26/12-10 Vandskaden opdages - akutudtørring iværksættes og bygningen sikres

1. Samlet regnskab for vandskaden 1.1. Beskrivelse af vandskaden VUC Aarhus oplevede imellem jul og nytår 2010 en meget omfattende vandskade forårsaget af udstrømmende fjernvarmeland fra bygningens loft. Skolens bygning i Bülowsgade 68 er en gammel ejendom med 4 etager plus loft fra 1901 oprindeligt opført som et katolsk hospital, og som følge af ejendommens karakter og byggemåde har de store mængder fjernvarmevand på sin vej ned igennem samtlige etager spredt sig og forårsaget meget betydelige vandskader og efterfølgende skimmelsvamp. Efter udtørring i foråret 2011 er genopbygningen foretaget i tidsrummet april - november 2011, dog således at undervisningen er startet op igen medio august 2011, mens de sidste dele inde og ude blev genetableret. Skolens undervisning har i hele forårssemestret (januar-juni) været genhuset dels i pavilloner og dels i lejemål. Skolens lejer Aktivitetscentret flytter ud primo januar og genhuses i forskellige kommunale institutioner. De nærmere detaljer om vandskadens omfang inde i huset etage for etage og som følgeudgifter på skolens grund p.g.a. genhusning i pavilloner og byggepladsindretning fremgår af de enkelte bilag og tegninger indeholdt i opgørelsen nedenfor. Her gengives en kortfattet kronologisk oversigt over skadesforløbet Vandskadesagens kronologi Bülowsgade 68 Dato Aktivitet 26/12-10 Vandskaden opdages - akutudtørring iværksættes og bygningen sikres 29/12-10 Første orientering pr. mail til Undervisningsministeriet 4/1-11 Bekræftelse fra UVM (Marianne Poulsen) på anmeldelsen 7/1-11 VUC Aarhus sender en skadesbeskrivelse 16/2-11 VUC Aarhus sender supplerende oplysninger: Fugtmålerrapport fra ISS Damage Control og Rapporten Fugtanalyse og udtørring fra Polygon Munters 17/3-11 Årstiderne Arkitekter udarbejder overslag over de forventede genopbygningsudgifter 21/3-11 Årstiderne Arkitekter udarbejder licitationsmateriale og arbejdet med ombygning af bygningen sendes i indbudt licitation

1/4-11 Licitationsresultatet foreligger genopbygning påbegyndes 6/4-11 Skolen orienterer UVM (Susan Parwini) om resultatet og de forventede følgeudgifter. I maj måned orienteres telefonisk om, at udgifterne bliver højere, fordi der er konstateret skimmelsvamp, der har bredt sig i større dele af huset 7/7-11 UVM meddeler, at man anerkender skaden som dækningsberettiget. 2/11-11 Skolen orienterer UVM om, at genopbygning er afsluttet og at en opgørelse er på vej 15/12-11 Opgørelse sendes til UVM (nu Ministeriet for Børn og Undervisning)

1.2. Beskrivelse af regnskabsprincipper og systematik for regnskabsopstilling Den 26. december 2010 havde VUC Aarhus en vandskade på adressen Bülowsgade 68, 8000 Aarhus C. Vandskaden var omfangsrig og det var derfor nødvendigt at foretage et akut tiltag samt en renovering/genopbygning af bygningen. I henhold til Undervisningsministeriets vejledning om statens selvforsikringsordning skal institutionen altid underrette Undervisningsministeriet før reparationsarbejdet iværksættes, hvis udgiften overstiger den gældende selvrisiko eller overstiger 2,5 mio. kr. (inkl. moms). Institutionen skal dog straks iværksætte de umiddelbart nødvendige foranstaltninger til sikring og redning af værdier efter de ovenfor anførte principper. VUC Aarhus vandskade krævede både umiddelbare nødvendige foranstaltninger og en efterfølgende renovering. VUC Aarhus har derfor regnskabsmæssigt valgt at opdele det på akut foranstaltning samt reparationsarbejde. VUC Aarhus kontaktede Undervisningsministeriet pr. mail den 29. december 2010 og modtog en bekræftelse på anmeldelsen fra Undervisningsministeriet (Marianne Poulsen) den 4. januar 2011. VUC Aarhus har løbende telefonisk og via mail holdt Ministeriet (først Marianne Poulsen og dernæst Susan Parwini) orienteret. VUC Aarhus kontaktperson er Poul G. Olesen. I henhold til Undervisningsministeriets vejledning om statens selvforsikringsordning fremgår det, at bygningsskader dækkes til en uændret reetablering. Endvidere fremgår det i vejledningen: I forbindelse med større bygningsskader kan institutionen have et ønske om en ændret udformning af bygninger ud fra pædagogiske hensyn. Det kan også i forbindelse med reparationsarbejdet efter en forsikringsbegivenhed være hensigtsmæssigt eller økonomisk at gennemføre almindelig vedligeholdelsesarbejde. Merudgifter, som følge af sådanne bygningsændringer eller vedligeholdelsesarbejde, er ikke begrundet i forsikringsbegivenheden, hvorfor sådanne merudgifter ikke kan dækkes efter reglerne om statens selvforsikringsordning, men må afholdes af institutionen selv. Det forudsættes, at merudgifter klart specificeres i den endelige opgørelse. Ovenstående præcision angående statens dækning har medført, at VUC Aarhus har valgt en yderligere opdeling af vandskaderegnskabet. Regnskabsmæssigt er vandskaden opbygget i følgende faser: Akut bekæmpelse af vandskaden Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål Udgift til genhusning for VUC Aarhus Genanskaffelse af ødelagte effekter / køb af løsøre i forbindelse med egen ombygning

Anslået ekstraomkostning til el samt diverse følgeomkostninger Omkostninger til genopbygning indvendig Omkostninger til genopbygning udvendig De enkelte faser består af: Akut bekæmpelse af vandskaden: Den akutte bekæmpelse omhandlede fjernelse af ødelagte dele, udtørring samt behandling af skimmelsvamp. Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål: To etager blev inden vandskaden udlejet til Aarhus kommune, Aktivitetscentret. Denne post indeholder VUC Aarhus mistede huslejeindtægt fra Aarhus Kommune, Aktivitetscentret samt et erstatningskrav i forhold til deres øgede udgifter. Udgift til genhusning for VUC Aarhus: Som konsekvens af vandskaden måtte VUC Aarhus med øjeblikkelig varsel udflytte Bülowsgade, da vandskadens omfang betød, at bygning skulle tømmes og afspærres. Det medførte følgeudgifter til akut lejemål i januar, etablering af pavilloner til brug for undervisningen samt leje af lokaler til eksamensafholdelse. Genanskaffelse af ødelagte effekter / køb i forbindelse med ombygning: I forbindelse med vandskaden har der været en række ødelagte løsøre, som der har været behov for at erstatte. Ved samme lejlighed har VUC Aarhus valgt, at erstatte og udvide eksisterende materiel. Denne post indeholder IT, inventar, gardiner m.v. Anslået ekstraomkostning til el samt diverse følgeomkostninger: Vandskade, nedbrydning, udtørring, skimmelsvamp og genopbygning har medført ekstraomkostninger primært til el samt et merforbrug af medarbejdertimer specielt til rengørings- og pedelområdet. Reetablering af bygningen på Bülowsgade er regnskabsmæssigt opdelt i et indvendigt og udvendigt delregnskab, da forholdene omkring disse to delregnskaber er forskellige. Omkostninger til genopbygning indvendig: Den indvendige del omfatter en licitation, der indeholder reetablering, renovering samt forbedring af den indvendige bygning. Omkostninger til genopbygning udvendig: Den udvendige del omfatter en reetablering af ødelagte udvendige dele, hvilket er haveanlæg, skur samt forbedring/vedligeholdelse af vinduer. Der er for hver af ovenstående faser udarbejdet et særskilt delregnskab samt taget stilling til, hvorvidt de tilhørende udgifter direkte kan tilskrives vandskaden. Udgangspunktet for fordelingen er, at Ministeriet skal dække de direkte udgifter, mens VUC Aarhus skal dække de indirekte udgifter. Nærmere principper for fordeling af udgifterne mellem VUC Aarhus og Ministeriet har været følgende:

Direkte udgifter: Ministeriet dækker udgifter til akut bekæmpelse af vandskaden. Ministeriet dækker udgifter til VUC Aarhus genhusning således at kursisterne holdes skadefrie. Ministeriet dækker udgifter til genopbygning til tidligere stand. Ministeriet dækker udgifter til ødelagte løsøre samt øgede omkostninger, som er en direkte effekt af vandskaden. Indirekte udgifter: VUC Aarhus dækker udgifter til nyindkøbte løsøre samt øgede omkostninger, som er en indirekte effekt af vandskaden. VUC Aarhus dækker udgifter til genopbygning til en forbedret stand samt vedligeholdelse. VUC Aarhus dækker manglende indtægt fra lejer. Det betyder, at de enkelte delregnskaber har en forskellig dækningsgrad mellem Ministeriet og VUC Aarhus. Dækningsgraden for de enkelte delregnskaber er forklaret under de enkelte afsnit. Sammenfattende er det som følger: Delregnskab Årsag Dækning VUC Aarhus Dækning Ministeriet Akut bekæmpelse af vandskaden Direkte konsekvens af vandskaden 0% 100% Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål Ministeriet har tidligere taget stilling hertil Specifik vurdering Udgift til genhusning for VUC Aarhus Direkte konsekvens af vandskaden 0% 100% Genanskaffelse af ødelagte effekter/ køb af løsøre i forbindelse med ombygning Direkte og indirekte konsekvens af vandskaden Specifik vurdering Anslået ekstraomkostning til el samt diverse andre følgeomkostninger Primært direkte konsekvens af vandskaden Specifik vurdering Omkostninger til genopbygning indvendig Direkte og indirekte konsekvens af vandskaden 30% 70% Omkostninger til genopbygning udvendig Direkte og indirekte konsekvens af vandskaden Specifik vurdering

I henhold til Undervisningsministeriets vejledning om statens selvforsikringsordning fremgår det, at udgifter til moms i forbindelse med forsikringsbegivenheder ikke indgår i skadeopgørelsen i det omfang momsudgiften enten godtgøres via momskompensationsordningen eller momsloven. VUC Aarhus har efter aftale med Revisionsfirmaet KPMG og i henhold til vejledningen medtaget udgifterne ekskl. moms, da momsudgiften løbende godtgøres via momskompensationsordningen. Den økonomiske håndtering af vandskaden har været som følger: Alle udgifter har været afholdt i 2011. Alle udgifter til vandskaden har som udgangspunkt været bogført på en statuskonto. Efter godkendt regnskab deles den i: Erstatning fra Statens selvforsikringsordning Selvrisiko Oprettelse af aktiver til aktivering Driftsudgifter Alle udgifter i forbindelse med vandskaden er løbende blevet betalt og bogført, og der er afløftet moms via momskompensationsordningen. Udgifterne fremgår i VUC Aarhus økonomisystem som følger: Bogført på statuskonto 615050 Midl. ombygning/vandskade. Her er ført udgifter, der fuldt ud skal dækkes af selvforsikringsordningen eller fordeles efter fordelingsnøgle. Bogført på statuskonto 615051 Midl. ombygning SJ - eget. Her er ført udgifter, der primært skal dækkes af VUC Århus og samles i et aktiv (flere aktiver). Aktivering Anlægs nr. ANL00198, -202, -203, -204 og -208. Udgifter der skal dækkes af VUC Aarhus og aktiveres. Driftsposter. Få poster er udgiftsført i driften, enten fordi der kun skal medtages en andel, eller fordi det skal dækkes af VUC Aarhus. I bilag VII forefindes dokumentation af bogførte udgifter til vandskaden i form af udskrifter fra Økonomisystemet.

1.3. Regnskab for vandskaden med følgeomkostninger Regnskabet er, som ovenfor anført, opbygget i følgende faser: Akut bekæmpelse af vandskaden Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål Udgift til genhusning for VUC Aarhus Genanskaffelse af ødelagte effekter / køb af løsøre i forbindelse med egen ombygning Anslået ekstraomkostning til el samt diverse følgeomkostninger Omkostninger til genopbygning indvendig Omkostninger til genopbygning udvendig Under delregnskaberne findes en nærmere beskrivelse og specifikation af de enkelte områder. Det samlede regnskab er som følger: Udgifter: kr. i alt Afsnit 2.3. Akut bekæmpelse af vandskaden. 4.455.940 Afsnit 3.3. Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål. 1.234.517 Afsnit 4.3. Udgift til genhusning for VUC Aarhus. 2.670.961 Afsnit 5.3. Genanskaffelse af ødelagte effekter / køb af løsøre i.f.m. egen ombygning. 2.744.647 Afsnit 6.3. Anslået ekstraomkostning til el samt diverse andre følgeomkostninger. 296.340 Afsnit 7.4. Omkostninger til genopbygning indvendig. 15.330.062 Afsnit 8.3. Omkostninger til genopbygning udvendig. 1.749.154 I alt 28.481.620

1.5. Opgørelse af selvrisiko på 1 % af VUC Aarhus samlede indtægter i finansåret I henhold til Undervisningsministeriets vejledning om statens selvforsikringsordning fremgår det, at institutionen har en selvrisiko på 1 % af institutionens samlede indtægter i finansåret. I denne selvrisiko er indregnet taxametertilskuddene, andre tilskud eller bevillinger i øvrigt fra Undervisningsministeriet. I de samlede indtægter i finansåret indgår dog ikke: Institutionens renteindtægter Gaver fra private eller kommuner, der ikke ydes til institutionens løbende drift Momskompensation fra Undervisningsministeriet Udbetalinger i årets løb til institutionen fra Undervisningsministeriet i forbindelse med statens selvforsikringsordning vedr. foregående års selvforsikringsudgifter I indtægtsgrundlaget indgår endvidere ikke taxameter, der skal sendes videre til driftsoverenskomstparterne. Selvrisikoen beregnes på baggrund af 2011 grundet udgiftsafholdelsesprincippet. Da 2011 ikke regnskabsmæssigt er afsluttet, indsættes der et foreløbigt tal. Det foreløbige tal er beregnet på baggrund af 2010, hvilket vil sige 1 % af institutionens samlede indtægter i 2010. Selvrisikoen skal så efterfølgende justeres, når regnskabet for 2011 er udarbejdet. Foreløbig selvrisiko: År Driftsindtægter i alt Selvrisiko 1 % 2010 Kr. 153.758.134,45 Kr. 1.537.581 Se bilag VIII Dokumentation af indtægter til beregning af selvrisiko.

1.6. Anmodning om dækning fra Statens selvforsikringsordning. I henhold til beskrivelse og dokumentation af vandskadens omfang og udgifter, anmoder VUC Aarhus om dækning af følgende: Udgifter: Anmodning om dækning Afsnit 2.3. Akut bekæmpelse af vandskaden. 4.455.940 Afsnit 3.3. Mistet huslejeindtægt og erstatningskrav fra lejemål. 422.517 Afsnit 4.3. Udgift til genhusning for VUC Aarhus. 2.670.961 Afsnit 5.3. Genanskaffelse af ødelagte effekter / køb af løsøre i.f.m egen ombygning. 183.532 Afsnit 6.3. Anslået ekstraomkostning til el samt diverse andre følgeomkostninger. 113.340 Afsnit 7.4. Omkostninger til genopbygning indvendig. 10.731.043 Afsnit 8.3. Omkostninger til genopbygning udvendig. 1.035.885 I alt 19.613.216 Selvrisiko - 1% af VUC Aarhus samlede indtægter 1.537.581 VUC Aarhus anmoder om dækning af følgende 18.075.635