrelsen har noteret sig, at revisors gennemgang af kommunens hjemtagelse af refusion hen over året ikke har givet anledning til anbefalinger til kommunen i forhold til yderligere konkrete tiltag. Afsluttende bemærkninger Ankestyrelsen betragter de punkter, hvor det eksplicit er anført ovenfor, at revisor anmodes om at følge op på området i kommunens beretning for regnskabsåret 2014, som videreførte forhold. De øvrige beskrevne punkter anser styrelsen derimod som værende afsluttede. Ankestyrelsen forudsætter, at kommunen har rettet de fundne fejl, og at revisor har påset, at der er sket refusionsmæssig berigtigelse i de sager, hvor det har været påkrævet. Ankestyrelsen har ikke yderligere bemærkninger til revisionsberetningen. Venlig hilsen Helle Østergaard Stisen Chef, Metode og Praksis 5
Kopi er sendt til Tilsynet, Statsforvaltningen Kommunens revisor, BDO 6